วิธีสร้างป้ายกำกับใน Word จากสเปรดชีต Excel

หากคุณต้องการสร้างและพิมพ์ฉลากใดๆ ไม่ต้องมองหาที่อื่นนอกจาก Microsoft Word และ Excel คุณสามารถจัดเก็บข้อมูลป้ายผนึกของคุณใน Excel แล้วดึงข้อมูลนั้นใน Word เพื่อบันทึกหรือพิมพ์ป้ายผนึกของคุณ

ในคู่มือนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีสร้างสเปรดชีตป้ายกำกับใน Excel ที่เข้ากันได้กับ Word กำหนดค่าป้ายกำกับของคุณ และบันทึกหรือพิมพ์

1. ป้อนข้อมูลสำหรับป้ายกำกับของคุณในสเปรดชีต Excel

ขั้นตอนแรกคือการสร้างสเปรดชีต Excel พร้อมข้อมูลป้ายกำกับของคุณ คุณจะกำหนดส่วนหัวที่เหมาะสมให้กับแต่ละช่องข้อมูล เพื่อให้คุณสามารถดึงข้อมูลส่วนหัวใน Word ได้

สำหรับตัวอย่างต่อไปนี้ เราจะสร้างสเปรดชีตที่มีฟิลด์ต่อไปนี้:

• ชื่อ
• นามสกุล
• ที่อยู่
• เมือง
• รัฐ
• รหัสไปรษณีย์

ในการเริ่มสร้างสเปรดชีต Excel ของคุณ:

1. เปิด Microsoft Excel บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac และสร้างสเปรดชีตใหม่
2. บนหน้าจอสเปรดชีตของ Excel ให้เลือกเซลล์แรกในแถวแรกและพิมพ์ ชื่อ .

3. เลือกเซลล์แรกใน B คอลัมน์และพิมพ์ นามสกุล . ในทำนองเดียวกัน เพิ่ม ที่อยู่ , เมือง , สถานะ และ รหัสไปรษณีย์ ไปที่ C , ด , อี และ F แถวแรกของคอลัมน์ตามลำดับ
4. ตอนนี้ให้เพิ่มข้อมูลใต้ส่วนหัวที่คุณเพิ่งสร้างขึ้น สเปรดชีตของคุณควรมีลักษณะดังนี้:

5. เมื่อคุณเพิ่มข้อมูลเสร็จแล้ว ให้บันทึกสเปรดชีตของคุณโดยเลือก ไฟล์ ที่ด้านบน
6. เลือก บันทึก ในแถบด้านข้างทางซ้าย
7. เลือก เรียกดู ในบานหน้าต่างด้านขวา

8. เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึกสเปรดชีตของคุณ ป้อนชื่อสเปรดชีตของคุณใน ชื่อไฟล์ และเลือก บันทึก ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

9. ปิดหน้าต่าง Excel

สเปรดชีต Excel ของคุณพร้อมแล้ว

2. กำหนดค่าป้ายกำกับใน Word

ขั้นตอนที่สองคือการกำหนดค่าขนาดของป้ายชื่อของคุณใน Word มีเลย์เอาต์ป้ายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหลายแบบที่คุณสามารถเลือกได้ คุณสามารถสร้างป้ายกำกับของคุณเองด้วยขนาดที่กำหนดเองได้หากต้องการ

1. เปิด Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac และเริ่มเอกสารเปล่าใหม่
2. ในหน้าจอการแก้ไขเอกสาร เลือก การส่งจดหมาย จากแถบเครื่องมือด้านบน
3. ใน การส่งจดหมาย แท็บ เลือก เริ่มจดหมายเวียน จากนั้นเลือก ป้ายกำกับ จากเมนู

4. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือกผู้จำหน่ายป้ายกำกับจาก ผู้ให้บริการป้ายกำกับ เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกประเภทฉลากจากหมายเลขผลิตภัณฑ์ รายการ สุดท้าย เลือก ตกลง .

5. หากคุณต้องการสร้างป้ายกำกับที่กำหนดเอง ให้เลือก ป้ายกำกับใหม่ และระบุขนาดฉลากของคุณในหน้าต่างต่อไปนี้

6. เค้าโครงป้ายชื่อของคุณได้รับการกำหนดค่าแล้ว และให้เอกสารนี้เปิดอยู่ใน Word

3. นำข้อมูล Excel มาไว้ในเอกสาร Word

เมื่อกำหนดค่าป้ายกำกับแล้ว ให้นำเข้าข้อมูลที่คุณบันทึกไว้ในสเปรดชีต Excel ลงในเอกสาร Word คุณไม่จำเป็นต้องเปิด Excel เพื่อทำสิ่งนี้

ในการเริ่มต้น:

1. ในขณะที่เอกสาร Word ของคุณยังคงเปิดอยู่ ให้เลือก การส่งจดหมาย ที่ด้านบนสุด
2. ใน การส่งจดหมาย แท็บ เลือก เลือกผู้รับ และเลือกใช้รายการที่มีอยู่ . คุณกำลังบอก Word ว่าคุณต้องการใช้รายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับป้ายกำกับของคุณ

3. ใน File Explorer หน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ไปที่โฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีต Excel ที่คุณสร้างไว้ด้านบน ดับเบิลคลิกที่สเปรดชีตเพื่อนำเข้าไปยังเอกสาร Word ของคุณ

4. Word จะเปิด เลือกตาราง หน้าต่าง. ที่นี่ เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลป้ายกำกับ
5. ทำเครื่องหมายที่ แถวแรกของข้อมูลมีส่วนหัวของคอลัมน์ และเลือก ตกลง .

