บทช่วยสอน Microsoft Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

หากคุณต้องการเรียนรู้และเข้าใจพื้นฐานของ Microsoft Excel บทช่วยสอนนี้จะนำทางผู้เริ่มต้นผ่านฟีเจอร์ทั้งหมดที่ต้องรู้ Excel เป็นแอปพลิเคชันชั้นนำที่หลายอุตสาหกรรมใช้เพื่อวางแผนธุรกิจ สร้างรายงานทางการเงิน งบประมาณ ฯลฯ อย่างง่ายคือ สเปรดชีต Excel ใช้จัดระเบียบชีวิตการทำงาน แม้ Excel จะเป็นเครื่องมือสเปรดชีตที่ทรงพลัง แต่การเชี่ยวชาญอาจใช้เวลาและต้องการความอดทน

บทช่วยสอน Microsoft Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

เพื่อเปิด Microsoft Excel คลิกปุ่ม Start เลื่อนลงหา Excel ภายใต้ Microsoft Office หรือค้นหาในกล่องค้นหา

คลิก Blank Worksheet เพื่อเริ่มต้น นี่คือลักษณะ Blank Worksheet

จะเห็นแท็บหลายแท็บใน Ribbon ด้านบนเวิร์กชีต เช่น Home, Insert, Draw, Page Layout, Formulas, Data, Review, View, Help, และ File มาดูแต่ละแท็บกัน

1) Home

แท็บ Home เป็นแท็บเริ่มต้นใน Microsoft Excel Worksheet รวมส่วนต่างๆ เช่น Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, และ Editing

สำคัญที่สุดคือ Font and Alignment สามารถเลือกแบบอักษรใหม่จากตัวเลือกมากมาย เปลี่ยนขนาดและสีฟอนต์ จัดตำแหน่งซ้าย ขวา กึ่งกลาง จัดข้อความบน ล่าง กลาง ทำตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ คูณ สามารถเพิ่มขอบเซลล์และเปลี่ยนสีพื้นหลังเพื่อเน้น รวมและผสานเซลล์ที่เลือกเป็นเซลล์ใหญ่เดียวได้

ภายใต้ Wrap Text สามารถขึ้นบรรทัดใหม่ข้อความยาวให้พอดีหลายบรรทัดเพื่อแสดงผลถูกต้อง

ในส่วน Number เลือกรูปแบบเซลล์ได้ เช่น ตัวเลข สกุลเงิน วันที่ เวลา เปอร์เซ็นต์ เศษส่วน ฯลฯ ใน Styles จัดรูปแบบเซลล์เป็นตารางพร้อมสไตล์ และเลือกสไตล์เซลล์สีสันเพื่อเน้นข้อมูลสำคัญ

ภายใต้ Cells สามารถแทรก/เพิ่ม เซลล์ แถว คอลัมน์ ชีต และลบได้ ปรับความสูงแถว ความกว้างคอลัมน์ ซ่อน/แสดงแถวคอลัมน์ เปลี่ยนชื่อ ย้าย/คัดลอกชีต ใน Editing ค้นหา/แทนที่ข้อความ เรียงลำดับ/กรองข้อมูล และทำฟังก์ชันต่างๆ เช่น average, sum, max, min ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่ม: เคล็ดลับประหยัดเวลา Microsoft Excel

2) Insert

แท็บ Insert ประกอบด้วย Tables, Illustrations, Add-ins, Charts, Tours, Sparklines, Filters, Links, Text, และ Symbols

ใน Tables เพิ่มตารางเพื่อจัดระเบียบ เรียงลำดับ กรอง และจัดรูปแบบข้อมูล ภายใต้ Illustrations and Charts เพิ่มรูปภาพจากคอมพิวเตอร์และออนไลน์ เพิ่มรูปทรง ไอคอน โมเดล 3D SmartArt แผนภูมิ ไพ่แผนที่ PivotChart ฯลฯ

Links เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ในเอกสาร เพื่อเข้าถึงเว็บเพจและไฟล์อื่นๆ ได้รวดเร็ว

จากส่วน Text and Symbols เพิ่มกล่องข้อความ หัวเรื่อง/ท้ายเรื่อง WordArt ลายเซ็น วัตถุ สมการ และสัญลักษณ์

