สร้างและพิมพ์ Label ใน Word ด้วยข้อมูลจาก Excel: คู่มือขั้นตอนครบวงจร

ต้องการสร้างและพิมพ์ Label ทุกประเภท? Microsoft Word + Excel คือคำตอบ เก็บข้อมูล Label ใน Excel แล้วดึงมาใช้ใน Word เพื่อ Save หรือ Print

คู่มือนี้สอน: สร้าง Spreadsheet Label ใน Excel ให้เข้ากันได้กับ Word, ตั้งค่า Label, นำเข้าข้อมูล, สร้าง Label, Save/Print/Export PDF

1. ใส่ข้อมูล Label ใน Excel Spreadsheet

สร้าง Spreadsheet ใหม่ กำหนด Header ให้แต่ละ Field เพื่อดึงมาใช้ใน Word

ตัวอย่าง Fields:

• First Name
• Last Name
• Street Address
• City
• State
• ZIP Code

1. เปิด Excel สร้าง Spreadsheet ใหม่
2. เซลล์แรก Row 1 พิมพ์ First Name

3. คอลัมน์ B Row 1 พิมพ์ Last Name ต่อด้วย Street Address, City, State, ZIP Code ในคอลัมน์ C, D, E, F ตามลำดับ
4. ใส่ข้อมูลจริงใต้ Header แต่ละคอลัมน์ ควรคล้ายนี้:

5. เสร็จแล้ว Save: File > Save (Sidebar ซ้าย)
6. คลิก Browse (Pane ขวา)

8. เลือกโฟลเดอร์ ชื่อไฟล์ > Save

9. ปิด Excel

Excel Spreadsheet พร้อมใช้งานแล้ว

2. ตั้งค่า Label ใน Word

กำหนดขนาด Label มี Layout สำเร็จรูปหลายแบบ หรือสร้าง Custom เองได้

1. เปิด Word สร้าง Blank Document ใหม่
2. แท็บ Mailings > Start Mail Merge > Labels

4. หน้าต่าง Label Options: เลือก Label vendors > Product number > OK

5. อยาก Custom เอง: กด New Label กำหนดขนาดเอง

6. Layout Label พร้อมแล้ว คงเอกสารนี้เปิดไว้ใน Word

3. นำข้อมูล Excel เข้า Word

ไม่ต้องเปิด Excel อีกครั้ง

1. ใน Word แท็บ Mailings > Select Recipients > Use an Existing List

3. File Explorer เปิดขึ้น ไปโฟลเดอร์ที่เก็บ Excel Spreadsheet > Double-click เลือกไฟล์

4. หน้าต่าง Select Table เลือก Sheet ที่มีข้อมูล Label
5. ติ๊ก First row of data contains column headers > OK

4. เพิ่ม Field Label จาก Excel ลง Word

ระบุ Field ที่จะใช้ใน Label

1. อยู่ในเอกสาร Labels แท็บ Mailings > ส่วน Write & Insert Fields > Address Block

3. หน้าต่าง Insert Address Block > กด Match Fields

4. หน้าต่าง Match Fields จับคู่ Field ใน Required for Address Block กับ Spreadsheet ให้ถูกต้อง เช่น Address 1 = Street Address ฯลฯ

5. กด OK ปิดหน้าต่าง
6. กลับหน้าต่าง Insert Address Block ดู Preview Label ถูกต้อง > OK

7. ใน Word จะเห็น Label แรก显示 <<AddressBlock>>
8. แท็บ Mailings > Update Labels

9. Label ทุกอันจะกลายเป็น <<AddressBlock>>

5. สร้าง Label จริงจากข้อมูล Excel

Word จะแทนที่ Field ด้วยข้อมูลจริง

1. แท็บ Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents

2. หน้าต่าง Merge เลือก All > OK

3. Word จะแสดง Label ทุกอันพร้อมข้อมูลแต่ละราย

ตอนนี้ Save เอกสาร, Export PDF, หรือ Print Label ได้เลย

6. บันทึก Label เป็น PDF

ไม่ต้อง Tool ภายนอก Word Save as PDF ได้เลย

1. File > Save As (Sidebar ซ้าย)
2. Browse (Pane ขวา)

4. เลือกโฟลเดอร์ ชื่อไฟล์ Save as type เลือก PDF > Save

7. พิมพ์ Label จาก Word

Printer ต้องต่ออยู่แล้ว

1. File > Print (Sidebar ซ้าย)

3. เลือก Printer > กด Print บนสุด

เสร็จแล้ว! Word + Excel ช่วยสร้าง Label ทุกประเภทบน Windows/Mac ได้ หวังว่าจะช่วยได้ แชร์ประสบการณ์ในคอมเมนต์ได้เลยครับ