เราเคยไปที่นั่นมาแล้ว:กดปุ่มส่งอีเมลซึ่งเราเสียใจในภายหลัง ไม่ว่าจะไปผิดคน ส่งไปครู่หนึ่งหรือโกรธเคือง หรือเพียงแค่พิมพ์ผิดที่น่าอับอาย จะดีไหมถ้าคุณจำอีเมลได้ ภายใต้สถานการณ์ที่เหมาะสม คุณทำได้
ใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป คุณสามารถยกเลิกการส่งอีเมลได้หากคุณดำเนินการอย่างรวดเร็ว เราจะแสดงวิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook อธิบายข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม และเสนอแนวทางอื่น
วิธีเรียกคืนข้อความใน Outlook
การขอเรียกคืนในข้อความ Outlook เป็นเรื่องง่าย คำขอนั้นจะสำเร็จหรือไม่นั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ซึ่งเราจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป
ในการเรียกคืนอีเมล Outlook:
- ใน Outlook ให้ไปที่ รายการที่ส่ง โฟลเดอร์จากบานหน้าต่างด้านซ้ายมือ
- ค้นหาข้อความที่คุณต้องการเรียกคืนและ ดับเบิลคลิก เพื่อเปิดในหน้าต่างใหม่
- จากเมนูด้านบน ให้คลิก ไฟล์ .
- คลิก ส่งหรือเรียกคืน> จำข้อความนี้ .
- คลิก ลบสำเนาของข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน เพื่อลบอีเมลออกจากกล่องจดหมายของผู้รับทั้งหมด หรือเลือก ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่ หากคุณต้องการส่งอีเมลอื่นแทนอีเมลเดิม
- หรือทำเครื่องหมายที่ บอกฉันว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละรายหรือไม่ . การดำเนินการนี้จะส่งอีเมลถึงคุณถึงผลลัพธ์ของการพยายามเรียกคืนทุกครั้ง เมื่อคุณได้รับสิ่งเหล่านี้ คุณจะเห็นการติดตาม ใน Ribbon ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อดูสรุปผลลัพธ์ได้
- เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ตกลง เพื่อเรียกคืนข้อความ จากนั้นจะส่งคำขอไปยังที่อยู่ของผู้รับ โดยขอให้โปรแกรมรับส่งเมลลบอีเมลต้นฉบับ
ข้อกำหนดในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook มีข้อกำหนดอย่างไร
คุณสามารถเรียกคืนอีเมลได้ก็ต่อเมื่อทั้งคุณและผู้รับใช้บัญชี Microsoft Exchange หรือ Microsoft 365 บนเซิร์ฟเวอร์หรือองค์กรเดียวกัน
วิธีตรวจสอบว่าคุณมีบัญชีอีเมลประเภทใด:
- ใน Outlook ให้คลิก ไฟล์ ที่เมนูด้านบน
- คลิก การตั้งค่าบัญชี> การตั้งค่าบัญชี .
- ใน อีเมล แท็บ ประเภท คอลัมน์แสดงประเภทบัญชีที่คุณใช้
เมื่อคำนึงถึงข้อจำกัดดังกล่าว การเรียกคืนจะไม่มีผลกับอีเมลที่คุณส่งไปนอกองค์กร เช่น บัญชี Gmail หรือ Yahoo เนื่องจากเมื่ออีเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์ภายในของคุณแล้ว คุณจะไม่สามารถควบคุมได้ ไม่มีกฎสากลว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลควรปฏิบัติตามคำขอเรียกคืน อันที่จริงจะไม่ได้รับการประมวลผลด้วยซ้ำ
แม้ว่าคุณและผู้รับจะอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange เดียวกัน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเรียกคืนได้สำเร็จ
สิ่งสำคัญที่สุดคือผู้รับต้องเปิดคำขอเรียกคืนก่อนที่จะเปิดข้อความต้นฉบับ หากพวกเขาอ่านข้อความต้นฉบับก่อน ไม่ว่าคุณจะร้องขอการเรียกคืนหรือหลังจากนั้น ข้อความต้นฉบับจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขา แม้ว่าพวกเขาจะยังคงได้รับคำขอเรียกคืน โดยแจ้งพวกเขาว่าคุณต้องการลบข้อความต้นฉบับ มันเป็นสิทธิพิเศษของพวกเขาที่จะปฏิบัติตาม
อย่างไรก็ตาม หากผู้รับมี ประมวลผลการเรียกประชุมและการตอบกลับการเรียกประชุมและโพลโดยอัตโนมัติ เปิดใช้งานในการตั้งค่า Outlook การเรียกคืนจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในพื้นหลังและอีเมลต้นฉบับของคุณจะถูกลบ การตั้งค่านี้สามารถพบได้ใน ไฟล์> ตัวเลือก> เมล> การติดตาม . อีกครั้ง แต่จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อผู้รับไม่ได้เปิดอีเมลต้นฉบับของคุณ หากมี รายการนั้นจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายโดยไม่คำนึงถึงการตั้งค่านี้
