ทำให้อีเมลน่าสนใจขึ้นด้วยลายเซ็นอีเมลใน Mail บน Mac

เราใช้อีเมลส่งข้อความที่ต้องการความเป็นทางการ เช่น เรื่องราวที่จริงจังหรือเกี่ยวกับงาน ซึ่งไม่เหมาะสำหรับแชททันที การเพิ่มลายเซ็นอีเมลเป็นวิธีง่ายๆ ที่จะสร้างความประทับใจดี หรือเพิ่มความรู้สึกมืออาชีพให้กับข้อความเหล่านี้

ด้วยแอป Mail ตัวจริงบน Mac คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลได้หนึ่งหรือหลายลายเซ็น และเลือกที่จะเพิ่มลงในอีเมลด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ เพื่อให้ความรู้สึกส่วนตัวมากขึ้น

ลายเซ็นอีเมลคืออะไร?

ลายเซ็นอีเมลคือบล็อกข้อความที่แทรกไว้ท้ายทุกอีเมลที่คุณส่ง โดยทั่วไปจะประกอบด้วยชื่อ ข้อมูลติดต่อ เว็บไซต์ของคุณหรือองค์กรที่คุณทำงาน และตำแหน่งงานของคุณ

ใน Mail คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบัญชีอีเมล หรือมากกว่าหนึ่งลายเซ็นต่อบัญชีเดียว ที่คุณสามารถสลับใช้กันได้ ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์หากคุณใช้หลายบัญชีเพื่อวัตถุประสงค์ที่ต่างกัน

วิธีสร้างลายเซ็นอีเมลใน Mail

ก่อนเริ่มสร้างลายเซ็นอีเมล ให้ตรวจสอบว่าบัญชีอีเมลไหนบ้างที่ซิงค์กับ Mail ไปที่ Mail > Accounts จากแถบเมนู หากต้องการเพิ่มบัญชี เช่น Google หรือ Microsoft ให้คลิกปุ่ม Add (+) เลือกบัญชี และทำตามขั้นตอนบนหน้าจอเพื่อตั้งค่า

เมื่อเสร็จแล้ว คุณพร้อมสร้างลายเซ็นอีเมล:

1. ไปที่ Mail > Preferences (การตั้งค่า)
2. คลิกแท็บ Signatures (ลายเซ็น) เลือก All Signatures หรือบัญชีเฉพาะที่ต้องการเพิ่มลายเซ็น คลิกปุ่ม Add (+) ด้านล่างคอลัมน์กลาง แล้วตั้งชื่อลายเซ็น ชื่อนี้จะปรากฏในเมนูป๊อปอัพลายเซ็นเมื่อคุณเขียนอีเมล
3. พิมพ์ลายเซ็นของคุณในพื้นที่แสดงตัวอย่างคอลัมน์ที่สาม คุณยังสามารถจัดรูปแบบลายเซ็นตามต้องการได้ เพียง Control-คลิกเพื่อดูเมนูบริบทเพื่อปรับรูปแบบลายเซ็น เพิ่มลิงก์ และแม้แต่ตรวจสอบ Spelling and Grammar (การสะกดคำและไวยากรณ์) เพิ่มรูปภาพโดยลากไปวางในพื้นที่แสดงตัวอย่าง

แค่นี้ก็จบแล้ว! ตอนนี้คุณสามารถเลือกลายเซ็นนั้นเมื่อเขียนอีเมลครั้งต่อไป

เพิ่มเติม หากคุณใช้ iCloud สำหรับ Mail บนอุปกรณ์ทุกเครื่อง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับลายเซ็นอีเมลจะปรากฏบนอุปกรณ์ iCloud อื่นๆ ด้วย เพื่อตรวจสอบ ไปที่ System Preferences > Apple ID คลิก iCloud และดูว่า Mail ถูกเลือกหรือไม่

วิธีลบลายเซ็น

หากต้องการลบลายเซ็นเฉพาะจากบัญชี ให้คลิกที่บัญชีก่อน แล้วค่อยคลิกปุ่ม Remove (–) ในคอลัมน์กลาง การลบลายเซ็นเมื่อเลือก All Signatures จะลบลายเซ็นนั้นออกจากบัญชีทั้งหมดที่ใช้อยู่

อ่านเพิ่มเติม: วิธีจัดตารางส่งอีเมลบน Mac

วิธีนำลายเซ็นออกจากอีเมล

หากตัดสินใจไม่ใช้ลายเซ็นแล้ว ไปที่ Mail > Preferences แล้วไปที่เมนูป๊อปอัพ Signature ที่ด้านล่างและเลือก None (ไม่มี)

คุณยังสามารถนำลายเซ็นออกจากอีเมลที่กำลังเขียนอยู่ได้ เพียงคลิกเมนูป๊อปอัพ Signature ใต้ช่องเรื่องในข้อความที่กำลังเขียน แล้วเลือก None

วิธีเพิ่มลายเซ็นลงอีเมลด้วยตนเองหรืออัตโนมัติ

ใน Mail คุณสามารถเลือกได้ว่าจะเพิ่มลายเซ็นใดๆ ลงในอีเมลอัตโนมัติ หรือเลือกด้วยตนเองจากลายเซ็นที่มีอยู่ เพื่อตั้งค่าให้อัตโนมัติ:

1. ไปที่ Mail > Preferences แล้วเลือก Signatures
2. เลือกบัญชี แล้วคลิกเมนูป๊อปอัพ Signatures ด้านล่าง เลือกลายเซ็นอีเมลที่ต้องการ หากมีหลายลายเซ็น สามารถเลือก At Random (สุ่ม) เพื่อสลับกันแบบสุ่ม หรือ In Sequential Order (ตามลำดับ)

สำหรับความรู้สึกส่วนตัวมากขึ้น ให้เพิ่มลายเซ็นลงในอีเมลที่ส่งด้วยตนเอง ขณะเขียนอีเมล ไปที่เมนูป๊อปอัพ Signatures ใต้ช่องเรื่อง แล้วเลือกลายเซ็นที่ต้องการ

หากลายเซ็นที่ต้องการไม่ปรากฏ อาจเพราะยังไม่ได้เพิ่มลงในบัญชีนั้น ตรวจสอบว่าลายเซ็นอยู่ในบัญชีหรือไม่โดยคลิก Edit Signatures ซึ่งจะนำคุณไปที่ Signatures ใน Mail Preferences

เพิ่มความมืออาชีพให้อีเมลด้วยลายเซ็น

การจบอีเมลด้วยลายเซ็นเป็นหนึ่งวิธีในการสร้างแบรนด์และภาพลักษณ์ ด้วย Mail ไม่เพียงแต่คุณเพิ่มลายเซ็นลงอีเมลได้ แต่ยังมีตัวเลือกปรับเปลี่ยนลายเซ็นได้ง่ายตามความต้องการ