หากคุณเคยใช้ Microsoft Outlook บน พีซีที่ใช้ Windows . ของคุณ คุณอาจพบป๊อปอัปถามทันทีว่าต้องการเก็บอีเมลของคุณหรือไม่ แม้ว่า Outlook จะเตือนคุณเป็นระยะๆ ให้ทำเช่นนั้น ในโพสต์นี้ เราจะมาดูกันว่าคุณสามารถใช้เก็บรายการเก่าของคุณโดยอัตโนมัติได้อย่างไร เช่น อีเมล งาน บันทึกย่อ รายชื่อติดต่อ ฯลฯ ใน Microsoft Outlook 2021/19 เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของ Outlook ใน Windows 11/10/8/7 ตามความต้องการ
เก็บถาวรอัตโนมัติ ฟีเจอร์ของ Outlook ช่วยจัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของคุณหรือบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลที่คุณใช้โดยการเก็บถาวรและย้ายรายการเก่าไปยังตำแหน่งต่อไปนี้และจัดเก็บไว้ในรูปแบบ .pst:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
ในขณะที่คุณสามารถโอนรายการเก่าไปยังไฟล์จัดเก็บข้อมูลได้ด้วยตนเองโดยคลิก เก็บถาวร ใน ไฟล์ เมนู คุณยังสามารถโอนรายการเก่าโดยอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติ
เก็บถาวรรายการเก่าใน Outlook
เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ ให้เปิด Outlook แล้วคลิกที่ ไฟล์> ตัวเลือก เพื่อรับหน้าต่างต่อไปนี้ ถัดไป คลิกขั้นสูงทางด้านซ้าย
ที่นี่คุณจะเห็นการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ คลิกที่ปุ่มการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเพื่อเปิดหน้าต่างต่อไปนี้
ในการเปิดหรือปิดการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook คุณจะต้องกาเครื่องหมายหรือยกเลิกการเลือก เรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติทุกๆ … วัน ช่องทำเครื่องหมาย
ที่นี่คุณจะเปลี่ยนการตั้งค่า Outlook Auto Archive เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ
คุณสามารถ:
- เลือกความถี่ในการเรียกใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ
- ถ้าคุณต้องการให้ได้รับแจ้งก่อน
- กำหนดอายุขัย
- หากคุณต้องการลบรายการเก่าหรือย้าย
- และอื่นๆ
เมื่อคุณตั้งค่าแล้ว คลิกตกลงและออก
ระยะเวลาการเสื่อมสภาพเริ่มต้นสำหรับแต่ละรายการมีดังนี้ แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้เสมอ:
| โฟลเดอร์ | ช่วงอายุ |
| อินบ็อกซ์และร่างจดหมาย | 6 เดือน |
| รายการที่ส่งและรายการที่ถูกลบ | 2 เดือน |
| กล่องขาออก | 3 เดือน |
| ปฏิทิน | 6 เดือน |
| งาน | 6 เดือน |
| หมายเหตุ | 6 เดือน |
| วารสาร | 6 เดือน |
การเก็บถาวรรายการเก่าจะช่วยเร่งความเร็วและปรับปรุงประสิทธิภาพของ Outlook
ไฟล์เก็บถาวรของ Outlook ทำงานอย่างไร
เมื่อ Outlook ถูกตั้งค่าให้เก็บถาวร โปรแกรมจะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนด ดังนั้นคุณจะไม่เห็นอีเมลเหล่านั้นอีกต่อไป เกือบจะเหมือนกับตัวกรอง แต่ทำเครื่องหมายเพื่อย้ายไปยังโฟลเดอร์ตามเกณฑ์ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบันทึกอีเมลไม่ให้ถูกลบโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อคุณกำลังล้างอีเมลและอีเมลจำนวนมาก นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเพิ่มความสว่างให้กับกล่องจดหมายอีกด้วย
