เครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับจัดรูปแบบเอกสารซับซ้อนใน Google Docs

ล้านคนใช้ Google Docs ทุกวันสำหรับเขียนนิยาย วิทยานิพนธ์ เรซูเม่ สูตรอาหาร และโครงการอื่นๆ อีกมากมาย ในทุกอย่างนี้ การจัดระเบียบ - ไม่ว่าภายในเอกสารหรือข้างนอก - จะให้เวลาเพิ่มเติมในการสร้างสรรค์แทนที่จะค้นหาส่วนนั้นที่ต้องปรับอีกนิดหน่อย บทความนี้ดูเครื่องมือช่วยจัดรูปแบบเอกสารใน Google Docs ให้ดียิ่งขึ้น

Outlines (โครงร่าง)

วิธีดีที่สุดเริ่มโครงการยาวคือเริ่มจากโครงร่าง สำหรับ Google Docs หมายถึงการกำโหนดโครงสร้างด้วย Heading Styles 3 อันแรกอยู่บน Toolbar (ค่าเริ่มต้นคือ Paragraph) เข้าถึงชั้นเพิ่มเติมได้ที่ "Format -> Paragraph styles"

Outline แสดงด้านซ้ายของหน้า เลือก "View -> Show document outline" ภายใน Outline Pane หัวข้อจะกลายเป็นลิงก์ กดกระโดดไปส่วนต่างๆ ได้โดยไม่ต้องเลื่อนลูกศรมากๆ เมื่อชี้ที่หัวข้อ ไอคอน X ขวาจะไม่ลบส่วน แต่จะลบออกจาก Outline

Table of Contents (สารบัญ)

โครงสร้างเอกสารเดียวกันที่ใช้สำหรับ Outline ใช้สร้าง Table of Contents ได้ ความต่างคือ ToC สร้างให้ผู้อ่านใช้ มี 2 ตัวเลือก สำหรับพิมพ์ เลือกตัวแรกที่ "Insert -> Table of contents" จะสร้างรายการพร้อมหมายเลขหน้า

สำหรับเผยแพร่ออนไลน์ เลือกตัวที่สอง จะเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์มาตรฐานไปแต่ละส่วน หากแก้ไขข้อความมาก ให้รีเฟรช ToC ด้วยไอคอนที่ปรากฏเมื่อเลือกกรอบ ข้อความใน ToC จัดรูปแบบได้เหมือนข้อความทั่วไป

Bookmarks (สัญลักษณ์หนังสือ)

Bookmark สร้าง Anchor ภายในเอกสาร ใช้นำทางรอบงานที่กระจายอยู่ไฟล์ โฟลเดอร์ หรือบัญชีต่างกัน หากเข้าถึงเอกสารได้ คลิกลิงก์ Bookmark จะไปจุดนั้น ทำให้เหมาะสำหรับการสร้างเอกสารขนาดใหญ่หรือร่วมกัน

เพิ่ม Bookmark: วางเคอร์เซอร์จุดที่ต้องการลิงก์ เลือก "Insert -> Bookmark" ไอคอนสีน้ำเงินเล็กจะปรากฏ คลิกจะได้ตัวเลือก Copy link หรือ Remove bookmark Bookmark ดีสำหรับกลับมาทำงานต่อส่วนหนึ่ง ผมใช้เชื่อมโยงโน้ตใน Google Keep ไปส่วนที่ต้องปรับเพิ่ม

Document Breaks (การแบ่งเอกสาร)

มี 3 วิธีเพิ่ม Break ในเอกสาร:

1. Page Break: เนื้อหาหลังมันจะไปหน้าใหม่ ใช้สำหรับจบบท หรือกันบรรทัดบังคับ/บรรทัดเดี่ยว ควรตรวจสอบการจบบรรทัดบนหน้าเผื่อ Page Break ทำอะไรผิดปกติ
2. Section Break: มีประโยชน์กว่า เป็น "Continuous" (เนื้อหาไหลต่อหน้าเดิม) หรือ "Next page" (บังคับ Page Break ก่อน Section ถัดไป) Section สามารถมี Margin Settings ของตัวเองได้ เหมาะกับโครงการเทคนิค
3. Column Break: ใช้ในเลย์เอาต์หลายคอลัมน์

Page Break ลบได้โดยวางเคอร์เซอร์ด้านล่างกด Backspace Section Break คงทนกว่า ลบได้โดย: ทำให้มองเห็นได้ ("View -> Show section breaks") วางเคอร์เซอร์ท้ายบรรทัดเหนือ Break กด Delete สองครั้ง (จะลบตัวอักษรแรกของ Section ถัดไปด้วย)

Project Links (ลิงก์โครงการ)

หากโครงการซับซ้อนเกินไป แยกเป็นหลายเอกสาร "Insert -> Link" จะช่วยมาก ไฮไลท์ข้อความเลือก ตัวเลือกลิงก์ไปยังองค์ประกอบที่ตั้งไว้ก่อนหน้า (Headings หรือ Bookmarks) หรือองค์ประกอบเว็บที่เกี่ยวข้อง ดีสำหรับการวิจัย

กล่องโต้ตอบนี้ยังแนะนำลิงก์ไปเอกสารของคุณบน Drive ที่เกี่ยวข้องกับคำที่ไฮไลท์ คลิก "Find more" เปิดแผงขวาด้วยคำแนะนำจากเว็บ Google Images หรือโฟลเดอร์ Drive ของคุณ 當然 วาง URL ได้เช่นกัน เช่นจาก Bookmark tool

นอกจากจัดรูปแบบใน Google Docs ยังสามารถอ้างอิงบทความ เพิ่มลายเซ็น และเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับได้ ดูเคล็ดลับ Google Docs เพิ่มเติมได้ที่นี่