ดันเต้คิดผิด นรกมีสิบวง วงที่ลึกที่สุดถูกสงวนไว้สำหรับผู้ที่ทำบาปทางอีเมลที่ชั่วร้ายที่สุด อีเมลอยู่ที่นี่แล้ว แต่ยังมีคนบาปบางคนที่ทำให้พวกเราที่เหลือแย่ลงไปอีก วันนี้ฉันจะมาดูวิธีที่ร้ายแรงที่สุดที่ผู้คนสามารถใช้อีเมลในทางที่ผิดและทำให้ชีวิตของเราแย่ลง
อย่ากังวลถึงแม้คุณเป็นคนบาป คุณจะไม่ต้องเผชิญกับความทุกข์ทรมานชั่วนิรันดร์ ยอมรับการปลงอาบัติหนึ่งสัปดาห์เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดในวิถีทางของคุณและกลับใจจากบาปอีเมลของคุณและทุกอย่างจะได้รับการอภัย
อ่านต่อไปเพื่อดูว่าคุณเป็นนักบุญหรือคนบาปในอีเมล
การส่งอีเมลถึงคนจำนวนมากเกินไป
อีเมลมีราคาถูกอย่างไม่น่าเชื่อในการส่ง คนหนึ่งสามารถใช้เวลาห้านาทีในการเขียนอีเมลและส่งไปยังผู้รับหลายพันคนหรือหลายแสนคน ในแง่กว้าง ๆ ค่าใช้จ่ายสูงมากในการรับ หากใช้เวลาอ่านสองนาที หรือแม้แต่เพียง 30 วินาทีในการปิด จำนวนคนต่อนาทีต่ออีเมลฉบับเดียวอาจสิ้นเปลืองมหาศาล ทำให้เสียเวลาในการผลิตเป็นจำนวนมาก แม้ว่าคุณจะทำตามขั้นตอนต่างๆ เพื่อลดผลกระทบ เช่น การตั้งค่าระบบการสื่อสารแบบหลายชั้น คุณยังต้องรับมือกับมันในบางจุด
มีองค์กรจำนวนมากเกินไปที่มีนโยบายที่ทุกคน ทุกคน และสุนัขของทุกคนจะได้รับสำเนาในอีเมลทั้งหมด ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการรับอีเมลทุกฉบับ หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ทำนโยบายเหล่านั้น หรือแค่ CC ทุกคนโดยปกติเมื่อคุณไม่จำเป็น แสดงว่าคุณเป็นคนบาปทางอีเมล
ไม่ต้องกังวล การลงทัณฑ์เป็นเรื่องง่าย เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ส่งอีเมลถึงคนที่ต้องการรับอีเมลจริงๆ เท่านั้น หากมีข้อสงสัยอย่าส่งอีเมล คุณอาจจะแปลกใจว่ามันมีผลเพียงเล็กน้อยต่อการทำงานของทุกอย่าง
เป็นโบนัส ยิ่งคุณส่งอีเมลมากเท่าใด คุณก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะได้รับมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นหากคุณประสบปัญหาอีเมลล้นเกิน สิ่งนี้สามารถช่วยได้เช่นกัน
ใช้การตอบกลับทั้งหมดมากเกินไป
อีเมลจะดีที่สุดเมื่อใช้เหมือนกับจดหมาย:บุคคลหนึ่งส่งข้อความเดียวให้กับบุคคลอื่นและรอให้พวกเขาตอบกลับ อีเมลยังใช้งานได้เมื่อมีบุคคลหนึ่งส่งข้อความเดียวถึงผู้คนจำนวนมาก (ตราบเท่าที่พวกเขาทั้งหมด ต้องรับ) แม้จะมีคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยม เช่น ข้อความที่เป็นชุดข้อความ อีเมลก็ไม่ได้ออกแบบมาให้จัดการกับข้อความหลายข้อความได้อย่างถูกต้อง
ปัญหาจะเกิดขึ้นกับอีเมลกลุ่มจริงๆ ฉันจัดอันดับให้สูงกว่าระเบิดนิวเคลียร์เล็กน้อยว่าเป็นการพัฒนาทางเทคโนโลยีที่แย่ที่สุดในศตวรรษที่ 20 ชุดข้อความอีเมลที่มีคนตอบกลับ 15 หรือ 20 คนอาจหลุดมือไปอย่างรวดเร็วหากคนไม่ระวัง และอย่าลืมว่าทุกข้อความที่ส่งคือการแจ้งเตือนสำหรับใครบางคนในที่ใดที่หนึ่ง
แม้ว่าข้อความแรกอาจเกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร แต่มีโอกาสที่คำตอบจะไม่เกี่ยวข้อง หากเจ้านายของคุณส่งคำถามถึงพนักงานทั้งหมด ให้เพื่อนร่วมงานของคุณจริงๆ ต้องการดูคำตอบของคุณ? การใช้ปุ่มตอบกลับมากเกินไปถือเป็นหนึ่งในความผิดทางอีเมล์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่คุณสามารถกระทำได้
ขอย้ำอีกครั้งว่า การลงทัณฑ์นั้นค่อนข้างง่าย คุณต้องใช้เพียงปุ่มตอบกลับเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ หากมีมากกว่าหนึ่งคนต้องการเห็นการตอบสนอง ให้ CC ด้วยตนเอง ปุ่มตอบกลับทั้งหมดเป็นสิ่งล่อใจที่ชั่วร้ายที่ต้องต่อต้าน
การส่งอีเมลเมื่อไม่ต้องการ
บางครั้งอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการติดต่อใครซักคน บางครั้งก็ไม่ใช่ ขออภัย อีเมลมักถูกมองว่าเป็นค่าเริ่มต้น การส่งอีเมลเมื่อไม่ต้องการเป็นอีกวิธีหนึ่งในการส่งตัวคุณไปยังอีเมลนรกโดยตรง
