Microsoft Outlook บันทึกสำเนาอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งผ่านแอปพลิเคชัน ทำให้ดูอีเมลที่ส่งได้ภายหลัง แตหากไม่อยากให้เกิดขึ้น และต้องการให้โฟลเดอร์ Sent Items ว่าง คุณสามารถป้องกัน Outlook ไม่ให้บันทึกสำเนาอีเมลที่ส่งได้จริง
มีหลายวิธีทำใน Outlook และคู่มือนี้อธิบายบางวิธี
ทำไมถึงไม่บันทึกอีเมลที่ส่ง?
ขमान נותן ไม่มีเหตุผลมากที่คุณไม่อยากบันทึกอีเมลที่ส่ง แต่ไม่ได้ความหมายว่าไม่มีเหตุผลเลย
เหตุผลหนึ่งคือ ความเป็นส่วนตัว จะทำให้ไม่มีใครเห็นอีเมลที่ส่งผ่าน Microsoft Outlook
อีกเหตุผลหนึ่งอาจเป็น คอมพิวเตอร์พื้นที่ว่างน้อย หากไม่บันทึกอีเมลที่ส่ง โดยเฉพาะที่มีไฟล์แนบใหญ่ สามารถ騰出พื้นที่จัดเก็บบนไดรฟ์ได้
วิธีป้องกัน Outlook ไม่ให้บันทึกอีเมลเฉพาะฉบับใน Sent Items
สามารถป้องกันไม่ให้อีเมลที่ส่งเก็บในกล่องจดหมายต่ออีเมลได้ วิธีนี้เลือกอีเมลที่ต้องการใช้ฟีเจอร์นี้ วิธีหยุด Outlook ไม่ให้บันทึกอีเมลที่ส่งเฉพาะ:
- เปิด Outlook เริ่มเขียนอีเมลใหม่ นี่คืออีเมลที่จะไม่บันทึกใน Sent Items
- ในหน้าต่างเขียนอีเมล คลิก Options ด้านบน
- คลิกเมนู Save Sent Items To ในส่วน More Options
- เลือก Do Not Save จากตัวเลือกที่มี
Outlook จะไม่บันทึกสำเนาอีเมลฉบับนี้ใน Sent Items
วิธีป้องกัน Outlook ไม่ให้บันทึกอีเมลที่ส่งทั้งหมด
หากไม่อยากบันทึกอีเมลgehendenใดๆ สามารถตั้งค่า Outlook หยุดเก็บใน Sent Items มี 2 วิธี ดังนี้
ใช้แอป Microsoft Outlook
วิธีง่ายที่สุดหยุดเก็บอีเมลที่ส่งทั้งหมด คือใช้เมนูตั้งค่า Outlook เพียงเอาติ๊กออกจากตัวเลือก กด OK เสร็จ วิธีทำ:
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์
- คลิก File มุมซ้ายบน แล้วคลิก Options แถบซ้าย
- เลือกเมนู Mail จากคอลัมน์ซ้าย
- เลื่อนลง फलขวา จนเจอส่วน Save messages
- จะพบตัวเลือก Save copies of messages in the Sent Items folder เอาติ๊กออก
- คลิก OK ด้านล่าง
จากนี้ Outlook จะไม่เก็บสำเนาอีเมลที่ส่งใดๆ หากต้องการเปิดใช้งานใหม่ ติ๊กตัวเลือกเดิมตามขั้นตอนเดียวกัน
ใช้ Windows Registry
สามารถใช้ Windows Registry ป้องกัน Outlook ไม่ให้เก็บอีเมลที่ส่ง โดยเพิ่มค่าใหม่ใน Registry
สำรอง Windows Registry หากไม่มั่นใจ แล้วทำตามขั้นตอนโดยไม่กังวล:
- เปิด Outlook คลิก File มุมซ้ายบน
- เลือก Office Account จากแถบซ้าย
- คลิก About Outlook แผงขวา
- บันทึกเวอร์ชัน Outlook ปรากฏในวงเล็บด้านบนสุดของหน้าจอ
- เปิด Registry Editor กด Windows + R พิมพ์ regedit กด Enter
- คลิก Yes ในพรอมต์
- ไปที่ไดเรกทอรีใน Registry นี้ พาธนี้เปิดค่า Registry สำหรับ Outlook 16 จงแน่ใจว่าเลือกเวอร์ชันของคุณในพาธด้านล่าง
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences - คลิกขวาที่ว่างด้านขวา เลือก New > DWORD (32-bit) Value
- ใส่ SaveSent เป็นชื่อ DWORD กด Enter
- ดับเบิลคลิก DWORD ที่เพิ่งสร้าง
- ใส่ 0 ในช่อง Value data คลิก OK
- ปิด Registry
หากต้องการให้ Outlook เริ่มบันทึกอีเมลที่ส่งอีก เปลี่ยนค่า SaveSent DWORD เป็น 1 ก็พอ
วิธีบันทึกอีเมลที่ส่งในโฟลเดอร์อื่น
Sent Items ไม่ใช่โฟลเดอร์เดียวที่เก็บอีเมลที่ส่งได้ หากชอบโฟลเดอร์อื่นเก็บข้อความที่ส่ง สามารถตั้งค่าใน Outlook ได้
ต้องสร้างกฎใน Outlook ส่งอีเมลที่ส่งทั้งหมดไปโฟลเดอร์ที่ระบุ วิธีสร้างกฎ:
- เปิด Outlook คลิก File มุมซ้ายบน
- เลือก Manage Rules & Alerts ด้านขวา
- คลิก New Rule ภายใต้แท็บ Email Rules
- เลือก Apply rule on messages I sent คลิก Next
- Outlook ถามเงื่อนไขที่ต้องการ คลิก Next โดยไม่เลือกอะไร เพื่อใช้กฎกับอีเมลที่ส่งทั้งหมด
- กด Yes ในพรอมต์
- ติ๊ก move a copy to the specified folder
- คลิกลิงก์ specified สีน้ำเงิน ในกล่องด้านล่าง
- เลือกโฟลเดอร์ ที่ต้องการเก็บอีเมลที่ส่ง คลิก OK
- คลิก Next
- ใส่ชื่อกฎใหม่ คลิก Finish เสร็จสิ้นการตั้งค่ากฎ
อีเมลที่ส่งในอนาคตจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่ระบุ แทนที่โฟลเดอร์ Sent Items เริ่มต้นของ Outlook
หากต้องการปิดพฤติกรรมใหม่นี้ ไปที่เมนูกฎใน Outlook และเอาติ๊กออกจากกฎที่เพิ่งสร้าง จะปิดกฎและการกระทำที่มันทำ
อย่าปล่อยให้ใครเห็นอีเมลที่คุณส่ง
หากต้องการอีเมลเป็นความลับสูงสุด หลีกเลี่ยงเก็บอีเมลในโฟลเดอร์ Sent Items วิธีข้างต้นช่วยทำได้ เพื่อไม่ให้ใครรู้ว่าคุณส่งอีเมลอะไรให้ใคร
นอกจากนี้ หากชอบไม่มีสำเนาอีเมลใน Microsoft Outlook สามารถเก็บถาวรอีเมลแทนได้ แต่จำไว้ว่ายังค้นหาได้ อาจไม่ใช่โซลูชันที่เหมาะหากมองหาทางซ่อนอีเมล
