บทความนี้จะเป็นประโยชน์หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้าง ฉลาก ใน Word จาก รายการ Excel ฉลากคือข้อมูลขนาดเล็กที่ทำจากกระดาษ ผ้า พลาสติก หรือวัสดุคล้ายกันที่ติดตั้งบนสินค้า ที่นี่เราจะพาคุณผ่านขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกหลายขั้นตอนในการสร้างฉลากใน Word จากรายการ Excel
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกปฏิบัติ
คุณสามารถดาวน์โหลดสมุดงาน Excel และเอกสาร Word ต่อไปนี้เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้นและฝึกปฏิบัติด้วยตัวเอง
ฉลากคืออะไร?
ฉลากคือสิ่งที่ใช้ระบุตัวตนของบุคคลหรือสิ่งของ ตัวอย่างเช่น ชิ้นผ้าที่เย็บอยู่ในคอเสื้อซึ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับขนาด วัสดุ และสถานที่ผลิต
ฉลากมีความสำคัญเพราะช่วยให้ลูกค้าแยกแยะสินค้าจากสินค้าอื่นๆ ได้ โดยเฉพาะเมื่อวางติดกันกับทางเลือกที่เหมือนกัน
นอกจากนี้ ฉลากสำหรับจัดส่งยังช่วยเร่งการส่งมอบพัสดุให้ถึงผู้รับที่ตั้งใจไว้ ลดต้นทุนสำหรับธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า
6 ขั้นตอนสร้างฉลากใน Word จากรายการ Excel
เราสามารถสร้างฉลากใน Microsoft Excel และดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ได้ จริงๆ แล้วเราสามารถใช้ Microsoft Word และ Microsoft Excel ร่วมกันเพื่อสร้างฉลากได้ โดยเครื่องมือ Mail Merge ของ Microsoft Word จะทำงานร่วมกับ Microsoft Excel
แม้กระบวนการทั้งหมดใช้เวลาบ้าง แต่ก็ง่ายมาก ดังนั้นเราจะแนะนำขั้นตอน 6 ขั้นตอนนี้เพื่อให้คุณเข้าใจง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 01: เตรียมรายชื่อผู้รับและกำหนดชื่อตาราง
สมมติว่าเราต้องการ สร้างฉลากสำหรับจัดส่ง ให้กับบริษัทบางแห่ง
- ขั้นแรก เราได้สร้าง รายชื่อผู้รับ ที่ประกอบด้วย ชื่อบริษัท ที่อยู่ เมือง รัฐ และ รหัสไปรษณีย์
ก่อนจะดำเนินต่อ ให้ตรวจสอบว่ารายชื่อผู้รับมีข้อผิดพลาดในฟิลด์ใดๆ หรือปัญหาอื่นๆ หรือไม่
ตอนนี้เราต้องกำหนดชื่อสำหรับช่วงเซลล์ที่ใช้สร้างฉลาก
- เลือกเซลล์ในช่วง B4:F14 ไปที่แท็บ Formulas > เมนูดรอปดาวน์ Define Name > ตัวเลือก Define Name
- ทันทีที่ไดอะล็อก New Name เปิดขึ้น ให้พิมพ์ Mailing_List ในกล่อง Name และคลิก OK
หมายเหตุ: ขณะพิมพ์ชื่อ ให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่างระหว่างคำ ใช้ underscore ( _ ) แทนในการแยกคำ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแปลง Excel เป็นฉลาก Word (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 02: สร้างฉลากใน Microsoft Word
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้างฉลากในเอกสาร Word เพื่อนำค่าจากสเปรดชีต Excel มาใส่ ให้ดูขั้นตอนการทำงานของเรา
- ขั้นแรก ไปที่แท็บ Mailings > เลือก Start Mail Merge > Labels จากเมนูดรอปดาวน์
- กล่องโต้ตอบชื่อ Label Options จะปรากฏขึ้น จากกล่องโต้ตอบ ให้เลือกตัวเลือกตามภาพด้านล่าง
หมายเหตุ: ด้านขวาเหนือปุ่ม OK คุณจะเห็น Label Information นอกจากนี้ยังสามารถดูรายละเอียดภาพของฉลากจากตัวเลือก Details ได้
- จากนั้น ไปที่แท็บ Design > เลือก Borders > Grid > คลิก OK
- จะแสดงโครงร่างฉลากตามภาพด้านล่าง
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฉลากโดยไม่ใช้ Word ใน Excel (คู่มือทีละขั้นตอน)
ขั้นตอนที่ 03: นำเข้ารายการ Excel เข้า Word
ตอนนี้เราจะนำข้อมูลจากเวิร์กชีท Excel เข้าไปในตารางด้านบน ในการทำเช่นนี้ เราต้องนำเข้าข้อมูล Excel เข้าสู่เอกสาร Word ตามขั้นตอนด้านล่าง
