หากคุณต้องการ พิมพ์ฉลาก Microsoft Excel และ Word จะเป็นโซลูชันที่ดีที่สุด คุณสามารถสร้างรายการข้อมูลฉลากใน Microsoft Excel หลังจากนั้น นำข้อมูลนั้นจาก Excel ไปยัง Word แล้วคุณก็สามารถพิมพ์ฉลากเหล่านั้นได้ง่ายๆ บทความนี้จะเน้นหลักที่วิธีการพิมพ์ฉลากจาก Excel ไป Word อย่างมีประสิทธิภาพ หวังว่าคุณจะพบว่าบทความนี้มีประโยชน์และได้ความรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการพิมพ์ฉลาก
ขั้นตอนทีละขั้นสำหรับการพิมพ์ฉลากจาก Excel ใน Word
เพื่อพิมพ์ฉลากจาก Excel ใน Word เราพบขั้นตอนทีละขั้นที่ทำให้เราทำงานนี้ได้ง่ายๆ ในบทความนี้ เราจะเตรียมข้อมูลฉลากใน Excel จากนั้น ใน MS Word เราเลือกฉลากและแทรกฉลาก สุดท้าย เราสามารถพิมพ์ฉลากข้อมูลเหล่านั้นได้
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมชุดข้อมูล
ก่อนพิมพ์ฉลากจาก Excel ใน Word คุณต้องเตรียมชุดข้อมูลใน Excel ในชุดข้อมูลของเรา เรารวมชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขติดต่อ
- ขั้นแรก เราสร้างหัวคอลัมน์บางอย่าง เช่น Name, Address, และ Contact
- ในคอลัมน์ Name เราใส่ชื่อบางชื่อ
- จากนั้น ในคอลัมน์ Address เราใส่ที่อยู่ของคนเหล่านั้น
- สุดท้าย ในคอลัมน์ Contact เราใส่หมายเลขมือถือของคนเหล่านั้น
- ต่อไป ไปที่แท็บ File ในริบบิ้น
- จากนั้น เลือกตัวเลือก Save As
- หลังจากนั้น คลิกที่ Browse
- จากนั้น ตั้งชื่อใน File name ที่นี่ เราตั้ง Contact Details เป็นชื่อไฟล์
- สุดท้าย คลิกที่ Save
ขั้นตอนที่ 2: เลือกฉลากใน MS Word
ในขั้นตอนที่สอง เราต้องเปิด MS Word จากนั้น เราต้องเลือกฉลากโดยใช้แท็บ Mailings บนริบบิ้น เพื่อเข้าใจอย่างถูกต้อง ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
- ขั้นแรก คุณต้องเปิดไฟล์เอกสาร MS Word
- จากนั้น เลือกแท็บ Mailings ในริบบิ้น
- หลังจากนั้น จากกล่องโต้ตอบ Start Mail Merge เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Start Mail Merge
- จากนั้น จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Start Mail Merge เลือก Labels
- กล่องโต้ตอบ Label Options จะปรากฏ
- จากนั้น เลือก Avery US Letter จากส่วน Label vendors
- หลังจากนั้น จากส่วน Product number เลือกตัวเลือก 5160 Address Labels
- สุดท้าย คลิกที่ OK
อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ฉลากใน Excel โดยไม่ใช้ Word (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 3: นำเข้าข้อมูล Excel เข้า MS Word
ในขั้นตอนนี้ เราจะพยายามนำข้อมูล Excel ที่สร้างขึ้นเข้า MS Word เราสามารถใช้ตัวเลือก Select Recipients จากแท็บ Mailings บนริบบิ้น เพื่อให้เข้าใจขั้นตอนนี้ชัดเจน ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้อย่างระมัดระวัง
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Mailings ในริบบิ้น
- จากนั้น จากกลุ่ม Start Mail Merge เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Select Recipients
- หลังจากนั้น จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Select Recipients เลือกตัวเลือก Use an Existing List
- จากนั้น กล่องโต้ตอบ Select Data Source จะปรากฏ
- จากนั้น เลือกไฟล์ Excel Contact Details
- สุดท้าย คลิกที่ OK
- จากนั้น กล่องโต้ตอบ Select Table จะเกิดขึ้น
- ติ๊กถูกที่ First row of data contains column headers
- จากนั้น คลิกที่ OK
ผลลัพธ์คือ เราจะได้รูปแบบดังต่อไปนี้ ซึ่งคุณต้องใส่ข้อมูลตามที่ต้องการ
