Mass Mailing เป็นกลยุทธ์สำคัญในการตลาดดิจิทัล ใช้เพิ่มยอดขายและส่งเสริมแบรนด์ แคมเปญอีเมลการตลาดจำเป็นในปัจจุบันสำหรับการโฆษณา เพื่อเข้าถึงรายชื่อลูกค้าจำนวนมากและบรรลุเป้าหมายองค์กร นอกจากธุรกิจ อาจมีโอกาสหลายอย่างที่คุณต้องการส่งอีเมลจำนวนมาก เช่น การเชิญ นิตยสาร และจดหมายประกาศไปยังที่อยู่หลายแห่ง
อย่างไรก็ตาม บัญชีอีเมลส่วนใหญ่รองรับจำนวนผู้รับจำกัดต่ออีเมลเดียว นอกจากนี้ การเตรียมจดหมายส่วนตัวให้คนจำนวนมากใช้เวลามาก แม้จะมีบริการมากมายเสนอวิธีส่งอีเมลจำนวนมากที่ง่ายขึ้น แต่วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างข้อความอีเมลที่เฉพาะตัวคือการใช้ฟีเจอร์ Mail Merge ของ Microsoft Word ร่วมกับ Microsoft Outlook
แตกต่างจากการส่งอีเมลกระจายเสียงไปยังคนจำนวนมาก Mail Merge เก็บข้อความเหมือนเดิมสำหรับอีเมลหลายฉบับ แต่ชื่อและที่อยู่อีเมลจะไม่ซ้ำกันพร้อมรายละเอียดเฉพาะตัวสำหรับแต่ละผู้รับ กล่าวอีกนัยหนึ่ง Mail Merge ทำให้ผู้รับแต่ละคนของข้อความอีเมลเป็นผู้รับเพียงคนเดียว
Mail Merge Feature ของ Microsoft Word คืออะไร
Mail Merge เป็นฟีเจอร์ที่ทรงพลังรองรับในแอปพลิเคชันส่วนใหญ่ มันอนุญาตให้คุณสร้างชุดข้อความอีเมลที่เฉพาะตัวจากจดหมาย และดึงที่อยู่ของผู้รับหลายคนจากฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ เพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งเมลจำนวนมาก โดยพื้นฐาน Mail Merge หมายถึงการรวมเมลและเอกสาร Microsoft Word อนุญาตให้คุณแทรกเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลเช่น Access Database, Excel Spreadsheet ฯล฿ ลงในเอกสาร Word โดยใช้ฟีเจอร์ Mail Merge นั่นคือ Microsoft Outlook สามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Microsoft Word ในการ Mail Merge เพื่อส่งอีเมลเฉพาะตัวจำนวนมากไปยังติดต่อหลายราย
เพื่อส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook โดยใช้ Mail Merge คุณต้องใช้ Microsoft Word สร้างเอกสารคงที่หลายฉบับที่มีเนื้อหาคงที่ คือ Body ของอีเมล และเพิ่มรายละเอียดเฉพาะตัวสำหรับแต่ละเอกสาร เช่น ชื่อหรือที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งมักมาจาก Data Source เช่น Outlook Contact, Excel Spreadsheet หรือ Access Database การ Mail Merge เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารหลัก สร้าง Data Source สำหรับรายชื่อผู้รับ กำหนด Merge Fields เชื่อมโยง Mailing List กับเอกสาร บันทึกและส่งข้อความอีเมลที่เฉพาะตัว ในบทความนี้ เราอธิบายวิธีส่งอีเมลจำนวนมากใน Outlook โดยใช้ Mail Merge
เตรียมรายชื่อติดต่อสำหรับ Mail Merge
เปิด Microsoft Outlook และคลิกแท็บ Home
ที่ด้านล่างของหน้า Home Tab คลิกที่ People เพื่อดูรายชื่อติดต่อ
เลือกที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งข้อความจำนวนมาก
ตอนนี้ไปที่กลุ่ม Actions ในแท็บ Home และคลิกที่ Mail Merge
ในกล่องโต้ตอบ Mail Merge Contacts คลิกที่ Radio Button ที่มีตัวเลือก Only selected contacts ภายใต้ Contacts เพื่อส่งอีเมลไปยังติดต่อที่เลือกเท่านั้น มิฉะนั้น คลิกที่ Radio Button ที่มีตัวเลือก All contacts in the current view
ต่อไป เลือก Radio Button ที่มีตัวเลือก New document ภายใต้ Document File
ภายใต้ Merge Option เลือก Document Type เป็น Form Letters Merge To เป็น Email และพิมพ์หัวข้อสำหรับอีเมลของคุณในกล่อง Message Subject Line
คลิก OK เพื่อใช้การตั้งค่า และ Outlook จะเปิด Microsoft Word ให้คุณเขียนข้อความคงที่
เขียนข้อความอีเมลเฉพาะตัวโดยใช้ Microsoft Word
Outlook เปิด Microsoft Word
ในบรรทัดทักทาย พิมพ์ที่อยู่ เช่น พิมพ์ Hello แล้วคลิกที่ตัวเลือก Insert Merge Field ภายใต้กลุ่ม Write & Insert Field
เลือกตัวเลือก Name จากเมนูแบบเลื่อนลง และ Microsoft Word จะเพิ่ม Email Field << Name>> ถัดจากทักทาย
คุณสามารถเพิ่มฟิลด์อื่นๆ จากรายชื่อผู้รับของคุณลงในเอกสาร เช่น นามสกุล โทรศัพท์บ้าน ชื่อบริษัท ฯล฿ เมื่อคุณเสร็จสิ้นกระบวนการ Mail Merge Word จะแทนที่ Email Fields ด้วยข้อมูลจริงจากรายชื่อผู้รับของคุณโดยอัตโนมัติ
ส่งข้อความอีเมล
เมื่อคุณเตรียมข้อความอีเมลแล้ว คลิก Start Mail Merge และเลือก Email Messages จากเมนูแบบเลื่อนลง
ตอนนี้คลิกปุ่ม Finish & Merge และเลือก Send Email Messages จากเมนูแบบเลื่อนลง
กล่องโต้ตอบ Merge to E-mail จะปรากฏ ที่นี่เลือก Email สำหรับ Message Options To และเลือก HTML สำหรับ Mail Format
ภายใต้ Send Records คลิกที่ Radio Button All เพื่อส่งอีเมลทั้งหมดพร้อมกัน หรือเลือกตัวเลือก Current Record เพื่อส่งอีเมลปัจจุบันเท่านั้น
คลิกปุ่ม OK
เมื่อเสร็จ Microsoft Word จะรวมอีเมลและส่งอีเมลเฉพาะตัวไปยังที่อยู่แต่ละรายโดยอัตโนมัติ
คุ้มค่าที่จะกล่าวว่า ฟีเจอร์ด้านบนใช้สำหรับส่งข้อความอีเมลเท่านั้น คุณไม่สามารถแนบไฟล์ในอีเมล และไม่สามารถ CC หรือ BCC ผู้รับอื่นในเมลได้
เพื่อยืนยันว่าอีเมลถูกส่งแล้ว ไปที่ Outlook ของคุณ และตรวจสอบโฟลเดอร์ Sent Items เพื่อตรวจสอบอีเมลที่ส่ง
หวังว่าคุณจะชอบใช้ฟีเจอร์นี้!
