ในฐานะผู้ใช้ เมื่อสร้างเอกสารที่มีความยาวใน Microsoft Word ดัชนีเป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับผู้มีโอกาสเป็นผู้อ่านของคุณ ปกติเราจะเห็นดัชนีอยู่หลังหนังสือ ช่วยให้ผู้อ่านค้นหาคำหรือวลีเพื่อค้นหาหน้าที่อ้างอิงหัวข้อนั้น
ในทำนองเดียวกัน ในสารบัญใน Microsoft Word ผู้ใช้สามารถแทรกดัชนีแล้วอัปเดตดัชนีโดยอัตโนมัติ การดำเนินการนี้ใช้แรงงานคนจำนวนมากในการสร้างแหล่งอ้างอิงที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้ ที่นี่ ผู้ใช้จะแสดงวิธีการสร้างดัชนีและอัปเดตใน Word
วิธีการสร้างดัชนีใน Word
ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนในการสร้างดัชนีในคำ
- ทำเครื่องหมายรายการของคุณ
- แก้ไขหรือลบรายการดัชนี
- อัปเดตดัชนี
- สร้างดัชนีอัตโนมัติใน Microsoft Word
ตอนนี้เราจะมาดูแต่ละขั้นตอนในขณะที่ดำเนินการด้านล่าง -
1] ทำเครื่องหมายรายการดัชนีของคุณ
Word สามารถสร้างดัชนีของคุณได้โดยอัตโนมัติ แต่ฉลาดพอที่จะรู้ว่าคุณต้องการรายการใดบ้าง ดังนั้นสำหรับผู้ใช้ในการสร้างดัชนี พวกเขาจะต้องทำเครื่องหมายรายการ นี่เป็นงานส่วนใหญ่ที่คุณจะทำสำหรับดัชนี แต่เมื่อคุณเริ่มทำเครื่องหมายรายการ คุณจะสามารถซิปผ่านรายการได้อย่างรวดเร็ว
เปิดเอกสาร Microsoft Word และไปที่ ข้อมูลอ้างอิง แท็บ เลือกรายการดัชนีแรกของคุณโดยลากเคอร์เซอร์ผ่านรายการนั้น
ในริบบิ้น คุณจะเห็นส่วนดัชนีไปทางด้านขวา เลือก ทำเครื่องหมายรายการ ปุ่ม.
หน้าต่างป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นเพื่อให้คุณอธิบายรายการของคุณ หน้าต่างนี้ยังคงเปิดอยู่ในขณะที่คุณเลือกรายการที่เหลือ ป้อน รายการหลัก ที่ด้านบนและเลือก รายการย่อย .
จากนั้นเลือกจาก ตัวเลือก สำหรับการอ้างอิงโยง หน้าปัจจุบัน หรือช่วงหน้า
หรือจะจัดรูปแบบหมายเลขหน้าที่แสดงเป็นตัวหนาและ/หรือตัวเอียง
คลิกที่ ทำเครื่องหมาย สำหรับรายการเดียวหรือ ทำเครื่องหมายทั้งหมด เพื่อทำเครื่องหมายข้อความเดียวกันทุกที่ในเอกสารของคุณ
เมื่อคุณทำหน้าต่างรายการดัชนีเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ ปิด .
ในเอกสาร รายการดัชนีจะมีป้ายกำกับ XE . หากคุณเพิ่ม Subentry หรือการอ้างอิงโยง คุณจะสังเกตเห็นว่าภายใน XE แท็กเช่นกัน
หากคุณไม่เห็น XE . ของคุณ แท็กแต่ต้องการไปที่ หน้าแรก แท็บแล้วคลิก แสดง/ซ่อนย่อหน้า ปุ่ม.
2] แก้ไขหรือลบรายการดัชนี
หากผู้ใช้จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงรายการ เช่น ลบการอ้างอิงโยง พวกเขาจะดำเนินการภายในฟิลด์ XE นั้น ทำการเปลี่ยนแปลงภายในเครื่องหมายคำพูด อีกทางเลือกหนึ่งคือการลบรายการที่ทำเครื่องหมายแล้วทำเครื่องหมายอีกครั้ง
นอกจากนี้ หากต้องการลบรายการดัชนี ให้เลือกข้อความทั้งหมดภายในและรวมเครื่องหมายปีกกา { } และกด ลบ . จากนั้นคุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อทำเครื่องหมายรายการอีกครั้งด้วยการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการ
3] สร้างดัชนีใน Word
เมื่อกำลังจะแทรกดัชนีของคุณ ให้เลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังจุดที่คุณต้องการให้อยู่ในเอกสาร จากนั้นเลือก ข้อมูลอ้างอิง แท็บแล้วคลิก แทรกดัชนี .
ก่อนสร้างดัชนี คุณมีการตั้งค่าบางอย่างที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้หากต้องการ นี่คือ ตัวอย่างก่อนพิมพ์ หัวหน้าแท็บ รูปแบบ ประเภท และ คอลัมน์
หลังจากคุณปรับดัชนีแล้ว คลิก ตกลง . ดัชนีของคุณจะปรากฏในเอกสารของคุณพร้อมกับรายการของคุณ คุณจะเห็นทุกอย่างสวยงาม เรียบร้อย และเรียงตามตัวอักษร
4] อัปเดตดัชนี
ผู้ใช้สามารถทำเครื่องหมายรายการเพิ่มเติมต่อไปได้หลังจากสร้างดัชนีและอัปเดตดัชนี และหากคุณแก้ไขหรือลบรายการ คุณจะต้องอัปเดตดัชนีด้วย
คลิกภายในพื้นที่ดัชนีในเอกสารของคุณ อัปเดตดัชนี ปุ่มในริบบิ้นบน ข้อมูลอ้างอิง แท็บจะมีชีวิตชีวา หากปุ่มยังคงเป็นสีเทาตามที่แสดงในภาพด้านบน ให้ตรวจสอบว่าเคอร์เซอร์อยู่ในดัชนี
หากคุณต้องการลบดัชนีทั้งหมด ให้เลือกข้อความทั้งหมดแล้วแตะ ลบ กุญแจ. จากนั้นคุณอาจต้องการลบรายการดัชนี (ดังที่แสดงด้านบน) หากคุณไม่ได้วางแผนที่จะใช้ดัชนีเลย
5] สร้างดัชนีอัตโนมัติใน Word
อาจใช้เวลาสักครู่เพื่อทำเครื่องหมายรายการทั้งหมดที่คุณต้องการในดัชนี Word ของคุณ แต่ดัชนีสามารถเป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับผู้อ่านของคุณ ดังนั้นให้พิจารณาเพิ่มหากผู้ชมของคุณสามารถได้รับประโยชน์จากสิ่งนี้สำหรับเอกสาร Word หนังสือหรือเนื้อหาที่มีความยาวอื่นๆ
หากสิ่งนี้มีประโยชน์ คุณอาจชอบ – วิธีใช้ข้อความที่เชื่อมโยงใน Microsoft Word
