Excel สเปรดชีตเป็นแอปพลิเคชันรอบปฐมทัศน์ที่ใช้โดยหลายอุตสาหกรรมในการกำหนดกรอบแผนธุรกิจ สร้างรายงานทางการเงิน สร้างรายงานงบประมาณ ฯลฯ พูดง่ายๆ ก็คือ สเปรดชีต Excel ใช้เพื่อจัดระบบชีวิตการทำงานของคุณ แม้ว่า Excel เป็นเครื่องมือสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพ แต่ใครๆ ก็สามารถทำงานได้ การเรียนรู้ Excel อาจใช้เวลานานและอาจต้องใช้ความอดทนในการทำงานกับสเปรดชีต Excel
เคล็ดลับ Excel เพื่อประหยัดเวลาและทำงานได้เร็วขึ้น
การจัดการและการคำนวณข้อมูลใน Excel ด้วยสูตรขั้นสูงจำเป็นต้องใช้ทักษะในการวิเคราะห์ทางการเงินและมีความสำคัญมากกว่าที่เราคิด งานบางงานมีขั้นตอนที่ซ้ำซากจำเจซึ่งจะทำให้คุณต้องทำงานที่ไม่จำเป็นซ้ำแล้วซ้ำเล่าซึ่งจะทำให้คุณเสียเวลา
Microsoft Excel ทำงานที่น่าเบื่อของคุณในวิธีที่ง่าย ไม่ว่าจะเป็นงานซ้ำๆ หรือการจัดการข้อมูลอย่างเรียบร้อย Excel ก็ทำได้ดี มีคุณสมบัติ Excel มากมายที่พวกเราส่วนใหญ่ไม่รู้ การรู้เคล็ดลับและคุณสมบัติที่ซ่อนอยู่เหล่านี้ช่วยให้เราทำงานเสร็จเร็วขึ้นและประหยัดเวลาได้มาก วันนี้ฉันจะมาบอกคุณเกี่ยวกับเคล็ดลับ Excel เพื่อประหยัดเวลาและทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นบนคอมพิวเตอร์ Windows
เทคนิคประหยัดเวลาของ Microsoft Excel
สิ่งสำคัญคือต้องพัฒนาทักษะ Excel ของคุณไปอีกระดับเพื่อให้แน่ใจว่าวิธีการใช้สเปรดชีตของคุณมีประสิทธิภาพสูงสุด Excel มีคุณสมบัติแบบบูรณาการมากมายที่ช่วยให้คุณทำงานเสร็จเร็วขึ้น คุณสามารถเชี่ยวชาญเคล็ดลับและลูกเล่นสำหรับขั้นตอนที่ใช้บ่อยที่สุดใน Excel เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณในขณะที่ทำงานกับ Excel และประหยัดเวลาอันมีค่าของคุณ ในบทความนี้ เราจะสรุปเคล็ดลับบางประการที่คุณสามารถรวมไว้ในเวิร์กโฟลว์รายวัน ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องทำงานซ้ำๆ และช่วยประหยัดเวลาของคุณในขณะที่ใช้ Excel
เราอาจประสบปัญหาเล็กน้อย เช่น การสร้างหลายบรรทัดในเซลล์เดียว หรือการพิมพ์แผ่นงานหลายแผ่นในกระดาษแผ่นเดียว เราปฏิบัติตามเทคนิคต่างๆ ในการทำเช่นนี้ ซึ่งอาจไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่เราต้องการ บทความนี้จะแจ้งให้คุณทราบวิธีการทำงานดังกล่าวอย่างง่ายดายเพื่อประหยัดเวลา เพื่อให้คุณทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น
1. ใช้การป้อนอัตโนมัติ
เติมอัตโนมัติเป็นคุณลักษณะที่มีประโยชน์มากซึ่งจะเติมชุดเซลล์โดยอัตโนมัติตามรูปแบบของเซลล์ก่อนหน้า สมมติว่าคุณต้องการป้อนคอลัมน์ที่มีชื่อเดือน เพียงป้อน ม.ค. เลือกเซลล์แล้วลากลง การป้อนอัตโนมัติจะเติมชื่อเดือนตามรูปแบบก่อนหน้าอย่างน่าอัศจรรย์
