ส่งไปรษณีย์ เป็นกลยุทธ์ที่สำคัญในการตลาดดิจิทัลที่ใช้เพื่อเพิ่มยอดขายและส่งเสริมแบรนด์ แคมเปญการตลาดทางอีเมลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการโฆษณาในปัจจุบัน เพื่อเข้าถึงลูกค้าจำนวนมากและบรรลุเป้าหมายขององค์กร นอกเหนือจากธุรกิจแล้ว อาจมีหลายครั้งที่คุณอาจต้องการส่งอีเมลคำเชิญ จดหมายข่าว และจดหมายประกาศจำนวนมากไปยังที่อยู่หลายแห่ง
อย่างไรก็ตาม บัญชีอีเมลส่วนใหญ่รองรับผู้รับจำนวนจำกัดต่อข้อความอีเมลหนึ่งฉบับเท่านั้น นอกจากนี้ การเตรียมจดหมายถึงคนจำนวนมากต้องใช้เวลามาก แม้ว่าจะมีบริการมากมายที่นำเสนอวิธีการส่งอีเมลจำนวนมากที่ง่ายขึ้น แต่วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างข้อความอีเมลส่วนบุคคลคือการใช้ Mail Merge คุณสมบัติของ Microsoft Word ด้วย Microsoft Outlook .
จดหมายเวียนจะคงข้อความเดิมสำหรับอีเมลหลายฉบับ ต่างจากการเผยแพร่อีเมลไปยังผู้คนจำนวนมาก แต่ชื่อและที่อยู่อีเมลจะไม่ซ้ำกันโดยมีรายละเอียดที่กำหนดเองสำหรับผู้รับแต่ละราย กล่าวอีกนัยหนึ่ง จดหมายเวียนทำให้ผู้รับข้อความอีเมลแต่ละรายเป็นผู้รับเพียงคนเดียว
คุณลักษณะ Mail Merge ของ Microsoft Word คืออะไร
Mail Merge เป็นคุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพซึ่งได้รับการสนับสนุนภายในแอปพลิเคชันส่วนใหญ่ ช่วยให้คุณสร้างชุดข้อความอีเมลส่วนบุคคลจากจดหมายและดึงที่อยู่ของผู้รับหลายคนจากฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งจดหมายจำนวนมาก โดยทั่วไป Mail Merge หมายถึงการรวมจดหมายและเอกสารเข้าด้วยกัน จดหมายเวียนได้รับการสนับสนุนโดยโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมด Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถแทรกเนื้อหาจากแหล่งข้อมูล เช่น ฐานข้อมูลการเข้าถึง สเปรดชีต excel ฯลฯ ลงในเอกสาร Word โดยใช้คุณลักษณะจดหมายเวียน ดังที่กล่าวไปแล้ว Microsoft Outlook สามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Microsoft Word ในการรวมจดหมายเพื่อส่งอีเมลส่วนบุคคลจำนวนมากไปยังผู้ติดต่อจำนวนมาก
ในการส่งข้อความอีเมลจำนวนมากใน Outlook โดยใช้จดหมายเวียน คุณต้องใช้ Microsoft Word เพื่อสร้างเอกสารคงที่หลายฉบับที่มีเนื้อหาคงที่ เช่น; เนื้อหาของอีเมลแล้วเพิ่มรายละเอียดเฉพาะสำหรับเอกสารทุกฉบับ เช่น ชื่อหรือที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งมักจะยืมมาจากแหล่งข้อมูล เช่น Outlook Contact, สเปรดชีต excel หรือฐานข้อมูลการเข้าถึง การรวมจดหมายเกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารหลักของคุณ การสร้างแหล่งข้อมูลสำหรับรายชื่อผู้รับจดหมาย การกำหนดเขตข้อมูลการผสาน การเชื่อมโยงรายชื่อผู้รับจดหมายกับเอกสาร การบันทึก และการส่งข้อความอีเมลส่วนบุคคล ในบทความนี้ เราจะอธิบายวิธีส่งข้อความอีเมลจำนวนมากใน Outlook โดยใช้ Mail Merge
เตรียมรายชื่อติดต่อทางไปรษณีย์สำหรับ Mail Merge
เปิดตัว Microsoft Outlook และคลิกที่หน้าแรก แถบ
ที่ด้านล่างของหน้าแรกของแท็บ ให้คลิกที่ บุคคล เพื่อดูรายชื่อผู้ติดต่อ
เลือกที่อยู่ติดต่อที่คุณต้องการส่งข้อความจำนวนมาก
ไปที่การดำเนินการ จัดกลุ่มใน หน้าแรก แท็บแล้วคลิก Mail Merge
ในกล่องโต้ตอบ Mail Merge Contacts ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก เฉพาะผู้ติดต่อที่เลือก ภายใต้ ผู้ติดต่อ เพื่อส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่เลือกเท่านั้น มิฉะนั้น ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก ผู้ติดต่อทั้งหมดในมุมมองปัจจุบัน .
