เมื่อใครลาออกหรือไม่ได้อยู่ในองค์กรต่อไป การลบข้อมูลและนำพวกเขาออกจาก Office 365 เป็นสิ่งสมเหตุสมผล ไม่เพียงแค่ว่างที่สำหรับพนักงานใหม่ แต่ยังป้องกันไม่ให้ผู้ใช้กลับมาเข้าถึงข้อมูล และหยุดค่าสมาชิก Office 365 ที่จ่ายซ้ำ ในคู่มือนี้เราจะดูวิธี IT Admin ลบบัญชี Office 365 เก่า
ข้อมูลบางอย่าง
ก่อนเริ่ม โปรดทราบ: คู่มือนี้สำหรับ IT Admin เท่านั้น เฉพาะคนที่มีสิทธิ์ Global Admin หรือ User Management ของ Office 365 สำหรับธุรกิจหรือโรงเรียนเท่านั้นที่ลบบัญชีผู้ใช้ได้ ยังมีข้อควรทราบ: IT Admin มีเวลา 30 วันในการกู้คืนบัญชีก่อนที่ข้อมูลผู้ใช้จะถูกลบถาวร
แม้คุณลบผู้ใช้ Office 365 แล้ว คุณยังคงจ่ายค่า License สำหรับพวกเขา คุณต้องหยุดจ่าย License หรือย้ายให้ผู้ใช้อื่น เพื่อไม่จ่ายเพิ่ม
หากกังวลข้อมูลบริษัทสำคัญหาย สามารถสำรองข้อมูลผู้ใช้เก่าได้ หากต้องการ ยังสามารถเก็บอีเมลของผู้ใช้ก่อนลบบัญชีได้โดยย้ายอีเมลไปที่อื่น IT Admin ที่มี Subscription ระดับ Enterprise สามารถรักษาข้อมูล Mailbox ของบัญชีที่ลบได้โดยเปลี่ยนเป็น Inactive Mailbox
ขั้นตอนที่ 1: ลบผู้ใช้
หากลบบัญชีผู้ใช้ที่แปลงเป็น Shared Mailbox มีข้อพิจารณาพิเศษ ก่อนลบผู้ใช้ ยังมีข้อพิจารณาพิเศษหากตั้งค่า Email Forwarding บนบัญชี
เหตุผล: เมื่อคนตอบกลับข้อความที่ส่งไป Shared Mailbox อีเมลจะแสดงว่ามาจาก Shared Mailbox ไใช่จากผู้ใช้รายบุคคล นอกจากนี้ Email Forwarding ขึ้นอยู่กับการมีบัญชีจริงยังทำงานอยู่ หากลบบัญชี Mailbox จะกลายเป็น Inactive ในสถานการณ์เหล่านี้ Microsoft แนะนำให้หยุดจ่าย License แทนการลบบัญชี (อธิบายในส่วนถัดไป)
เพื่อเริ่มลบบัญชี Office 365 หรือผู้ใช้: ไปที่ Microsoft 365 Admin Center ตรวจสอบว่า Switch Try the new admin center เปิดอยู่ด้านบน คลิก Users ใน Sidebar เลือกผู้ใช้ที่ต้องการลบ คลิก Delete User
IT Admin ที่มีประสบการณ์ลึก สามารถลบผู้ใช้หลายคนพร้อมกันด้วย Remove-MsolUser PowerShell Cmdlet ไม่ได้ลงรายละเอียดทางเทคนิค อ่านเพิ่มเติมที่นี่ถ้าต้องการ
ขั้นตอนที่ 2: หยุดจ่าย License
อีกครั้ง การลบบัญชี Office 365 ยังคงต้องจ่าย License คุณหยุดจ่าย License ได้ดังนี้: ไปหน้า Billing ของ Microsoft 365 Admin Center คลิกหน้า Products & Services เลือก Subscription แล้วเลือก Add/Remove Licenses เพื่อลบ License คุณยังมอบหมาย License ใหม่ให้คนอื่นจากหน้าเดียวกันได้ ถ้าต้องการ จำไว้ว่า License จะไม่ถูกมอบหมายให้ใครอัตโนมัติ
ข้อสังเกตอื่นๆ
ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ คุณอาจไม่สามารถลบ License ที่สอดคล้องกันได้หลังลบผู้ใช้ Office 365 (ในกรณีนี้ คุณยังมอบหมาย License ที่ว่างไปให้ผู้ใช้ใหม่ได้) จะเกิดขึ้นหากคุณซื้อ License ผ่าน Partner หรือ Volume Licensing คุณอาจไม่สามารถลบ License ได้หากจ่ายแบบ Annual Plan หรืออยู่กลางรอบ Billing Cycle ในกรณีนี้ ไม่สามารถลบ License จาก Subscription จนกว่าจะครบ Commitment เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการลบบัญชี Office 365 จาก Microsoft
