คุณวางแผนที่จะออกจากงานและต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับสำเนาอีเมลทั้งหมดของคุณในกรณีที่คุณจำเป็นต้องอ้างอิงในภายหลังหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจต้องการส่งออกเพื่อวัตถุประสงค์ในการสำรองข้อมูลในกรณีที่ไฟล์ Outlook PST ของคุณเสียหาย ซึ่งเกิดขึ้นค่อนข้างบ่อย
ไม่ว่าในกรณีใด การสำรองข้อมูลอีเมลของคุณเป็นความคิดที่ดีเสมอ แม้ว่าคุณจะใช้บริการเว็บเช่น Outlook.com หรือ Gmail ก็ยังไม่ใช่ความคิดที่ดีที่จะใช้ไคลเอ็นต์เดสก์ท็อปเช่น Outlook เพื่อดาวน์โหลดจดหมายทั้งหมดของคุณ เพื่อให้คุณมีการจัดเก็บไว้ในเครื่อง บริการเว็บและยักษ์ใหญ่อย่าง Microsoft และ Google อาจดูเหมือนไม่มีภูมิคุ้มกันต่อความล้มเหลว แต่คุณไม่มีทางรู้ว่าภัยพิบัติจะเกิดขึ้นเมื่อใด
ในบทความนี้ ฉันจะแสดงวิธีส่งออกอีเมล Outlook ของคุณใน Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 และ 2016 ฉันจะพูดถึงขั้นตอนด้วยหากคุณใช้ Outlook สำหรับ Mac เป็นที่น่าสังเกตว่าตัวช่วยสร้างการนำเข้าและส่งออกที่แท้จริงนั้นค่อนข้างเหมือนกันในทุกเวอร์ชัน แต่กระบวนการเข้าถึงตัวช่วยสร้างได้เปลี่ยนไป
การส่งออกอีเมลจาก Outlook
หากคุณใช้ Outlook 2003, 2007, 2010 หรือ 2013 ให้ตรวจสอบโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีส่งออกผู้ติดต่อ Outlook เพื่อดูขั้นตอนในการไปยังตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออก หากคุณกำลังใช้งาน Outlook 2016 ให้คลิกที่ ไฟล์ และเปิดและส่งออก .
ในเมนูทางขวามือ ให้คลิกที่ นำเข้า/ส่งออก ปุ่ม.
ตอนนี้จะแสดงตัวช่วยสร้างการนำเข้า/ส่งออก ซึ่งมีลักษณะเหมือนกันใน Office ทุกรุ่น ในการเริ่มต้น คุณต้องเลือก ส่งออกเป็นไฟล์ .
ในหน้าจอถัดไป คุณต้องเลือกประเภทของไฟล์:ไฟล์ CSV (ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค) หรือไฟล์ข้อมูล Outlook (PST) ปกติฉันใช้ PST เสมอ เพื่อให้นำเข้ากลับเข้าสู่ Outlook ได้ง่ายขึ้น แต่คุณสามารถเลือก CSV ได้หากต้องการนำเข้าอีเมลไปยังโปรแกรมรับส่งเมลอื่น หรือแม้แต่ในโปรแกรม เช่น Excel หรือ Word
ในหน้าจอถัดไป คุณต้องเลือกสิ่งที่คุณต้องการส่งออก หากคุณต้องการรับอีเมลทั้งหมด ปกติคุณจะเลือก กล่องจดหมาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่า รวมโฟลเดอร์ย่อย ถูกตรวจสอบ หากคุณต้องการเพียงส่วนย่อยของอีเมล คุณสามารถคลิกที่ ตัวกรอง แล้วใส่เกณฑ์ต่างๆ เพื่อลดจำนวนอีเมลที่จะส่งออก
คลิก ถัดไป และตอนนี้คุณจะต้องเลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ CSV หรือ PST ของคุณ มีหลายตัวเลือกที่คุณสามารถเลือกได้ว่าจะจัดการกับรายการซ้ำอย่างไร
สุดท้าย คลิกเสร็จสิ้น และคุณจะได้รับหน้าต่างถามว่าคุณต้องการปกป้องไฟล์ PST ของคุณด้วยรหัสผ่านทางเลือกหรือไม่ หากคุณกำลังจะใช้รหัสผ่านที่นี่ โปรดทราบว่ารหัสผ่านควรมีความยาวมากกว่า 16 อักขระ นอกจากนี้ โปรดทราบว่ามันไม่ปลอดภัยนักและสามารถแฮ็กได้ง่ายโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
เกี่ยวกับมัน. ตอนนี้คุณควรมีไฟล์ CSV หรือ PST ที่มีอีเมลทั้งหมดของคุณจัดเก็บไว้ในนั้น ขณะนี้คุณสามารถคัดลอกไฟล์นี้ไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัยสำหรับการสำรองข้อมูล
ส่งออกอีเมลจาก Outlook สำหรับ Mac
หากคุณใช้ Office เวอร์ชัน Mac ขั้นตอนการส่งออกอีเมลจะแตกต่างออกไป ที่จริงแล้วประเภทไฟล์ก็ต่างกันเช่นกัน บน Mac คุณมีเพียงตัวเลือกเดียวเท่านั้น:ไฟล์เก็บถาวร Outlook for Mac (.OLM)
คลิกที่ ไฟล์ แล้ว ส่งออก .
กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกรายการที่คุณต้องการส่งออกไปยังไฟล์เก็บถาวร คุณสามารถเลือกจากเมล ปฏิทิน รายชื่อติดต่อ งาน และบันทึกย่อ หรือคุณสามารถเลือกจากรายการในหมวดหมู่เฉพาะ
คลิกต่อไป แล้วระบบจะถามคุณว่าต้องการบันทึกไฟล์ไว้ที่ใด เกี่ยวกับมัน. ไม่มีตัวเลือกอื่นเมื่อส่งออกจาก Outlook บน Mac
เมื่อคุณส่งออกอีเมลแล้ว คุณสามารถอ่านโพสต์ของฉันเกี่ยวกับวิธีนำเข้าไปยังบริการอีเมลอื่น เช่น Gmail หากคุณวางแผนที่จะเปลี่ยน
