พิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel: 2 วิธีง่าย สร้างฉลากได้เร็วและแม่นยำ

ฉลากประกอบด้วยกระดาษเล็กๆ ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งของ บทความนี้แสดงวิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel

ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนจากลิงก์ด้านล่าง

2 วิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel

Microsoft Excel ทำให้การพิมพ์ฉลากเป็นงานง่ายๆ ยอมรับว่าข้ามรายละเอียดเกี่ยวกับฉลากซึ่งคุณสามารถสำรวจได้เอง วิธีแรกใช้ Word ส่วนวิธีที่สองพิมพ์ฉลากโดยไม่ใช้ Word

โดยไม่ล่าช้า มาดูวิธี พิมพ์ฉลาก กัน

1. พิมพ์ฉลาก Avery โดยใช้ Word จาก Excel

สามารถพิมพ์ฉลาก Avery โดยใช้ Excel และ Word มาดูขั้นตอนทีละขั้น

พิจารณาชุดข้อมูลต่อไปนี้ในเซลล์ B4:F14 คอลัมน์แสดง ชื่อบริษัท, ที่อยู่, เมือง, รัฐ, และ รหัสไปรษณีย์ ของแต่ละผู้รับ

ขั้นตอนที่ 01: กำหนดตารางผู้รับ

• เลือกเซลล์ B4:F14 ไปที่ Formulas > Define Name
• กล่องโต้ตอบจะปรากฏ ใส่ชื่อที่เหมาะสม ตัวอย่างใช้ Company_Name

หมายเหตุ: ให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างระหว่างคำ ให้ใช้ underscore (_) คั่นคำแทน

ขั้นตอนที่ 02: สร้างฉลาก Avery ใน Word

• เปิดเอกสารว่างใน Microsoft Word ไปที่แท็บ
• ไปที่ Mailings > Start Mail Merge > Labels

• เลือกตัวเลือกตามภาพด้านล่าง คลิก OK เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

• เลือก Design > Page Borders
• ทันที Wizard box จะปรากฏ เลือก Borders > Grid

จะได้กริดในเอกสารว่าง

ขั้นตอนที่ 03: นำเข้ารายชื่อผู้รับจาก Excel เข้า Word

• ไปที่ Mailings แต่ครั้งนี้เลือก Select Recipients > Use an Existing List

• นำเข้าข้อมูลต้นทางเข้า Word โดยเลือกไฟล์ Excel ในกรณีนี้คือ Print Avery Labels

• เลือกชื่อตาราง Company_Name จากรายการ

สร้างการเชื่อมต่อระหว่างแผ่นงาน Excel และเอกสาร Word

ขั้นตอนที่ 04: แทรกฟิลด์ใน Word

• ไปที่ Mailings > Address Block เลือก Match Fields จากกล่องโต้ตอบ

หัวคอลัมน์จากแผ่นงานจะจับคู่กับฟิลด์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ

• คลิก OK ปิดกล่องโต้ตอบ

จะเห็นตัวอย่างฉลากเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องก่อนดำเนินต่อ

• คลิก Update Labels ในแท็บ Mailings

ฉลากทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็น AddressBlock

ขั้นตอนที่ 05: เสร็จสิ้นกระบวนการ Merge

• ไปที่ Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents

• ในกล่องโต้ตอบ ติ๊กตัวเลือกตามภาพ คลิก OK

ฉลากทั้งหมดจะปรากฏในเอกสาร Word

• กด CTRL + P เพื่อเปิดตัวเลือกพิมพ์ใน Word

ยังสามารถดูตัวอย่างฉลากจากหน้าต่างตัวอย่างได้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฉลากใน Word จากรายการ Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างฉลากส่งจดหมายใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธี Mail Merge ฉลากจาก Excel ไป Word (ขั้นตอนง่ายๆ)

2. พิมพ์ฉลาก Avery เดียวโดยไม่ใช้ Word จาก Excel

หากมีข้อมูลในคอลัมน์เดียว สามารถพิมพ์ฉลากโดยไม่ใช้ Word กระบวนการง่าย ทำตามขั้นตอนได้เลย