2. ใช้การเติมแบบแฟลช
Flash Fill จะรวมและดึงข้อมูลโดยอัตโนมัติตามรูปแบบข้อมูลที่ป้อนในคอลัมน์แรก ตัวอย่างเช่น หากคอลัมน์แรกของคุณมี abc/123/xyz และคุณต้องการแยกค่า 123 ลงในคอลัมน์ที่สอง เพียงป้อนข้อมูลในเซลล์แรก ในเซลล์ที่สอง excel จะทราบรูปแบบและแสดงสิ่งที่คุณต้องการให้แสดงโดยใช้ Flash Fill ในกลุ่มเครื่องมือข้อมูล
ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถเติมแฟลชเพื่อรวมข้อมูลได้ .ตัวอย่างเช่น หากคุณมีที่อยู่อีเมลในคอลัมน์แรก คุณสามารถใช้การเติม Flash เพื่อสร้างคอลัมน์แรกโดยป้อนรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องและชื่อในคอลัมน์ที่สอง กล่าวง่ายๆ ว่า หากคุณต้องการแยกหรือรวมข้อมูล เพียงคลิกที่ Flash Fill ในเซสชันเครื่องมือข้อมูล โดยพิมพ์รูปแบบตามที่คุณต้องการให้แสดง
3. ใช้ปุ่ม F4 เพื่อทำงานซ้ำโดยอัตโนมัติ
แป้น F4 เป็นแป้นพิมพ์ลัดที่นิยมใช้มากที่สุด ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของคุณในขณะที่ทำงานซ้ำๆ หากคุณกำลังทำซ้ำขั้นตอนเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณสามารถทำให้งานที่ซ้ำๆ กันเป็นอัตโนมัติได้โดยใช้ปุ่ม F4 F4 ทำซ้ำการกระทำหรือคำสั่งล่าสุดของคุณ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้แป้น F4 เพื่อปิดสมุดงานและหน้าต่าง Excel กด Ctrl+F4 เพื่อปิดเวิร์กบุ๊ก และใช้ Alt+F4 เพื่อปิด Excel
4. ใช้ Ctrl แป้นพิมพ์ลัด
มีแป้นพิมพ์ลัดมากมายที่ช่วยให้ทำงานซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วที่สุด
- Ctrl+Shift+ลูกศรลง – เลือกข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์ด้านล่างเซลล์
- Ctrl+Shift+ลูกศรขึ้น – เลือกข้อมูลทั้งหมดในคอลัมน์เหนือเซลล์
- Ctrl+Shift+ลูกศรขวา – เลือกข้อมูลทั้งหมดทางด้านขวาในแถว
- Ctrl+Shift+ลูกศรซ้าย – เลือกข้อมูลทั้งหมดทางด้านซ้ายในแถว
- Ctrl+Shift+ สิ้นสุด – ข้ามเคอร์เซอร์ไปที่เซลล์ขวาล่างสุดที่มีข้อมูลในเวิร์กชีต และเลือกเซลล์ที่มีข้อมูลอยู่ระหว่างเซลล์แรกที่คุณต้องการเลือก กับเซลล์ขวาล่างสุดที่มีข้อมูล
หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแป้นพิมพ์ลัด CTRL โปรดดูรายการใน office.com
5. เพิ่มหมายเหตุเพื่ออธิบายสูตรและฟังก์ชันโดยใช้ฟังก์ชัน N()
คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบในเซลล์ด้วยคำอธิบายประกอบ ซึ่งจะช่วยให้คุณจดจำและอธิบายฟังก์ชันและสูตรที่ซับซ้อนให้กับผู้ใช้สเปรดชีตรายอื่นได้ หากต้องการรวมความคิดเห็นในสูตรที่ซับซ้อน เพียงเพิ่ม +N(“ความคิดเห็นของคุณ “) ที่ส่วนท้ายของสูตร ตัวอย่างเช่น เซลล์ที่มีสูตร =Sum(B1:B2:B3) +N("หมายเหตุของคุณในสูตร") จะแสดงทั้งความคิดเห็นและสูตรเมื่อคุณคลิกที่เซลล์นั้น
