วิธีการเรียงตามตัวอักษรใน Excel

เมื่อคุณต้องการเรียงตามตัวอักษรใน Excel ไม่ว่าจะเป็นการเรียงลำดับคอลัมน์หรือแถว กระบวนการมักจะตรงไปตรงมา อย่างไรก็ตาม ในการเรียงแถวหรือคอลัมน์หลายแถวเรียงตามตัวอักษร หรือการจัดการกับตัวอักษรและตัวเลข กระบวนการอาจต้องใช้ขั้นตอนเพิ่มเติมสองสามขั้นตอน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดเรียงข้อมูลตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel

กำหนดตัวอักษรใน Excel ด้วยการเรียงลำดับ

วิธีที่คุณใช้ในการเรียงตามตัวอักษรใน Excel ขึ้นอยู่กับจำนวนคอลัมน์หรือแถวที่มีข้อมูลที่คุณต้องการจัดระเบียบ

การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์เดียวตามตัวอักษรเป็นวิธีที่ง่ายที่สุด หากคุณมีหลายคอลัมน์และต้องการให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดเรียงตามคอลัมน์ที่เรียงตามตัวอักษร มีขั้นตอนเพิ่มเติมอีกสองสามขั้นตอน

สุดท้าย มีข้อควรพิจารณาพิเศษที่ต้องคำนึงถึงหากคุณต้องการจัดเรียงหลายคอลัมน์ และไม่ว่าข้อมูลจะมีแถวส่วนหัวหรือไม่

ทั่วไป

วิธีที่ง่ายที่สุดในการเรียงตัวอักษรใน Excel คือถ้าคุณมีข้อมูลหนึ่งคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายชื่อ

1. เลือกคอลัมน์ข้อมูล

2. เลือก หน้าแรก เมนู แล้วเลือก จัดเรียงและกรอง ดรอปดาวน์ในกลุ่มการแก้ไขบนริบบอน

3. เลือก จัดเรียง A ถึง Z หรือ เรียงจาก Z ถึง A ขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการจัดระเบียบข้อมูลอย่างไร

ตอนนี้ เมื่อคุณมองย้อนกลับไปที่คอลัมน์ที่ไฮไลต์ คุณจะเห็นว่าข้อมูลในนั้นได้รับการจัดเรียงตามตัวอักษรโดยใช้วิธีการที่คุณเลือก

เกิดอะไรขึ้นถ้าข้อมูลของคุณมีตัวเลข? เช่น สมมติว่าคุณมีคอลัมน์ที่ 2 ที่บอกอายุของแต่ละคน

คุณต้องการจัดเรียงคอลัมน์นั้น ดังนั้นคุณจึงทำตามขั้นตอนเดียวกับด้านบนและเลือกคอลัมน์ของข้อมูล

คราวนี้ เมื่อคุณเลือก เรียงลำดับและกรอง บน Ribbon คุณจะเห็นว่าการเลือกวิธีการเรียงลำดับเปลี่ยนไป

ตัวเลือกเหล่านี้จะเรียงลำดับตัวเลขจากจำนวนที่น้อยที่สุดไปหามากที่สุดหรือในทางกลับกัน

การจัดเรียงแบบหลายคอลัมน์

มีปัญหาหนึ่งในการจัดเรียงคอลัมน์ทีละคอลัมน์ในตารางที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์

ถ้าคุณเลือกคอลัมน์เดียวและจัดเรียงคอลัมน์ คอลัมน์อื่นๆ จะยังคงอยู่ ซึ่งหมายความว่าสเปรดชีตของคุณจะสับสนและข้อมูลจะไม่สมเหตุสมผลอีกต่อไป คำตอบคือการจัดเรียงคอลัมน์ทั้งหมดพร้อมกัน

ลองทำอีกครั้งโดยใช้สเปรดชีตตัวอย่างชื่อและอายุ

1. คราวนี้ แทนที่จะเลือกคอลัมน์เดียว ให้เลือกทั้งตาราง

2. ใน หน้าแรก เมนู เลือก จัดเรียงและกรอง และเช่นเคย เลือกการตั้งค่าการจัดเรียงของคุณ

ตอนนี้ คุณจะเห็นว่าไม่เพียงแต่มีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรในสเปรดชีต Excel ของคุณเท่านั้น แต่ยังมีการจัดเรียงอายุที่เกี่ยวข้องจากคอลัมน์ที่สองด้วย อายุเหล่านั้นอยู่กับชื่อที่ถูกต้อง

วิธีนี้ใช้ไม่ได้กับสเปรดชีตสองคอลัมน์ใน Excel เท่านั้น แต่จะทำงานได้ไม่ว่าสเปรดชีตของคุณจะใหญ่แค่ไหน ตราบใดที่คุณเลือกข้อมูลทั้งหมดในแผ่นงานก่อนที่จะเรียงลำดับ

หากต้องการ คุณยังสามารถจัดเรียงหลายคอลัมน์เป็นคอลัมน์เดียว แล้วจัดเรียงคอลัมน์เดียวแทนได้

การเรียงลำดับแบบกำหนดเอง

คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกอื่นในเมนูดรอปดาวน์ Sort &Filter คือ Custom Sort

เพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร มาดูตัวอย่างสเปรดชีตที่มีขนาดใหญ่กว่ามาก สเปรดชีตในตัวอย่างนี้เป็นรายการคะแนน SAT สำหรับโรงเรียนมัธยมในรัฐนิวยอร์ก

1. เลือกตารางข้อมูลทั้งหมดในสเปรดชีต เลือก หน้าแรก เมนู เลือก จัดเรียงและกรอง และเลือก การจัดเรียงแบบกำหนดเอง .

