การรวมจดหมาย เป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์อย่างยิ่งของชุดสำนักงาน การใช้คุณสมบัตินี้ ผู้ใช้สามารถป้อนไฟล์เอกสารได้หลายร้อยไฟล์โดยอัตโนมัติในคราวเดียว แม้แต่กับรูปภาพ หากคุณอยากรู้ว่าคุณสามารถป้อนเอกสารอัตโนมัติด้วย Mail merge ได้อย่างไร บทความนี้อาจมีประโยชน์สำหรับคุณ ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีที่คุณสามารถรวมรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word ด้วยคำอธิบายที่ละเอียดได้
ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดเล่มนี้และไฟล์คำศัพท์ด้านล่าง
2 วิธีง่ายๆ ในการรวมรูปภาพจาก Excel ไปยัง Word
เพื่อจุดประสงค์ในการสาธิต เราจะใช้ชุดข้อมูลด้านล่าง เรามีชื่อของบุคคลที่มีชื่อเสียงสามคนบนโลกซึ่งเป็นผู้ก่อตั้งยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีที่ก้าวล้ำที่สุดในโลก เรายังมีอายุ บ้านเกิด และประเทศต้นทางอีกด้วย จากนั้นเราจะสร้างย่อหน้าเล็ก ๆ ของชีวประวัติพร้อมรูปภาพในเอกสารคำ
วิธีที่ 1:การใช้ชื่อรูปภาพ
ที่นี่ ชื่อของรูปภาพจะถูกวางไว้ใน ฟิลด์ รหัสแทนตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 1:เตรียมเอกสาร Word
- ในเบื้องต้น เราต้องเตรียมทั้งเอกสารไฟล์ Excel และ Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างคำเพื่อกำหนดว่าโครงสร้างจะเป็นอย่างไร
- รูปแบบเบื้องต้นอยู่ด้านล่าง
- เพื่อเตรียมร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญที่แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ในกรณีนี้ ข้อมูลตัวแปรจะเป็นชื่อบุคคล อายุ ประเทศต้นทาง บ้านเกิด ฯลฯ
- เราจะสร้างรายการข้อมูลของบุคคลต่างๆ ในชีต Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงอยู่ด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 2:แทรกลิงก์ของรูปภาพ
ตอนนี้เราต้องแทรกรูปภาพลงในโฟลเดอร์ที่ระบุแล้วป้อนไฮเปอร์ลิงก์ของรูปภาพ
- ในการดำเนินการนี้ ก่อนอื่น ให้ไปที่ส่วน แทรก แท็บ จากนั้นคลิกที่ ลิงก์ จาก ลิงก์ กลุ่ม
- หลังจากคลิก ลิงก์ จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบใหม่ที่ถามตำแหน่งของรูปภาพในพีซีของคุณ
- เลือกรูปภาพ และข้อความไดเรกทอรีตำแหน่งที่จะแสดงในกล่องข้อความจะแสดงใน กล่องข้อความที่จะแสดง ด้านบน
- คลิก ตกลง ต่อจากนี้
- จากนั้น คุณจะสังเกตเห็นว่าขณะนี้ที่อยู่ลิงก์แสดงในเซลล์ G4 .
- เราจำเป็นต้องแก้ไขที่อยู่ของลิงก์เล็กน้อย โดยเพิ่มเครื่องหมายทับหลังจากทุกเครื่องหมายทับในลิงก์แล้ว
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับรายการที่เหลือ
งานในแผ่นงาน Excel เสร็จเรียบร้อยแล้ว และรายการนี้จะถูกใช้ในไฟล์ Word
ขั้นตอนที่ 3:สร้างความสัมพันธ์ระหว่างไฟล์ Excel และ Word
หลังจากกรอกข้อมูลไฟล์ Excel แล้ว ให้เปิดไฟล์คำ และแก้ไขให้เหมาะสมเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับรูปภาพ
- แบบร่างของไฟล์ word เสร็จเรียบร้อยแล้ว ข้อความในฉบับร่างเราจะทำซ้ำในแต่ละรายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และรูปภาพจะถูกเพิ่มที่มุมบนขวาของไฟล์คำ
- ตอนนี้จาก การส่งจดหมาย ไปที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่
- ถัดไป จะมีหน้าต่างการเรียกดูไฟล์ใหม่ที่จะเปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราเพิ่งสร้างใน Excel
- ถัดไป จะมีชื่อหน้าต่างใหม่ เลือกตาราง มันจะถามว่าต้องการเลือกแผ่นไหน เลือก แผ่นที่ 1 แล้วคลิก ตกลง
- หลังจากนั้น คุณสามารถป้อนฟิลด์ เช่น ชื่อ อายุ และประเทศ จากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์คำจาก แทรกฟิลด์ผสาน คำสั่งจาก การส่งจดหมาย แท็บ
- ตอนนี้เราจะมาแทนที่ชื่อ อายุ , บ้านเกิด , ประเทศ ค่าอื่นๆ ในไฟล์ Word
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ ชื่อ_ ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ Founder_of ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ บ้านเกิด ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ ประเทศ_ ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ อายุ ฟิลด์.
