ข้อความอัตโนมัติทำให้ผู้ใช้สามารถแทรกคำ วลี และทั้งย่อหน้าลงในเอกสารได้โดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำแล้วซ้ำอีก เป็นคุณสมบัติที่สำคัญของ MS Word สำหรับผู้ใช้ที่พิมพ์บ่อย ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ลายเซ็นของคุณบ่อยๆ ในเอกสารของคุณ คุณสามารถสร้างข้อความลัด (เรียกว่า “ข้อความอัตโนมัติ” ใน MS Word) เมื่อใดก็ตามที่คุณพิมพ์ทางลัด เช่น "ลงชื่อ" ลายเซ็นทั้งหมดจะถูกป้อนลงในเอกสารที่คุณกำลังทำงานอยู่โดยอัตโนมัติ ในบทความนี้ เราจะมาดูวิธีการสร้างและใช้ รายการข้อความอัตโนมัติใน Word .
วิธีการสร้างข้อความอัตโนมัติใน Word
คุณสามารถใช้สองวิธีในการสร้างและใช้คำหรือวลีที่เกิดซ้ำ วิธีหนึ่งคือ ข้อความอัตโนมัติ เมธอดและอื่น ๆ คือ แก้ไขอัตโนมัติ กระบวนการ. ฉันจะอธิบายวิธีแก้ไขอัตโนมัติก่อนแล้วค่อยอธิบายวิธีข้อความอัตโนมัติ
สร้างรายการแก้ไขอัตโนมัติเพื่อใช้เป็นข้อความอัตโนมัติ
หากต้องการสร้างรายการแก้ไขอัตโนมัติเพื่อใช้เป็นข้อความอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- ในเอกสาร MS Word ของคุณ ให้เลือกข้อความ (ไม่เกิน 255 อักขระ) ที่คุณต้องการใช้ซ้ำ
- คลิก ไฟล์
- ใน ไฟล์ เมนู คลิกหรือแตะ ตัวเลือก
- คลิกที่ การพิสูจน์อักษร ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่าง
- ในบานหน้าต่างด้านขวาของหน้าต่าง เลือกแท็บที่ระบุว่า ตัวเลือกการแก้ไขอัตโนมัติ
- คุณจะเห็นกล่องข้อความสองกล่อง
- กล่องข้อความที่สองที่มีป้ายกำกับว่า “ด้วย” มีวลีที่คุณเลือกในเอกสารของคุณ
- ในช่องแรกที่มีข้อความว่า “แทนที่ “ ป้อนข้อความลัดที่คุณสามารถใช้เพื่อแทรกข้อความที่มองเห็นได้ใน “ด้วย ” กล่องข้อความ
- คลิก เพิ่ม แล้วก็ ตกลง
ขณะนี้คุณมีรายการข้อความอัตโนมัติสำหรับการเลือก เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการแทรกส่วนที่เลือก เพียงแค่เริ่มพิมพ์ข้อความที่คุณใช้เพื่อสร้างรายการแก้ไขอัตโนมัติ Word จะแสดงกล่องฟองเล็กๆ ที่มีข้อความอัตโนมัติทั้งหมด หากคุณต้องการให้ข้อความปรากฏในตำแหน่งที่วางเคอร์เซอร์ เพียงแค่กดปุ่ม Enter หรือคุณสามารถใช้ทางลัดข้อความที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 8 เพียงพิมพ์ทางลัดข้อความแล้วกดแป้นเว้นวรรคเพื่อกรอกวลีที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ
ปัญหาของวิธีการแก้ไขอัตโนมัติคือคุณไม่สามารถใช้ข้อความจำนวนมากได้ จำกัดอักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว รวมทั้งช่องว่าง ด้านสว่างคือ Word จะแสดงข้อความเป้าหมายที่สมบูรณ์เพื่อให้คุณสามารถใช้ปุ่ม Enter เพื่อกรอกข้อมูลได้
คุณไม่สามารถใช้แป้น Enter ในกรณีนี้เพื่อสร้างหลายบรรทัด ดังนั้นวลีที่ขยายจึงเป็นเพียงบรรทัดเดียวหรือสองสามคำ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องทำเครื่องหมาย แทนที่ในขณะที่คุณพิมพ์ ถูกทำเครื่องหมาย ตัวเลือกนี้อยู่ในกล่องโต้ตอบเดียวกัน เหนือรายการแก้ไขอัตโนมัติ
สร้างรายการข้อความอัตโนมัติสำหรับใช้กับ MS Word
ไม่เหมือนกับรายการแก้ไขอัตโนมัติที่มีอักขระไม่เกิน 255 ตัว ข้อความอัตโนมัติสามารถเพิ่มข้อความจำนวนมากได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างสองถึงสามย่อหน้าที่คุณใช้ทุกวันในอีเมลของคุณเพื่อเป็นการปฏิเสธความรับผิดชอบ เมื่อคุณสร้างข้อความอัตโนมัติด้วย Word แล้ว คุณสามารถใช้มันในแอปพลิเคชัน MS Office ได้
วิธีการสร้างรายการข้อความอัตโนมัตินั้นง่ายมาก
- พิมพ์ข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการบันทึกเป็นข้อความอัตโนมัติ
- เลือกข้อความที่คุณพิมพ์สำหรับ AutoText
- กด ALT+F3
- คุณจะได้รับกล่องโต้ตอบที่ถามว่าคุณต้องการบันทึกข้อความเป็นรายการข้อความอัตโนมัติหรือไม่
- จะมีกล่องข้อความด้านบนที่มีป้ายกำกับว่า ชื่อ ที่ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อความลัดได้
- เก็บแกลเลอรีไว้ที่ข้อความอัตโนมัติ และหมวดหมู่เป็น ทั่วไป เพื่อให้คุณสามารถดูรายการข้อความอัตโนมัติทั้งหมดได้
- คลิกตกลง
สิ่งนี้ทำงานเป็นการแก้ไขอัตโนมัติเช่นกัน คุณสามารถเริ่มพิมพ์ข้อความลัด และเมื่อข้อความอัตโนมัติปรากฏในฟองอากาศ ให้กดแป้น Enter เพื่อแทรกข้อความ หรือคุณสามารถพิมพ์ข้อความลัดและกดแป้นเว้นวรรคเพื่อกรอกข้อความอัตโนมัติที่เกี่ยวข้อง
เมื่อบันทึก AutoText โดยใช้ ALT+F3 อย่าลืมบันทึกลงในเทมเพลต normal.dot ข้อความอัตโนมัติถูกเก็บไว้ในเทมเพลต normal.dot มันถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นในเมนูแบบเลื่อนลงที่มีข้อความว่า บันทึกใน .
ด้านบนจะอธิบายวิธีสร้างและใช้รายการข้อความอัตโนมัติใน Word
