ผู้คนนับล้านใช้ Google เอกสารทุกวันในการเขียนนวนิยาย วิทยานิพนธ์ ประวัติย่อ สูตรอาหาร และโครงการอื่นๆ อีกหลายพันโครงการ ทั้งหมดนี้ การจัดระเบียบ - ภายในเอกสารและอื่น ๆ - สามารถให้เวลาคุณมากขึ้นในการจดจ่อกับการสร้างสรรค์ แทนที่จะค้นหาส่วนที่ต้องการปรับแต่งอีกเพียงครั้งเดียวเพื่อให้สมบูรณ์แบบ บทความนี้กล่าวถึงเครื่องมือต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณจัดรูปแบบเอกสารได้ดียิ่งขึ้นใน Google เอกสาร
โครงร่าง
วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มโครงการที่ยาวขึ้นคือการใช้โครงร่าง สำหรับ Google Docs นี่หมายถึงการเริ่มกำหนดโครงสร้างของคุณด้วยสไตล์หัวเรื่อง ซึ่งสามรูปแบบแรกมีอยู่ใน Toolbar โดยค่าเริ่มต้นจะระบุย่อหน้า เข้าถึงเลเยอร์เพิ่มเติมโดยใช้ “รูปแบบ -> ลักษณะย่อหน้า”
เค้าร่างมีอยู่ทางด้านซ้ายของหน้าของคุณ หากต้องการดู ให้เลือก "ดู -> แสดงโครงร่างเอกสาร" ภายในบานหน้าต่างเค้าร่าง หัวเรื่องของคุณจะกลายเป็นลิงก์โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถข้ามไปรอบๆ เอกสารได้โดยไม่ต้องเลื่อนดูไม่รู้จบ เมื่อคุณวางเมาส์เหนือหัวเรื่อง ไอคอน X ทางด้านขวาจะไม่ลบส่วนนั้น แต่จะลบออกจากโครงร่างของคุณ
สารบัญ
โครงสร้างเอกสารเดียวกันกับที่ใช้สำหรับเค้าร่างยังสามารถใช้เพื่อสร้างสารบัญ ความแตกต่างที่นี่คือ ToC ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้ผู้อ่านใช้ มีสองตัวเลือกให้เลือก สำหรับการแจกจ่ายสิ่งพิมพ์ ให้เลือกตัวเลือกแรกที่ “แทรก -> สารบัญ” สิ่งนี้จะสร้างรายการและเพิ่มหมายเลขหน้า
สำหรับการแจกจ่ายออนไลน์ ให้เลือกตัวเลือกที่สอง ซึ่งจะเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์มาตรฐานไปยังแต่ละส่วน หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญกับข้อความของคุณ อย่าลืมย้อนกลับไปและรีเฟรช ToC โดยใช้ไอคอนที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณเลือกเฟรม ข้อความในสารบัญสามารถจัดรูปแบบได้เหมือนกับข้อความอื่นๆ
บุ๊กมาร์ก
บุ๊กมาร์กเอกสารจะสร้างจุดยึดภายในเอกสาร และสามารถใช้นำทางไปยังงานต่างๆ ที่อาจกระจายไปตามไฟล์ โฟลเดอร์ หรือบัญชีต่างๆ หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสาร การคลิกลิงก์บุ๊กมาร์กจะนำคุณไปยังจุดนั้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างเอกสารขนาดใหญ่หรือการทำงานร่วมกัน
