หากต้องการ mail merge จาก Excel ไป Word สำหรับซองจดหมาย บทความนี้เหมาะสำหรับคุณ จะแนะนำ 2 วิธีง่ายและเหมาะสม เพื่อทำงานนี้ได้อย่างสบายใจ
ดาวน์โหลดเอกสาร Word
Mail Merge คืออะไร?
เพื่อหลายวัตถุประสงค์ ต้องส่ง จดหมาย จำนวนมากไปยังผู้คนที่อยู่ต่างกัน ในกรณีนี้ mail merge ทำหน้าที่เหมือนฟีเจอร์ที่ใช้งานง่าย Mail merge ช่วย สร้างกลุ่มซองจดหมาย สำหรับแต่ละที่อยู่ โดยแต่ละซองจะมีที่อยู่จากรายชื่อส่งจดหมายของเรา
2 วิธี Mail Merge จาก Excel ไป Word Envelopes
ตารางต่อไปนี้มีคอลัมน์ First Name, Last Name, Street Address, City, และ Zip Code จะใช้ตารางนี้ mail merge จาก Excel ไป Word Envelopes ใช้ 2 วิธีต่างกัน ใช้ Excel 365 แต่สามารถใช้เวอร์ชัน Excel อื่นได้
1. ใช้ตัวเลือก Envelope เพื่อ Mail Merge จาก Excel ไป Word Envelopes
ในวิธีนี้ ใช้ตัวเลือก Envelope จากแท็บ Mailings ของเอกสาร Word เพื่อ mail merge จาก Excel ไป Word Envelope
ขั้นตอน:
- เปิดเอกสาร Word
- ไปที่แท็บ Mailings >> จาก Start Mail Merge >> เลือก Envelopes
กล่องโต้ตอบ Envelope Options จะปรากฏ 
สามารถเปลี่ยนขนาดซองได้โดยคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงของกล่อง Envelope size
- คง Envelope size ไว้ตามเดิม
คลิกที่ Font ของ Delivery address 
กล่องโต้ตอบ Envelope Address จะปรากฏ
- เลือก Bold เป็น Font style >> 14 เป็น Font size
สามารถเลือก Font color, Underline style โดยคลิกลูกศรแบบเลื่อนลง
รวมถึงเลือก Effects ได้
- คง Font color, Underline style, Effects ไว้ตามเดิม
จะเห็น Preview
- คลิก OK
- คลิกที่ Font ของ Return address
กล่องโต้ตอบ Envelope Return Address จะปรากฏ
- เลือก Bold เป็น Font style >> 14 เป็น Font size
เลือก Font color, Underline style ได้จากลูกศรแบบเลื่อนลง
เลือก Effects ได้
- คง Font color, Underline style, Effects ไว้ตามเดิม
จะเห็น Preview
- คลิก OK
- คลิก OK บนกล่อง Envelope Options
จะเห็น Envelope ถูกสร้างขึ้น
- คลิกที่ มุมซ้ายบน เพื่อเขียน Return address
จะเห็น Return address
- คลิกที่ Envelope เพื่อแทรกกล่อง Delivery address
จะเห็นกล่อง Delivery address ใน Envelope
ตอนนี้เลือกไฟล์ Excel สำหรับ รายชื่อผู้รับ
- ไปที่แท็บ Mailings >> จาก Select Recipients >> เลือก Use an Existing List
- ไปยังไฟล์ Excel
- เลือกไฟล์ชื่อ Mail Merge from Excel to Word Envelopes >> คลิก Open
กล่องโต้ตอบ Select Table จะปรากฏ
ให้แน่ใจว่า First row of data contains column header ถูก ติ๊ก
- คลิก OK
- เลือก Address Block จาก Write and Insert Fields
กล่องโต้ตอบ Insert Address Block จะปรากฏ
จะเห็นที่อยู่ของผู้รับคนแรกในกล่อง preview ดูที่อยู่คนอื่นได้โดยคลิกลูกศรขวา (กล่องสีแดง)
- คลิก OK
จะเห็นที่อยู่ผู้รับคนแรกใน Envelope
- เพื่อดูตัวอย่างจาก Preview Results >> เลือก Preview Results
- คลิกลูกศรขวา (กล่องสีแดง) เพื่อดูที่อยู่ผู้รับคนอื่น
ดังนั้น เรา mail merge จาก Excel ไป Word Envelopes สำเร็จแล้ว
นอกจาก Address Blocks แล้ว ยังมี Insert Merge Field สำหรับแทรก Delivery address ใน Envelope
- คลิก ลูกศรแบบเลื่อนลง ของ Insert Merge Field
จะเห็นตัวเลือก รายชื่อที่อยู่ผู้รับ จาก Excel ในรายการนั้น
- เลือก First Name จากรายการ
จะเห็น First Name ถูกแทรกในกล่อง Delivery address ของ Envelope
- ทำเช่นเดียวกัน แทรก Last Name จาก Insert Merge Fields
- กด ENTER ขึ้นบรรทัดใหม่ เลือกตัวเลือกอื่นจาก Insert Merge Fields
จะเห็น ที่อยู่ผู้รับ ที่แทรกในกล่อง Delivery address ของ Envelope
- คลิก Preview Results เพื่อดู preview
- คลิกลูกศรขวา (กล่องสีแดง) เพื่อดู preview ของที่อยู่ผู้รับคนอื่น
- จาก Finish & Merge >> เลือก Print Document
กล่อง Merge to Printer จะปรากฏ
ให้แน่ใจว่า All ถูกเลือกเป็น Print records
- คลิก OK
กล่อง Print จะปรากฏ
- คลิก OK เพื่อ พิมพ์ mail merge จาก Excel ไป Word envelopes