สมมติว่ามีชุดข้อมูลในเซลล์ B4:B13 มีคอลัมน์เดียวแสดง ที่อยู่

ขั้นตอนที่ 01: สร้างสำเนาชุดข้อมูล

• คัดลอกชุดข้อมูล และวางในแผ่นงานใหม่

หมายเหตุ: ต้องวางข้อมูลในคอลัมน์แรกเริ่มจากเซลล์ A1 และลบหัวคอลัมน์ออก

ขั้นตอนที่ 02: ใส่โค้ด VBA

• ไปที่ Developer > Visual Basic

• แทรก Module ที่จะวางโค้ด VBA

สำหรับความสะดวก สามารถคัดลอกและวางโค้ดจากที่นี่ได้

Sub Makelabels() 
    Application.Run "EnterColumn" 
    Cells.Select 
    Selection.RowHeight = 75.75 
    Selection.ColumnWidth = 34.14 
    With Selection 
        .HorizontalAlignment = xlCenter 
        .VerticalAlignment = xlBottom 
        .WrapText = False 
        .Orientation = 0 
        .AddIndent = False 
        .IndentLevel = 0 
        .ShrinkToFit = False 
        .ReadingOrder = xlContext 
        .MergeCells = False 
    End With 
    With Selection 
        .HorizontalAlignment = xlCenter 
        .VerticalAlignment = xlCenter 
        .WrapText = False 
        .Orientation = 0 
        .AddIndent = False 
        .IndentLevel = 0 
        .ShrinkToFit = False 
        .ReadingOrder = xlContext 
        .MergeCells = False 
    End With 
End Sub 

Sub EnterColumn() 
    Dim reference As Range 
    Dim item As Long 
    Dim data As Long 
    Set reference = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp) 
    data = 1 
    On Error Resume Next 
    incolno = InputBox("Enter Number of Columns Desired") 
    For item = 1 To reference.Row Step incolno 
        Cells(data, "A").Resize(1, incolno).Value = _ 
        Application.Transpose(Cells(item, "A").Resize(incolno, 1)) 
        data = data + 1 
    Next 
    Range(Cells(data, "A"), Cells(reference.Row, "A")).ClearContents 
End Sub

อธิบายโค้ด:

จะอธิบายโค้ด VBA ที่ใช้สร้างฉลาก ในกรณีนี้ โค้ดแบ่งเป็น 2 ส่วน

ส่วนที่ 1: อธิบาย Sub-routine EnterColumn()

คำอธิบายโค้ด VBA ด้านล่าง

• 1- กำหนดชื่อ sub-routine และกำหนดตัวแปร
• 2- นับจำนวนแถว และสร้าง InputBox เพื่อรับค่าจากผู้ใช้
• 3- วนลูป For ตามจำนวนที่ระบุใน InputBox
• 4- Transpose คอลัมน์เป็นแถว Resize เซลล์ และลบเนื้อหาเกิน

ส่วนที่ 2: คำอธิบาย Sub-routine Makelabels()

เช่นเดียวกัน อธิบายโค้ด VBA ด้านล่าง

• 1- กำหนดชื่อ sub-routine
• 2- เรียกใช้ sub-routine
• 3- ระบุรูปแบบเซลล์ด้วย property Cells

ขั้นตอนที่ 03: รันโค้ด VBA เพื่อสร้างฉลาก

• กด F5 เพื่อรัน sub-routine Makelabels()
• ในกล่องโต้ตอบ ใส่จำนวนคอลัมน์

สามารถเพิ่มขอบได้ด้วยตัวเลือก All Borders ในแท็บ Home

ขั้นตอนที่ 04: พิมพ์ฉลากจาก Excel

• ไปที่แท็บ Page Layout คลิกลูกศร Page Setup มุม
• เลือกแท็บ Margins ปรับขอบหน้าตามภาพ

• ใช้ CTRL + P เปิดเมนู Print
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลง No Scaling เลือก Fit All Columns on One Page

พร้อม พิมพ์ฉลาก แล้ว ยังสามารถดูตัวอย่างพิมพ์จากภาพด้านล่าง

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฉลากโดยไม่ใช้ Word ใน Excel (คู่มือทีละขั้นตอน)

ข้อควรจำ

• ขั้นแรก วิธีที่ 2 ใช้ได้ก็ต่อเมื่อมีคอลัมน์เดียวในชุดข้อมูล
• ขั้นที่สอง จัดรูปแบบหัวคอลัมน์ให้เด่นชัดจากข้อมูลอื่นๆ
• ขั้นที่สาม ตรวจสอบว่าไม่มีเซลล์ว่าง เพราะอาจทำให้ผลลัพธ์ไม่คาดคิด

สรุป

สรุปได้ว่า หวังว่าบทความนี้ช่วยให้เข้าใจวิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel หากมีข้อสงสัย ทิ้งความคิดเห็นด้านล่างได้ หากต้องการอ่านบทความลักษณะนี้เพิ่ม เยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีพิมพ์ฉลากที่อยู่ใน Excel (2 วิธีเร็ว)
• วิธีแปลง Excel เป็นฉลาก Word (ขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีรวมไฟล์ Excel เพื่อฉลากส่งจดหมาย (ขั้นตอนง่ายๆ)