เริ่มต้นใช้งาน Microsoft OneDrive บน Windows 10: เรารู้จักกันดีว่า ก่อนจะมีอุปกรณ์ดิจิทัลอย่างคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ แท็บเล็ต ฯลฯ ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดการด้วยตนเอง และบันทึกด้วยมือในสมุดบันทึก ไฟล์ ฯลฯ ในธนาคาร ร้านค้า โรงพยาบาล ฯลฯ ที่มีข้อมูลจำนวนมากสร้างขึ้นทุกวัน (เพราะเป็นสถานที่ที่มีคนมาเยอะและสำคัญที่จะจัดเก็บบันทึกของพวกเขา) ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บด้วยตนเอง และเนื่องจากข้อมูลจำนวนมาก จึงต้องจัดเก็บไฟล์จำนวนมาก ซึ่งสร้างปัญหาหลายอย่าง:
- ต้องจัดเก็บไฟล์จำนวนมาก จึงใช้พื้นที่มาก
- ต้องซื้อไฟล์/สมุดบันทึกใหม่ ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมาก
- หากต้องการข้อมูล ต้องค้นหาในไฟล์ทั้งหมดด้วยตนเอง ใช้เวลานานมาก
- เนื่องจากข้อมูลจัดเก็บในไฟล์/สมุดบันทึก โอกาสสูงที่จะวางไฟล์ผิดที่หรือเสียหาย
- ขาดความปลอดภัย เนื่องจากใครก็ตามที่เข้าถึงอาคารได้ สามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้
- เนื่องจากมีไฟล์มาก การเปลี่ยนแปลงข้อมูลมีความยากลำบาก
ด้วยการมาของอุปกรณ์ดิจิทัล ปัญหาข้างต้นถูกกำจัดหรือแก้ไข เพราะอุปกรณ์ดิจิทัลอย่างโทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ ฯลฯ ให้ความสะดวกในการจัดเก็บและบันทึกข้อมูล แม้จะมีข้อจำกัดบางอย่าง แต่อุปกรณ์เหล่านี้ช่วยมากและทำให้จัดการข้อมูลง่ายและสะดวกมาก
เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดจัดเก็บได้ในที่เดียว คือคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ จึงไม่ใช้พื้นที่จริง อุปกรณ์ดิจิทัลทุกอย่างมาพร้อมฟีเจอร์ความปลอดภัย ข้อมูลจึงปลอดภัย ไม่มีโอกาสวางไฟล์ผิดที่ เพราะสามารถสำรองข้อมูล (backup) ได้ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเดิมสะดวกมาก เพราะไฟล์ทั้งหมดอยู่ที่เดียว คืออุปกรณ์เดียว
แต่ ไม่มีอะไรสมบูรณ์แบบในโลกนี้ อุปกรณ์ดิจิทัลอาจเสียหายตามเวลา หรือใช้งานนานจนชำรุด ตอนนั้นคุณควรถามตัวเองว่า ข้อมูลที่จัดเก็บในอุปกรณ์นั้นจะเกิดอะไรขึ้น? หรือถ้าคุณหรือใครก็ตาม Format อุปกรณ์โดยไม่ได้ตั้งใจ ข้อมูลทั้งหมดก็จะหายไป ในสถานการณ์แบบนี้ คุณควรใช้ OneDrive เพื่อสำรองข้อมูลบนคลาวด์
เพื่อแก้ปัญหาข้างต้น Microsoft เปิดบริการจัดเก็บใหม่ ที่คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดได้โดยไม่กังวลเรื่องอุปกรณ์เสียหาย เพราะข้อมูลจัดเก็บบนคลาวด์ ไม่ใช่บนอุปกรณ์ ดังนั้นแม้อุปกรณ์จะเสียหาย ข้อมูลก็ยังคงปลอดภัย และคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกเมื่อ ทุกที่ บนคลาวด์ ด้วยอุปกรณ์อื่น บริการจัดเก็บนี้ของ Microsoft ชื่อว่า OneDrive
