Google Sheets และ Microsoft Excel ทั้งคู่เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตที่ทรงพลัง ในขณะที่ Excel ทำงานแบบออฟไลน์ได้ Google Sheets ช่วยให้คุณสร้างและจัดการสเปรดชีตออนไลน์ Google Sheets ยังบันทึกการเปลี่ยนแปลงทุกรายการโดยอัตโนมัติ ข้อดีของการใช้ Google Sheets คือ คุณสามารถจัดการสเปรดชีตจากที่ไหนก็ได้บนอุปกรณ์ใดๆ เพียงแค่ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ
คุณสามารถดาวน์โหลด Google Sheets ในรูปแบบ xlsx และรูปแบบอื่นๆ และสร้างสำเนาสำรองบนคอมพิวเตอร์ของคุณ แต่ทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงกับ Google Sheets คุณต้องดาวน์โหลดและแทนที่ไฟล์สำรองก่อนหน้า ตอนนี้ ลองจินตนาการว่า หากคุณอยู่ในตำแหน่งสูงในองค์กร คุณต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก ในกรณีเช่นนี้ การเก็บไฟล์สำรองทั้งหมดให้ซิงค์กับ Google Sheets ด้วยตนเองจะเป็นเรื่องเหนื่อยล้า มีวิธีไหนที่จะทำให้ไฟล์ที่ดาวน์โหลดทั้งหมดอัปเดตโดยอัตโนมัติไหม? ใช่ มีครับ ในบทความนี้ เราจะดูวิธีการเชื่อมต่อหรือซิงโครไนซ์ Google Sheets กับ MS Excel เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่ทำใน Google Sheets จะสะท้อนในไฟล์ MS Excel ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ธีมดาร์กใน Google Docs, Sheets และ Slides
วิธีเชื่อมต่อ Google Sheets กับ Excel
1] เปิดไฟล์ใน Google Sheets ที่คุณต้องการซิงโครไนซ์กับ MS Excel ผมเตรียมข้อมูลตัวอย่างเกี่ยวกับอุณหภูมิของรัฐต่างๆ ในอินเดีย
2] ตอนนี้ไปที่ "File > Publish to the web" ใน Google Sheets
3] ในเมนูดรอปดาวน์ "Entire Document" คุณมีตัวเลือกที่จะเผยแพร่ทั้งเอกสารหรือเพียงแผ่นงานเฉพาะของเอกสาร
คลิกส่วน "Published content & settings" เพื่อขยายและดูว่าส่วน "Automatically republish when the changes are made" เปิดใช้งานหรือไม่ หากไม่ ให้เปิดใช้งาน ตอนนี้คลิกที่ปุ่ม "Publish" และเลือก OK ในป๊อปอัป
อ่านเพิ่มเติม: วิธีเริ่ม Word, Excel, PowerPoint ในโหมด Safe Mode
4] หลังจากเผยแพร่เอกสารแล้ว คุณจะได้ลิงก์ คุณต้องวางลิงก์นี้ในเอกสาร MS Excel ที่คุณต้องการเชื่อมต่อกับ Google Sheets หากคุณวางลิงก์นี้ในเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ คุณจะเห็นว่ามันพร้อมใช้งานเป็นหน้าเว็บ
ตอนนี้ ให้เปิด MS Excel และสร้างเอกสารว่างเปล่าใหม่ ไปที่ "Data > New Query > From Other Sources > From Web"
5] คุณจะได้หน้าต่างป๊อปอัป ที่คุณต้องวางลิงก์ที่คัดลอกและคลิก OK หากคุณได้ตัวเลือกที่นี่ 2 ตัวเลือก คือ Basic และ Advanced ให้เลือก Basic
6] ข้อมูล Google Sheet ทั้งหมดจะพร้อมใช้งานใน Excel ในรูปแบบตาราง ตอนนี้ ในหน้าต่าง "Navigator" ให้คลิกช่องเช็ค "Select multiple items" ก่อน แล้วเลือก "Table 0" ตัวอย่างของรายการที่เลือกจะแสดงในแผงด้านขวา
คุณสามารถเห็นในภาพหน้าจอด้านล่างว่าคอลัมน์ 1 ว่างเปล่า และคอลัมน์ 2 แสดงหมายเลขลำดับ ข้อมูลจริงของเราอยู่ในคอลัมน์ 3 และ 4 เนื่องจากเราไม่ต้องการคอลัมน์ 1 และ 2 เราจึงต้องลบพวกมัน สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกที่ปุ่ม "Edit" ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Navigator บางท่านอาจมี "Transform Data" แทนตัวเลือก "Edit" ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน MS Excel ของคุณ มันจะเปิด "Query Editor"
อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับ Excel เพื่อประหยัดเวลาและทำงานเร็วขึ้น
7] เราต้องการทำให้แถวแรกเป็นส่วนหัว สำหรับสิ่งนี้ ให้คลิกที่มุมซ้ายบนและเลือก "Use first row as headers"
8] เพื่อลบคอลัมน์ที่ไม่ต้องการ ให้คลิกที่มุมซ้ายบนและเลือก "Choose columns" หลังจากนั้น ยกเลิกการติ๊กกล่องของคอลัมน์ที่คุณไม่ต้องการและคลิก OK
9] ตอนนี้ คลิก "Close & Load" เพื่อโหลดข้อมูลของ Google Sheet ใน Excel
คุณได้เชื่อมต่อ Google Sheet กับ Excel แล้ว เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับ Google Sheet คุณต้องรอ 5 นาที เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นเผยแพร่บนเว็บ หลังจากนั้น คุณต้องรีเฟรชไฟล์ Excel เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสะท้อนในไฟล์ Excel สำหรับสิ่งนี้ ไปที่ "Data > Refresh All"
อ่านเพิ่มเติม: ปุ่มลูกศรไม่ทำงานใน Excel
หากคุณต้องการให้ Excel อัปเดตด้วยตัวเองทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงกับ Google Sheet คุณต้องทำขั้นตอนเพิ่มเติมอีกนิดหน่อย
1] เลือกตารางและไปที่ "Data > Connections" จะเปิดหน้าต่างที่คุณต้องเลือก "Properties"
2] ตอนนี้ คลิกช่องเช็ค "Refresh every" และใส่เวลาที่คุณต้องการให้ Excel อัปเดตโดยอัตโนมัติ ผมใส่ 5 นาที หากคุณเปิดใช้งานตัวเลือก "Refresh data when opening the file" Excel จะตรวจสอบการอัปเดตทุกครั้งที่คุณเปิดไฟล์ เมื่อคุณเสร็จแล้ว คลิก OK และปิดหน้าต่างก่อนหน้า
แค่นี้ก็เสร็จแล้ว นี่คือวิธีที่คุณสามารถเชื่อมต่อ Google Sheets กับ MS Excel ได้
อ่านต่อ: เคล็ดลับและเทคนิค Excel ขั้นสูง