6. ใช้การวางแบบพิเศษเพื่อการคำนวณอย่างรวดเร็ว
คุณสามารถทำการคำนวณอย่างรวดเร็ว เช่น การบวก การลบ การคูณ หรือการหารในสเปรดชีตได้โดยใช้การวางแบบพิเศษแทนการใช้สูตร ฟีเจอร์นี้ใช้งานง่ายและมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการคำนวณเพียงเล็กน้อยเพื่อให้งานของคุณเสร็จเร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น หากคุณมีคอลัมน์ที่มีรายการตัวเลขที่คุณต้องการหารด้วย 100 ให้พิมพ์ 100 ในเซลล์แล้วคัดลอก เลือกรายการตัวเลขที่คุณต้องการหารด้วย 100 แล้วคลิกวางแบบพิเศษ ในกล่องโต้ตอบนี้ ให้เลือกตัวเลือกแบ่ง วิธีนี้จะหารตัวเลขที่เลือกทั้งหมดด้วย 100 ทันที
7. หลายบรรทัดในเซลล์
ขณะกรอกแผ่นงาน Excel บางครั้งเราจำเป็นต้องมีข้อมูลจำนวนมากในเซลล์เดียว ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนที่อยู่ในเซลล์ จะต้องอยู่ในหลายบรรทัดภายในเซลล์ จากนั้น หากคุณกดปุ่ม “Enter” ปุ่ม ตัวควบคุมจะย้ายไปยังเซลล์ถัดไป แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ กด Alt + Enter เพื่อย้ายเคอร์เซอร์ไปที่บรรทัดถัดไปของเซลล์เดียวกัน นี่จะเป็นผู้ช่วยให้รอดสำหรับการมีหลายบรรทัดในเซลล์เดียว
8. เพิ่มค่าเซลล์อย่างรวดเร็ว
หากคุณต้องการเพิ่มค่าหรือค่าเฉลี่ยของค่าเซลล์หลายค่า คุณก็ไม่จำเป็นต้องใช้สูตร เมื่อต้องการทำสิ่งพื้นฐานเหล่านี้ ให้เลือกเซลล์ แล้วกด “Ctrl ” แล้วเลือกเซลล์ที่คุณต้องการ บนแถบสถานะที่อยู่ด้านล่างสุดของแผ่นงาน Excel คุณสามารถค้นหาค่ารวม ค่าเฉลี่ย และค่าอื่นๆ ที่กำลังคำนวณได้ หากคุณต้องการดูค่าอื่นๆ เพียงคลิกขวาที่แถบสถานะแล้วเลือกค่าที่คุณต้องการดู
คุณสามารถเพิ่มค่าต่างๆ เช่น ค่าต่ำสุด ค่าสูงสุด จำนวนตัวเลข (เซลล์ที่เลือกที่มีค่าตัวเลข) และอื่นๆ อีกมากในลักษณะนี้
9. สร้างเทมเพลตแผนภูมิเพื่อใช้ซ้ำ
การสร้างแผนภูมิประเภทเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่าเป็นงานที่ทำซ้ำ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการสร้างแผนภูมิสำหรับข้อมูลการขายของทั้งเดือน จะดีกว่าถ้าสร้างเทมเพลตแผนภูมิและใช้เทมเพลตเดียวกันทุกครั้งที่คุณต้องการใช้แผนภูมิ หากต้องการสร้างและนำเทมเพลตแผนภูมิมาใช้ซ้ำ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- เลือกข้อมูลที่จำเป็นและแทรกแผนภูมิตามปกติ
- จัดรูปแบบตามที่คุณต้องการ เพิ่มหรือลบเส้นตาราง ป้ายข้อมูล เส้นแนวโน้ม และทุกสิ่งที่คุณต้องการ
- หลังจากจัดรูปแบบแผนภูมิตามที่คุณต้องการแล้ว ให้เลือกแผนภูมิและคลิก "บันทึกเป็นเทมเพลต" ใต้แท็บออกแบบ