OneDrive: OneDrive เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ออนไลน์ ที่มาพร้อมกับบัญชี Microsoft Account ช่วยให้คุณจัดเก็บไฟล์บนคลาวด์ และเข้าถึงไฟล์เหล่านี้ได้ทุกเมื่อ ทุกที่ บนอุปกรณ์อย่างคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ แท็บเล็ต ฯลฯ สิ่งที่ดีที่สุด คุณสามารถส่งไฟล์หรือโฟลเดอร์ให้ผู้อื่นได้โดยตรงจากคลาวด์
คุณสมบัติหลักของ OneDrive
- ผู้ใช้ฟรี จัดเก็บได้สูงสุด 5GB บนบัญชี OneDrive
- ให้ Cross-platform sync หมายถึงเข้าถึงไฟล์เดียวกันที่คุณกำลังทำงาน จากคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ หรืออุปกรณ์อื่นได้
- มีฟีเจอร์ Intelligent search (ค้นหาอัจฉริยะ)
- เก็บ File history (ประวัติไฟล์) หากคุณเปลี่ยนแปลงไฟล์ และต้องการย้อนกลับ (undo) ทำได้ง่าย
คำถามคือ จะใช้ OneDrive อย่างไร มาเรียนรู้ทีละขั้นตอนกันเลย
วิธีใช้ OneDrive: เริ่มต้นใช้งาน Microsoft OneDrive
ข้อควรระวัง: ควรสร้าง System Restore Point ก่อนทำการเปลี่ยนแปลง
วิธีที่ 1 – วิธีสร้างบัญชี OneDrive
ก่อนใช้ OneDrive ควรสร้างบัญชี OneDrive ก่อน หากคุณมีบัญชีที่อีเมลเป็น @outlook.com หรือ @hotmail.com หรือมีบัญชี Skype แสดงว่าคุณมี Microsoft account แล้ว สามารถข้ามขั้นตอนนี้ และ Sign in ด้วยบัญชีนั้นได้เลย แต่หากยังไม่มี ให้สร้างตามขั้นตอน:
- เข้า OneDrive.com ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
- คลิกปุ่ม Sign up for free
- คลิกปุ่ม Create a Microsoft account
- กรอก อีเมล สำหรับ Microsoft account ใหม่ คลิก Next
- กรอก รหัสผ่าน สำหรับ Microsoft account ใหม่ คลิก Next
- กรอก รหัสยืนยัน ที่จะได้รับทางอีเมลที่ลงทะเบียน คลิก Next
- กรอกตัวอักษรที่เห็นเพื่อ ยืนยัน Captcha คลิก Next
- บัญชี OneDrive จะถูกสร้าง
หลังทำขั้นตอนทั้งหมด คุณสามารถเริ่มใช้ OneDrive ได้แล้ว
วิธีที่ 2 – วิธีตั้งค่า OneDrive บน Windows 10
ก่อนใช้ OneDrive ต้องมี OneDrive บนอุปกรณ์และพร้อมใช้งาน ดังนั้นเพื่อตั้งค่า OneDrive ใน Windows 10 ทำตามขั้นตอน:
- เปิด Start ค้นหา OneDrive ด้วยแถบค้นหา กด Enter
- หมายเหตุ: หากค้นหาไม่เจอ OneDrive แสดงว่า ไม่ได้ติดตั้ง OneDrive บนคอมพิวเตอร์ ให้ดาวน์โหลด OneDrive จาก Microsoft แตกไฟล์ และดับเบิลคลิกเพื่อติดตั้ง
