準備離職想備份所有郵件以備日後參考？或單純為了備份以防 Outlook PST 檔損毀 (這很常見)。
無論如何，備份郵件總是好主意。即使使用 Outlook.com 或 Gmail 等網頁服務，用 Outlook 等桌面用戶端下載所有郵件存在本地也不錯。網路服務和微軟、Google 等巨頭看似不會失效，但災難難預測。
本文示範如何在 Outlook 2003、2007、2010、2013、2016 匯出郵件，並說明 Mac 版 Outlook 的程序。實際上「匯入/匯出精靈」在所有版本幾乎相同，只是進入精靈的方式不同。
從 Outlook 匯出郵件
Outlook 2003、2007、2010、2013 請參考我的「匯出 Outlook 連絡人」文章查看進入匯入/匯出精靈的步驟。Outlook 2016 點擊 檔案 > 開啟與匯出。
右側選單點擊 匯入/匯出 按鈕。
出現 匯入/匯出精靈 (所有版本長相相同)。選擇 匯出至檔案。
下一步選擇檔案類型：CSV (逗點分隔值) 或 Outlook 資料檔。我通常用 PST 方便匯回 Outlook，但想匯入其他郵件用戶端、Excel 或 Word 可選 CSV。
選擇要匯出的內容。想匯出所有郵件通常選 收件匣 並勾選 包含子資料夾。只想匯出部分可點 篩選 設定條件減少郵件數量。
點 下一步 選擇儲存 CSV 或 PST 檔的位置。有處理重複項目的幾個選項。
點 完成 會詢問是否要用密碼保護 PST 檔 (選填)。若設密碼請超過 16 字元，但請注意這不太安全，適當軟體易破解。
完成後即擁有包含所有郵件的 CSV 或 PST 檔，複製到安全處備份即可。
從 Outlook for Mac 匯出郵件
Mac 版 Office 程序不同，檔案類型也不同。Mac 只能匯出 Outlook for Mac 封存檔。
點擊 檔案 > 匯出。
跳出對話框選擇要匯出的項目：郵件、行事曆、連絡人、工作、備註，或特定類別的項目。
點 繼續 選擇儲存位置。Mac 版匯出無其他選項。
匯出郵件後，可參考我的文章將郵件匯入 Gmail 等其他郵件服務 (若打算轉換)。