หากต้องการเพิ่ม ให้วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่คุณต้องการลิงก์และเลือก "แทรก -> บุ๊กมาร์ก" ไอคอนสีน้ำเงินเล็กๆ จะปรากฏขึ้นถัดจากไอคอนนั้น และการคลิกที่นี่จะมีตัวเลือกให้คัดลอกลิงก์หรือนำบุ๊กมาร์กออก บุ๊กมาร์กเหมาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการกลับมาทำงานในส่วนใดส่วนหนึ่ง ฉันใช้เพื่อเชื่อมต่อโน้ตใน Google Keep กับส่วนที่ต้องการการปรับปรุง
เอกสารแตก
คุณสามารถเพิ่มตัวแบ่งในเอกสารได้สามวิธี อย่างแรกคือตัวแบ่งหน้าและจะใส่เนื้อหาใดๆ ที่ตามมาลงในหน้าใหม่ อาจมีประโยชน์สำหรับการจบบทหรือเพื่อหลีกเลี่ยงการบอกม่ายหรือเด็กกำพร้าในข้อความของคุณ เมื่อใช้สิ่งนี้ คุณควรย้อนกลับไปและตรวจสอบการตกบรรทัดบนหน้าเว็บของคุณ เผื่อในกรณีที่ตัวแบ่งหน้าของคุณทำอะไรบางอย่างที่แปลกไป
ตัวแบ่งหน้าจะถือว่าเหมือนกับเนื้อหาของหน้า สามารถลบได้โดยวางเคอร์เซอร์ไว้ด้านล่างแล้วกด Backspace
ตัวแบ่งส่วนมีประโยชน์มากกว่าเพราะสามารถ "ต่อเนื่อง" ได้ ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาจะไหลไปในหน้าเดียวกับตัวแบ่งส่วน หรือ "หน้าถัดไป" ซึ่งจะทำให้ตัวแบ่งหน้านำหน้าส่วนถัดไปเสมอ ส่วนต่างๆ สามารถมีการตั้งค่าระยะขอบของตนเองได้ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในโครงการด้านเทคนิค
ตัวแบ่งส่วนจะคงอยู่มากกว่าตัวแบ่งหน้า ในการกำจัดอย่างใดอย่างหนึ่ง ขั้นแรกทำให้มองเห็นได้ (“มุมมอง -> แสดงตัวแบ่งส่วน”) จากนั้นวางเคอร์เซอร์ที่ท้ายบรรทัดเหนือตัวแบ่งแล้วแตะ ลบ ที่สำคัญสองครั้ง โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะลบอักษรตัวแรกของหัวข้อถัดไปด้วย
ลิงค์โครงการ
หากโปรเจ็กต์ของคุณซับซ้อนเกินไป การแบ่งเป็นเอกสารหลายๆ ฉบับจะดีกว่า ในกรณีนี้ ตัวเลือก "แทรก -> ลิงก์" จะมีประโยชน์มาก เน้นข้อความแล้วเลือกตัวเลือกนี้ แล้วคุณจะได้รับตัวเลือกในการเชื่อมโยงไปยังองค์ประกอบใดๆ ที่คุณตั้งค่าไว้ก่อนหน้านี้ (ส่วนหัวหรือบุ๊กมาร์ก) หรือองค์ประกอบเว็บบางส่วนที่เกี่ยวข้องกับข้อความที่ไฮไลต์ ซึ่งเหมาะสำหรับการค้นคว้า
กล่องโต้ตอบนี้จะให้คำแนะนำสองสามข้อสำหรับลิงก์ไปยังเอกสารของคุณเองในไดรฟ์ที่เกี่ยวข้องกับคำที่ไฮไลต์ คุณยังสามารถคลิกที่ "ค้นหาเพิ่มเติม" ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างด้านขวาพร้อมคำแนะนำจากเว็บ, Google รูปภาพ หรือโฟลเดอร์ไดรฟ์ของคุณเอง คุณยังสามารถวาง URL ลงใน URL ได้ เช่น URL ที่สร้างขึ้นจากเครื่องมือบุ๊กมาร์กด้านบน
นอกเหนือจากการทำงานและการจัดรูปแบบเอกสารของคุณใน Google Docs แล้ว คุณยังสามารถอ้างอิงบทความในเอกสารของคุณ เพิ่มลายเซ็น และเปรียบเทียบเอกสารสองฉบับใน Google Docs
ดูคำแนะนำและเคล็ดลับเพิ่มเติมใน Google เอกสารด้วย