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมในส่วนแรก
- หลังจากกรอกฟิลด์แล้ว จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
- ต่อไปเราจะใส่ลิงค์รูปภาพในคำ ในการดำเนินการนี้ ให้ไปที่ แทรก > กลุ่มข้อความ > ส่วนด่วน> ฟิลด์
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบใหม่ จากกล่องนั้นใน ฟิลด์ เมนูตัวเลือกชื่อ เลือก รวมรูปภาพ .
- จากนั้นใน คุณสมบัติของฟิลด์ ใส่ชื่อใดก็ได้และเราใส่ “ภาพ ” ในสนาม แล้วคลิก ตกลง .
ขั้นตอนที่ 4:แทรกรูปภาพลงในเอกสาร Word
ตอนนี้เราจะใส่ฟิลด์รูปภาพในฟิลด์โค้ดแล้วจัดรูปแบบตามนั้น
- หลังจากที่เราคลิก ตกลง รูปภาพจะโหลดแต่จะยังไม่ปรากฏให้เห็น
- ในการแก้ไขปัญหานี้ เพียงกด Alt+F9 .
- การทำเช่นนี้จะเปิดใช้รูปแบบโค้ดของคำ และให้เราแก้ไขโค้ดด้วยตนเอง
- จากนั้นเลือก IMAGE ตัวอักษรในรหัสภาพที่ไฮไลต์ จากนั้นไปที่การส่งจดหมาย> แทรกฟิลด์ผสาน แท็บ เลือก รูปภาพ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- หลังจากคลิกที่ รูปภาพ ช่องโค้ดจะเปลี่ยนตามภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 อีกครั้ง แต่ยังมองไม่เห็นภาพ
- จากนั้นจาก การส่งจดหมาย คลิกที่ เสร็จสิ้นและรวม จากนั้นคลิกที่ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอื่น ในกล่องนั้น ให้เลือก ทั้งหมด จากนั้นคลิก ตกลง
- รูปภาพอาจยังไม่ปรากฏให้เห็น หากต้องการแสดงให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ word แล้วกด F9 .
- กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น คลิกที่ ใช่ ในกล่องนั้น
- หลังจากคลิก ใช่ คุณจะสังเกตเห็นว่าไฟล์ word เต็มไปด้วยภาพที่ผสานด้วยข้อมูลที่ผสานที่เก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม:Mail Merge จาก Excel ไปยัง Word Envelopes (2 วิธีง่ายๆ)
วิธีที่ 2:การใช้ตำแหน่งของรูปภาพ
ในขั้นตอนนี้ เราจะป้อนตำแหน่งของรูปภาพแทนชื่อในโค้ดฟิลด์
ขั้นตอนที่ 1:เตรียมเอกสาร Word
ต้องเตรียมชุดข้อมูลอย่างเหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ
- ในเบื้องต้น เราต้องเตรียมทั้งเอกสารไฟล์ Excel และ Word
- สำหรับสิ่งนี้ เราต้องเตรียมร่างคำเพื่อกำหนดว่าโครงสร้างจะเป็นอย่างไร
- รูปแบบเบื้องต้นอยู่ด้านล่าง
- เพื่อเตรียมร่างนี้ เราต้องการข้อมูลสำคัญที่แตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล ในกรณีนี้ ข้อมูลตัวแปรจะเป็นชื่อบุคคล อายุ ประเทศต้นทาง บ้านเกิด ฯลฯ
- เราจะสร้างรายการข้อมูลของบุคคลต่างๆ ในชีต Excel
- ข้อมูลที่เรารวบรวมแสดงอยู่ด้านล่าง
ตอนนี้เราต้องป้อนหมายเลขรูปภาพ ตามลำดับในชีตนี้ เช่น
ทำซ้ำเช่นเดียวกันสำหรับเซลล์อื่น
ตอนนี้ชุดข้อมูล Excel พร้อมใช้งานใน Word แล้ว
ขั้นตอนที่ 2:สร้างความสัมพันธ์ระหว่างไฟล์ Word และ Excel
หลังจากกรอกข้อมูลไฟล์ Excel แล้ว ให้เปิดไฟล์คำ
- แบบร่างของไฟล์ word เสร็จเรียบร้อยแล้ว ข้อความในฉบับร่างเราจะทำซ้ำในแต่ละรายการในรายการที่สร้างใน Excel
- และรูปภาพจะถูกเพิ่มที่มุมบนขวาของไฟล์คำ
- ตอนนี้จาก การส่งจดหมาย ไปที่ เลือกผู้รับ > ใช้รายการที่มีอยู่
- ถัดไป จะมีหน้าต่างการเรียกดูไฟล์ใหม่ที่จะเปิดขึ้น จากหน้าต่างนั้น ให้เลือกไฟล์รายการที่เราเพิ่งสร้างใน Excel
- ถัดไป จะมีชื่อหน้าต่างใหม่ เลือกตาราง มันจะถามว่าต้องการเลือกแผ่นไหน เลือก แผ่นที่ 1 แล้วคลิก ตกลง
- หลังจากนั้น คุณสามารถป้อนฟิลด์ เช่น ชื่อ อายุ และประเทศ จากแผ่นงาน Excel ลงในไฟล์คำจาก แทรกฟิลด์ผสาน คำสั่งจาก การส่งจดหมาย แท็บ
- ตอนนี้เราจะมาแทนที่ชื่อ อายุ , บ้านเกิด , ประเทศ , ฯลฯ ค่าในไฟล์ Word
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ ชื่อ_ ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ Founder_of ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ บ้านเกิด ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ ประเทศ_ ฟิลด์.
