Mail Merge (การรวมจดหมาย) เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากของชุดโปรแกรม Office โดยใช้ฟีเจอร์นี้ ผู้ใช้สามารถกรอกข้อมูลอัตโนมัติให้หลายร้อยไฟล์เอกสารในครั้งเดียว แม้จะรวมถึงรูปภาพก็ตาม หากคุณสงสัยว่าจะทำ Mail Merge อัตโนมัติได้อย่างไร บทความนี้อาจจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธี Mail Merge รูปภาพจาก Excel ไป Word พร้อมคำอธิบายโดยละเอียด
ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกปฏิบัติและไฟล์ Word ด้านล่าง
2 วิธีง่าย Mail Merge รูปภาพจาก Excel ไป Word
เพื่อวัตถุประสงค์ในการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง เรามีชื่อของบุคคล 3 คนที่มีชื่อเสียงโลกซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งบริษัทเทคโนโลยีชั้นนำของโลก เรายังมีอายุ เมืองบ้าน และประเทศของพวกเขา จากนั้นเราสร้างย่อหน้าประวัติสั้นๆ พร้อมรูปภาพของพวกเขาในเอกสาร Word
วิธีที่ 1: ใช้ชื่อไฟล์รูปภาพ
ที่นี่ ชื่อของรูปภาพจะถูกวางในรหัส Field (ฟิลด์) แทนที่จะเป็นตำแหน่งที่ตั้ง
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสาร Word
- ในเบื้องต้น เราต้องเตรียมทั้งไฟล์ Excel และเอกสาร Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างของ Word เพื่อกำหนดโครงสร้างจะเป็นอย่างไร
- รูปแบบเบื้องต้นแสดงด้านล่าง
- เพื่อเตรียมร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญบางอย่างที่แตกต่างกันไปจากคนละคน ในกรณีนี้ ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้จะเป็น ชื่อ อายุ ประเทศกำเนิด เมืองบ้าน ฯลฯ
- เราจะสร้างรายการข้อมูลของคนต่างๆ ในแผ่นงาน Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2: แทรกลิงก์รูปภาพ
ตอนนี้เราต้องแทรกภาพลงในโฟลเดอร์ที่กำหนด และจากนั้นป้อนไฮเปอร์ลิงก์ของภาพ
- เพื่อทำเช่นนี้ ขั้นแรก ไปที่แท็บ Insert (แท็บแทรก) และจากนั้นคลิกที่ Link (ลิงก์) จากกลุ่ม Links
- หลังจากคลิก Link จะมีกล่องโต้ตอบใหม่ถามตำแหน่งของภาพบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เลือกภาพ และข้อความไดเรกทอรีตำแหน่งที่จะแสดงในกล่องข้อความ จะแสดงในกล่อง Text to Display (ข้อความที่จะแสดง) ด้านบน
- คลิก OK หลังจากนี้
- จากนั้นคุณจะสังเกตว่าที่อยู่ลิงก์แสดงอยู่ในเซลล์ G4 แล้ว
- เราต้องปรับเปลี่ยนที่อยู่ลิงก์เล็กน้อย โดยเพิ่มเครื่องหมายทับ (Slash) อีกตัวหลังจากเครื่องหมายทับที่มีอยู่ในลิงก์แล้ว
- ทำซ้ำกระบวนการเดียวกันสำหรับรายการที่เหลือ
งานในแผ่นงาน Excel เสร็จสิ้นแล้ว และรายการนี้จะถูกใช้ในไฟล์ Word
ขั้นตอนที่ 3: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างไฟล์ Excel และ Word
หลังจากเสร็จสิ้นข้อมูลไฟล์ Excel ให้เปิดไฟล์ Word และแก้ไขให้เหมาะสมเพื่อทำพื้นที่สำหรับภาพ
- ร่างของไฟล์ Word ทำเสร็จแล้ว ข้อความในร่างจะถูกทำซ้ำในทุกรายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และภาพจะถูกเพิ่มที่มุมขวาบนของไฟล์ Word
- ตอนนี้ จากแท็บ Mailings (การรวมจดหมาย) ไปที่ Select Recipients (เลือกผู้รับ) > Use an Existing List (ใช้รายการที่มีอยู่)
- ต่อมา จะมีหน้าต่างเรียกดูไฟล์ใหม่เปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราสร้างใน Excel เพิ่งเสร็จ
- ต่อมา จะมีหน้าต่างใหม่ชื่อ Select Table (เลือกตาราง) จะถามว่าคุณต้องการเลือกแผ่นไหน ให้เลือก Sheet1 และคลิก OK
- หลังจากนั้น คุณสามารถแทรกฟิลด์เช่น ชื่อ อายุ และประเทศ จากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์ Word ได้จากคำสั่ง Insert Merge Fields (แทรกฟิลด์รวม) จากแท็บ Mailings
