รายงานรายเดือน (Monthly Report) ใช้กันอย่างแพร่หลาย ติดตามลำดับเหตุการณ์ ข้อมูลที่รวบรวม ผลลัพธ์ที่ได้ เป็นเครื่องมือสำคัญที่สุดในการติดตามความก้าวหน้าหรือการถอยหลัง บทความนี้จะแสดงวิธีทำรายงานรายเดือนใน Excel
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนที่ใช้สาธิตพร้อมชุดข้อมูลและแผนภูมิด้านล่าง
ขั้นตอนการทำรายงานรายเดือนใน Excel
ส่วนนี้สาธิตวิธีทำรายงานรายเดือนบนพื้นฐานรายวันหรือรายสัปดาห์ใน Excel แต่ก่อนอื่น ต้องมีชุดข้อมูลที่ติดตามรายวันตลอดเดือน ถ้ามีแล้ว ทำตามขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าชุดข้อมูล (Import Dataset)
ก่อนอื่น ต้องนำเข้าชุดข้อมูลใน Excel หากยังไม่ได้ ใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างนี้
เห็นว่ายอดขายสินค้าต่างๆ รายการรายวันในเดือนพฤษภาคม
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Tables สำหรับชุดข้อมูล
ต่อไป ต้องทำ Pivot Table จากชุดข้อมูล
- เลือกชุดข้อมูลก่อน โดยคลิกเซลล์ในชุดข้อมูล กด Ctrl+A
- ไปแท็บ Insert บนริบบอน
- เลือก PivotTable จากกลุ่ม Tables และ From Table/Range จากเมนูเลื่อนลง
- เนื่องจากเลือกตารางแล้ว จะเห็นช่วงถูกเลือกในกล่อง ปัจจุบัน เลือก New Worksheet สำหรับ Pivot Table แล้วกด OK
- ไปชีตใหม่ที่ Pivot Table ควรจะอยู่ ด้านขวา เลือก Day และ Total Sales (ที่ต้องการ ทำรายงาน) จาก PivotTable Fields
- ผลลัพธ์ Pivot Table กำลังปรากฏพร้อมหัวคอลัมน์ที่เลือก
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับยอดขาย (พร้อมขั้นตอนง่าย)
บทความที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางขั้นตอน)
- สร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่าย)
- วิธีเตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
- สร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (พร้อมขั้นตอนด่วน)
ขั้นตอนที่ 3: แทรกแผนภูมิรายงานรายวัน (Daily Report Chart)
ตอนนี้แทรกแผนภูมิตามพื้นฐานที่ต้องการ ส่วนนี้เน้นแผนภูมิแบบช่วงรายวัน
- เลือกเซลล์ใน Pivot Table
- ไปแท็บ Insert จากริบบอน
- เลือก Recommended Charts จากกลุ่ม Charts
- ในกล่อง Insert Chart เลือก Column ด้านซ้าย เลือกประเภทคอลัมน์ที่ต้องการ เราเลือก Stacked Column กด OK
- ได้แผนภูมิคอลัมน์
- ปรับสไตล์แผนภูมิจากไอคอนบวกและแปรง ที่ขวาเมื่อเลือกแผนภูมิ
- เลือกสไตล์ 8 และลบ Legend จะได้แบบนี้
กรณีไม่ต้องการแผนภูมิแท่ง สามารถเลือกแบบอื่นจาก Insert Chart ได้ ต่อไปอธิบายวิธี Line Plot
- เลือกเซลล์ใน Pivot Table
- ไป Insert > Recommended Charts จาก Charts เหมือนด้านบน
- ใน Insert Chart ที่โผล่ เลือก Line ใต้ All Charts ด้านซ้าย แล้วเลือกประเภท Line ที่ชอบ
- กด OK จะได้ Line Chart บนสเปรดชีต
- เปลี่ยน Chart Elements และ Chart Styles จากไอคอนบวกและแปรง ที่ปรากฏเมื่อเลือกแผนภูมิ
- เปลี่ยนสไตล์และลบ Legend ได้แบบนี้
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
ขั้นตอนที่ 4: แทรกแผนภูมิรายงานรายสัปดาห์ของเดือน (Weekly Report Chart)
หากต้องการวิเคราะห์รายสัปดาห์ แทนหรือเพิ่มจาก รายงานรายวัน ทำตามขั้นตอนนี้
- ต้องใช้ Pivot Table จากขั้นตอนที่ 2 หากไม่อยากเขียนทับกราฟก่อนหน้า สร้าง Pivot Table ใหม่
