เมื่อสร้างเอกสารยาวใน Microsoft Word ดัชนี (Index) เป็นเครื่องมือสะดวกสำหรับผู้อ่าน มักพบในหน้าสุดท้ายของหนังสือ ช่วยให้ค้นหาคำหรือวลีเพื่อหาหน้าที่อ้างอิงหัวข้อนั้นได้ ใน Word สามารถแทรกดัชนีและอัปเดตอัตโนมัติได้ ลดงานดูแลด้วยตนเองมาก บทความนี้สอนสร้างและอัปเดตดัชนีใน Word
ขั้นตอนการสร้างดัชนีใน Word
- ทำเครื่องหมายรายการ (Mark Entries)
- แก้ไขหรือลบรายการดัชนี
- อัปเดตดัชนี
- สร้างดัชนีอัตโนมัติ
1. ทำเครื่องหมายรายการดัชนี
Word สร้างดัชนีอัตโนมัติได้ แต่ต้องรู้ว่าต้องการรายการไหนบ้าง จึงต้องทำเครื่องหมายรายการก่อน เปิดเอกสาร Word → แท็บ References → เลือกข้อความแรกที่ต้องการ → คลิก Mark Entry ในส่วน Index
หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏ ใส่ Main entry และ Subentry (ถ้ามี) → เลือก Options สำหรับ cross-reference, หน้าปัจจุบัน, หรือช่วงหน้า → จัดรูปแบบหมายเลขหน้า (bold/italic) → คลิก Mark (รายการเดียว) หรือ Mark All (ทุกที่ที่มีข้อความเดียวกัน) → คลิก Close เมื่อเสร็จ
ในเอกสาร จะเห็นแท็ก XE หากไม่เห็น ให้ไปแท็บ Home → คลิก Show/Hide Paragraph
2. แก้ไขหรือลบรายการดัชนี
หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้แก้ไขภายในฟิลด์ XE (ข้างในเครื่องหมายคำพูด) หรือลบรายการที่ทำเครื่องหมายแล้ว และทำเครื่องหมายใหม่ ต้องการลบ ให้เลือกข้อความทั้งหมดรวมถึงวงเล็บปีกกา { } แล้วกด Delete
3. สร้างดัชนีใน Word
วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการวางดัชนี → แท็บ References → คลิก Insert Index → ปรับการตั้งค่า: Print Preview, Tab Leader, Formats, Type, Columns → คลิก OK ดัชนีจะปรากฏเรียงลำดับอักษร
4. อัปเดตดัชนี
หลังสร้างดัชนีแล้ว ยังสามารถทำเครื่องหมายรายการเพิ่มได้ แล้วอัปเดตดัชนี คลิกภายในพื้นที่ดัชนี → ปุ่ม Update Index บนแท็บ References จะทำงานได้ (ถ้าสีเทา ให้ย้ายเคอร์เซอร์เข้าไปในดัชนี) หากต้องการลบดัชนีทั้งหมด ให้เลือกข้อความดัชนีทั้งหมด กด Delete
5. สร้างดัชนีอัตโนมัติใน Word
การทำเครื่องหมายรายการทั้งหมดอาจใช้เวลา แต่ดัชนีเป็นเครื่องมือมีค่า สำหรับเอกสารยาว หนังสือ หรือวัสดุอ้างอิง ขอแนะนำให้เพิ่มดัชนีเข้าไป
อ่านต่อ: วิธีใช้ข้อความลิงก์ (linked text) ใน Microsoft Word
