สิ่งที่ควรทราบ
- ยกเลิกการแชร์ลิงก์: เปิดเมนู File > Share เลือก Change จากส่วน Get link เลือก Restricted > Done
- ยกเลิกการแชร์อีเมล: เปิดเมนู File > Share เปิดเมนูดรอปดาวน์ข้างชื่อแต่ละคน เลือก Remove > Save
- ยกเลิกแชร์จำนวนมาก: ไฮไลท์เอกสาร แล้วเปิดเมนู Share ทำตามขั้นตอนข้างต้น
บทความนี้ร่างวิธียกเลิกการแชร์ Google Doc หรือหลายเอกสาร ทิศทางเหล่านี้ใช้ได้กับผู้ใช้เดสก์ท็อปทุกระบบปฏิบัติการ และผู้ใช้ iOS/Android
วิธียกเลิกการแชร์ Google Doc
การยกเลิกแชร์เอกสารที่แชร์ไว้ง่ายเท่ากับการแชร์ ใช้เพียงไม่กี่คลิกเพื่อทำให้เข้าถึงไม่ได้โดยใครนอกจากคุณ
เนื่องจากมี 2 วิธีหลักในการแชร์เอกสารจาก Google Docs เราจะอธิบายการยกเลิกแชร์สำหรับทั้งสอง ท้ายหน้ามีทิศทางสำหรับการยกเลิกแชร์จำนวนมาก (bulk) เหมาะหากต้องการทำให้หลายเอกสารเป็นส่วนตัวพร้อมกัน
ยกเลิกการแชร์ผ่านลิงก์
หากคุณแชร์เอกสารผ่านลิงก์ ทำให้ใครก็เข้าถึงได้ แม้ไม่ได้ล็อกอินบัญชี Google ให้ทำตามขั้นตอนนี้ (หากไม่แน่ใจ ให้ทำตามดู หากตรงกับสถานการณ์ของคุณ):
-
เมื่อเปิดเอกสารอยู่ เลือก Share จากมุมขวาบนของ Google Docs หรือเปิดเมนู File > Share
หากใช้แอปมือถือ แตะไอคอนคนมุมขวาบน
-
เลือก Change จากส่วน Get link
ผู้ใช้มือถือควรแตะส่วน Who has access ที่ด้านล่าง
หากส่วนนี้แสดง Anyone แสดงว่านี่คือขั้นตอนที่ถูกต้อง หากแสดง Restricted แสดงว่าคุณแชร์กับคนเฉพาะตัว ดูขั้นตอนชุดถัดไปด้านล่าง
-
เลือก Restricted จากเมนูดรอปดาวน์
ในแอปมือถือ แตะ Change เพื่อหาเมนูนี้
-
เลือก Done (หากเห็น) เพื่อปิดการตั้งค่าแชร์
ยกเลิกการแชร์ผ่านอีเมล
ทำอย่างนี้หากคุณเพิ่มคนในรายการแชร์โดยใส่อีเมล สามารถยกเลิกแชร์กับคนเฉพาะหรือทุกคนได้
-
เปิดเอกสาร ใช้เมนู File > Share หรือปุ่ม Share ใหญ่มุมขวาบน เพื่อเปิดการตั้งค่าแชร์
ใช้ไอคอนคนมุมขวาบน หากอยู่ในแอปมือถือ
-
ใช้เมนูข้างขวาของคนที่แชร์ไฟล์อยู่ เลือก Remove
ทำซ้ำสำหรับทุกคนในรายการ หากต้องการทำให้เอกสารนี้ส่วนตัว hoàn toàn
ผู้ใช้มือถือควรแตะส่วน Who has access ที่ด้านล่าง แล้วแตะชื่อคนนั้นเพื่อหาตัวเลือก Remove
เห็นจะมีตัวเลือกแชร์อื่นๆ ด้วย หากต้องการให้คนนั้นยังมีระดับเข้าถึงบ้าง สามารถเลือก Viewer แทนการยกเลิกแชร์ทั้งหมด
-
เลือก Save หากเห็น
วิธียกเลิกแชร์ Google Docs จำนวนมาก (Bulk)
มีไฟล์มากที่ต้องยกเลิกแชร์? ขั้นตอนข้างต้นเหมาะสำหรับไม่กี่เอกสาร แต่หากมีโฟลเดอร์เต็มไปด้วยสิ่งที่ต้องทำให้เป็นส่วนตัว สามารถเลือกทั้งหมดพร้อมกันเพื่อดำเนินการ bulk actions
หากไม่แน่ใจว่าเอกสารไหนกำลังถูกแชร์ ข้ามไปส่วนท้ายหน้านี้เพื่อเรียนรู้วิธีตรวจสอบ
-
เปิด Google Drive บนคอมพิวเตอร์ ไปที่โฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ที่แชร์อยู่
-
ไฮไลท์เอกสารที่ต้องการแก้ไขการตั้งค่าแชร์ ทำได้โดยเลือกไฟล์หนึ่ง แล้วใช้ Ctrl (เทียบเท่า Command บน macOS) เพื่อเลือกไฟล์อื่นๆ หรือ Ctrl+A เพื่อเลือกทั้งหมด หรือคลิกขวาที่โฟลเดอร์ที่มีเอกสารเหล่านั้น
-
เลือก Share
-
เพื่อลบอีเมลออก ใช้เมนูข้างขวาของคนที่ต้องการนำออกจากการแชร์ เลือก Remove
เพื่อลบลิงก์ที่แชร์ ให้เลือก Change ที่ด้านล่าง แล้วเลือก Anyone with the link ภายใต้เอกสารที่ต้องการเป็นส่วนตัว และเลือก Restricted
-
เลือก Done หรือ Save
วิธีค้นหา Google Docs ที่แชร์ทั้งหมด
น่าเสียดายที่ Google ไม่ให้รายการหน้าเดียวของทุกอย่างที่คุณแชร์ แม้จะดีที่จะเห็นแบบมองรวมว่า Doc ไหนไม่ใช่ส่วนตัว เพื่อปรับการตั้งค่าแชร์ แต่มีเพียง 2 วิธีที่ Google รองรับ และไม่ได้ช่วยมากนัก
หากคุณไม่มีไฟล์มากบน Google Drive วิธีที่ดีที่สุดระบุเอกสารที่แชร์คือ เปิด Google Drive เลื่อนดูทุกอย่าง หาไอคอนแชร์ (รูปหัวคนสองคน) ไอคอนนี้บ่งชี้ระดับการแชร์ใดๆ หากเข้าถึงได้ผ่านลิงก์ หรือแชร์กับคนผ่านอีเมล ไอคอนจะเปิดเผย
วิธีอีกอย่างคือใช้ตัวกรองค้นหาเพื่อหาไฟล์ที่แชร์กับคนเฉพาะ ใช้ลูกศรข้างแถบค้นหาด้านบนของ Google Drive เพื่อเปิดตัวเลือกค้นหา แล้วใส่อีเมลของคนนั้นลงในช่อง Shared with ตามด้วย SEARCH
นี่คือตัวเลือกของ Google เท่านั้นสำหรับหาไฟล์ที่แชร์ ยังไง Filewatch เป็นทางเลือกยอดเยี่ยมที่สแกน Drive ทั้งหมด และจัดระเบียบไฟล์ที่แทรกแซทุกไฟล์เป็นหมวดหมู่ตามผู้ที่เข้าถึงได้ สองหมวดที่น่าสนใจคือ Public on the web และ Anyone with the link
เอกสารใดที่คุณเลือก จะเปิดใน Google Docs ในแท็บใหม่ ทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อทำให้เป็นส่วนตัว