- ตอนนี้ เราจะแทนที่ค่า Name (ชื่อ), Age (อายุ), Hometown (เมืองบ้าน), Country (ประเทศ) ฯลฯ ในไฟล์ Word
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Name_
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Founder_of
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Hometown
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Country_
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Age
- ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับส่วนแรก
- หลังจากเติมฟิลด์แล้ว จะมีลักษณะประมาณภาพด้านล่าง
- ต่อไป เราจะแทรกลิงก์ภาพใน Word เพื่อทำเช่นนี้ ไปที่ Insert (แท็บแทรก) > Text group (กลุ่มข้อความ) > Quick Parts > Field (ส่วนประกอบด่วน > ฟิลด์)
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบใหม่ จากกล่องนั้น ในเมนูตัวเลือกชื่อ Field (ฟิลด์) ให้เลือก IncludePicture
- จากนั้นใน Field Properties (คุณสมบัติฟิลด์) ใส่ชื่ออะไรก็ได้ เราใส่ "Image" ในฟิลด์ แล้วคลิก OK
ขั้นตอนที่ 4: แทรกภาพลงในเอกสาร Word
ตอนนี้ เราจะวางฟิลด์ภาพในรหัสฟิลด์ และจัดรูปแบบให้เหมาะสม
- หลังจากเราคลิก OK ภาพจะโหลด แต่ยังไม่มองเห็น
- เพื่อแก้ไข ให้กด Alt+F9 เพียงอย่างเดียว
- การทำเช่นนี้จะเปิดโหมดรหัส (Code Format) ของ Word และให้เราแก้ไขรหัสด้วยตนเอง
- จากนั้น เลือกตัวอักษร IMAGE ในรหัสภาพที่ไฮไลท์ แล้วไปที่ Mailings > Insert Merge Field แท็บ เลือกฟิลด์ Image จากเมนูแบบเลื่อนลง
- หลังจากคลิกที่ฟิลด์ Image รหัสจะเปลี่ยนเป็นเหมือนภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 อีกครั้ง แต่ภาพยังไม่มองเห็น
- จากแท็บ Mailings คลิกที่ Finish & Merge (เสร็จสิ้นและรวม) แล้วคลิกที่ Edit Individual Documents (แก้ไขเอกสารแต่ละฉบับ)
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอีกอัน ในกล่องนั้น ให้เลือก All (ทั้งหมด) แล้วคลิก OK
- ภาพอาจยังไม่มองเห็น เพื่อให้มองเห็น ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ Word และจากนั้นกด F9
- กล่องโต้ตอบเตือนจะปรากฏ คลิก Yes (ใช่) บนกล่องนั้น
- หลังจากคลิก Yes คุณจะสังเกตว่าไฟล์ Word ถูกเติมด้วยภาพที่รวม (Merged) พร้อมข้อมูลที่รวมและเก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม: Mail Merge จาก Excel ไป Word Envelopes (2 วิธีง่าย)
วิธีที่ 2: ใช้ตำแหน่งที่ตั้งของภาพ
ในกระบวนการนี้ เราจะป้อนตำแหน่งที่ตั้งของภาพแทนชื่อของพวกเขาในรหัสฟิลด์
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเอกสาร Word
ชุดข้อมูลต้องเตรียมอย่างเหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์
- ในเบื้องต้น เราต้องเตรียมทั้งไฟล์ Excel และเอกสาร Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างของ Word เพื่อกำหนดโครงสร้างจะเป็นอย่างไร
- รูปแบบเบื้องต้นแสดงด้านล่าง
- เพื่อเตรียมร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญบางอย่างที่แตกต่างกันไปจากคนละคน ในกรณีนี้ ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงได้จะเป็น ชื่อ อายุ ประเทศกำเนิด เมืองบ้าน ฯลฯ
- เราจะสร้างรายการข้อมูลของคนต่างๆ ในแผ่นงาน Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงด้านล่าง
ตอนนี้เราต้องป้อน Image Number (หมายเลขภาพ) ตามลำดับในแผ่นนี้ เช่น
ทำซ้ำสำหรับเซลล์อื่นๆ
ชุดข้อมูล Excel พร้อมใช้งานใน Word แล้ว
ขั้นตอนที่ 2: สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง Word และไฟล์ Excel
หลังจากเสร็จสิ้นข้อมูลไฟล์ Excel ให้เปิดไฟล์ Word
- ร่างของไฟล์ Word ทำเสร็จแล้ว ข้อความในร่างจะถูกทำซ้ำในทุกรายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และภาพจะถูกเพิ่มที่มุมขวาบนของไฟล์ Word
