วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

ในองค์กรธุรกิจหรือสำนักงานประเภทใดก็ตาม เรามักจะจัดทำรายงานค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ . ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีสร้างตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel ในขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็ว

ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี

คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีต่อไปนี้และใช้งานได้ตามวัตถุประสงค์ของคุณ

รายงานค่าใช้จ่ายคืออะไร

รายงานค่าใช้จ่าย เป็นเอกสารค่าใช้จ่ายทั้งหมดขององค์กร องค์ประกอบทั่วไปของรายงานค่าใช้จ่ายมีดังนี้:

• วันที่ใช้จ่าย
• ประเภทค่าใช้จ่าย (โรงแรม การขนส่ง อาหาร เบ็ดเตล็ด ฯลฯ)
• จำนวนเงินค่าใช้จ่าย
• ยอดรวมของค่าใช้จ่ายทุกประเภท
• จำนวนเงินที่ครบกำหนดและการชำระเงินล่วงหน้า
• วัตถุประสงค์ของค่าใช้จ่าย
• ฝ่ายที่รับผิดชอบ

แต่รูปแบบนี้จะไม่เหมือนกันทุกองค์กร แต่ละองค์กรจะเพิ่มองค์ประกอบตามประเภทและความต้องการ

ข้อดีของการใช้รายงานค่าใช้จ่าย

เราได้รับข้อดีดังต่อไปนี้โดยใช้รายงานค่าใช้จ่าย

• ติดตามค่าใช้จ่ายและทำให้คุณควบคุมต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ให้ข้อมูลสำหรับการทำงบประมาณ
• ทำให้การจ่ายภาษีและการหักภาษีง่ายขึ้น

ขั้นตอนในการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel

ในส่วนนี้ เราจะพูดถึงกระบวนการทั้งหมดในการสร้างรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel ทีละขั้นตอน

📌 ขั้นตอนที่ 1:ปิดเส้นตาราง

ขั้นแรก เปิด Excel ไฟล์และปิด เส้นตาราง . ในการลบ เส้นตาราง ทำตามขั้นตอน

• ไปที่ ดู  แท็บ
• เลิกทำเครื่องหมาย เส้นตาราง ช่องทำเครื่องหมายจาก แสดง  กลุ่ม

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)

📌 ขั้นตอนที่ 2:เพิ่มข้อมูลพื้นฐาน

ตอนนี้ เราจะเพิ่มแถวข้อมูลพื้นฐานลงในเวิร์กชีต

• ขั้นแรก เราเพิ่ม ชื่อ สำหรับรายงานเช่น รายงานค่าใช้จ่าย .
• จากนั้น เพิ่ม วัตถุประสงค์ , ชื่อพนักงาน , รหัสพนักงาน และ ช่วงเวลา . ดูภาพต่อไปนี้เพื่อให้ได้แนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

📌 ขั้นตอนที่ 3:เพิ่มคอลัมน์สำหรับวันที่ คำอธิบาย และค่าใช้จ่าย 

ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่ม คอลัมน์ข้อมูล ตามประเภทค่าใช้จ่าย

เช่น ค่าโรงแรม ค่าขนส่ง ค่าโทรศัพท์ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เป็นต้น

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานสรุปใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

📌 ขั้นตอนที่ 4:เปลี่ยนข้อมูลให้เป็นตาราง

ตอนนี้ เปลี่ยนข้อมูลของคุณเป็นตารางโดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

• เลือก เซลล์ B9:I19 (นั่นคือชุดข้อมูลทั้งหมดของคุณ)
• ตอนนี้ ไปที่ แทรก  แท็บ
• เลือก ตาราง จาก ตาราง  กลุ่ม

สร้างตาราง หน้าต่างจะปรากฏขึ้น

• ตาราง ช่วงจะแสดงที่นี่
• ทำเครื่องหมายที่ 'ตารางของฉันมีส่วนหัว ’ ช่องทำเครื่องหมาย
• สุดท้ายกด ตกลง .

• ดูแผ่นงานตอนนี้

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานการขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)

📌 ขั้นตอนที่ 5:แนะนำแถวผลรวมย่อยและปิดปุ่มตัวกรอง

ในขั้นตอนนี้ เราจะแนะนำแถวใหม่สำหรับการคำนวณผลรวมย่อย นอกจากนี้ เราจะปิดปุ่มตัวกรองเนื่องจากเราไม่ต้องการตอนนี้ เพื่อการนั้น-

• ไปที่ การออกแบบตาราง  แท็บ
• เลิกทำเครื่องหมายปุ่มตัวกรอง และทำเครื่องหมาย แถวทั้งหมด  ตัวเลือก

• ดูภาพต่อไปนี้ ยอดรวมย่อย เพิ่มแถวในแถวสุดท้ายของตาราง

อ่านเพิ่มเติม:สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีสร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
• จัดทำรายงาน MIS ใน Excel (2 ตัวอย่างที่เหมาะสม)
• วิธีการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี (พร้อมขั้นตอนด่วน)

📌 ขั้นตอนที่ 6:แปลงเซลล์เป็นรูปแบบข้อมูลที่เหมาะสม (รูปแบบวันที่ การบัญชี ฯลฯ)

ในขั้นตอนนี้ เราจะเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลของเซลล์เป็นรูปแบบที่สอดคล้องกัน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลค่าใช้จ่ายในรูปแบบการบัญชี และวันที่ค่าใช้จ่ายถึงรูปแบบวันที่ เซลล์อื่นๆ จะยังคงอยู่ในรูปแบบทั่วไป การทำเช่นนี้-

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่จัดรูปแบบวันที่จาก ช่วงเวลา และ วันที่ คอลัมน์
• จากนั้นกด Ctrl+1 .
• จัดรูปแบบเซลล์ หน้าต่างจะปรากฏขึ้น
• เลือก วันที่ ส่วนจาก หมายเลข  แท็บ
• เลือกรูปแบบวันที่ที่ต้องการจาก ประเภท กล่อง. สุดท้าย กด ตกลง .

