เมื่อธุรกิจ องค์กร หรือบุคคลต้องการสร้างเอกสารที่สอดคล้องกัน เช่น แบบฟอร์ม จดหมาย หรือป้ายชื่อทางไปรษณีย์ที่เหมือนกัน ยกเว้นข้อมูลเฉพาะ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับ ในการดำเนินการนี้ คุณต้องดำเนินการ Mail Merge ซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้างเอกสารที่กำหนดเองอย่างง่ายได้
วิธีใช้ Mail Merge ใน Word
การรวมจดหมาย เครื่องมือบนแท็บการส่งจดหมายของ Microsoft Word ช่วยให้คุณดำเนินการ Mail Mering ได้ เครื่องมือเหล่านี้
- เริ่มการรวมจดหมาย :Start Mail Merge สร้างเอกสารหนึ่งฉบับและส่งให้หลายคน คุณสามารถแทรกฟิลด์เช่นชื่อและที่อยู่ Word จะทำสำเนาสำหรับผู้รับแต่ละรายและแทนที่ฟิลด์เหล่านั้นด้วยข้อมูลของบุคคลนั้น
- เลือกผู้รับ :Select Recipient ให้คุณเลือกรายชื่อคนที่คุณต้องการส่งเอกสารได้
- แก้ไขรายชื่อผู้รับ :สิ่งนี้จะเปลี่ยนรายชื่อผู้รับของคุณหรือเลือกเฉพาะบุคคลเพื่อรับจดหมาย ในเครื่องมือนี้ คุณสามารถจัดเรียง กรอง ค้นหาและลบรายการที่ซ้ำกัน และตรวจสอบที่อยู่ของรายการได้
วิธีตั้งค่า Mail Merge ด้วยตนเอง
- ในการตั้งค่า Mail Merge ด้วยตนเอง สำหรับจดหมาย คุณต้องสร้างเอกสารเปล่าก่อน ไปที่แท็บการส่งจดหมาย .
- เลือก เริ่มการรวมจดหมาย จากนั้นเลือก จดหมาย .
- คลิก เลือกผู้รับ .
- เมนูแบบเลื่อนลงจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือก พิมพ์รายการใหม่ , ใช้รายการที่มีอยู่ , เลือกจากรายชื่อติดต่อ Outlook .
เราจะใช้ พิมพ์รายการใหม่ .
กล่องโต้ตอบที่มีป้ายกำกับว่าใหม่ รายการที่อยู่ จะปรากฏขึ้น ในกล่องโต้ตอบ คุณสามารถป้อนข้อความลงในแถวและคอลัมน์ได้ ทางด้านซ้ายของ รายการที่อยู่ใหม่ กล่องโต้ตอบ บางคำสั่งอนุญาตให้คุณแก้ไขรายการของคุณ สิ่งเหล่านี้เรียกว่า รายการใหม่ , ลบรายการ, ค้นหา และ ปรับแต่งคอลัมน์ .
หากต้องการเพิ่มแถวใหม่ ให้คลิก รายการใหม่ . หากต้องการลบแถว ให้เลือก ลบรายการ . ในการเพิ่ม ลบ เปลี่ยนชื่อ ย้ายขึ้นและลงคอลัมน์ เลือก กำหนดคอลัมน์เอง . ป้อนข้อมูลลงในรายการของคุณ เลือก ตกลง และ บันทึก ไฟล์ของคุณ หากคุณต้องการกลับไปแก้ไขรายการของคุณ ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ , ตอนนี้แก้ไข.
ตอนนี้คุณสามารถเขียนหรือคัดลอกจดหมายลงในเอกสารได้
วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกฟิลด์และเลือก แทรกและผสานฟิลด์; เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการ คุณสามารถดูตัวอย่างฟิลด์ของคุณได้โดยคลิก ผลการแสดงตัวอย่าง ABC .
หากต้องการกลับไปที่เอกสารที่แสดงฟิลด์ ให้คลิกที่ ผลการแสดงตัวอย่าง ABC อีกครั้ง
ตอนนี้เลือก เสร็จสิ้นและรวม . คุณสามารถเลือกที่จะแก้ไขเอกสารส่วนบุคคล , พิมพ์เอกสาร และ ส่งข้อความอีเมล . เลือกตัวเลือกของคุณ; แล้วจะเห็นผล
การใช้ Mail Merge Wizard สำหรับจดหมาย
ครั้งนี้ เราจะสร้างจดหมายเวียนโดยใช้ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียนทีละขั้นตอน ซึ่งเป็นกระบวนการที่ง่ายที่สุดในการสร้าง Mail Merge .
- ไปที่ เริ่มการตั้งค่าเมล ที่ด้านล่างของเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน .
- A บานหน้าต่างการรวมจดหมาย จะปรากฏขึ้นทางด้านขวา เลือกประเภทเอกสาร; เราจะเลือก จดหมาย . ตอนนี้คลิก ถัดไป .
- เราจะใช้เอกสารปัจจุบัน
- เลือก ผู้รับ :คุณสามารถเลือกที่จะพิมพ์รายการใหม่ เลือกจากผู้ติดต่อ Outlook และเขียนรายการใหม่ เราจะไปที่รายการที่มีอยู่
- เรียกดูเพื่อเลือกไฟล์ จากนั้นคลิก ถัดไป จากนั้น ตกลง . ผู้รับจดหมายเวียน จะปรากฏขึ้น
- คุณสามารถเลือกเปิดหรือปิดใช้งานผู้รับ โดยทำเครื่องหมายและยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ กล่อง; เราจะคลิก ตกลง จากนั้น ถัดไป .
- เขียนจดหมายของคุณ . ตู้โชว์นี้เพิ่มข้อมูลผู้รับในจดหมายของคุณ วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการให้ข้อมูล
- เราจะใช้ บล็อกที่อยู่; ใส่ที่อยู่ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการได้
- มี ปุ่มนำทาง ทางด้านขวาของ แทรกช่องที่อยู่ หน้าต่างที่ให้คุณเลื่อนผ่านช่องที่อยู่ได้
- เลือกที่อยู่ แล้วคลิก ตกลง . ในบานหน้าต่างจดหมายเวียน คุณยังสามารถแทรกคำทักทายได้โดยคลิกที่ บรรทัดคำทักทาย เลือกสิ่งที่คุณเลือก ตกลง แล้วก็ ถัดไป .
- ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ . ใต้ตัวอย่างย่อหน้าจดหมายของคุณ จะมีปุ่มนำทางที่ (<<ผู้รับ>>) ช่วยให้คุณสามารถนำทางไปยังช่องที่อยู่ของคุณ จากนั้น ถัดไป .
- การผสานเสร็จสมบูรณ์ – คุณจะเห็นสองตัวเลือกเพื่อ แก้ไขบุคคล หรือ ปริญ ที เลือก แก้ไขบุคคล
ตอนนี้เรามี Mail Merge .
แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นหากคุณมีปัญหาและจะติดต่อกลับ
