เราทุกคนเคยเจอ: กด Send แล้วไม่กี่นาที后悔 ไม่ว่าจะส่งผิดคน ส่งตอนโกรธ หรือแค่พิมพ์ผิดสะกด ไม่ได้ไหมถ้ายกเลิกอีเมลได้? ภายใต้เงื่อนไขที่เหมาะสม ทำได้จริง
ใน Outlook บนเดสก์ท็อป ยกเลิกอีเมลได้ถ้ากระทำเร็วพอ จะแนะนำวิธียกเลิก (Recall) อีเมลใน Outlook อธิบายเงื่อนไขที่ต้องมี และทางเลือกอื่นๆ
วิธียกเลิกข้อความใน Outlook
ขอยกเลิกข้อความ Outlook ได้ง่าย แต่ว่าจะสำเร็จหรือไม่เป็นอีกเรื่อง จะกล่าวในส่วนถัดไป
วิธียกเลิกอีเมล Outlook:
- ใน Outlook ไปที่โฟลเดอร์ Sent Items (รายการที่ส่งแล้ว) จากแผงซ้าย
- หาข้อความที่ต้องการยกเลิก ดับเบิลคลิก เปิดในหน้าต่างใหม่
- จากเมนูบนสุด คลิก File
- คลิก Resend or Recall > Recall This Message
- คลิก Delete unread copies of this message เพื่อลบอีเมลจากกล่องจดหมายผู้รับทั้งหมด หรือเลือก Delete unread copies and replace with a new message ถ้าอยากส่งอีเมลใหม่แทนอีเมลเดิม
- ถ้าต้องการ: ติ๊ก Tell me if recall succeeds or fails for each recipient จะส่งอีเมลแจ้งผลการยกเลิกแต่ละคน จะเห็นไอคอน Tracking ในริบบิ้น คลิกดูสรุปผล
- เสร็จแล้ว กด OK ยกเลิกข้อความ จะส่งคำขอไปที่ผู้รับ ขอให้ไคลเอนต์อีเมลลบอีเมลต้นฉบับ
เงื่อนไขในการยกเลิกอีเมลใน Outlook คืออะไร?
ยกเลิกอีเมลได้ก็ต่อเมื่อ ทั้งสองฝ่ายใช้ Microsoft Exchange หรือ Microsoft 365 บนเซิร์ฟเวอร์/องค์กรเดียวกัน
ตรวจสอบประเภทบัญชีอีเมล:
- ใน Outlook คลิก File เมนูบนสุด
- คลิก Account Settings > Account Settings
- แท็บ Email คอลัมน์ Type แสดงประเภทบัญชี
ด้วยข้อจำกัดนี้ ยกเลิกไม่ได้กับอีเมลส่งนอกองค์กร เช่น Gmail หรือ Yahoo เพราะอีเมลออกจากเซิร์ฟเวอร์ภายในแล้ว ไม่มีอำนาจควบคุม ไม่มีกฎบังคับว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลต้องปฏิบัติตามคำขอยกเลิก จริงๆ แล้วคำขอจะไม่ถูกประมวลผลเลย
แม้ทั้งคู่อยู่บน Exchange server เดียวกัน ยังไม่รับประกันว่ายกเลิกสำเร็จ
สำคัญที่สุด: ผู้รับต้องเปิดคำขอยกเลิก ก่อนจะเปิดอีเมลต้นฉบับ ถ้าอ่านอีเมลเดิมก่อน (ไม่ว่าจะก่อนหรือหลังขอยกเลิก) อีเมลเดิมจะอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขา แม้จะได้รับคำขอยกเลิกแจ้งว่าอยากลบข้อความเดิม แต่เป็นสิทธิ์ของพวกเขาว่าจะปฏิบัติหรือไม่