- กรอก อีเมล Microsoft ที่สร้างไว้ข้างต้น คลิก Sign in
- กรอกรหัสผ่านบัญชี Microsoft คลิก Sign in
หมายเหตุ: หากลืมรหัสผ่าน สามารถรีเซ็ตได้โดยคลิก "Forgot your password"
- คลิกปุ่ม Next
หมายเหตุ: หากมีโฟลเดอร์ OneDrive อยู่แล้ว ควรเปลี่ยนตำแหน่งโฟลเดอร์ OneDrive เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการซิงค์ไฟล์ภายหลัง
- คลิก Not now หากใช้ OneDrive ฟรี
- อ่านเคล็ดลับที่ให้มา แล้วคลิก Open my OneDrive folder
- โฟลเดอร์ OneDrive จะเปิดขึ้น จากคอมพิวเตอร์ของคุณ
ตอนนี้ โฟลเดอร์ OneDrive ของคุณถูกสร้างแล้ว คุณสามารถเริ่มอัปโหลดรูปภาพ เอกสาร ไฟล์ต่างๆ ขึ้นคลาวด์ได้
วิธีที่ 3 – วิธีอัปโหลดไฟล์ไป OneDrive
ตอนนี้โฟลเดอร์ OneDrive ถูกสร้างแล้ว คุณพร้อมอัปโหลดไฟล์ OneDrive ผสานรวมอยู่ใน Windows 10 File Explorer ทำให้อัปโหลดไฟล์ง่าย เร็ว และสะดวก วิธีอัปโหลดผ่าน File Explorer:
- เปิด File Explorer โดยคลิก This PC หรือใช้ปุ่มลัด Windows key + E
- หา โฟลเดอร์ OneDrive ในรายการโฟลเดอร์ด้านซ้าย คลิกที่มัน
- หมายเหตุ: หากตั้งค่าบัญชีมากกว่า 1 บัญชี อาจมี โฟลเดอร์ OneDrive มากกว่า 1 โฟลเดอร์ เลือกที่ต้องการ
- ลากและวาง (Drag & drop) หรือ คัดลอกและวาง (Copy & paste) ไฟล์/โฟลเดอร์จากคอมพิวเตอร์ไปที่โฟลเดอร์ OneDrive
- หลังทำขั้นตอนด้านบนเสร็จ ไฟล์ของคุณจะอยู่ในโฟลเดอร์ OneDrive และจะ ซิงค์อัตโนมัติไปยังบัญชี โดย OneDrive client ในพื้นหลัง
- หมายเหตุ: แทนที่จะเซฟไฟล์ในคอมพิวเตอร์ก่อน แล้วย้ายไป OneDrive คุณสามารถ เซฟไฟล์ตรงไปที่โฟลเดอร์ OneDrive ได้เลย จะประหยัดเวลาและหน่วยความจำ
วิธีที่ 4 – วิธีเลือกโฟลเดอร์ที่จะซิงค์จาก OneDrive
เมื่อข้อมูลบนบัญชี OneDrive เพิ่มมากขึ้น จะยากที่จะจัดการไฟล์/โฟลเดอร์ทั้งหมดในโฟลเดอร์ OneDrive ภายใน File Explorer เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถระบุได้ว่าจะให้ไฟล์/โฟลเดอร์ไหนจากบัญชี OneDrive เข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์
- คลิกที่ ไอคอนเมฆ มุมขวาล่าง หรือพื้นที่แจ้งเตือน
- คลิก ไอคอนสามจุด (More)
- จากเมนู More คลิก Settings
- ไปที่แท็บ Account คลิกปุ่ม Choose folders
- ยกเครื่องหมายถูกออกจาก Make all files available option
- จากโฟลเดอร์ที่มีอยู่ ติ๊กเลือกโฟลเดอร์ ที่ต้องการให้เข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์
- พอเสร็จ ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง คลิก OK