จากนั้นเลือกปุ่มตัวเลือกที่มีตัวเลือก เอกสารใหม่ ใต้ไฟล์เอกสาร
ภายใต้ตัวเลือกผสาน เลือกประเภทเอกสารเป็นจากจดหมาย , รวมเป็น อีเมล แล้วพิมพ์หัวเรื่องของอีเมลในช่องหัวเรื่องข้อความ
คลิก ตกลง เพื่อใช้การตั้งค่าและ Outlook จะเปิดตัว Microsoft Word เพื่อให้คุณเขียนข้อความคงที่
เขียนข้อความอีเมลส่วนบุคคลโดยใช้ Microsoft Word
Outlook เปิดตัว Microsoft Word
ในบรรทัดทักทาย ให้พิมพ์ที่อยู่ เช่น พิมพ์ สวัสดี จากนั้นคลิก แทรกฟิลด์ผสาน ภายใต้กลุ่ม Write &Insert Feild's
เลือกตัวเลือก ชื่อ จากเมนูแบบเลื่อนลง และ Microsft Word จะเพิ่มฟิลด์อีเมล <<ชื่อ>> ข้างคำทักทาย
คุณสามารถเพิ่มฟิลด์อื่นๆ จากรายชื่อผู้รับของคุณลงในเอกสาร เช่น นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์บ้าน ชื่อบริษัท ฯลฯ เมื่อคุณดำเนินการจดหมายเวียนเสร็จแล้ว คำนั้นจะแทนที่ฟิลด์อีเมลด้วยข้อมูลจริงจากรายชื่อผู้รับของคุณโดยอัตโนมัติ
ส่งข้อความอีเมล
เมื่อคุณเตรียมข้อความอีเมลแล้ว ให้คลิก เริ่มจดหมายเวียน และเลือก ข้อความอีเมล จากเมนูแบบเลื่อนลง
ตอนนี้คลิกที่ เสร็จสิ้น &ผสาน และเลือก ส่งข้อความอีเมล จากเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบผสานกับอีเมลจะปรากฏขึ้น ที่นี่เลือกอีเมล สำหรับ ตัวเลือกข้อความ ถึง แล้วเลือก HTML สำหรับรูปแบบจดหมาย
ภายใต้ ส่งบันทึก ให้คลิกที่ปุ่มตัวเลือก ทั้งหมด เพื่อส่งอีเมลทั้งหมดในครั้งเดียว หรือเลือกตัวเลือก บันทึกปัจจุบัน เพื่อส่งอีเมลปัจจุบันเท่านั้น
คลิก ตกลง ปุ่ม.
เมื่อเสร็จแล้ว Microsoft Word จะผสานอีเมลโดยอัตโนมัติและส่งอีเมลส่วนบุคคลไปยังแต่ละที่อยู่
เป็นมูลค่าการกล่าวขวัญว่าคุณลักษณะข้างต้นใช้เพื่อส่งข้อความอีเมลเท่านั้น คุณไม่สามารถแนบไฟล์ไปกับอีเมล และไม่สามารถ CC หรือ BCC ผู้รับอื่นในอีเมลได้
หากต้องการยืนยันว่าส่งอีเมลแล้ว ให้ไปที่ Outlook . ของคุณ และตรวจสอบรายการที่ส่ง โฟลเดอร์เพื่อตรวจสอบอีเมลที่ส่ง
หวังว่าคุณจะชอบใช้ฟีเจอร์นี้!