3) Draw

ในแท็บ Draw จะพบ 3 กลุ่ม ได้แก่ Tools, Pens, และ Convert

สามารถเพิ่มปากกา ดินสอ หรือไฮไลท์เพื่อวาดรูปทรง และลบหมึกหากทำผิด

4) Page Layout

แท็บ Page Layout รวมคำสั่งมากมายเกี่ยวกับ Themes, Page Setup, Arrange, Scale to Fit, และ Sheet Options

ภายใต้ Themes เปลี่ยนฟอนต์และพาเลทสี เพิ่มเอฟเฟกต์ต่างๆ เพื่อเปลี่ยนลักษณะเอกสาร เลือกธีมสำเร็จรูปเพื่อทำให้เอกสารดูสวยงาม

กลุ่ม Page Setup ตั้ง/ปรับขนาดขอบ เปลี่ยนทิศทางหน้ากระดาษ และขนาดกระดาษ เพิ่มรูปภาพเป็นพื้นหลัง ดูตัวเลือก Scale to Fit เพื่อย่อความกว้าง/ความสูงของการพิมพ์ให้พอดีจำนวนหน้าที่กำหนด

อ่านเพิ่ม: เคล็ดลับ Microsoft Excel Online

5) Formulas

ภายใต้แท็บ Formulas มีหมวดหมู่ Function Library, Defined Names, Formula Auditing, และ Calculation

สำหรับผู้เริ่มต้น ทุกอย่างดูซับซ้อน สิ่งพื้นฐานคือ ทำ AutoSum functions เช่น sum, average ฯลฯ และคำนวณสูตร หลังเลือกข้อมูลจากเซลล์ คลิกเมนูดรอปดาวน์คำสั่ง auto sum จาก Functions Library เลือกฟังก์ชันที่ต้องการ ใน Calculation เลือกคำนวณสูตรอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง คลิกเมนูดรอปดาวน์ใต้ calculation options

6) Data

ในแท็บ Data มีส่วนต่างๆ Data Tools, Queries and Connections, Sort and Filter, Get and Transform Data, Forecast, และ Outline

สามารถดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น เว็บหรือแหล่งล่าสุด ตรวจสอบข้อมูลโดยตั้งกฎ validation และลบข้อมูลซ้ำโดยเลือกคอลัมน์ที่ต้องการตรวจสอบ

7) Review

แท็บ Review มีคำสั่งเกี่ยวกับ Proofing, Accessibility, Insights, Language, Comments, Protect, และ Ink

ฟังก์ชัน Spelling ตรวจสอบข้อผิดพลาดการสะกดและไวยากรณ์ จะขอให้ตรวจสอบตามนั้น กรณีข้อมูลสำคัญ/ลับ มีตัวเลือกป้องกันชีตหรือสมุดงาน ป้องกันไม่ให้เปลี่ยนแปลง ลบ/เพิ่ม/ย้ายชีต ข้อมูลจึงปลอดภัยและสมบูรณ์

8) View

ในแท็บ View มีส่วน Workbook Views, Show, Zoom, Window, และ Macros

ดูเอกสารในมุมมองปกติ หรือ page break view เพื่อดูลักษณะเมื่อพิมพ์

9) Help

แท็บ Help ช่วยให้ได้ความช่วยเหลือผ่าน Microsoft Office หรือติดต่อ Office Support Agent เรียนรู้เพิ่มเติมผ่านการฝึกอบรมออนไลน์ ให้คำแนะนำและความคิดเห็น

10) File

แท็บ File รวมคำสั่งบันทึก พิมพ์ แชร์ ส่งออก และเผยแพร่เอกสาร เข้าถึงตัวเลือก Excel เพิ่มเติมและเปลี่ยนการตั้งค่าที่จำเป็น

ด้วยเคล็ดลับและเทคนิคเหล่านี้ สามารถทำให้เอกสาร Excel ดูเป็นระเบียบและนำเสนอได้ดี มีประสิทธิภาพและสะดวกสบายที่สุด

หวังว่าบทช่วยสอน Microsoft Excel นี้จะมีประโยชน์

อ่านต่อ: เคล็ดลับ Microsoft Excel ประหยัดเวลาและทำงานเร็วขึ้น