• ในทำนองเดียวกัน เลือกทุก เซลล์ ของ โรงแรม , ขนส่ง , มื้ออาหาร , โทรศัพท์ , อื่นๆ และ รวม และเลือกการบัญชี จาก หมายเลข  แท็บ

อ่านเพิ่มเติม: สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน

📌 ขั้นตอนที่ 7:ใช้ฟังก์ชัน SUM ในคอลัมน์ผลรวม

เราจะใช้สูตรเพื่อหาต้นทุนรวมของแต่ละวันที่ใน ยอดรวม คอลัมน์. เราจะรวมค่าจาก โรงแรม ถึง อื่นๆ คอลัมน์

• ตอนนี้ เราจะใส่สูตรในเซลล์แรกของ ผลรวม คอลัมน์. สูตรคือ:

ที่จริงแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์แบบฟอร์มด้วยตนเอง หากคุณทำตามภาพ GIF ด้านล่างนี้ ระบบจะสร้างผลรวมในแต่ละแถวโดยอัตโนมัติ นั่นเป็นความพิเศษของการใช้ตาราง Excel ในกรณีเช่นนี้

• กดปุ่ม Enter ปุ่มและสูตรจะกระจายไปยังส่วนอื่นๆ ของ เซลล์ ของคอลัมน์นั้นๆ

อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานการขายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

📌 ขั้นตอนที่ 8:ป้อนค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นและรับค่าใช้จ่ายในแต่ละวัน

คุณเกือบจะเสร็จแล้ว ถึงเวลาป้อนข้อมูลของคุณแล้ว

• ป้อนค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่นๆ ลงใน ข้อมูล  คอลัมน์

• หลังจากป้อนข้อมูล เราจะเห็นผลรวมแบบแถวใน ทั้งหมด คอลัมน์

อ่านเพิ่มเติม:วิธีทำให้รายงาน Excel เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้มาโคร (3 วิธีง่ายๆ)

📌 ขั้นตอนที่ 9:รับผลรวมย่อยสำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละประเภท

สำหรับสิ่งนี้ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

• ไปที่ ยอดรวมย่อย แถว โรงแรม คอลัมน์
• กดที่ลูกศรลงแล้วจะเห็นรายการการดำเนินการ
• เลือก ผลรวม ปฏิบัติการ

• ตอนนี้ ให้ลาก Fill Handle ไอคอนไปทางด้านขวา

ผลรวมย่อยทั้งหมดจะแสดงอยู่ในแถวนั้น

📌 ขั้นตอนที่ 10:เพิ่มอีกสองแถวสำหรับการคำนวณขั้นสุดท้าย

ในส่วนนี้ เราจะเพิ่มแถวสำหรับการคำนวณบิลสุดท้าย ก่อนโปรแกรมใด ๆ พนักงานสามารถรับเงินล่วงหน้าได้ เราจะจัดการเรื่องนี้ที่นี่

• เพิ่ม ขั้นสูง และ การชำระเงินคืน แถวด้านล่างของแถวผลรวมย่อย

• ใส่จำนวนเงินล่วงหน้าใน เซลล์ I21 .
• และใส่สูตรต่อไปนี้ใน เซลล์ I22 .

• สุดท้าย กด Enter เพื่อให้ได้ผลลัพธ์

📌 ขั้นตอนสุดท้าย:เก็บพื้นที่สำหรับการอนุญาต

เราสามารถเพิ่มช่องว่างสำหรับการอนุญาต ซึ่งหมายความว่ารายงานค่าใช้จ่ายนี้จะได้รับการยอมรับหลังจากได้รับอนุญาตจากผู้รับผิดชอบ

ต้องจำไว้ว่าคุณต้องแนบเอกสารค่าใช้จ่ายทั้งหมดในขณะที่ส่งรายงานนี้ไปยังหน่วยงานที่มีอำนาจ

บทสรุป

ในบทความนี้ เราได้แสดงขั้นตอนทีละขั้นตอนในการจัดทำรายงานค่าใช้จ่าย ใน Excel . นี่คือตัวอย่างแม่แบบ ตามความต้องการของบริษัทหรือแผนก คุณสามารถแก้ไขรูปแบบรายงานได้ ฉันหวังว่านี่จะตอบสนองความต้องการของคุณ โปรดดูที่เว็บไซต์ของเรา Exceldemy.com และให้คำแนะนำในช่องแสดงความคิดเห็น

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
• จัดทำรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)
• วิธีการสร้างการ์ดรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
• สร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับการขาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีการสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)