หลายปีมา Google Docs กลายเป็นหนึ่งในวิธียอดนิยมสำหรับองค์กรทำงานร่วมกันและซิงค์งานบนเอกสารทุกประเภท เช่น นักเขียนบทความทุกชิ้นบนเว็บไซต์นี้ ใช้ Google Docs ร่วมกัน!
ส่วนสำคัญของการทำงานร่วมคือ การสื่อสาร ในพื้นที่ทำงานระยะไกล งานหรือโรงเรียน การทำความชัดเจนหรือเพิ่มความคิดเห็นในเอกสาร ช่วยปรับปรุงวิธีที่ผู้ร่วมงานรับข้อมูลได้มาก
โชคดีที่ Google Docs รองรับฟังก์ชันนี้ ความคิดเห็นอาจเป็นส่วนสำคัญของบางเอกสาร โดยไม่มี ผู้ร่วมงานและผู้อ่านอาจสับสนจนต้องติดต่อขอชี้แจง ทำให้ workflow มีปัญหา
ความคิดเห็นใน Google Docs ยังตั้งเป็น assignment ให้แก้ไขได้ เกือบเหมือน to-do task ผู้ร่วมงาน mark ความคิดเห็นว่า resolved เพื่อยืนยันว่าแก้ไขแล้ว
บทความนี้ มาดูวิธีเพิ่มและแก้ไขความคิดเห็นใน Google Docs
วิธีเพิ่มความคิดเห็นใน Google Docs
เริ่มต้น: เปิดหรือสร้าง Google Doc ใหม่ ถ้าสร้างใหม่ ต้องมีข้อความบ้างถึงจะใช้ความคิดเห็นได้ ต่อมา เลือกข้อความที่จะสร้างความคิดเห็น
เมื่อเลือกข้อความ จะเห็นไอคอนปรากฏขวามุมขวาของเอกสาร ไอคอนลักษณะฟองเสียงมีเครื่องหมาย + ด้านใน
คลิกไอคอนนี้ จะโชว์ช่องกรอกความคิดเห็น
กด Enter หรือคลิกปุ่ม Comment ส่งความคิดเห็น
แค่นี้! เอกสารจะไฮไลท์ข้อความที่มีความคิดเห็น ความคิดเห็นโชว์ขวามุมขวา แต่คลิกพื้นที่ไฮไลท์ จะโฟกัสความคิดเห็นนั้นและโชว์ตัวเลือกต่อไป
วิธีแก้ไขความคิดเห็นใน Google Docs
หลังสร้างความคิดเห็น หรือ review ความคิดเห็นของคนอื่น มีตัวเลือกหลายอย่าง
คลิกความคิดเห็นขวามุมขวา หรือคลิกข้อความไฮไลท์ เพื่อนำความคิดเห็นขึ้นมากลาง จะมีตัวเลือก: ตอบ (reply) หรือ resolved (แก้ไข) ถ้ามีสิทธิ์ แก้ไข (edit) หรือลบ (delete) ได้
ถ้าพบข้อผิดพลาดขณะเพิ่มความคิดเห็น แก้ไขหรือลบได้ ความคิดเห็นที่แก้ไข จะไม่บอกผู้อื่นว่าแก้ไขแล้ว ลบความคิดเห็น = ลบ thread ทั้งหมด (รวมความคิดเห็นใต้มัน)
ปุ่ม Resolve ลบความคิดเห็นได้เช่นกัน แต่มีความแตกต่างพิเศษ: ความคิดเห็นที่ลบ ไม่เพิ่มใน comment history ของ Google Docs แต่ resolved comments เพิ่มเข้ามา resolved comments ย้อนกลับมายังเอกสารได้
มุมขวาบน ใกล้รูปโปรไฟล์ Google Account จะเห็นไอคอนฟองเสียงมี 3 เส้นแนวนอน คลิกจะเปิด comment history ของเอกสาร
พื้นที่นี้ ติดตามความคิดเห็นและการแก้ไข ตามภาพ หน้าจอ โชว์เวลา resolved timestamped ช่วยผู้ร่วมงานมาก
การ resolved ให้โอกาสผู้ร่วมงานอื่นเปิด discussion ใหม่ ถ้าคิดว่ายังมีงานทำ หรือยังไม่ resolved แค่ลบความคิดเห็นตอนคิดว่า resolved แล้ว จะไม่ให้ตัวเลือกเหล่านี้ และไม่บันทึกใน comment history
เห็นได้ชัด การเพิ่มความคิดเห็นใน Google Docs เรียบง่ายเท่าที่มีประโยชน์ ความคิดเห็นสร้างพื้นที่ discussion เล็กๆ ภายในเอกสาร ทำความแตกต่างใหญ่ต่อการจบโปรเจกต์วันนี้หรือพรุ่งนี้
ถ้าไม่ใช้ Google Docs ไม่ต้องกังวล Microsoft Word รองรับความคิดเห็นเช่นกัน อ่านบทความ collaborate บน Microsoft Word ได้ที่นี่