2. คุณจะเห็นป๊อปอัปใหม่ปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกวิธีการจัดเรียงแต่ละคอลัมน์โดยเฉพาะได้ เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียง เลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง จากนั้นเลือกวิธีที่คุณต้องการจัดเรียง (A ถึง Z, Z ถึง A หรือกำหนดเอง)

คุณจะสังเกตเห็นว่ามี เรียงตาม . ที่น่าสนใจ ทางเลือก เหล่านี้คือ:

• ค่าของเซลล์ :เรียงตามตัวอักษรหรือในกรณีของตัวเลข จากต่ำไปสูงหรือสูงไปต่ำ
• สีของเซลล์ :จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีของเซลล์
• สีแบบอักษร :จัดระเบียบข้อมูลที่จัดกลุ่มตามสีแบบอักษร
• ไอคอนการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข :จัดระเบียบข้อมูลตามไอคอนในเซลล์จากตรรกะการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การดำเนินการนี้จะจัดเรียงตารางข้อมูลทั้งหมดตามคอลัมน์แรกที่คุณเลือก แต่คุณยังสามารถทำการเรียงลำดับรองได้ (เมื่อเรียงลำดับคอลัมน์แรกที่เลือกแล้ว)

เพียงเลือก เพิ่มระดับ . จากฟิลด์ใหม่ที่ปรากฏ เลือกดรอปดาวน์คอลัมน์ เรียงลำดับ และเรียงลำดับอีกครั้งตามต้องการ

เลือก ตกลง และคุณจะเห็นว่าตอนนี้ทั้งตารางของคุณถูกจัดเรียงตามหลายคอลัมน์

โดยจะจัดเรียงตามคอลัมน์เริ่มต้นที่คุณเลือก ตามด้วยคอลัมน์ที่สอง ที่สาม และอื่นๆ

หมายเหตุ :คุณอาจสังเกตเห็นว่าตัวเลือกการจัดเรียงคอลัมน์ในรายการดรอปดาวน์ด้านบนมีชื่อส่วนหัวแทนที่จะเป็นตัวอักษร เนื่องจากช่องทำเครื่องหมายข้างข้อมูลของฉันมีส่วนหัว ในหน้าต่างการเรียงลำดับจะถูกเลือก หากสเปรดชีตของคุณมีส่วนหัว อย่าลืมเลือกตัวเลือกนี้

กำหนดตัวอักษรใน Excel พร้อมตัวกรอง

ขณะใช้รายการแบบเลื่อนลง "จัดเรียงและกรอง" ในเมนูหน้าแรก คุณอาจสังเกตเห็นว่ายังมีตัวกรอง ตัวเลือก

หากคุณเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะสังเกตเห็นลูกศรดรอปดาวน์ปรากฏที่ด้านบนสุดของแต่ละคอลัมน์ เมื่อคุณเลือกลูกศรอันใดอันหนึ่งที่ด้านบนของคอลัมน์เหล่านั้น คุณจะเห็นรายการตัวเลือกมากมาย

นี่คือวิธีการทำงานของแต่ละตัวเลือกเหล่านี้:

• เรียง A ถึง Z หรือ เรียงจาก Z ถึง A :จัดเรียงแผ่นงานโดยใช้คอลัมน์นี้ตามลำดับตัวอักษรในทิศทางใดทิศทางหนึ่ง
• จัดเรียงตามสี :จะแสดงหน้าต่างการจัดเรียงแบบหลายคอลัมน์แบบเดียวกับในส่วนสุดท้ายด้านบน

ตัวเลือกการกรองอื่นๆ ที่ด้านล่างจะไม่ช่วยให้คุณเรียงตามตัวอักษรใน Excel แต่มีตัวเลือกมากมายในการกรองข้อมูลที่คุณไม่สนใจ เมื่อคุณเลือก ตัวกรองข้อความ คุณสามารถเลือกที่จะแสดงเฉพาะข้อมูลในชีตที่:

• เท่ากับ ค่าเฉพาะ
• ไม่เท่ากัน ค่าเฉพาะ
• เริ่มต้นด้วย คำหรือตัวเลข
• ลงท้ายด้วย คำหรือตัวเลข
• ประกอบด้วย คำหรือตัวเลข
• ไม่มี คำหรือตัวเลข
• ตัวกรองที่กำหนดเอง ให้คุณรวมฟิลเตอร์ใดก็ได้ด้านบนเพื่อใช้ฟิลเตอร์หลายตัว

อย่างที่คุณเห็น มีหลายวิธีในการเรียงตัวอักษร (หรือหมายเลขลำดับ) ใน Excel ตัวเลือกที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง ขนาดตารางที่คุณต้องการจัดเรียง และไม่ว่าคุณต้องการจัดเรียงตามคอลัมน์หรือแถวเดียว หรือหลายรายการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำแนะนำและเคล็ดลับต่างๆ สำหรับ Excel และแชร์เทคนิคอื่นๆ ที่คุณทราบเกี่ยวกับการจัดเรียงแถวและคอลัมน์ใน Excel