- อีกครั้ง ไปที่แท็บ Mailings > เลือก Select Recipients > Use an Existing List จากเมนูดรอปดาวน์
- ในขณะนี้ หน้าต่าง Select Data Source จะเปิดขึ้น ให้เลือกไฟล์ Excel และคลิก Open
- ตอนนี้ จากไดอะล็อก Select Table ให้เลือกตารางที่เรากำหนดชื่อไว้ชื่อ Mailing_List และคลิก OK
- สุดท้าย คำสั่งก่อนหน้าจะส่งออกตารางที่คล้ายกับด้านล่าง เอกสาร Word และเวิร์กชีท Excel เชื่อมต่อกันแล้ว
ขั้นตอนที่ 04: แทรกฟิลด์ลงในฉลาก
โดยการจับคู่ฟิลด์ในแต่ละฉลาก เราจะจัดสรรข้อมูลของแต่ละบริษัทให้แต่ละฉลากในขั้นตอนนี้
- อีกครั้ง ไปที่แท็บ Mailings และเลือก Address Block ทันที ไดอะล็อก Insert Address Block จะเปิดขึ้น จากนั้นคลิกปุ่ม Match Fields
- ในไดอะล็อก Match Fields คุณจะเห็นว่าหัวคอลัมน์ของตาราง Excel ถูกจับคู่กับฟิลด์โดยอัตโนมัติ หากไม่ใช่ ให้จับคู่ด้วยตนเองจากรายการดรอปดาวน์ คลิก OK
- จะกลับไปที่ไดอะล็อก Insert Address Block เราสามารถดู ตัวอย่าง ฉลากด้านขวาได้ จากนั้นคลิก OK
- ตอนนี้เราจะเห็นว่า Address Block ถูกใส่ในฉลากแรกแล้ว เลือกตัวเลือก Update Labels จากแท็บ Mailings
- ด้วยคำสั่งนี้ ฉลากทั้งหมดของเราจะได้รับการอัปเดตด้วย Address Block
ขั้นตอนที่ 05: สร้างการผสานรวมให้เสร็จสมบูรณ์เพื่อสร้างฉลากใน Word จากรายการ Excel
ในขั้นตอนนี้ เราจะทำการผสานรวมให้เสร็จสิ้น
- ไปที่แท็บ Mailings >> กลุ่ม Finish >> เมนูดรอปดาวน์ Finish & Merge >> ตัวเลือก Edit Individual Documents
- จากนั้น ไดอะล็อก Merge to New Document จะเปิดขึ้น เลือก All และคลิก OK
- ฉลากทั้งหมดของเราพร้อมสำหรับการพิมพ์แล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธี Mail Merge ฉลากจาก Excel ไป Word (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 06: บันทึกเอกสารเป็น PDF
ตอนนี้เราจะบันทึกไฟล์ doc เป็น PDF เพราะสำหรับการเก็บรखา การพิมพ์ และการแชร์ รูปแบบ PDF มีประสิทธิภาพมากกว่า
- ไปที่แท็บ File
- เลือก Save as > This PC
- ตอนนี้ ให้ตั้งชื่อไฟล์ที่เหมาะสม เช่น เราตั้งชื่อ Mailing Labels ในกล่อง Name เลือก PDF (*.pdf) จากรายการดรอปดาวน์ และคลิก Save
- เอกสารของเราถูกบันทึกเป็น PDF แล้ว
Word มีเทมเพลตฉลากหรือไม่?
Microsoft Word มาพร้อมกับเทมเพลตฉลากฟรีหลากหลายรูปแบบที่คุณสามารถใช้ได้
- เพียงเปิด Word แล้วคลิกที่ More templates
- ค้นหาคำว่า labels
- ในผลลัพธ์ คุณจะเห็นเทมเพลตหลายแบบที่สามารถใช้สร้างฉลากของคุณได้ง่ายๆ
ทำไมไฟล์ Excel จึงนำเข้า Word ไม่ได้?
บางครั้งไฟล์สเปรดชีทอาจมีปัญหาในการเชื่อมต่อกับเอกสาร Word สำหรับเรื่องนี้ เราต้องอนุญาตให้ Word รองรับรูปแบบไฟล์ทุกประเภท โดยตรวจสอบตัวเลือก Confirm file format conversion ของแอป Word
- ไปที่แท็บ File > เลือก More > Options
- หน้าต่าง Word Options จะเปิดขึ้น เข้าสู่แท็บ Advanced ในส่วน General ให้เลื่อนลงและติ๊กถูกที่ Confirm file format conversion on open แล้วคลิก OK
สรุป
ขอบคุณที่อ่านบทความนี้ หวังว่าจะเป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ Exceldemy ของเราเพื่อสำรวจเพิ่มเติม
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีพิมพ์ฉลากที่อยู่ใน Excel (2 วิธีเร็ว)
- วิธีพิมพ์ฉลากใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีผสานไฟล์ Excel เป็นฉลากจัดส่ง (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีพิมพ์ฉลาก Avery จาก Excel (2 วิธีง่ายๆ)