- ตอนนี้ บันทึกแผนภูมิด้วยนามสกุล “.ctrx” ตำแหน่งเริ่มต้นในการบันทึกเทมเพลตแผนภูมิคือ C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts และบันทึกเทมเพลตแผนภูมิในตำแหน่งนี้เอง หากจำเป็น คุณยังเลือกปลายทางได้อีกด้วย
- ตอนนี้ ในการใช้เทมเพลตแผนภูมิซ้ำ ให้เลือกข้อมูลล่าสุดและตรงไปที่ "แทรก" ในส่วน "แผนภูมิ" ไปที่ "Oแผนภูมินั้น" และ “ประเภทแผนภูมิทั้งหมด” คลิก เทมเพลต และเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ สิ่งนี้จะสร้างแผนภูมิสำหรับข้อมูลที่เลือกล่าสุด
การใช้เทมเพลตแผนภูมิจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก และไม่จำเป็นต้องสร้างแผนภูมิตามที่คุณต้องการตั้งแต่เริ่มต้น
10. สร้างแผนภูมิจากค่าต่างๆ ของเซลล์
เราสามารถสร้างแผนภูมิจากค่าของเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกัน ดังที่เราทราบแล้ว เราสามารถเลือกค่าที่มีอยู่ในเซลล์ต่างๆ ได้โดยกด Ctrl . ค้างไว้ คีย์ แล้วเลือกค่าที่ไม่ใช่เซลล์ที่อยู่ติดกันด้วยวิธีเดียวกัน แล้วแทรกแผนภูมิ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีส่วนหัวในคอลัมน์แรกและค่าในคอลัมน์ที่สี่ ให้กดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกคอลัมน์แรกและคอลัมน์ที่สี่ จากนั้นแทรกแผนภูมิ
11. ใช้ชื่อในสูตรเพื่อให้เข้าใจได้ง่าย
การมีชื่อนั้นง่ายต่อการจดจำ ในทำนองเดียวกัน การมีชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงของข้อมูลเฉพาะและการใช้ชื่อนั้นในสูตรจะทำให้เข้าใจสูตรได้ง่าย ตัวอย่างเช่น ค่าคอมมิชชัน * B5 เข้าใจง่ายกว่า C2*B5 ในการดำเนินการดังกล่าว ให้เลือกเซลล์หรือช่วงของข้อมูล และภายใต้แท็บ "สูตร" ให้คลิกที่ กำหนดชื่อ ระบบจะขอให้คุณป้อนชื่อและตรวจสอบเซลล์อ้างอิงก่อนป้อนชื่อแล้วคลิก "ตกลง"
สมมติว่าฉันสร้างชื่อ "ค่าคอมมิชชัน" โดยเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง จากนั้นเมื่อฉันใช้ Commission*B5 , มันหมายถึงค่าเซลล์ที่มีชื่อว่าคอมมิชชัน
หมายเหตุ: ชื่อควรขึ้นต้นด้วยอักขระและขึ้นต้นด้วยขีดล่างได้เช่นกัน ไม่ควรขึ้นต้นด้วยตัวเลขและไม่ควรเว้นวรรค
ชื่อที่สร้างขึ้นทั้งหมดสามารถดูได้จากกล่องชื่อ คลิกที่ลูกศรดรอปดาวน์ในกล่องชื่อ และจะแสดงรายชื่อที่สร้าง เลือกชื่อ จากนั้นระบบจะนำคุณไปยังภูมิภาคหรือพื้นที่นั้นในเวิร์กชีต
นี่คือเคล็ดลับบางประการของ Microsoft Excel ในการประหยัดเวลาและช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว หากคุณมีอะไรจะเพิ่มเติมโปรดแชร์กับเราผ่านความคิดเห็น
เคล็ดลับใดที่คุณใช้บ่อยที่สุดเพื่อประหยัดเวลาขณะทำงานใน Excel แบ่งปันในความคิดเห็นด้านล่าง
อ่านเลย :เคล็ดลับและเทคนิคขั้นสูงของ Microsoft Excel
