เพื่อติดตามข้อมูลพนักงาน เราอาจต้องการ ฐานข้อมูล Excel ที่มีฟิลด์ เช่น ชื่อ, ตำแหน่ง, เงินเดือน, ประสบการณ์ ฯลฯ แต่เราต้องการฐานข้อมูลพนักงานแบบไดนามิกที่ข้อมูลอัปเดตอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างฐานข้อมูลพนักงานแบบไดนามิกใน Excel
5 ขั้นตอนสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel
เราเตรียมฟิลด์ตัวอย่างของ ฐานข้อมูล สำหรับป้อนและเก็บบันทึก ในภาพด้านล่าง เพื่อทำให้ฐานข้อมูลเป็นไดนามิก เราจะใช้ฟังก์ชัน TODAY, INT, VLOOKUP, และ MATCH และใช้ รายการแบบเลื่อนลง (drop-down list) เลือกข้อมูลที่ต้องการสำหรับแต่ละพนักงาน
ขั้นตอนที่ 1: ใส่รายละเอียดพื้นฐานเพื่อสร้างฐานข้อมูลพนักงาน
- พิมพ์ ชื่อ ของแต่ละพนักงาน
- พิมพ์ ตำแหน่ง ของแต่ละพนักงาน
- ป้อนข้อมูล เงินเดือนพื้นฐาน
- พิมพ์ วันที่เข้าทำงาน
ขั้นตอนที่ 2: ใช้ฟังก์ชัน TODAY คำนวณประสบการณ์
- เพื่อนับ ประสบการณ์ เป็นปี ให้ลบวันที่เข้าทำงานออกจากวันที่ปัจจุบันด้วยสูตรนี้
=TODAY()-E5)
- ผลลัพธ์จะเป็นรูปแบบ วันที่
- ไปที่ริบบอน Number เปลี่ยนรูปแบบเป็น Number
- ผลลัพธ์จะแสดงเป็นวัน ต้องแปลง วัน เป็น ปี
- เพื่อแปลงจำนวน วัน เป็น ปี ใช้สูตรนี้
=(TODAY()-E5)/365
- ผลลัพธ์ในเซลล์ F5 จะเป็น 10.30
- ต้องนับปีเต็มที่ครบแล้ว ใช้ ฟังก์ชัน INT ด้วยสูตรนี้
=INT((TODAY()-E5)/365)
- กด Enter จะได้ผลลัพธ์ (10.00)
- สุดท้าย ใช้ AutoFill Handle ลากเติมคอลัมน์
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)
บทความที่คล้ายกัน
- วิธีสร้างฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพร้อมฟอร์มใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลนักศึกษาใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
ขั้นตอนที่ 3: ใส่สูตรคำนวณเงินเดือนปัจจุบัน
- สำหรับการเพิ่มเงินเดือน 5% ต่อปี ใช้สูตรนี้คำนวณเงินเดือนปัจจุบัน
=D5*(1.05)^F5
- กด Enter
- ลาก AutoFill Tool เติมเซลล์ที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 4: ใส่รายการแบบเลื่อนลง (Drop-Down List)
- คลิกที่ Data
- เลือก Data Tools
- คลิก Data Validation
- ในกล่อง Allow เลือก List
- เพื่อสร้าง รายการแบบเลื่อนลง ด้วยชื่อพนักงาน เลือกช่วง B5:B11
- คลิก OK
- จะได้ รายการแบบเลื่อนลง ตามภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 5: ใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP สร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel
- เพื่อหา ตำแหน่ง ของ ชื่อ ในรายการแบบเลื่อนลงที่เซลล์ B5 ใส่สูตรนี้ในเซลล์ C15
=VLOOKUP($B$15,$B$4:$G$11,MATCH(C4,$B$4:$G$4,0),FALSE)
- กด Enter จะได้ ตำแหน่ง (Team Leader) ของ พนักงาน (William)
- ลาก AutoFill Tool จากซ้ายไปขวาเพื่อเติมเซลล์
- เลือก định dạngที่เหมาะสมสำหรับ สกุลเงิน ($) และ รูปแบบวันที่
- เลือก ชื่อพนักงาน จากรายการแบบเลื่อนลง
- ผลลัพธ์: ฟิลด์ทั้งหมด (เช่น ตำแหน่ง, เงินเดือน, ประสบการณ์) จะเปลี่ยนตาม ชื่อ ที่เลือก
สรุป
หวังว่าบทความนี้จะเป็นบทช่วยสอนเกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลพนักงานใน Excel เรียนรู้และนำขั้นตอนเหล่านี้ไปประยุกต์กับชุดข้อมูลของคุณ ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนมาลองทำดู หากมีคำถาม ติดต่อเราได้ หรือแสดงความคิดเห็นด้านล่าง
ทีม Exceldemy พร้อมตอบคำถามของคุณเสมอ
ติดตามเราและเรียนรู้ต่อไปนะครับ
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีดูแลฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel
- สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (3 วิธีง่าย)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคด่วน)
