หากใช้ Microsoft Outlook บน Windows PC อาจเจอป๊อปอัพถามว่าต้องการเก็บถาวรอีเมลหรือไม่ Outlook จะเตือนเป็นระยะ แต่ในบทความนี้ จะแนะนำวิธีใช้ Auto archive รายการเก่า เช่น อีเมล งาน บันทึก ผู้ติดต่อ เป็นต้น ใน Microsoft Outlook 2021/19 เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ Outlook บน Windows 11/10/8/7 ตามต้องการ
ฟีเจอร์ AutoArchive ของ Outlook ช่วยจัดการพื้นที่ในเมลบ็อกซ์หรือเซิร์ฟเวอร์อีเมล โดยเก็บถาวรและย้ายรายการเก่าไปที่ตำแหน่งต่อไปนี้และจัดเก็บในรูปแบบ .pst:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
แม้จะย้ายรายการเก่าไปไฟล์จัดเก็บด้วยตนเองได้โดยคลิก Archive บนเมนู File แต่ก็สามารถให้ย้ายอัตโนมัติด้วยฟีเจอร์ AutoArchive
เก็บถาวรอัตโนมัติรายการเก่าใน Outlook
เปิด Outlook คลิก File > Options ได้หน้าต่างต่อไป คลิก Advanced ด้านซ้าย
จะเห็นการตั้งค่า AutoArchive คลิกปุ่ม AutoArchive Settings เปิดหน้าต่างต่อไป
เพื่อเปิด/ปิด Auto Archive ใน Outlook ติ๊กหรือยกเลิกติ๊ก Run AutoArchive every … days
ที่นี่ยังปรับตั้งค่า Auto Archive ให้เหมาะกับความต้องการได้:
- เลือกความถี่การรัน AutoArchive
- ต้องการแจ้งเตือนก่อนหรือไม่
- กำหนดช่วงอายุ (aging period)
- ต้องการลบรายการเก่าหรือย้าย
- และอื่นๆ
ตั้งค่าเสร็จ คลิก OK และออก
ช่วงอายุเริ่มต้น (default aging period) สำหรับแต่ละรายการ ดังนี้ (แต่เปลี่ยนได้):
| โฟลเดอร์ | ช่วงอายุ |
| Inbox และ Drafts | 6 เดือน |
| Sent Items และ Deleted Items | 2 เดือน |
| Outbox | 3 เดือน |
| Calendar | 6 เดือน |
| Tasks | 6 เดือน |
| Notes | 6 เดือน |
| Journal | 6 เดือน |
การเก็บถาวรรายการเก่าจะช่วยเพิ่มความเร็วและปรับปรุงประสิทธิภาพ Outlook
Outlook Archive ทำงานอย่างไร?
เมื่อตั้งค่า Archive Outlook จะย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์ที่กำหนด ทำให้ไม่เห็นอีกต่อไป คล้ายฟิลเตอร์แต่มาร์กย้ายโฟลเดอร์ตามเกณฑ์ วิธีดีในการเก็บอีเมลไม่ให้ถูกลบโดยบังเอิญตอนล้างอีเมลจำนวนมาก และช่วยเบา Inbox
