Autotext ช่วยให้ผู้ใช้แทรกคำ วลี และย่อหน้าทั้งหมดเข้าไปในเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ อีก มันเป็นฟีเจอร์สำคัญของ MS Word สำหรับผู้ที่พิมพ์มาก ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ลายเซ็นของคุณบ่อยในเอกสาร คุณสามารถสร้าง text-shortcut (ที่เรียกว่า "Autotext" ใน MS Word) ได้ ทุกครั้งที่คุณพิมพ์ shortcut นั้น เช่น "sign" ลายเซ็นทั้งหมดจะถูกป้อนเข้าไปในเอกสารที่คุณกำลังทำงานโดยอัตโนมัติ ในโพสต์นี้ เราจะดูวิธีสร้างและใช้ Autotext entries ใน Word
วิธีสร้าง AutoText ใน Word
คุณสามารถใช้สองวิธีในการสร้างและใช้คำหรือวลีที่เกิดซ้ำ วิธีหนึ่งคือวิธี Autotext และอีกวิธีคือวิธี AutoCorrect ผมจะอธิบายวิธี AutoCorrect ก่อน แล้วค่อยวิธี Autotext
สร้างรายการ AutoCorrect เพื่อใช้เป็น AutoText
เพื่อสร้างรายการ AutoCorrect เพื่อใช้เป็น AutoText ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
- ในเอกสาร MS Word ของคุณ ให้เลือกข้อความบางส่วน (สูงสุด 255 ตัวอักษร) ที่คุณต้องการนำกลับมาใช้ใหม่;
- คลิก File (ไฟล์)
- ในเมนู File ให้คลิกหรือแตะ Options (ตัวเลือก)
- คลิกที่ Proofing (การตรวจทาน) ใน फलกซ้ายของหน้าต่าง
- ใน फलกขวาของหน้าต่าง ให้เลือกแท็บที่ระบุว่า AutoCorrect Options
- คุณจะเห็นกล่องข้อความสองกล่อง
- กล่องข้อความที่สองที่มีฉลากว่า "With" (แทนที่ด้วย) จะมีวลีที่คุณเลือกในเอกสารของคุณ
- ในกล่องแรกที่มีฉลากว่า "Replace" (แทนที่) ให้ป้อน text-shortcut ที่คุณสามารถใช้เพื่อแทรกข้อความที่มองเห็นได้ในกล่องข้อความ "With"
- คลิก Add (เพิ่ม) และจากนั้น OK
ตอนนี้คุณมีรายการ AutoText สำหรับการเลือกแล้ว ทุกครั้งที่คุณต้องการแทรกการเลือก ให้เริ่มพิมพ์ข้อความที่คุณใช้สร้างรายการ AutoCorrect Word จะแสดงกล่องฟองเล็กๆ ที่มี AutoText ทั้งหมด หากคุณต้องการให้ข้อความปรากฏที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์ ให้กดปุ่ม Enter เพียงอย่างเดียว หรือคุณสามารถใช้ text-shortcut ที่คุณสร้างในขั้นตอนที่ 8 ได้ พิมพ์ text-shortcut แล้วกด Spacebar เพื่อเติมวลีที่บันทึกไว้โดยอัตโนมัติ
ปัญหาของวิธี AutoCorrect คือ คุณไม่สามารถใช้ข้อความขนาดใหญ่ได้ มีขีดจำกัด 255 ตัวอักษร รวมช่องว่าง ด้านไหวคือ Word จะแสดงข้อความเป้าหมายทั้งหมดให้คุณเห็น เพื่อให้คุณสามารถใช้ปุ่ม Enter เพื่อเติมได้
คุณไม่สามารถใช้ปุ่ม Enter ในกรณีนี้เพื่อสร้างหลายบรรทัดได้ ดังนั้นวลีที่ขยายออกมานั้นเป็นเพียงบรรทัดเดียวหรือไม่กี่คำ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า checkbox ที่ระบุว่า Replace as you type (แทนที่ขณะพิมพ์) ถูกติ๊ก ตัวเลือกอยู่ในกล่องโต้ตอบเดียวกัน เหนือรายการรายการ AutoCorrect
สร้างรายการ AutoText สำหรับใช้กับ MS Word
ไม่เหมือนรายการ AutoCorrect ที่ไม่สามารถใหญ่กว่า 255 ตัวอักษร AutoText สามารถเพิ่มข้อความขนาดใหญ่ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างสองถึงสามย่อหน้าที่คุณใช้ทุกวันในอีเมลของคุณในฐานะ disclaimer (ข้อจำกัดความรับผิดชอบ) เมื่อคุณสร้าง AutoText ด้วย Word แล้ว คุณสามารถใช้มันข้ามแอปพลิเคชัน MS Office ได้
วิธีการสร้างรายการ AutoText นั้นง่าย
- พิมพ์ข้อความทั้งหมดที่คุณต้องการบันทึกเป็น AutoText
- เลือกข้อความที่คุณพิมพ์สำหรับ AutoText
- กด ALT+F3
- คุณจะได้กล่องโต้ตอบที่ถามว่าคุณต้องการบันทึกข้อความเป็นรายการ AutoText หรือไม่
- มันจะมีกล่องข้อความด้านบนที่มีฉลากว่า Name ซึ่งคุณสามารถป้อน text-shortcut ได้
- ตั้งค่า Gallery เป็น AutoText และ Category เป็น General เพื่อให้คุณเห็นรายการ AutoText ทั้งหมด
- คลิก OK
สิ่งนี้ก็ทำงานเหมือน AutoCorrect คุณสามารถเริ่มพิมพ์ text-shortcut และเมื่อ AutoText ปรากฏในฟอง ให้กดปุ่ม Enter เพื่อแทรกข้อความ หรือคุณสามารถพิมพ์ text-shortcut และกด Spacebar เพื่อเติม AutoText ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ
เมื่อบันทึก AutoText โดยใช้ ALT+F3 โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกลงในเทมเพลต normal.dot AutoTexts จะถูกเก็บในเทมเพลต normal.dot มันถูกเลือกโดยค่าเริ่มต้นในเมนูแบบดรอปดาวน์ที่มีฉลากว่า Save in
ข้างต้นอธิบายวิธีสร้างและใช้รายการ AutoText ใน Word