ขั้นตอนที่ 4: แทรก Merge Field
ในขั้นตอนนี้ เราจะแทรกคอลัมน์ Name, Address, และ Contact ลงในฉลาก เราต้องแทรกรายการเหล่านี้จากตัวเลือก Insert Merge Field คุณต้องทำตามขั้นตอนอย่างถูกต้องเพื่อให้ได้ภาพชัดเจน
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Mailings ในริบบิ้น
- จากนั้น จากแท็บ Write & Insert Fields เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Insert Merge Field
- จากนั้น จากเมนูดรอปดาวน์ เลือกตัวเลือก Name
- จะได้ผลลัพธ์ดังต่อไปนี้ ดูสกรีนชอต
- ที่นี่ เรายังทำให้ Name เป็นตัวหนา
- ก่อนทำอะไรเพิ่มเติม กด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่
- จากนั้น เราทำซ้ำอีกครั้ง
- จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Insert Merge Field เลือก Address
- มันจะวางที่อยู่ไว้ด้านล่างชื่อ ดูสกรีนชอต
- จากนั้น กด Enter อีกครั้งเพื่อขึ้นบรรทัดใหม่
- หลังจากนั้น จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Insert Merge Field เลือก Contact
- มันจะวาง Contact ไว้ด้านล่างที่อยู่ ดูสกรีนชอต
- เพื่อให้เสร็จสิ้นฟิลด์ฉลากอื่นๆ ไปที่แท็บ Mailings ในริบบิ้น
- จากนั้น จากกลุ่ม Write & Insert Fields เลือก Update Labels
- ผลลัพธ์คือ คุณจะได้ ฉลากที่อยู่ ต่อไปนี้ ดูสกรีนชอต
- ตอนนี้ รูปแบบของเราพร้อมแล้ว เราต้องใส่ข้อมูลลงในฉลากที่อยู่
- ก่อนไปสู่ผลลัพธ์สุดท้าย เราต้องดูตัวอย่างก่อน
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Mailings ในริบบิ้น
- จากนั้น จากกลุ่ม Preview Results เลือกตัวเลือก Preview Results
- จะได้ตัวอย่างดังต่อไปหลังจากนำข้อมูลของเรามาใช้ ดูสกรีนชอต
ขั้นตอนที่ 5: พิมพ์ฉลากใน MS Word
หลังจากสร้างฉลากแล้ว เราจะพิมพ์ฉลาก แต่ก่อนหน้านั้น เราต้องทำ Mail Merge ก่อน เพื่อให้เข้าใจอย่างสมบูรณ์ ให้ทำตามขั้นตอนอย่างระมัดระวัง
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Mailings ในริบบิ้น
- จากนั้น จากกลุ่ม Finish เลือกตัวเลือกดรอปดาวน์ Finish & Merge
- จากตัวเลือกดรอปดาวน์ Finish & Merge เลือก Edit Individual Documents
- จากนั้น กล่องโต้ตอบ Merge to New Document จะปรากฏ
- จากส่วน Merge records เลือก All
- จากนั้น คลิกที่ OK
- ผลลัพธ์คือ เราจะได้ฉลากที่ต้องการ ดูสกรีนชอต
- จากนั้น ไปที่แท็บ File ในริบบิ้น
- จากนั้น เลือก Print
- จากนั้น เลือกเครื่องพิมพ์จากที่คุณต้องการ
- หลังจากนั้น คลิก Print
อ่านเพิ่มเติม: วิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel (2 วิธีง่าย)
สิ่งที่ควรจำ
- เพื่อพิมพ์ฉลากใน Word คุณต้องเตรียมชุดข้อมูลใน Excel ก่อน
- แทนที่จะใช้ Avery US Letter จากส่วน Label vendors คุณอาจใช้ฉลากอื่นๆ ได้
สรุป
เราได้แสดงขั้นตอนทีละขั้นสำหรับการพิมพ์ฉลากจาก Excel ใน Word ในบทความนี้ เราพยายามเตรียมชุดข้อมูลใน Excel และจาก MS Word เราแทรกฉลากข้อมูลเหล่านี้ หลังจากนั้น เราพิมพ์ฉลาก ขั้นตอนทั้งหมดนี้ใช้งานได้ง่ายมากสำหรับวัตถุประสงค์ประจำวัน ฉันหวังว่าเราครอบคลุมทุกด้านที่เป็นไปได้ของการพิมพ์ฉลากจาก Excel ใน Word หากคุณมีคำถามเพิ่มเติม โปรดถามในกล่องความคิดเห็น อย่าลืมเยี่ยมหน้า Exceldemy ของเรา
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีพิมพ์ฉลาก Avery 8160 จาก Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีพิมพ์ฉลาก Avery 5160 จาก Excel (พร้อมขั้นตอนโดยละเอียด)
- วิธีพิมพ์ฉลากบาร์โค้ดใน Excel (พร้อม 4 ขั้นตอนง่ายๆ)
