การสร้างรายงาน หมายถึงการรวบรวมและนำเสนอข้อมูลในแผ่นงาน Excel เดียว หากคุณต้องการสร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง ตาราง Pivot (PivotTable) เป็นวิธีที่สะดวกในการสร้าง สรุปแบบโต้ตอบจากข้อมูลจำนวนมาก ตาราง Pivot สามารถจัดเรียงและกรองข้อมูลหลายอย่างโดยอัตโนมัติ คำนวณผลรวม จำนวน ค่าเฉลี่ย และแม้แต่การสร้างตารางข้าม ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติที่เราใช้เตรียมบทความนี้ได้
ขั้นตอนสร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง
มาทำความรู้จักชุดข้อมูลของเราก่อน นี่คือตารางข้อมูลต้นทางที่ประกอบด้วย 4 คอลัมน์และ 7 แถว เป้าหมายของเราคือสร้างรายงานเป็นตาราง Pivot จากตารางข้อมูลต้นทางนี้
ขั้นตอนที่ 1: สร้างตารางโดยใช้คุณสมบัติ PivotTable
เนื่องจากเรารู้จักประโยชน์ของตาราง Pivot แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างตาราง Pivot
- ขั้นแรก เลือกแผ่นงานทั้งหมดที่มีตารางข้อมูลต้นทางของคุณ จากนั้น ไปที่ Insert > PivotTable กล่องโต้ตอบจะปรากฏ
- ในกล่อง Table/Range ให้ใส่ตำแหน่งของชุดข้อมูลต้นทาง (ในตัวอย่างนี้ B4:E10 ภายใต้ Sheet1) จากนั้น เลือกตำแหน่งเป้าหมายที่คุณต้องการเก็บตาราง Pivot ของคุณ หลังจากนั้น คลิก OK ตอนนี้ มี 2 กรณี
การเลือก New Worksheet จะตั้งตารางในแผ่นใหม่
การเลือก Existing Worksheet จะตั้งตารางที่ตำแหน่งเฉพาะในแผ่นงานที่มีอยู่ ในกล่อง Location ให้ใส่ตำแหน่งเซลล์แรกที่คุณต้องการวางตาราง
- ตาราง Pivot ว่างจะถูกสร้างขึ้นในตำแหน่งเป้าหมาย
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
ขั้นตอนที่ 2: จัดการเลย์เอาต์ของตาราง Pivot
Pivot Table Field List (รายการฟิลด์ตาราง Pivot) ตั้งอยู่ทางด้านขวาของแผ่นงาน และแบ่งออกเป็นสองส่วนดังนี้
ส่วน Field (ฟิลด์) รวมชื่อฟิลด์ที่สอดคล้องกับชื่อคอลัมน์ของชุดข้อมูลต้นทาง
ส่วน Layout (เลย์เอาต์) รวม Report Filter (ตัวกรองรายงาน), Row Labels (ป้ายแถว), Column Labels (ป้ายคอลัมน์) และพื้นที่ Values (ค่า) คุณสามารถแก้ไขฟิลด์ของตารางได้ที่นี่
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
บทความที่เกี่ยวข้อง
- สร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
- วิธีสร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
- สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับยอดขาย (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- สร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มหรือลบฟิลด์ในตาราง Pivot
หากคุณต้องการเพิ่มฟิลด์ไปยังส่วน Layout ให้แน่ใจว่ามีเครื่องหมายถูกในกล่องกาเครื่องหมายถัดจากชื่อฟิลด์ ทำนองเดียวกัน คุณสามารถลบฟิลด์ออกจากตาราง Pivot ได้โดยการยกเลิกการเลือกกล่องถัดจากชื่อฟิลด์
หมายเหตุ:
MS Excel รวมฟิลด์ในส่วน Layout ดังนี้
- ฟิลด์ ตัวเลข จะถูกรวมอยู่ในพื้นที่ Values
- ฟิลด์ ข้อความ จะถูกรวมอยู่ในพื้นที่ Row Labels
- ลำดับชั้นของ วันที่หรือเวลา จะถูกเพิ่มในพื้นที่ Column Labels
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานรายได้และค่าใช้จ่ายใน Excel (3 ตัวอย่าง)
ขั้นตอนที่ 4: จัดเรียงฟิลด์ตาราง Pivot
คุณสามารถจัดเรียงตาราง Pivot ได้ดังนี้
- ลาก และ วาง ฟิลด์ระหว่างสี่พื้นที่ภายใต้ส่วน Layout คุณยังสามารถเปลี่ยนลำดับของฟิลด์ได้โดยการลากและวาง
- ภายใต้ส่วน Field ให้คลิกขวาที่ชื่อฟิลด์ แล้วคลิกที่พื้นที่ที่คุณต้องการเพิ่ม
- คลิกที่ลูกศรชี้ลงถัดจากชื่อฟิลด์ เพื่อรับรายการแบบเลื่อนลงที่รวมตัวเลือกทั้งหมดที่ใช้ได้สำหรับฟิลด์เฉพาะนั้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้รายงาน Excel ทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Macro (3 วิธีง่าย)
สรุป
ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้วิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างรายงานใน Excel เป็นตาราง หวังว่าการอภิปรายนี้จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะใดๆ โปรดอย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบในกล่องความคิดเห็น โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับเนื้อหาเกี่ยวกับ Excel เพิ่มเติม อ่านอย่างมีความสุข!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีสร้างรายงานยอดขายรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- สร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เทคนิคเร็ว)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 รูปแบบทั่วไป)
- สร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- สร้างบัตรรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- วิธีสร้างรายงานโดยใช้ Macro ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