- คลิกขวาเซลล์ในคอลัมน์วัน จากเมนูเลือก Group
- ในกล่อง Grouping เลือก Days ยกเลิก Months ใน By ใน Number of Days ใส่ 7
- กด OK
- Pivot Table จะกลายเป็น ยอดรวมแยกรายสัปดาห์
- เลือกเซลล์ใน Pivot Table ไป Insert > Recommended Charts จาก Charts
- ใน Insert Chart เลือก Pie chart ด้านซ้าย เลือกประเภท Pie ที่ชอบ
- กด OK
- ได้ Pie Chart บนสเปรดชีต
- เปลี่ยน Chart Elements และ Styles จากไอคอนบวกและแปรง ขวาของแผนภูมิ
- เปลี่ยน Color Palette ได้แบบนี้
กรณีอยากได้ Line Plot ทำตามนี้
- เลือกเซลล์ใน Pivot Table
- ไป Insert > Recommended Charts จาก Charts เหมือนด้านบน
- ใน Insert Chart เลือก Line ด้านซ้าย ใต้ All Charts เลือกแบบที่ชอบทางขวา
- กด OK
ได้ Line Plot
- เปลี่ยนสไตล์และลบ Legend ได้แบบนี้
อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขต
ขั้นตอนที่ 5: สร้างรายงานสุดท้าย (Generate Final Report)
เมื่อมี รายงาน ทั้งหมด พล็อตแล้ว รายวันหรือรายสัปดาห์ คัดลอกไปชีตอื่น เพื่อนำเสนอรายงานรายเดือนใน Excel
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
วิธีทำรายงานสำหรับเดือนติดต่อกันในปีใน Excel
หากต้องการ รายงาน เดือนติดต่อกันในปีใน Excel ใช้แนวทางเดียวกัน สร้างกราฟที่ต้องการนำเสนอ ทำตามขั้นตอนนี้
ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าชุดข้อมูล
นำเข้าข้อมูลใน Excel หากยังไม่ได้ มีชุดข้อมูลที่ติดตามและบันทึกตามเดือน ใช้ชุดข้อมูลนี้สาธิต
ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Table
แปลงชุดข้อมูลเป็น Pivot Table ของ Excel
- เลือกชุดข้อมูลก่อน
- ไป Insert จากริบบอน เลือก PivotTable จาก Tables
- จากเมนูเลื่อนลง เลือก From Table/Range
- เลือก New Worksheet ในกล่องถัดไป กด OK
- จะมีชีตใหม่ สร้างขึ้น ไปที่ชีต ใน PivotTable Fields เลือก Month และ Profit
- Pivot Table จะปรากฏแบบนี้
ขั้นตอนที่ 3: แทรกแผนภูมิสำหรับชุดข้อมูล
ตอนนี้แทรกแผนภูมิที่ต้องการจากชุดข้อมูล
- เลือกเซลล์ใน Pivot Table
- ไป Insert > Recommended Charts จาก Charts
- ใน Insert Chart เลือก Column ด้านซ้าย ใต้ All Charts จากขวา เลือกประเภทคอลัมน์ที่ชอบ
- กด OK
ผลลัพธ์ ได้แผนภูมิคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 4: สร้างรายงานสุดท้าย
เปลี่ยน Chart Elements และ Chart Styles จากไอคอนบวกและแปรง ที่ปรากฏเมื่อเลือกแผนภูมิ
ปรับแต่งแผนภูมิตามชอบ เช่น เลือกสไตล์ ลบ Legend จะได้แบบนี้
สรุป
นี่คือวิธีทำรายงานรายเดือน - ทั้งรายวันและรายสัปดาห์ และรายงานเดือนติดต่อกันในปีใน Excel หวังว่าคู่มือนี้จะช่วยและให้ข้อมูลที่มีประโยชน์ หากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ แจ้งได้ด้านล่าง สำหรับคู่มือแบบนี้ เยี่ยมชม Exceldemy.com
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- สร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
- วิธีสร้างรายงานในรูปแบบ PDF ด้วย Excel VBA (3 เทคนิคด่วน)
- สร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 แบบทั่วไป)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- สร้างบัตรรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