4. เพิ่มป้ายกำกับจาก Excel ลงในเอกสาร Word

ตอนนี้คุณจะระบุฟิลด์ที่คุณต้องการใช้ในป้ายกำกับของคุณ

ในการทำเช่นนั้น:

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยังคงอยู่บนเอกสารป้ายกำกับใน Word
2. เลือก การส่งจดหมาย ที่ด้านบนสุด จากนั้นจาก เขียนและแทรกฟิลด์ ส่วน เลือก บล็อกที่อยู่ ตัวเลือก

3. ใน แทรกช่องที่อยู่ หน้าต่างที่เปิดขึ้น เลือก ช่องที่ตรงกัน ปุ่ม.

4. Word เปิด ช่องการแข่งขัน หน้าต่าง. ที่นี่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละฟิลด์ใน จำเป็นสำหรับช่องที่อยู่ ตรงกับฟิลด์ที่เหมาะสมในสเปรดชีตของคุณ ตัวอย่างเช่น ที่อยู่ 1 ควรตั้งค่าให้ใช้ Street Address จากสเปรดชีตของคุณ และอื่นๆ

5. เลือก ตกลง เพื่อปิดหน้าต่าง
6. กลับไปที่ แทรกช่องที่อยู่ หน้าต่าง คุณสามารถดูตัวอย่างฉลากของคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแสดงตัวอย่างนี้แสดงถึงป้ายกำกับจริงที่คุณต้องการสร้าง จากนั้นเลือก ตกลง ที่ด้านล่างของหน้าต่าง

7. ในเอกสาร Word ของคุณ คุณจะสังเกตเห็นป้ายกำกับแรกในขณะนี้ว่า <> .
8. เลือก การส่งจดหมาย ที่ด้านบนแล้วเลือก อัปเดตป้ายกำกับ .

9. ป้ายกำกับทั้งหมดในเอกสารของคุณควรระบุว่า <> .

5. สร้างป้ายกำกับจาก Excel ในเอกสาร Word

ตอนนี้ Word มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างป้ายกำกับของคุณ คุณจะเสร็จสิ้นกระบวนการและ Word จะแสดงข้อมูลจริงสำหรับแต่ละป้าย:

1. ใน การส่งจดหมาย แท็บของ Word เลือก เสร็จสิ้นและผสาน และเลือก แก้ไขเอกสารส่วนบุคคล จากเมนู

2. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก ทั้งหมด แล้วเลือก ตกลง .

3. ขณะนี้เอกสาร Word ของคุณควรแสดงป้ายกำกับทั้งหมดพร้อมข้อมูลส่วนตัว

ขณะนี้ คุณสามารถบันทึกเอกสารป้ายกำกับนี้ สร้าง PDF จากเอกสาร หรือพิมพ์เอกสาร (ป้ายกำกับ) ได้

6. บันทึกป้ายคำที่สร้างจาก Excel เป็น PDF

คุณไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือของบุคคลที่สามเพื่อบันทึกเอกสารป้ายกำกับของ Word เป็น PDF:

1. เลือก ไฟล์ ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word
2. จากแถบด้านข้างทางด้านซ้าย ให้เลือก บันทึกเป็น .
3. เลือก เรียกดู บนบานหน้าต่างด้านขวา

4. เลือกโฟลเดอร์ที่จะบันทึก PDF ของคุณ ป้อนชื่อ PDF ของคุณใน ชื่อไฟล์ ฟิลด์ เลือก PDF จาก บันทึกเป็นประเภท เมนูแบบเลื่อนลง และเลือก บันทึก .

7. พิมพ์ป้ายคำที่สร้างจาก Excel

คุณสามารถพิมพ์ป้ายผนึกของคุณได้โดยตรงจาก Word ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์ของคุณเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณทำการพิมพ์:

1. เลือก ไฟล์ ที่ด้านบนของหน้าต่าง Word
2. เลือก พิมพ์ ในแถบด้านข้างทางซ้าย

3. เลือกเครื่องพิมพ์จาก เครื่องพิมพ์ บนบานหน้าต่างด้านขวา จากนั้นเลือก พิมพ์ ที่ด้านบน

และคุณก็พร้อมแล้ว

ดังที่คุณเห็นด้านบน Word และ Excel ช่วยคุณสร้างป้ายชื่อเกือบทุกประเภทบนคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac ของคุณ หากสิ่งนี้ช่วยให้คุณสร้างประเภทของป้ายกำกับใน Excel ที่คุณต้องการได้ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง