สร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel ให้ชัดเจนแม่นยำ: คู่มือทีละขั้นตอน

ในองค์กรทางธุรกิจหรือสำนักงานทุกประเภท เรมักจะ เตรียมรายงานค่าใช้จ่ายหลากหลายประเภท ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายตัวอย่างใน Excel l ด้วยขั้นตอนที่รวดเร็วและง่าย

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีต่อไปนี้และใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของคุณได้

รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร?

รายงานค่าใช้จ่าย เป็นเอกสารบันทึกค่าใช้จ่ายทั้งหมดขององค์กร องค์ประกอบทั่วไปของรายงานค่าใช้จ่ายมีดังนี้:

• วันที่ค่าใช้จ่าย
• ประเภทค่าใช้จ่าย (โรงแรม, ขนส่ง, อาหาร, 雜項 ฯลฯ)
• จำนวนเงินค่าใช้จ่าย
• ยอดรวมย่อยของแต่ละประเภทค่าใช้จ่าย
• จำนวนเงินที่ค้างชำระและเงินล่วงหน้า
• วัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย
• แผนกที่รับผิดชอบ

แต่รูปแบบนี้จะไม่เหมือนกันสำหรับทุกองค์กร แต่ละองค์กรจะเพิ่มองค์ประกอบตามประเภทและความต้องการของพวกเขา

ข้อดีของการใช้รายงานค่าใช้จ่าย

เราได้ข้อดีต่อไปนี้จากการใช้รายงานค่าใช้จ่าย

• ติดตามค่าใช้จ่ายและทำให้คุณมีประสิทธิภาพในการควบคุมต้นทุน
• ให้ข้อมูลสำหรับการจัดทำงบประมาณ
• ทำให้การจ่ายภาษีและการหักภาษีง่ายขึ้น

ขั้นตอนสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel

ในส่วนนี้ เราจะอภิปรายกระบวนการทั้งหมดเพื่อ สร้างรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel ทีละขั้นตอน

📌 ขั้นตอนที่ 1: ปิด Gridlines

ขั้นแรก เปิดไฟล์ Excel และปิด Gridlines (เส้นกริด) เพื่อลบ Gridlines ให้ทำตามขั้นตอน

• ไปที่แท็บ View (มุมมอง)
• ยกเลิกการถูกเลือกของช่อง Gridlines จากกลุ่ม Show (แสดง)

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 รูปแบบทั่วไป)

📌 ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มข้อมูลพื้นฐาน

ตอนนี้ เราจะเพิ่มแถวข้อมูลพื้นฐานลงในแผ่นงาน

• ขั้นแรก เราเพิ่ม Title (หัวข้อ) สำหรับรายงาน เช่น Expense Report (รายงานค่าใช้จ่าย)
• จากนั้น เพิ่ม Purpose (วัตถุประสงค์), Employee Name (ชื่อพนักงาน), Employee ID (รหัสพนักงาน) และ Time Period (ช่วงเวลา) ดูภาพต่อไปนี้เพื่อความเข้าใจที่ชัดเจนกว่า

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

📌 ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคอลัมน์สำหรับวันที่ คำอธิบาย และค่าใช้จ่าย

ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่ม คอลัมน์ข้อมูล ตามประเภทค่าใช้จ่าย

เช่น ค่าใช้จ่ายโรงแรม ค่าเดินทาง ค่าโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ฯลฯ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่าย)

📌 ขั้นตอนที่ 4: แปลงข้อมูลเป็นตาราง

ตอนนี้ ให้แปลงข้อมูลของคุณเป็นตารางโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• เลือก เซลล์ B9:I19 (นั่นคือชุดข้อมูลทั้งหมดของคุณ)
• ตอนนี้ ไปที่แท็บ Insert (แทรก)
• เลือก Table (ตาราง) จากกลุ่ม Tables

หน้าต่าง Create Table (สร้างตาราง) จะปรากฏ

• ช่วง Table จะแสดงที่นี่
• ทำเครื่องหมายถูก 'My table has headers' (ตารางของฉันมีส่วนหัว)
• สุดท้าย กด OK

• ดูที่แผ่นงานตอนนี้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

📌 ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มแถวยอดรวมย่อย และปิดปุ่มตัวกรอง

ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่มแถวใหม่สำหรับการคำนวณยอดรวมย่อย นอกจากนี้ เราจะปิดปุ่มตัวกรองเพราะเราไม่ต้องการตอนนี้ สำหรับนั้น-

• ไปที่แท็บ Table Design (การออกแบบตาราง)
• ยกเลิกการถูกเลือก Filter Button (ปุ่มตัวกรอง) และทำเครื่องหมายถูกตัวเลือก Total Row (แถวรวม)

• ดูภาพต่อไปนี้ แถว Sub Total (ยอดรวมย่อย) ถูกเพิ่มเข้าไปในแถวสุดท้ายของตาราง

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่าย)
• เตรียมรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
• วิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

📌 ขั้นตอนที่ 6: แปลงเซลล์เป็นรูปแบบข้อมูลที่เหมาะสม (วันที่, Accounting ฯลฯ)

