Microsoft Access — ส่วนหนึ่งของชุด Microsoft 365 — มอบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (relational database) ระดับเดสก์ท็อปที่ทรงพลัง ซึ่งไม่ต้องการเซิร์ฟเวอร์ในการทำงาน ฐานข้อมูล Access ทำงานจากไฟล์คงที่บนฮาร์ดไดรฟ์หรือ network share และมีเครื่องมือซับซ้อนสำหรับสร้างตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน
เริ่มต้นใช้งานและคำศัพท์สำคัญใน Access
เปิด Microsoft Access จากเมนู Create ให้เลือก Table ตารางคือหน่วยจัดเก็บพื้นฐานในฐานข้อมูล ภายในออบเจ็กต์อย่างตาราง ข้อมูลจัดเก็บในรูปแบบคู่ attribute/value (แอตทริบิวต์/ค่า)
นี่คือคำศัพท์สำคัญที่คุณควรทราบขณะใช้ Access:
- Fields (ฟิลด์): องค์ประกอบข้อมูลในตารางที่ตรงกับคอลัมน์
- Database (ฐานข้อมูล): ชุดของออบเจ็กต์ที่กำหนดชัดเจนซึ่งเชื่อมต่อกันด้วยความสัมพันธ์
- Form (ฟอร์ม): อินเตอร์เฟซกราฟิกสำหรับป้อนข้อมูลลงในตาราง
- Queries (คิวรี): Query แยกสับเซตของตารางหนึ่งหรือหลายตาราง เพื่อให้ได้ชุดข้อมูลเฉพาะที่สร้างขึ้นทันที (on-the-fly)
- Records (เรคคอร์ด): องค์ประกอบข้อมูลในตารางที่ตรงกับแถว
- Reports (รายงาน): เนื้อหาของตาราง หรือผลลัพธ์ของคิวรี รายงานคือสรุปข้อมูลที่พิมพ์ได้
- Tables (ตาราง): ชุดแอตทริบิวต์ที่มีโครงสร้างและกำหนดชัดเจน การจัดระเบียบตารางมาจากฟิลด์ (คอลัมน์) และเรคคอร์ด (แถว)
ความสัมพันธ์ของออบเจ็กต์ใน Access
ทุกตารางเชื่อมโยงกันผ่านชุดของ relationships (ความสัมพันธ์) Microsoft Access เป็น relational database management system (ระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์) หมายถึงมันบังคับกฎที่ควบคุมว่าข้อมูลในตารางหนึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในอีกตารางอย่างไร
วิธีใช้ฟอร์มใน Access
ใช้ฟอร์มเพื่ออำนวยความสะดวกในการป้อนเรคคอร์ดเข้าสู่ฐานข้อมูลอย่างเป็นระบบ ฟอร์มเป็นเครื่องมือกราฟิกที่ปรับให้เหมาะสมกับการป้อนข้อมูล แทนที่จะเพิ่มข้อมูลลงตารางโดยตรง ผู้ใช้จะป้อนลงในฟอร์ม ซึ่งง่ายต่อการนำทางและอ่าน
คิวรีใน Access
ผลลัพธ์ของคิวรีไม่ได้ตรงกับผลลัพธ์ของตารางอย่างสมบูรณ์ แต่คิวรีดึงข้อมูลจากตารางหนึ่งหรือหลายตาราง โดยใช้กฎการกรองและจัดเรียงขั้นสูง เพื่อส่งคืนผลลัพธ์แบบตาราง ที่ส่งต่อให้รายงานหรือไฟล์ส่งออกที่มีโครงสร้าง
รายงานใน Access
ใช้รายงานเพื่อนำผลลัพธ์ของคิวรีหรือเนื้อหาของตาราง สร้างเป็นรูปแบบที่อ่านง่าย พิมพ์หรือแชร์บนหน้าจอได้ รายงานสรุปเนื้อหาทั้งหมดหรือส่วนหนึ่งของตาราง
แหล่งข้อมูลพิเศษใน Access
Microsoft Access เป็นเครื่องมือรายงาน front-end ที่ดึงข้อมูลจากไฟล์ข้อความ สเปรดชีต Excel ฐานข้อมูล SQL หรือ Azure Microsoft Outlook หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ อีกสิบๆ แห่ง โดยการนำเข้าตารางลิงก์หรือแหล่งข้อมูลนำเข้า คุณสามารถใช้ Access เป็นเครื่องมือสอบถามและตัวแทนรายงาน Access ยังรองรับการเผยแพร่รายงานและข้อมูลไปยังฐานข้อมูลอื่นและแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint
รูปแบบเอาต์พุตใน Access
ส่วนใหญ่ ข้อมูลภายในฐานข้อมูล Access จะอยู่ภายในมัน แต่คิวรีและรายงานส่งออกออกมาได้อย่างสะอาดในรูปแบบ Excel, plain text, XML, PDF หรือ XPS นอกจากนี้ Access ยังส่งข้อมูลให้ Microsoft Outlook และรายชื่อเผยแพร่ของ Microsoft Word