อย่างไรก็ตาม หากผู้รับเปิด Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls ในตั้งค่า Outlook การยกเลิกจะเกิดขึ้นอัตโนมัติเบื้องหลัง และอีเมลต้นฉบับจะถูกลบ ตั้งค่านี้อยู่ที่ File > Options > Mail > Tracking แต่เหมือนกัน ถ้าผู้รับอ่านอีเมลเดิมแล้ว จะอยู่ในกล่องจดหมายไม่ว่าตั้งค่านี้จะเป็นไง
นอกจากนี้ หากผู้รับมีกฎย้ายอีเมลต้นฉบับจากกล่องจดหมายไปโฟลเดอร์อื่น คำขอยกเลิกจะล้มเหลว และถ้าส่งไปกล่องจดหมายสาธารณะ และคำขอยกเลิกถูกอ่านโดยคนที่ไม่ใช่ผู้รับโดยตรง การยกเลิกจะไม่ทำงาน
สุดท้าย คำขอยกเลิกไม่สามารถประมวลผลได้ หากผู้รับดูอีเมลนอกโปรแกรม Outlook เดสก์ท็อป เช่น Outlook web app หรือมือถือ
สรุป: เพื่อยกเลิกอีเมลสำเร็จ ต้องครบทุกเงื่อนไข:
- ทั้งสองฝ่ายต้องอยู่บน Exchange server เดียวกัน
- ผู้รับต้องเปิดคำขอยกเลิกก่อนอ่านอีเมลต้นฉบับ
- ผู้รับต้องเปิดคำขอยกเลิกผ่าน Outlook เดสก์ท็อป
- ผู้รับต้องไม่มีกฎที่แก้ไข/ย้ายอีเมลต้นฉบับ
เห็นได้ว่า มีเงื่อนไขเฉพาะมาก ที่ต้องครบทุกอย่าง เพื่อโอกาสสำเร็จสูงสุด ควรขอยกเลิกเร็วที่สุด แต่กระบวนการนี้ไม่เชื่อถือได้ 100% ควรใช้เป็นทางเลือกสุดท้าย
ดีกว่ายกเลิก: ตั้งค่าล่าช้าการส่งอีเมล
ถ้าบ่อยครั้งต้องยกเลิกอีเมล ควรใช้วิธีอื่นแทน
วิธีหนึ่ง: ตั้งกฎใน Outlook ให้ล่าช้าการส่งข้อความ ได้ช่วงเวลาสั้นๆ ยกเลิกการส่งออกได้
สร้างกฎแบบนี้:
- ไปแท็บ File
- เลือก Manage Rules & Alerts
- แท็บ Email Rules กด New Rule
- เลือก Apply rule on messages I send
- เลือกเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ยกเว้นกฎถ้าส่งให้คนเฉพาะ
- กด Next
- เลือกการกระทำ ต้องติ๊ก defer delivery by a number of minutes
- ใน फलคลิก a number of ตั้งนาทีที่จะล่าช้า 1-120 นาที
- กด Next ตามวิซาร์ด ตั้งข้อยกเว้น และตั้งชื่อกฎ
- เสร็จแล้ว กด Finish
วิธีล่าช้าการส่งอีเมลใน Gmail
ใช้ Gmail อยากได้ฟีเจอร์คล้ายกัน? มีให้ เริ่มทำได้เลย:
- เข้า Inbox คลิกไอคอน เฟือง มุมขวาบน
- คลิก See all settings
- แท็บ General หาส่วน Undo Send
- ใช้ดรอปดาวน์ตั้งช่วงเวลา (สูงสุด 30 วินาที) ที่จะล่าช้าการส่ง ได้ช่วงเวลาย้อนกลับ
- ตอนส่งข้อความ คลิก Undo มุมซ้ายล่าง
อย่าเชื่อมั่นในการยกเลิกอีเมล Outlook
ดูแล้ว การดึงคืนอีเมลใน Outlook กระบวนการง่าย แต่ว่าจะสำเร็จหรือไม่ เป็นเรื่องอื่น เพราะขึ้นกับหลายปัจจัย ในโลกที่เข้าถึงอีเมลจากที่ไหนก็ได้ ตลอดเวลา ไม่ควรพึ่งพาการยกเลิก
แทนที่จะส่งผิดบ่อย ใช้วิธีล่าช้าการส่งแทน จะได้ไม่ส่งทันที และไม่ต้องแดงหน้าจากข้อผิดพลาด!