- คลิก OK อีกครั้งเพื่อบันทึก
หลังทำขั้นตอนด้านบนเสร็จ เฉพาะไฟล์/โฟลเดอร์ที่ติ๊กเลือกข้างต้น จะมองเห็นได้ในโฟลเดอร์ OneDrive คุณสามารถเปลี่ยนได้ตลอดเวลา ว่าไฟล์/โฟลเดอร์ไหนจะแสดงใน OneDrive ภายใต้ File Explorer
หมายเหตุ: หากต้องการให้ไฟล์ทั้งหมดมองเห็นได้อีก ให้ติ๊กที่กล่อง "Make all files available" ที่เคยยกถูกออก แล้วคลิก OK
วิธีที่ 5 – เข้าใจสถานะของไฟล์ OneDrive ที่กำลังซิงค์
ข้อมูลจำนวนมากจัดเก็บบน OneDrive จึงสำคัญมากที่จะติดตามไฟล์/โฟลเดอร์ที่กำลังซิงค์กับคลาวด์ และสำคัญที่สุดคือ ตรวจสอบว่าไฟล์/โฟลเดอร์ซิงค์ถูกต้องบนคลาวด์ คุณควรรู้จักแยกแยะว่า ไฟล์ไหนซิงค์บนคลาวด์แล้ว ไหนยังกำลังซิงค์ และไหนยังไม่ได้ซิงค์ การตรวจสอบข้อมูลนี้ง่ายมากกับ OneDrive OneDrive ให้สัญลักษณ์ (badges) หลายแบบ เพื่อบอกสถานะการซิงค์ของไฟล์
สัญลักษณ์บางอย่างมีดังนี้:
- ไอคอนเมฆสีขาวทึบ: ไอคอนเมฆสีขาวทึบที่มุมซ้ายล่าง บ่งบอกว่า OneDrive ทำงานปกติ และ OneDrive เป็นเวอร์ชันล่าสุด
- ไอคอนเมฆสีฟ้าทึบ: ไอคอนเมฆสีฟ้าทึบที่มุมขวาล่าง บ่งบอกว่า OneDrive for Business ทำงานปกติโดยไม่มีปัญหา และเป็นเวอร์ชันล่าสุด
- ไอคอนเมฆสีเทาทึบ: ไอคอนเมฆสีเทาทึบ บ่งบอกว่า OneDrive กำลังทำงาน แต่ไม่มีบัญชีที่ Sign in
- ไอคอนเมฆพร้อมลูกศรวนรูปวงกลม: สัญลักษณ์นี้บ่งบอกว่า OneDrive กำลังอัปโหลดไฟล์ขึ้นคลาวด์ หรือดาวน์โหลดไฟล์จากคลาวด์สำเร็จ
- ไอคอนเมฆพร้อม X สีแดง: สัญลักษณ์นี้บ่งบอกว่า OneDrive ทำงานอยู่ แต่มีปัญหาในการซิงค์ ที่ต้องแก้ไข
ไอคอนแสดงสถานะของไฟล์และโฟลเดอร์
- เมฆสีขาวพร้อมขอบสีฟ้า: บ่งบอกว่าไฟล์ไม่อยู่ใน local storage และเปิดไม่ได้แบบออฟไลน์ จะเปิดได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- สีเขียวทึบพร้อมเครื่องหมายถูกสีขาวภายใน: บ่งบอกว่าไฟล์ถูกทำเครื่องหมาย "Always keep on this device" ไฟล์สำคัญนี้จะพร้อมใช้งานออฟไลน์ และเข้าถึงได้ตลอดเวลา
- ไอคอนสีขาวพร้อมขอบเขียว & เครื่องหมายถูกเขียวภายใน: บ่งบอกว่าไฟล์พร้อมใช้งานออฟไลน์ใน local storage และเข้าถึงได้แบบออฟไลน์
- สีแดงทึบพร้อม X สีขาวภายใน: บ่งบอกว่าไฟล์มีปัญหาในการซิงค์ และต้องแก้ไข
- ไอคอนพร้อมลูกศรสองตัววนรูปวงกลม: บ่งบอกว่าไฟล์กำลังซิงค์อยู่
ข้างต้นคือสัญลักษณ์บางอย่างที่จะแจ้งสถานะปัจจุบันของไฟล์ของคุณ
วิธีที่ 6 – วิธีใช้ OneDrive Files On-Demand
Files On-Demand เป็นฟีเจอร์ของ OneDrive ที่ช่วยให้คุณเห็นเนื้อหาทั้งหมดที่จัดเก็บบนคลาวด์ผ่าน File Explorer โดยไม่ต้องดาวน์โหลดมาที่อุปกรณ์ก่อน
