เมื่อใดก็ตามที่มีคนออกจากงานหรือไม่ได้อยู่กับองค์กรอีกต่อไป การลบข้อมูลของพวกเขาและลบออกจาก Office 365 เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล ซึ่งไม่เพียงเพิ่มพื้นที่ว่างสำหรับพนักงานในอนาคตเท่านั้น แต่ยังป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ย้อนกลับและเข้าถึงข้อมูลของพวกเขาอีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยลดการชำระค่าธรรมเนียมการสมัครใช้งาน Office 365 เพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูกันว่าผู้ดูแลระบบไอทีสามารถลบบัญชี Office 365 เก่าได้อย่างไร
ข้อมูลบางส่วน
ก่อนจะพูดถึงอะไร เราจะพูดถึงว่านี่เป็นแนวทางสำหรับผู้ดูแลระบบไอทีเท่านั้น เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบส่วนกลางหรือการจัดการผู้ใช้ของ Office 365 สำหรับธุรกิจหรือโรงเรียนเท่านั้นที่สามารถลบบัญชีผู้ใช้ได้ นอกจากนี้ ยังควรสังเกตด้วยว่าผู้ดูแลระบบไอทีมีเวลาเพียง 30 วันในการกู้คืนบัญชีก่อนที่ข้อมูลของผู้ใช้จะถูกลบอย่างถาวร
นอกจากนี้ เราจะพูดถึงว่าแม้ว่าคุณจะลบผู้ใช้ Office 365 คุณจะยังคงต้องชำระค่าใบอนุญาต คุณจะต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมในการหยุดชำระค่าใบอนุญาตหรือย้ายไปยังผู้ใช้รายอื่น เพื่อหลีกเลี่ยงการจ่ายเพิ่ม
หากการสูญหายของข้อมูลสำคัญของบริษัทเป็นเรื่องที่น่ากังวล มีวิธีการสำรองข้อมูลของผู้ใช้เก่าหากจำเป็น สุดท้าย คุณยังสามารถเก็บอีเมลของผู้ใช้ไว้ได้ ก่อนที่คุณจะลบบัญชีโดยย้ายอีเมลไปยังตำแหน่งอื่น ผู้ดูแลระบบไอทีที่มีการสมัครใช้งาน Office 365 ระดับองค์กรสามารถเก็บรักษาข้อมูลกล่องจดหมายของบัญชีผู้ใช้ Office 365 ที่ถูกลบโดยเปลี่ยนเป็นกล่องจดหมายที่ไม่ใช้งาน
ขั้นตอนที่ 1:ลบผู้ใช้
หากคุณกำลังลบบัญชีผู้ใช้ที่คุณแปลงเป็นกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน มีการพิจารณาพิเศษก่อนที่จะลบผู้ใช้ นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาเป็นพิเศษหากคุณตั้งค่าการส่งต่ออีเมลในบัญชี
เหตุผลที่ทำไม? เมื่อมีคนตอบกลับข้อความที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่แชร์ อีเมลจะปรากฏว่ามาจากกล่องจดหมายที่แชร์ ไม่ใช่จากผู้ใช้แต่ละราย นอกจากนี้ การส่งต่ออีเมลยังขึ้นอยู่กับการที่บัญชีจริงยังคงใช้งานอยู่ และหากคุณลบบัญชี กล่องจดหมายจะไม่ทำงาน ในสถานการณ์เหล่านี้ Microsoft แนะนำให้คุณหยุดชำระค่าใบอนุญาตแทนการลบบัญชี (ซึ่งเราจะอธิบายในหัวข้อถัดไป)
อย่างไรก็ตาม ในการเริ่มต้นการลบบัญชีหรือผู้ใช้ Office 365 คุณจะต้องไปที่ Microsoft 365 Admin Center จากที่นี่ คุณจะต้องแน่ใจว่า ลองใช้ศูนย์การจัดการใหม่ สวิตช์ถูกสลับที่ด้านบน จากนั้นคุณสามารถคลิก ผู้ใช้ ในแถบด้านข้าง เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการลบและเลือก ลบผู้ใช้ .
ผู้ดูแลระบบไอทีที่มีประสบการณ์ในเชิงลึกมากขึ้นสามารถลบผู้ใช้จำนวนมากได้พร้อมกันด้วย cmdlet Remove-MsolUser PowerShell เราจะไม่พูดถึงด้านเทคนิคของสิ่งนั้น แต่คุณสามารถอ่านได้ที่นี่หากต้องการ
ขั้นตอนที่ 2:หยุดชำระค่าใบอนุญาต
อีกครั้ง การลบบัญชี Office 365 ยังคงหมายความว่าคุณจะต้องชำระค่าใบอนุญาต คุณสามารถหยุดชำระค่าใบอนุญาตได้โดยทำดังนี้ ก่อนอื่นคุณต้องไปที่การเรียกเก็บเงิน หน้าศูนย์การจัดการ Microsoft 365 จากนั้น คุณจะต้องคลิก ผลิตภัณฑ์และบริการ หน้าหนังสือ. จากนั้นคุณสามารถเลือกการสมัครใช้งาน จากนั้นเลือก เพิ่ม/ลบใบอนุญาต เพื่อลบใบอนุญาต คุณยังสามารถมอบหมายใบอนุญาตใหม่ให้กับบุคคลอื่นจากหน้าเดียวกันได้ หากจำเป็น โปรดทราบว่าระบบจะไม่ถูกกำหนดให้กับบุคคลอื่นโดยอัตโนมัติ
หมายเหตุอื่นๆ
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ คุณอาจไม่สามารถลบสิทธิ์การใช้งานที่เกี่ยวข้องได้เมื่อคุณลบผู้ใช้ Office 365 แล้ว (ในกรณีนี้ คุณยังสามารถมอบหมายสิทธิ์การใช้งานที่เพิ่มสิทธิ์ให้ใหม่ให้กับผู้ใช้ใหม่ได้) สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหากคุณซื้อใบอนุญาตผ่าน Partner หรือ Volume Licensing คุณยังอาจไม่สามารถลบใบอนุญาตได้หากคุณชำระเงินสำหรับแผนบริการรายปีหรืออยู่ระหว่างรอบการเรียกเก็บเงิน ในกรณีนี้ คุณจะไม่สามารถลบใบอนุญาตออกจากการสมัครของคุณได้จนกว่าข้อผูกพันของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบบัญชี Office 365 จาก Microsoft ได้ที่นี่
