การสร้างฐานข้อมูลการเข้าถึงใน Microsoft 365

Microsoft Access ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Office 365 มีฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ระดับเดสก์ท็อปที่มีประสิทธิภาพซึ่งไม่ต้องการเซิร์ฟเวอร์ในการทำงาน ฐานข้อมูล Access ทำงานจากไฟล์คงที่ในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณหรือการแชร์บนเครือข่าย และมีเครื่องมือที่ซับซ้อนสำหรับการสร้างตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงาน

การเริ่มต้นใช้งานและข้อกำหนดที่สำคัญในการเข้าถึง

เปิดตัว Microsoft Access จาก สร้าง รายการเมนู เลือก ตาราง . ตารางเป็นหน่วยพื้นฐานของการจัดเก็บในฐานข้อมูล ภายในอ็อบเจ็กต์ เช่น ตาราง ข้อมูลจะจัดเก็บในแอตทริบิวต์/ค่าผสม

ต่อไปนี้คือคำศัพท์สำคัญที่คุณควรรู้ขณะใช้การเข้าถึง:

• ฟิลด์ :องค์ประกอบข้อมูลในตารางที่สอดคล้องกับคอลัมน์
• ฐานข้อมูล :ฐานข้อมูลคือชุดของออบเจ็กต์ที่กำหนดไว้อย่างดีที่คุณเชื่อมต่อกับความสัมพันธ์
• แบบฟอร์ม :ส่วนหน้าแบบกราฟิกที่คุณป้อนข้อมูลลงในตาราง
• คำถาม :แบบสอบถาม กลั่นกรองชุดย่อยของตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางเพื่อให้ได้ชุดข้อมูลที่ไม่ซ้ำแบบทันที
• บันทึก :องค์ประกอบข้อมูลในตารางที่สอดคล้องกับแถว
• รายงาน :เนื้อหาของตารางหรือผลลัพธ์ของแบบสอบถาม รายงานเป็นข้อมูลสรุปที่สามารถพิมพ์ได้
• ตาราง :คอลเล็กชันแอตทริบิวต์ที่มีโครงสร้างและกำหนดไว้อย่างดี องค์กรของตารางมาจากเขตข้อมูล (คอลัมน์) และระเบียน (แถว)

ความสัมพันธ์ของวัตถุในการเข้าถึง

ตารางทั้งหมดเกี่ยวข้องกันผ่านชุด ความสัมพันธ์ Microsoft Access คือ ระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งหมายความว่าบังคับใช้กฎที่ควบคุมว่าข้อมูลในตารางหนึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลในอีกตารางหนึ่งอย่างไร

วิธีการใช้แบบฟอร์มในการเข้าถึง

ใช้แบบฟอร์มเพื่ออำนวยความสะดวกในการป้อนระเบียนลงในฐานข้อมูลอย่างเป็นระเบียบ แบบฟอร์มเป็นเครื่องมือกราฟิกที่ปรับให้เหมาะสมเพื่อรองรับการป้อนข้อมูล แทนที่จะเพิ่มข้อมูลลงในตารางโดยตรง ผู้ใช้จะป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์ม ซึ่งง่ายต่อการนำทางและอ่าน

แบบสอบถามในการเข้าถึง

ผลลัพธ์ของแบบสอบถามไม่ตรงกับผลลัพธ์ของตารางอย่างสมบูรณ์ แบบสอบถามดึงจากตารางอย่างน้อยหนึ่งตารางโดยใช้กฎการกรองและการเรียงลำดับขั้นสูงเพื่อส่งกลับผลลัพธ์ที่เหมือนตารางที่ดึงรายงานหรือไฟล์ส่งออกที่มีโครงสร้าง

รายงานการเข้าถึง

ใช้รายงานเพื่อนำผลลัพธ์ของคิวรีหรือเนื้อหาของตาราง และสร้างเวอร์ชันที่อ่านได้ซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือแชร์บนหน้าจอได้อย่างง่ายดาย รายงานสรุปเนื้อหาทั้งหมดหรือบางส่วนของตาราง

แหล่งข้อมูลพิเศษในการเข้าถึง

Microsoft Access เป็นเครื่องมือการรายงานส่วนหน้าซึ่งดึงข้อมูลจากไฟล์ทดสอบ, สเปรดชีต Excel, ฐานข้อมูล SQL หรือ Azure, Microsoft Outlook หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ มากมาย ด้วยการนำเข้าตารางที่เชื่อมโยงหรือแหล่งข้อมูลที่นำเข้า คุณสามารถใช้ Access เป็นเครื่องมือสืบค้นและตัวแทนการรายงานได้ฟรี Access ยังสนับสนุนการเผยแพร่รายงานและข้อมูลไปยังฐานข้อมูลอื่นๆ และแพลตฟอร์ม Microsoft SharePoint

รูปแบบเอาต์พุตในการเข้าถึง

โดยส่วนใหญ่ ข้อมูลภายในฐานข้อมูล Access จะอยู่ภายในนั้น อย่างไรก็ตาม แบบสอบถามและรายงานจะส่งออกอย่างหมดจดจากฐานข้อมูลในรูปแบบ Excel, ข้อความธรรมดา, XML, PDF หรือ XPS นอกจากนี้ Access ยังดึงข้อมูลรายการแจกจ่าย Microsoft Outlook และ Microsoft Word