- คลิก ไอคอนเมฆ มุมซ้ายล่าง หรือพื้นที่แจ้งเตือน
- คลิก ไอคอนสามจุด (More) แล้วคลิก Settings
- ไปที่แท็บ Settings
- ภายใต้ Files On-Demand ติ๊กถูก "Save space and download files as you use them" คลิก OK
- หลังทำขั้นตอนด้านบนเสร็จ Files On-Demand จะถูกเปิดใช้งาน ตอนนี้ คลิกขวา ที่ไฟล์และโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์ OneDrive
- เลือก ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ตามที่ต้องการให้ไฟล์พร้อมใช้งาน:
- ก. คลิก Free up space หากต้องการให้ไฟล์พร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อมีอินเทอร์เน็ต
- ข. คลิก Always keep on this device หากต้องการให้ไฟล์พร้อมใช้งานออฟไลน์ตลอดเวลา
วิธีที่ 7 – วิธีแชร์ไฟล์ด้วย OneDrive
เหมือนที่เห็นก่อนหน้านี้ OneDrive ให้สำรองส่งไฟล์โดยตรงกับผู้อื่นโดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์มาที่อุปกรณ์ OneDrive ทำได้โดยสร้างลิงก์ที่ปลอดภัย ซึ่งคุณสามารถให้ผู้อื่นที่ต้องการเข้าถึงเนื้อหาหรือไฟล์
- เปิดโฟลเดอร์ OneDrive โดยกด Windows key+E แล้วคลิกโฟลเดอร์ OneDrive
- คลิกขวา ที่ ไฟล์หรือโฟลเดอร์ ที่ต้องการแชร์
- เลือก "Share a OneDrive link"
- การแจ้งเตือนจะปรากฏบนแถบแจ้งเตือน ว่ามีลิงก์เฉพาะตัวถูกสร้างขึ้น
- หลังทำขั้นตอนด้านบนเสร็จ ลิงก์ของคุณจะถูกคัดลอกไปที่ Clipboard คุณแค่ต้องวางลิงก์ และส่งผ่านอีเมลหรือแอปแชทให้คนที่ต้องการส่ง
วิธีที่ 8 – วิธีได้พื้นที่จัดเก็บเพิ่มบน OneDrive
หากคุณใช้ OneDrive ฟรี จะมีพื้นที่ 5GB เท่านั้น หากต้องการพื้นที่มากกว่า ต้องสมัครสมาชิกรายเดือน และจ่ายค่าใช้จ่าย
หากต้องการทราบว่าพื้นที่ใช้ไปเท่าไหร่ และเหลือเท่าไหร่ ทำตามขั้นตอน:
- คลิก ไอคอนเมฆ มุมซ้ายล่าง
- คลิกไอคอนสามจุด คลิก Settings
- สลับไปที่ Account tab เพื่อดูพื้นที่ที่ใช้และเหลือ ภายใต้ OneDrive จะเห็น พื้นที่จัดเก็บที่ใช้ไปแล้ว
หลังทำขั้นตอนด้านบน คุณจะทราบพื้นที่ที่มีอยู่ หากต้องการมากกว่านี้ ให้ลบพื้นที่บ้าง หรือขยายโดยสมัครสมาชิกรายเดือน
บทความแนะนำ:
- แก้ Desktop Window Manager High CPU (DWM.exe)
- ทำอย่างไรหากลืมรหัสผ่าน Instagram?
- วิธีตั้งค่า Auto Shutdown ใน Windows 10
- วิธีปิด Windows 10 Firewall
หวังว่าบทความนี้จะช่วยประโยชน์ และคุณสามารถ เริ่มต้นใช้งาน Microsoft OneDrive บน Windows 10 ได้แล้ว หากยังมีคำถาม สามารถถามได้ในส่วนความคิดเห็นครับ