นอกจากนี้ หากผู้รับมีกฎที่ย้ายอีเมลเดิมของคุณจากกล่องจดหมายเข้าไปยังโฟลเดอร์อื่น คำขอเรียกคืนจะล้มเหลว นอกจากนี้ หากอีเมลถูกส่งไปยังกล่องจดหมายสาธารณะและคำขอเรียกคืนถูกอ่านโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้รับส่วนบุคคล การเรียกคืนจะไม่ทำงาน
สุดท้าย คำขอเรียกคืนไม่สามารถดำเนินการได้หากผู้รับกำลังดูอีเมลของตนนอกโปรแกรม Outlook บนเดสก์ท็อป เช่น ผ่านเว็บแอป Outlook หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่
โดยสรุป เพื่อให้สามารถเรียกคืนอีเมลได้สำเร็จ ต้องเป็นไปตามเงื่อนไขเหล่านี้ทั้งหมด:
- ทั้งคุณและผู้รับต้องอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange เดียวกัน
- ผู้รับต้องเปิดคำขอเรียกคืนก่อนที่จะอ่านอีเมลต้นฉบับ
- ผู้รับต้องเปิดคำขอเรียกคืนผ่าน Outlook บนเดสก์ท็อป
- ผู้รับต้องไม่มีกฎเกณฑ์ใดๆ ที่แก้ไขหรือย้ายอีเมลต้นฉบับของคุณ
อย่างที่คุณเห็น มีข้อกำหนดเฉพาะจำนวนมากที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้การเรียกคืนอีเมลของคุณประสบความสำเร็จ สำหรับโอกาสที่ดีที่สุดของความสำเร็จ ให้ขอการเรียกคืนอย่างรวดเร็ว แต่กระบวนการนี้ไม่สามารถพิสูจน์ได้ เอาไว้เป็นที่พึ่งสุดท้าย
วิธีชะลอการส่งอีเมลแทนที่จะเรียกคืน
หากคุณพบว่าตัวเองจำเป็นต้องจำอีเมลบ่อยๆ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะใช้วิธีอื่น
วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือการกำหนดกฎใน Outlook เพื่อชะลอการส่งข้อความของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงไม่สามารถจำอีเมลได้ในทางเทคนิค แต่จะมีหน้าต่างสั้นๆ สำหรับยกเลิกอีเมลขาออก
ในการสร้างกฎดังกล่าว:
- นำทางไปยัง ไฟล์ แท็บ
- เลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน .
- ใน กฎของอีเมล แท็บ คลิก กฎใหม่ .
- เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง .
- เลือกเงื่อนไขใดก็ได้ที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ละเว้นกฎถ้าส่งถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
- คลิก ถัดไป .
- เลือกการกระทำใดๆ ที่คุณต้องการ คุณต้องทำเครื่องหมายที่เลื่อนการจัดส่งเป็นจำนวนนาที .
- ในบานหน้าต่างด้านล่าง ให้คลิก จำนวน เพื่อกำหนดจำนวนนาทีที่คุณต้องการเลื่อนการส่ง จาก 1 ถึง 120
- คลิก ถัดไป เพื่อทำตามวิซาร์ดเพื่อกำหนดข้อยกเว้นและตั้งชื่อกฎของคุณ
- เมื่อเสร็จแล้ว คลิก เสร็จสิ้น .
วิธีชะลอการส่งอีเมลใน Gmail
คุณใช้ Gmail และต้องการคุณลักษณะที่คล้ายคลึงกันหรือไม่? คุณโชคดี วิธีชะลอการส่งใน Gmail:
- ไปที่กล่องจดหมายของคุณและคลิก ไอคอนฟันเฟือง ที่มุมขวาบน
- คลิก ดูการตั้งค่าทั้งหมด .
- ใน ทั่วไป ไปที่แท็บ เลิกทำการส่ง ส่วน.
- ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดช่วงเวลา (สูงสุด 30 วินาที) ของระยะเวลาที่คุณต้องการชะลอการส่งอีเมล ซึ่งจะทำให้คุณมีหน้าต่างที่จะถอนกลับ
- จากนั้น เมื่อคุณส่งข้อความ ให้คลิก เลิกทำ ที่ด้านล่างซ้าย
อย่าพึ่งการเรียกคืนอีเมลใน Outlook
อย่างที่คุณเห็น เป็นขั้นตอนง่ายๆ ในการถอนกลับอีเมลใน Outlook อย่างไรก็ตาม การเรียกคืนจะสำเร็จหรือไม่นั้นแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง เพราะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ในโลกที่ผู้คนสามารถเข้าถึงอีเมลได้จากทุกที่ทุกเวลา คุณไม่ควรพึ่งพาการเรียกคืน
แต่หากคุณมักจะส่งบางสิ่งผิดพลาด ให้ลองใช้วิธีอื่นในการส่งอีเมลของคุณล่าช้า หมายความว่าจะไม่ถูกส่งทันทีและยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกทิ้งให้หน้าแดงจากความผิดพลาด!