- ตอนนี้ จากแท็บ Mailings ไปที่ Select Recipients > Use an Existing List
- ต่อมา จะมีหน้าต่างเรียกดูไฟล์ใหม่เปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราสร้างใน Excel เพิ่งเสร็จ
- ต่อมา จะมีหน้าต่างใหม่ชื่อ Select Table จะถามว่าคุณต้องการเลือกแผ่นไหน ให้เลือก Sheet1 และคลิก OK
- หลังจากนั้น คุณสามารถแทรกฟิลด์เช่น ชื่อ อายุ และประเทศ จากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์ Word ได้จากคำสั่ง Insert Merge Fields จากแท็บ Mailings
- ตอนนี้ เราจะแทนที่ค่า Name (ชื่อ), Age (อายุ), Hometown (เมืองบ้าน), Country (ประเทศ) ฯลฯ ในไฟล์ Word
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Name_
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Founder_of
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Hometown
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Country_
- เลือก X ตามภาพ แล้วจากแท็บ Mailings คลิกที่ Insert Merge Field จากนั้นคลิกที่ฟิลด์ Age
- ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันสำหรับส่วนแรก
- หลังจากเติมฟิลด์แล้ว จะมีลักษณะประมาณภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3: ป้อนที่อยู่ภาพในรูปแบบรหัส
ตอนนี้ เราต้องป้อนภาพแทนชื่อในรูปแบบรหัส ขั้นตอนนี้ควรทำตามอย่างระมัดระวัง
- ตอนนี้เรามีกรอบล้อมรอบภาพด้วยเครื่องมือตาราง
- วางเคอร์เซอร์ในฟิลด์ภาพ แล้วกด Alt+F9 มันจะสลับไปยังรหัสต้นฉบับของเอกสาร และจะมีกรอบวงเล็บที่สอง
- จากนั้นพิมพ์ข้อความต่อไปนี้ภายในกรอบวงเล็บ: INCLUDEPICTURE "F:\\softeko\\Bill Gates.jpg"
- ที่นี่ ตำแหน่งที่ตั้งคือตำแหน่งของภาพแรกในโฟลเดอร์ ซึ่งจะแตกต่างในกรณีของคุณ
หลังจากคุณป้อนข้อความตามคำแนะนำด้านบน วางเคอร์เซอร์ก่อน jpg โดยตรง และจากนั้นเลือกฟิลด์ Image_Number จาก Insert Merge Field
- จากนั้น รหัสจะเปลี่ยนและมีลักษณะประมาณภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 เพื่อสลับกลับโหมดปกติ แต่ภาพยังไม่มองเห็น
- จากแท็บ Mailings คลิกที่ Finish & Merge แล้วคลิกที่ Edit Individual Documents
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอีกอัน ในกล่องนั้น ให้เลือก แล้วคลิก OK
- ภาพอาจยังไม่มองเห็น เพื่อให้มองเห็น ให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ Word และจากนั้นกด F9
- กล่องโต้ตอบเตือนจะปรากฏ คลิก Yes บนกล่องนั้น
- หลังจากคลิก Yes คุณจะสังเกตว่าไฟล์ Word ถูกเติมด้วยภาพที่รวม (Merged) พร้อมข้อมูลที่รวมและเก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม: Mail Merge ใน Excel โดยไม่ใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม)
สรุป
สรุปได้ว่า คำถาม "วิธี Mail Merge รูปภาพจาก Excel ไป Word ใน 2 วิธีแยกต่างหาก พร้อมคำอธิบายโดยละเอียด"
สำหรับปัญหานี้ มีสมุดงานให้ดาวน์โหลดที่คุณสามารถฝึกปฏิบัติวิธีเหล่านี้ได้
รู้สึกสบายใจถามคำถามหรือข้อเสนอแนะผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใดๆ สำหรับการปรับปรุงชุมชน Exceldemy จะได้รับการชื่นชมสูง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธี Mail Merge จาก Excel ไป Outlook (พร้อมขั้นตอนง่าย)
- วิธี Mail Merge จาก Excel ไป Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)
- Macro เพื่อกรอกข้อมูลเอกสาร Mail Merge จาก Excel
- วิธีเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge (พร้อมขั้นตอนเร็ว)
- วิธีรวมไฟล์ Excel ไปยังฉลากไปรษณีย์ (พร้อมขั้นตอนง่าย)
