วิธีใช้ Mail Merge สำหรับจดหมายใน Microsoft Word

เมื่อธุรกิจ องค์กร หรือบุคคล ต้องการสร้างเอกสารที่สอดคล้องกัน เช่น ฟอร์ม จดหมาย หรือฉลากไปรษณีย์ ที่เหมือนกันทุกประการ ยกเว้นข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือเบอร์โทรของผู้รับ ต้องทำกระบวนการ Mail Merge ซึ่งช่วยสร้างเอกสารที่ปรับแต่งได้ง่าย

วิธีใช้ Mail Merge ใน Word

Mail Merge Tools บนแท็บ Mailing ของ Microsoft Word ใช้ทำ Mail Merging เครื่องมือเหล่านี้คือ

• Start Mail Merge: สร้างเอกสารเดียวส่งหลายคน แทรกฟิลด์ เช่น Name และ Address Word จะสร้างสำเนาสำหรับแต่ละ Recipient และแทนที่ฟิลด์ด้วยข้อมูลคนนั้น
• Select Recipient: เลือกรายชื่อคนที่ต้องการส่งเอกสาร
• Edit Recipient List: เปลี่ยนรายชื่อผู้รับ หรือเลือกคนเฉพาะให้รับจดหมาย ในเครื่องมือนี้ เรียงลำดับ กรอง หา และลบข้อมูลซ้ำ และตรวจสอบที่อยู่ในรายการ

วิธีตั้งค่า Manual Mail Merge สำหรับจดหมาย

• สร้างเอกสารว่าง ไปที่แท็บ Mailing
• เลือก Start Mail Merge แล้วเลือก Letters
• คลิก Select Recipients
• เมนูเลื่อนลง จะมีตัวเลือก Type a New List, Use an Existing List, Choose from Outlook Contacts

จะใช้ Type a New List

กล่องโต้ตอบ New Address List จะโผล่ ในกล่องสามารถพิมพ์ข้อความในแถวและคอลัมน์ ด้านซ้ายของ New Address List มีคำสั่งปรับแต่งรายการ: New Entry, Delete Entry, Find และ Customize Columns

เพิ่มแถวใหม่ คลิก New Entry ลบแถว เลือก Delete Entry เพิ่ม/ลบ/เปลี่ยนชื่อ/ย้ายขึ้น-ลง คอลัมน์ เลือก Customize Columns ใส่ข้อมูลในรายการ เลือก OK และ Save ไฟล์ หากต้องการกลับแก้ไข คลิก Edit Recipient List แก้ไขได้

ตอนนี้สามารถเขียนหรือคัดลอกจดหมายลงในเอกสารได้

วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการแทรกฟิลด์ เลือก Insert and Merge Fields เลือกฟิลด์ที่ต้องการ ดูตัวอย่างฟิลด์ได้โดยคลิก ABC Preview Results

เพื่อกลับไปเอกสารที่แสดงฟิลด์ คลิก ABC Preview Results อีกครั้ง

ตอนนี้เลือก Finish and Merge เลือก Edit Individual Documents, Print Document, Send Email Messages เลือกตามต้องการ จะเห็นผลลัพธ์

ใช้ Mail Merge Wizard สำหรับจดหมาย

ครั้งนี้ สร้าง mail merge ด้วย Step-By-Step Mail Merge Wizard ซึ่งเป็นกระบวนการง่ายที่สุดในการสร้าง Mail Merge

1. ไป Start Mail Setup ล่างของ Drop-Down Menu เลือก Step-By-Step Mail Merge Wizard
2. Mail Merge Pane ปรากฏขวา เลือก Document Type เราจะเลือก Letter คลิก Next
3. ใช้ Current Document
4. Select Recipients: เลือก type a new list, select from outlook contacts, write a new list เราจะใช้ existing list
5. Browse เลือกไฟล์ คลิก Next, OK Mail Merge recipients จะโผล่
6. เลือก enable/disable Recipients โดยติ๊ก/ยกเลิก Box เราจะคลิก OK, Next
7. Write Your Letter แสดง Add Recipient information to your letter วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการข้อมูล
8. ใช้ Address Block Insert Address Dialog Box จะปรากฏ เลือกรูปแบบที่ต้องการ
9. มี Navigation Button ขวาของ Insert Address Block window ให้เลื่อนผ่าน address block
10. เลือกที่อยู่ คลิก OK บน Mail Merge Pane แทรก greeting ได้โดยคลิก Greeting Line เลือก OK แล้ว Next
11. Preview Your Letters ภายใต้ preview your letter paragraph มี navigation button (<< Recipient>>) ให้เลื่อน address block แล้ว Next
12. Complete merge – มี 2 ตัวเลือก Edit Individual หรือ Print เลือก Edit Individual

ตอนนี้มี Mail Merge แล้ว

แจ้งในคอมเมนต์หากมีปัญหา จะตอบกลับ