วิธีตั้งค่าจำกัดจำนวนตัวอักษร (Character limit) ใน Excel และ Google Sheets

หากต้องการ เพิ่มการจำกัดจำนวนตัวอักษรใน Excel และ Google Sheets บทความนี้จะช่วย สามารถแสดงข้อความผิดพลาดหรือเตือนได้ด้วย ไม่ว่าจะใช้ Word desktop app หรือ Excel Online ก็ทำได้เหมือนกัน

สมมติว่าต้องการแชร์สเปรดชีตกับทีม แต่ไม่อยากให้ใส่ค่าเกินจำนวนที่กำหนด คือ ต้องการตั้ง character limit เพื่อจำกัดผู้ใช้ไม่ให้ใส่ค่าเกินฟิลเตอร์ที่ตั้งไว้ แม้ใน Excel แสดง error/alert ได้ง่าย แต่คู่มือนี้จะตั้ง character limit ในทุกแอปที่ใช้แก้ไขสเปรดชีตทั่วไป

วิธีตั้งค่า Character limit ใน Excel

ทำตามขั้นตอน:

1. เปิดสเปรดชีต และเลือกเซลล์
2. ไปที่แท็บ Data
3. เลือก Data Validation จากดรอปดาวน์ Data Validation
4. ขยาย Text length จากดรอปดาวน์ Allow
5. เลือกเกณฑ์จากรายการ Data
6. ใส่จำนวนตัวอักษรในกล่อง Minimum และ Maximum
7. คลิก OK

อ่านต่อเพื่อรายละเอียด

เปิดสเปรดชีตใน Excel เลือกเซลล์ ไปที่แท็บ Data ขยายดรอปดาวน์ Data Validation จะ thấy Data Validation คลิกเข้าไป

เมื่อเปิดหน้าต่าง ตรวจสอบว่าอยู่แท็บ Settings ขยายดรอปดาวน์ Allow เลือก Text length เลือกเกณฑ์จากรายการ Data

ใส่ character limit ตาม Data ที่เลือก คลิก OK

ต่อไป เมื่อใส่ค่าไม่ตาม limit ในเซลล์นั้น จะแสดงข้อความผิดพลาด

วิธีเพิ่ม character limit ใน Excel Online

ทำตามขั้นตอน:

1. เปิดสเปรดชีตใน Excel Online
2. สลับไปแท็บ Data
3. คลิก Data Validation
4. เลือก Text Length จากรายการ Allow
5. เลือก character limit จากรายการ Data
6. ใส่ limit ในกล่อง Minimum และ Maximum
7. คลิก OK

เปิดสเปรดชีตใน Excel Online สลับไปแท็บ Data จะเห็น Data Validation คลิกเข้าไป

เปิดหน้าต่าง ขยายดรอปดาวน์ Allow เลือก Text Length เลือกเงื่อนไขจากดรอปดาวน์ Data ใส่ character limit ในกล่อง Maximum และ Minimum

คลิก OK บันทึกการเปลี่ยนแปลง สำหรับข้อมูล สามารถแสดง Input Message และ Error Alert ได้ ปรากฏเมื่อใส่ค่าหรือค่าผิดในเซลล์ที่เลือก สลับไปแท็บ Input Message หรือ Error Alert ใส่ข้อความที่ต้องการแสดง

วิธีจำกัดตัวอักษรใน Google Sheets

ทำตามขั้นตอน:

1. เปิดสเปรดชีตใน Google Sheets
2. เลือกเซลล์
3. คลิก Data ในแถบเมนู
4. เลือก Data validation จากรายการ
5. เลือก Cell range
6. ขยายดรอปดาวน์ Criteria เลือก Custom formula is
7. ใส่ =regexmatch(A3&""","^(.){1,5}$") ในกล่องถัดไป
8. เลือก Show warning
9. คลิก Save

ลองดูรายละเอียด

เปิดสเปรดชีตใน Google Sheets เลือกเซลล์ที่ต้องการเพิ่มฟิลเตอร์ คลิก Data ในแถบเมนูบน เลือก Data validation

เปิดแล้ว เลือก Cell range หากเป็นเซลล์เดียว ไม่ต้องเปลี่ยนอะไร ขยายดรอปดาวน์ Criteria เลือก Custom formula is

ใส่สูตรต่อไปนี้ในกล่องที่สอดคล้อง:

=regexmatch(A1&""","^(.){1,6}$")

ก่อนขั้นตอนต่อไป ต้องเปลี่ยน 2 อย่างตามต้องการ ก่อนอื่น A1 คือหมายเลขเซลล์ สอง 1,6 กำหนด character limit หากตั้งเหมือนนี้ จะทำให้ – ผู้ใช้ไม่สามารถใส่ค่าเกิน 6 ในเซลล์ A1 ได้

เหมือน Excel และ Excel Online สามารถแสดงข้อความเตือน/ข้อมูลได้ ติ๊ก Show validation help text ใส่ข้อความ นอกจากนี้ ปฏิเสธค่าโดยตรงได้ โดยเลือก Reject input แทน Show warning

สุดท้าย คลิก Save บันทึกการเปลี่ยนแปลง

ขอบคุณครับ!