อ่านเพิ่มเติม: Mail Merge ใน Excel โดยไม่ใช้ Word (2 วิธี)
2. ใช้ "Step-by-Step Mail Merge Wizard" เพื่อ Mail Merge จาก Excel ไป Word Envelopes
ในวิธีนี้ ใช้ Step by Step Mail Merger Wizard จากแท็บ Mailings ของเอกสาร Word เพื่อ mail merge จาก Excel ไป Word Envelopes
ขั้นตอน:
- เปิดเอกสาร Word
- ไปที่ Mailings >> จาก Start Mail Merge >> เลือก Step by Step Mail Merge Wizard
จะเห็นกล่อง Mail Merge ที่มุม ขวา ของเอกสาร Word
- เลือก document type เป็น Envelope >> from Step 1 of 6 คลิก Next: Starting document
- เลือก Envelope options จาก Change Document layout
กล่อง Envelope Options จะปรากฏ 
เปลี่ยนขนาดซองได้จากลูกศร Envelope size
- คง Envelope size ตามเดิม
คลิก Font ของ Delivery address 
กล่อง Envelope Address จะปรากฏ
- เลือก Bold เป็น Font style >> 14 เป็น Font size
เลือก Font color, Underline style จากลูกศรแบบเลื่อนลง
เลือก Effects ได้
- คง Font color, Underline style, Effects ตามเดิม
จะเห็น Preview
- คลิก OK
- คลิก Font ของ Return address
กล่อง Envelope Return Address จะปรากฏ
- เลือก Bold เป็น Font style >> 14 เป็น Font size
เลือก Font color, Underline style จากลูกศรแบบเลื่อนลง
เลือก Effects ได้
- คง Font color, Underline style, Effects ตามเดิม
จะเห็น Preview
- คลิก OK
- ในกล่อง Envelope Options คลิก OK
จะเห็น Envelope ถูกสร้าง
- จาก Step 2 of 6 คลิก Next: Select recipients
- คลิก Browse เลือกไฟล์ Excel เป็น recipient address list
- ไปยังไฟล์ Excel
- เลือกไฟล์ Mail Merge from Excel to Word Envelopes >> Open
กล่อง Select Table จะปรากฏ
ให้แน่ใจว่า First row of data contains column header ถูก ติ๊ก
- คลิก OK
กล่อง Mail Merge Recipients จะปรากฏ
สามารถ ยกเลิกติ๊ก Data Source และ Refine recipient list ได้
- คง recipient list ตามเดิม
- คลิก OK
เขียน Return address ที่มุมซ้ายบนของ Envelope- คลิกที่ Envelope แทรก Delivery address box
จะเห็น Delivery address box
- จาก Step 3 of 6 คลิก Next: Arrange your envelope
- เลือก Address Block
กล่อง Insert Address Block จะปรากฏ
เห็นที่อยู่ผู้รับคนแรกใน preview ดูคนอื่นได้จากลูกศรขวา (กล่องสีแดง)
- คลิก OK
สามารถแทรกที่อยู่เพื่อ mail merge จาก Excel ไป Word envelopes ได้โดยคลิก More Items ด้วย
คลิก More items จะเห็นรายการ Insert Merge Fields
แทรกที่อยู่ ด้วยตนเอง จากรายการนี้ได้
- แทรกที่อยู่จาก Address Block
- จาก Step 4 of 6 เลือก Next: Preview your envelopes
เห็น Preview ที่อยู่ผู้รับคนแรก
- คลิกลูกศรขวา (กล่องสีแดง) ดู preview ผู้รับคนอื่น
- จาก Step 5 of 6 คลิก Next: Complete the merge
- เลือก Print จาก Merge box
กล่อง Merge to Printer จะปรากฏ
ให้แน่ใจว่า All ถูกเลือกเป็น Print records
คลิก OK 
กล่อง Print จะปรากฏ
- คลิก OK เพื่อ พิมพ์ mail merge จาก Excel ไป Word envelopes
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Mail Merge รูปภาพจาก Excel ไป Word (2 วิธีง่ายๆ)
ข้อควรจำ
- ใช้ Address Block หรือ Insert Merge Field ได้ทั้งคู่ สำหรับแทรก recipient address ใน Envelope
- ตัวเลือก Step by Step Mail Merge Wizard ช่วยเมื่อต้องการ ยกเลิกติ๊ก Source data บางส่วน
ส่วนฝึกฝน
ในส่วนฝึกฝนของชีต สามารถฝึกวิธีที่อธิบายได้
สรุป
พยายามแสดง 2 วิธี mail merge จาก Excel ไป Word envelopes ขอบคุณที่อ่าน หวังว่าเป็นประโยชน์ หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ บอกได้ในความคิดเห็น เยี่ยมชม Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- Macro to Populate a Mail Merge Document from Excel
- วิธีเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge (ขั้นตอนเร็ว)
- วิธีรวมไฟล์ Excel เพื่อฉลากส่งจดหมาย (ขั้นตอนง่ายๆ)
- Mail Merge จาก Excel ไป Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)