บางครั้งก็มีวิธีที่ดีกว่าในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ถ้าโทนี่นั่งตรงข้ามห้องจากคุณ เว้นแต่คุณจะต้องสร้างรอยทางกระดาษ ทำไมไม่เดินไปคุยกับเขาล่ะ ในทำนองเดียวกัน หากมีบางอย่างที่ต้องมีการโต้ตอบไปมาเป็นจำนวนมาก การประชุมแบบเห็นหน้าหรือทางโทรศัพท์อาจจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น การโทรศัพท์ 30 นาทีสามารถแทนที่การสนทนาทางอีเมลนานหนึ่งสัปดาห์ เพียงให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ปล่อยให้การประชุมกลายเป็นสุญญากาศของเวลา
การลงทัณฑ์ของคุณคือทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อไม่ให้ส่งอีเมลเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ ถ้าโทนี่ไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานเมื่อคุณเดินผ่านมา ให้เขียนโน้ตที่เขียนด้วยลายมือ ถ้าบ๊อบต้องการจัดระเบียบบางอย่าง โทรหาเขาแล้วทุบมันทางโทรศัพท์ ดูว่าการเปลี่ยนค่าเริ่มต้นของคุณจาก "ส่งอีเมล" เป็น "ส่งอีเมลเฉพาะหากไม่มีตัวเลือกอื่น" จะส่งผลต่อวิธีการทำงานของคุณอย่างไร อินบ็อกซ์ของทุกคนจะขอบคุณมาก
การส่งอีเมลเป็นเวลานาน
การส่งอีเมลสั้นๆ ถึงคนจำนวนมากเกินไปเป็นบาป การส่งอีเมลที่ยาวจริงๆ ถึงเพียงคนเดียวก็สามารถทำได้เช่นกัน หากสิ่งที่คุณพยายามจะพูดต้องใช้อีเมล 2,000 คำ เป็นไปได้ว่าคุณใช้เครื่องมือสื่อสารที่ไม่ถูกต้อง ยิ่งอีเมลของคุณยาวเท่าไร อีกฝ่ายก็จะใช้เวลาในการอ่านมากขึ้นและต้องใช้ความพยายามในการตอบกลับมากขึ้นเท่านั้น อีเมลยาวๆ ห่วยจริงๆ!
ผู้คนจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ให้คำมั่นว่าจะเก็บอีเมลทั้งหมดไว้ไม่เกินห้าประโยค พวกเขารู้สึกว่าถ้าไม่สามารถถ่ายทอดข้อความสั้นๆ ได้ แสดงว่าคุณกำลังทำผิด หากคุณมีความผิดในการเขียนอีเมลที่มุ่งสู่อาณาเขตแบบ Tolstoy การปลงอาบัติของคุณคือการเข้าร่วมฝูงชนห้าประโยคเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ อีเมลที่คุณส่งไม่ว่าจะดูจำเป็นเพียงใด ก็สามารถเรียกใช้ได้นานกว่าห้าประโยค — ควรใช้ประโยคสั้น ๆ เป็นนิสัยที่ดีที่จะลงมือทำและจะทำให้คุณมีผลงานมากขึ้น
ตอบกลับทุกข้อความ
นี่เป็นบาปที่ข้าพเจ้ารู้สึกผิดมากที่สุด และข้าพเจ้าต้องใช้เวลาสักครู่กว่าจะผ่านมันไปได้ เมื่อคุณได้รับอีเมล แรงกระตุ้นตามธรรมชาติคือการตอบกลับทันที ปัญหาคือสิ่งนี้สามารถดึงคุณเข้าสู่การแลกเปลี่ยนเชิงโต้ตอบที่ไม่จำเป็น และผู้คนจะคาดหวังว่าคุณจะสามารถตอบกลับอีเมลได้ทันทีทุกชั่วโมง การตอบกลับอีเมลทั้งหมดทันทีเป็นเพียงบาปเล็กๆ น้อยๆ ในขณะที่การสนทนา การคาดหวังให้ทุกคนตอบกลับทันทีถือเป็นบาปที่ร้ายแรงกว่า
โดยตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อทุกสิ่งที่คุณกำลังให้อาหารสัตว์เดรัจฉานที่เป็นเจ้านายที่ต้องการการตอบกลับทางอีเมลตอนตี 4 ของวันเสาร์ เจ้าจะต้องไม่หวาดระแวงกับเจ้านายเช่นนั้น เป็นการปลงอาบัติสำหรับบาปนี้ คุณต้องใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์รออย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงก่อนที่จะตอบกลับอีเมล และตอบกลับเฉพาะในช่วงเวลาทำงานเท่านั้น หากบางสิ่งต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วน คุณต้องใช้วิธีการสื่อสารอื่น
ไปเดี๋ยวนี้โดยสันติ
รักหรือเกลียดอีเมลอยู่ที่นี่ อย่างไรก็ตาม มีวิธีทำให้ประสบการณ์ดีขึ้นสำหรับทุกคน หากคุณเป็นคนบาปอีเมลที่แย่มาก ให้กลับใจและนำวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ เหล่านี้ไปปฏิบัติ คนจะขอบคุณสำหรับมัน ในทางกลับกัน หากคุณเป็นนักบุญในอีเมล โปรดส่งต่อบทความนี้ให้คนบาปที่คุณรู้จักและบอกต่อ
มีข้อผิดพลาดของอีเมลอื่นๆ อีกนับไม่ถ้วน คุณคิดว่าฉันพลาดอะไรไป และคุณจะแนะนำการปลงอาบัติอะไร
