เชี่ยวชาญการจัดเก็บอีเมลใน Gmail: จัดระเบียบอินบ็อกซ์โดยไม่ต้องลบ

การจัดเก็บ (Archive) อีเมลใน Gmail ช่วยจัดระเบียบอินบ็อกซ์โดยไม่ต้องลบเธรดอีเมลเก่า หากมีใครตอบกลับเธรดเก่า มันจะกลับมาหน้าอินบ็อกซ์อีกครั้ง มิฉะนั้น อีเมลที่จัดเก็บจะค้างอยู่ในโฟลเดอร์แยกบนเซิร์ฟเวอร์ของ Google

ในบทความนี้ เราจะอธิบายการทำงานของฟังก์ชัน Archive ใน Gmail วิธีจัดเก็บอีเมล และวิธีค้นหาอีเมลที่จัดเก็บไว้อย่างง่ายดาย

Archive ใน Gmail หมายถึงอะไร?

หลายคนเลือกลบอีเมลเก่าทั้งหมดเมื่อไม่ต้องการแล้ว แต่ถ้าคุณอาจต้องอ้างอิงข้อความนั้นในอนาคต?l การจัดเก็บ (Archive) จึงมีประโยชน์

อีเมลที่ลบจะไปที่โฟลเดอร์ Trash 30 วันก่อนถูกลบถาวรจากเซิร์ฟเวอร์ Google ส่วนอีเมลที่จัดเก็บจะถูกส่งไปโฟลเดอร์ซ่อนซึ่งค้างอยู่ถาวร

สิ่งนี้ช่วยลดความวุ่นวายในอินบ็อกซ์ ขณะที่ยังเก็บอีเมลที่อาจสำคัญไว้เผื่อกรณีจำเป็น

วิธีจัดเก็บ (Archive) ใน Gmail

มี 3 วิธีง่ายๆ ในการจัดเก็บอีเมลด้วย Gmail

บนเว็บเบราว์เซอร์:

1. เปิด Gmail และลงชื่อเข้าใช้
2. คลิกขวาที่อีเมล และเลือก Archive ในเมนูแบบเลื่อนลง

อีกวิธี หากคุณเปิดอีเมลนั้นอยู่แล้ว:

1. เลือกปุ่ม Archive ด้านบนอีเมล ไอคอนเป็นโฟลเดอร์พร้อมลูกศรชี้ลง

บน Android หรือ iOS:

1. เปิดแอป Gmail
2. หาและเปิดอีเมลที่ต้องการจัดเก็บ
3. แตะไอคอน Archive ไอคอนเดียวกับเวอร์ชันเบราว์เซอร์ (โฟลเดอร์พร้อมลูกศรชี้ลง)

วิธีค้นหาอีเมลที่จัดเก็บใน Gmail

น่าเสียดายที่ไม่มีโฟลเดอร์ Archive แยกต่างหาก แต่มี 2 วิธีค้นหา 1) หากจำหัวข้อหรือผู้ส่ง ใช้แถบค้นหา Gmail 2) หากไม่จำคำสำคัญ ใช้วิธีดังนี้บน PC/Mac:

1. เปิดอินบ็อกซ์ Gmail
2. เมนูด้านซ้าย เลือก More

3. คลิก All Mail

4. อินบ็อกซ์นี้มีอีเมลทั้งหมด จัดเก็บหรือไม่จัดเก็บ กรองดูเพื่อหาอีเมลที่จัดเก็บ

หมายเหตุ: สามารถค้นหาด้วยเลเบล "All Mail" แบบสร้างขึ้นได้ โดยพิมพ์ -in:Sent -in:Draft -in:Inbox ในแถบค้นหา

บน iPhone หรือ Android:

1. เปิด แอป Gmail
2. เลือกไอคอน hamburger (สามเส้น) มุมซ้ายบน เพื่อเปิดเมนูด้านข้าง
3. แตะโฟลเดอร์ All Mail

4. เลื่อนดูจนพบอีเมลที่จัดเก็บ

น่าเสียดายหากไม่จำคำสำคัญ การค้นหาผ่านอีเมลทั้งหมดอาจใช้เวลา นี่คือเหตุผลที่ควรใช้กลยุทธ์จัดเรียงขั้นสูงเพื่อลดสแปมและจัดระเบียบอีเมล โดยเฉพาะอีเมลงาน (ที่ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนอีเมลปลอดภัย)

วิธีคืนอีเมลที่จัดเก็บกลับสู่อินบ็อกซ์

หากจัดเก็บอีเมลผิดหรือต้องการยกเลิกการจัดเก็บ ง่ายมากที่จะคืนกลับสู่อินบ็อกซ์หลัก

บน PC (Windows/Mac):

1. เปิด Gmail หาอีเมลที่ต้องการยกเลิกการจัดเก็บ
2. คลิกขวาที่อีเมล เลือก Move to แล้ว Inbox

บนอุปกรณ์ Apple หรือ Android:

1. เปิด แอป Gmail หาอีเมลที่ต้องการยกเลิกการจัดเก็บ
2. แตะอีเมลเพื่อเปิด
3. แตะ สามจุด มุมขวาบน

4. เลือก Move to Inbox

ไม่อยู่ในสายตา ไม่อยู่ในใจ

ปัจจุบันคนส่วนใหญ่รับอีเมลหลายร้อยต่อสัปดาห์ การจัดเก็บเป็นวิธีดีในการทำความสะอาดอินบ็อกซ์ แต่ไม่ใช่เทคนิคการจัดเรียงที่ทรงพลังที่สุด กลยุทธ์ที่ดีที่สุดคือการรวมใช้ Archive, Delete และตัวกรองหมวดหมู่ (Category filters) พร้อมกัน