- เลือก X ดังที่แสดงในภาพ และจาก การส่งจดหมาย ให้คลิกที่ แทรกฟิลด์ผสาน . จากนั้นคลิกที่ อายุ ฟิลด์.
- ทำซ้ำขั้นตอนเดิมในส่วนแรก
- หลังจากกรอกฟิลด์แล้ว จะมีลักษณะเหมือนภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 3:ป้อนที่อยู่รูปภาพในรูปแบบโค้ด
ตอนนี้ เราต้องใส่รูปภาพแทนชื่อในรูปแบบโค้ด ควรปฏิบัติตามขั้นตอนนี้อย่างระมัดระวัง
- ตอนนี้ เรามีกล่องใส่รูปภาพด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือตาราง
วางเคอร์เซอร์ในช่องรูปภาพ จากนั้นกด Alt+F9 มันจะสลับไปที่ซอร์สโค้ดของเอกสาร และจะมีโครงใส่วงเล็บที่สอง
- จากนั้นพิมพ์ข้อความต่อไปนี้ในวงเล็บ:INCLUDEPICTURE “F:\\softeko\\Bill Gates.jpg”
- ตำแหน่งนี้คือตำแหน่งของภาพแรกในโฟลเดอร์ ซึ่งจะแตกต่างกันไปในกรณีของคุณ
หลังจากที่คุณป้อนข้อความตามคำแนะนำด้านบนแล้ว ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณไว้ข้างหน้า jpg . จากนั้นเลือก Image_Number จาก แทรกฟิลด์ผสาน
- จากนั้นโค้ดจะเปลี่ยนและเปลี่ยนแปลงบ้างตามภาพด้านล่าง
- กด Alt+F9 เพื่อสลับกลับเป็นโหมดปกติ แต่ภาพยังมองไม่เห็น
- จาก การส่งจดหมาย คลิกที่แท็บ เสร็จสิ้นและรวม . จากนั้นคลิกที่ แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล .
- จากนั้นจะมีกล่องโต้ตอบอื่น ในกล่องนั้น ให้เลือกแล้วคลิก ตกลง
- รูปภาพอาจยังไม่ปรากฏให้เห็น หากต้องการแสดงให้กด Ctrl+A เพื่อเลือกเนื้อหาทั้งหมดในไฟล์ word แล้วกด F9 .
- กล่องโต้ตอบคำเตือนจะปรากฏขึ้น คลิกที่ ใช่ ในกล่องนั้น
- หลังจากคลิก ใช่ คุณจะสังเกตเห็นว่าไฟล์ word เต็มไปด้วยภาพที่ผสานด้วยข้อมูลที่ผสานที่เก็บไว้ในแผ่นงาน Excel
อ่านเพิ่มเติม:จดหมายเวียนใน Excel โดยไม่ต้องใช้ Word (2 วิธีที่เหมาะสม)
บทสรุป
โดยสรุปแล้ว คำถาม "วิธีการส่งจดหมายเวียนรูปภาพจาก Excel เป็นคำใน 2 วิธีแยกกันพร้อมคำอธิบายอย่างละเอียด
สำหรับปัญหานี้ มีเวิร์กบุ๊กให้ดาวน์โหลดซึ่งคุณสามารถฝึกวิธีการเหล่านี้ได้
อย่าลังเลที่จะถามคำถามหรือข้อเสนอแนะใด ๆ ผ่านส่วนความคิดเห็น ข้อเสนอแนะใด ๆ สำหรับการปรับปรุง Exceldemy ชุมชนจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการรวมจดหมายจาก Excel ไปยัง Outlook (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีการรวมจดหมายจาก Excel ไปยัง Outlook พร้อมไฟล์แนบ (2 ตัวอย่าง)
- มาโครเพื่อเติมเอกสารจดหมายเวียนจาก Excel
- วิธีการเปลี่ยนรูปแบบวันที่ใน Excel Mail Merge (พร้อมขั้นตอนด่วน)
- วิธีการผสานไฟล์ Excel เข้ากับป้ายกำกับการส่งจดหมาย (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
