Excel สเปรดชีตเป็นแอปพลิเคชันชั้นนำที่อุตสาหกรรมหลายแห่งใช้สร้างแผนธุรกิจ รายงานการเงิน งบประมาณ ฯลฯ อย่างง่ายคือ ใช้ระบบชีวิตทำงาน การจัดการและคำนวณข้อมูลใน Excel ด้วยสูตรขั้นสูง ต้องการทักษะการวิเคราะห์การเงิน และสำคัญกว่าที่คิด งานบางอย่างมีขั้นตอนน่าเบื่อ ต้องทำซ้ำๆ มากับเวลา
Microsoft Excel ทำงานน่าเบื่อให้ง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นงานซ้ำ หรือจัดการข้อมูลให้สะอาด มีฟีเจอร์หลายอย่างที่หลายคนไม่รู้ การรู้เคล็ดลับและฟีเจอร์ซ่อนเหล่านี้ช่วยทำงานเร็วขึ้น ประหยัดเวลามาก วันนี้จะแชร์ เคล็ดลับ Excel ประหยัดเวลา ทำงานเร็วขึ้นบน Windows
เคล็ดลับ Excel ประหยัดเวลา
1. ใช้ AutoFill
Auto Fill เติมข้อมูลในชุดเซลล์อัตโนมัติตามรูปแบบเซลล์ก่อนหน้า ต้องการคอลัมน์ชื่อเดือน ใส่ "Jan" เลือกเซลล์ ลากลง → AutoFill เติมชื่อเดือนอัตโนมัติ
2. ใช้ Flash Fill
Flash Fill รวมและแยกข้อมูลอัตโนมัติตามรูปแบบคอลัมน์แรก เช่น คอลัมน์แรกมี "abc/123/xyz" ต้องการดึง "123" ไปคอลัมน์ที่สอง ใส่ข้อมูลในเซลล์แรก เซลล์ที่สอง Excel จะรู้รูปแบบ แสดงผลลัพธ์ → ใช้ Flash Fill ในกลุ่ม Data Tools ก็ได้ สามารถรวมข้อมูลได้เช่นกัน เช่น อีเมลในคอลัมน์แรก ใช้ Flash Fill สร้างคอลัมน์แรกจากรูปแบบอีเมลและชื่อในคอลัมน์ที่สอง
3. ใช้ปุ่ม F4 ทำซ้ำงานอัตโนมัติ
F4 เป็นคีย์ลัดยอดนิยม ประหยัดเวลางานซ้ำ ทำขั้นตอนเดิมซ้ำๆ → กด F4 จะทำซ้ำการกระทำ/คำสั่งล่าสุด นอกจากนี้ F4 ปิดเวิร์กบุ๊กและหน้าต่าง Excel: Ctrl+F4 ปิดเวิร์กบุ๊ก, Alt+F4 ปิด Excel
4. ใช้ปุ่มลัด Ctrl
- Ctrl+Shift+ลูกศรลง – เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ด้านล่างเซลล์
- Ctrl+Shift+ลูกศรขึ้น – เลือกข้อมูลทั้งคอลัมน์ด้านบนเซลล์
- Ctrl+Shift+ลูกศรขวา – เลือกข้อมูลทั้งแถวด้านขวา
- Ctrl+Shift+ลูกศรซ้าย – เลือกข้อมูลทั้งแถวด้านซ้าย
- Ctrl+Shift+End – โดดไปเซลล์ขวาล่างสุดที่มีข้อมูล และเลือกทุกเซลล์ระหว่างทาง
ดูรายการลัด Ctrl เพิ่มเติมที่ office.com
5. เพิ่มบันทึกอธิบายสูตรด้วยฟังก์ชัน N()
ทำหมายเหตุในเซลล์อธิบายฟังก์ชัน/สูตรซับซ้อน ช่วยจำและอธิบายให้ผู้อื่น ใส่ +N("บันทึกของคุณ") ท้ายสูตร เช่น =Sum(B1:B3) +N("บันทึกเกี่ยวกับสูตร") คลิกเซลล์จะเห็นทั้งบันทึกและสูตร
6. ใช้ Paste Special คำนวณเร็ว
คำนวณบวก ลบ คูณ หาร ด้วย Paste Special แทนสูตร ใช้ง่าย เหมาะคำนวณเล็กๆ เร็วขึ้น เช่น คอลัมน์ตัวเลขต้องการหาร 100 ใส่ 100 ในเซลล์ คัดลอก → เลือกคอลัมน์ตัวเลข → Paste Special → เลือก Divide → หาร 100 ทั้งคอลัมน์ทันที
7. หลายบรรทัดในเซลล์เดียว
ต้องการข้อมูลมากในเซลล์เดียว เช่น ที่อยู่หลายบรรทัด กด Enter จะไปเซลล์ถัดไป (ไม่ใช่ที่ต้องการ) → กด Alt + Enter ขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน
8. รวมค่าเซลล์เร็ว
ต้องการผลรวมหรือค่าเฉลี่ยหลายเซลล์ ไม่ต้องใช้สูตร: เลือกเซลล์ กด Ctrl ค้าง เลือกเซลล์อื่นๆ → ดูแถบสถานะ (Status Bar) ก้น Excel จะแสดง Sum, Average และค่าอื่นๆ คลิกขวาที่แถบสถานะ เลือกค่าที่ต้องการดู (Min, Max, Count ฯลฯ)
9. สร้าง Chart Template ใช้ซ้ำ
สร้างชาร์ทแบบเดิมซ้ำๆ เป็นงานซ้ำ ควรสร้าง Template: เลือกข้อมูล แทรกชาร์ทปกติ → จัดรูปแบบ (เพิ่ม/ลบ gridlines, data labels, trend lines ฯลฯ) → เลือกชาร์ท → คลิก "Save as Template" ใต้แท็บ Design → บันทึกเป็น ".ctrx" ที่ C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts → ใช้ซ้ำ: เลือกข้อมูลใหม่ → Insert → Charts → Other Charts → All Chart Types → Templates → เลือก Template
10. สร้างชาร์ทจากเซลล์ที่ไม่ติดกัน
สร้างชาร์ทจากค่าเซลล์ที่ไม่ติดกันได้: กด Ctrl ค้าง เลือกเซลล์ที่ไม่ติดกัน → แทรกชาร์ท เช่น หัวข้อคอลัมน์แรก ค่าคอลัมน์ที่สี่ กด Ctrl เลือกทั้งสองคอลัมน์ → แทรกชาร์ท
11. ใช้ชื่อในสูตร เข้าใจง่ายขึ้น
มีชื่อง่ายต่อการจดจำ: ให้ชื่อเซลล์/ช่วงข้อมูล ใช้ในสูตร → เข้าใจง่าย เช่น Commission * B5 เข้าใจง่ายกว่า C2*B5 ทำได้: เลือกเซลล์/ช่วง → แท็บ Formulas → Define Name → ใส่ชื่อ ตรวจสอบเซลล์อ้างอิง → OK (ชื่อต้องขึ้นต้นด้วยตัวอักษรหรือ _ ไม่ใช่ตัวเลข ไม่มีช่องว่าง) ชื่อทั้งหมดเห็นได้จาก Name Box (คลิกลูกศรลง)
นี่คือเคล็ดลับ Excel ประหยัดเวลา ช่วยทำงานง่ายและเร็วขึ้น หากมีเพิ่มเติม แชร์ในความคิดเห็นได้เลย
คุณใช้เคล็ดลับไหนบ่อยสุด? บอกมาในความคิดเห็นได้เลย
อ่านต่อ: เคล็ดลับ Microsoft Excel ขั้นสูง