ในขั้นตอนนี้ เราจะเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลของเซลล์ให้ตรงกับรูปแบบที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลค่าใช้จ่ายเป็นรูปแบบ Accounting (บัญชี) และวันที่ค่าใช้จ่ายเป็นรูปแบบ Date (วันที่) เซลล์อื่นๆ จะคงอยู่ในรูปแบบทั่วไป (General) เพื่อทำเช่นนี้-

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบวันที่จาก Time Period (ช่วงเวลา) และคอลัมน์ Date (วันที่)
• จากนั้น กด Ctrl+1
• หน้าต่าง Format Cells (จัดรูปแบบเซลล์) จะปรากฏ
• เลือกส่วน Date จากแท็บ Number (ตัวเลข)
• เลือก รูปแบบวันที่ที่ต้องการจากกล่อง Type (ประเภท) สุดท้าย กด OK

• เช่นเดียวกัน ให้เลือก เซลล์ ทั้งหมดของคอลัมน์ Hotel (โรงแรม), Transport (ขนส่ง), Meal (อาหาร), Phone (โทรศัพท์), Others (อื่นๆ) และ Total (รวม) และเลือก Accounting จากแท็บ Number

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามภูมิภาค

📌 ขั้นตอนที่ 7: ใช้ฟังก์ชัน SUM ในคอลัมน์ Total

เราจะใช้สูตรเพื่อรับต้นทุนรวมของแต่ละวันในคอลัมน์ Total เราจะบวกค่าจากคอลัมน์ Hotel ถึง Others

• ตอนนี้ เราจะใส่สูตรในเซลล์แรกของคอลัมน์ Total สูตรคือ:

ในความเป็นจริง คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์สูตรด้วยตนเอง หากคุณทำตามภาพ GIF ด้านล่าง แสดงว่ามันจะสร้างยอดรวมในแต่ละแถวโดยอัตโนมัติ นั่นคือความพิเศษของการใช้ตาราง Excel ในกรณีเช่นนี้

• กดปุ่ม Enter และสูตรจะกระจายไปยัง เซลล์ ที่เหลือของคอลัมน์นั้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)

📌 ขั้นตอนที่ 8: ป้อนค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นๆ และรับค่าใช้จ่ายของแต่ละวัน

คุณใกล้จะเสร็จแล้ว ตอนนี้คือเวลาป้อนข้อมูลของคุณ

• ป้อนค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นๆ ลงในคอลัมน์ Data

• หลังจากป้อนข้อมูล เราสามารถเห็นยอดรวมตามแถวในคอลัมน์ Total

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้รายงาน Excel ทำงานอัตโนมัติโดยใช้ Macro (3 วิธีง่าย)

📌 ขั้นตอนที่ 9: รับยอดรวมย่อยสำหรับแต่ละประเภทของค่าใช้จ่าย

สำหรับสิ่งนี้ ให้ดำเนินการดังนี้

• ไปที่แถว Subtotal (ยอดรวมย่อย) ของคอลัมน์ Hotel
• กดที่ลูกศรชี้ลง และจะเห็นรายการการดำเนินการ
• เลือกการดำเนินการ Sum (ผลรวม)

• ตอนนี้ ลากไอคอน Fill Handle (ที่จับเติม) ไปทางขวา

ยอดรวมย่อยทั้งหมดแสดงในแถวนั้น

📌 ขั้นตอนที่ 10: เพิ่มอีกสองแถวสำหรับการคำนวณสุดท้าย

ในส่วนนี้ เราจะเพิ่มแถวสำหรับการคำนวณบิลสุดท้าย ก่อนโครงการใดๆ พนักงานอาจรับเงินล่วงหน้าได้ เราจะชำระบัญชีที่นี่

• เพิ่มแถว Advances (เงินล่วงหน้า) และ Reimbursement (ค่าชดเชย) ด้านล่างแถวยอดรวมย่อย

• ใส่จำนวนเงินล่วงหน้าใน เซลล์ I21
• และใส่สูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ I22

• สุดท้าย กด Enter เพื่อรับผลลัพธ์

📌 ขั้นตอนสุดท้าย: เว้นพื้นที่สำหรับการอนุมัติ

เราสามารถเพิ่มพื้นที่สำหรับ Authorization (การอนุมัติ) ได้ด้วย ซึ่งหมายความว่ารายงานค่าใช้จ่ายนี้จะได้รับการยอมรับหลังจากการอนุมัติของบุคคลที่รับผิดชอบ

จำเป็นต้องจำได้ว่า คุณต้องแนบเอกสารค่าใช้จ่ายทั้งหมดขณะส่งรายงานนี้ให้ผู้มีอำนาจ

สรุป

ในบทความนี้ เราแสดงกระบวนการทีละขั้นตอนของการ ทำรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel นี่คือเทมเพลตตัวอย่าง ตามความต้องการของบริษัทหรือแผนก คุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบรายงานได้ หวังว่าจะตอบสนองความต้องการของคุณ โปรดดูเว็บไซต์ Exceldemy.com ของเราและให้ข้อเสนอแนะในกล่องความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เทคนิคเร็ว)
• สร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)
• วิธีสร้างบัตรรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
• สร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับยอดขาย (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• วิธีสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)