Excel Spreadsheet มักใช้ร่วมกับ PowerPoint Presentations เพื่อสร้างรายงานงบประมาณ แผนธุรกิจ รายละเอียดสินค้าคงคลัง รายงานทางการเงิน รายงานสถานะโครงการ ฯล฿ Microsoft Excel Spreadsheet ถือเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการบัญชีและวางแผนธุรกิจ เราใช้ Excel Sheets บ่อยในการวิเคราะห์ข้อมูล วางแผนกิจกรรม วางแผนการตรวจสอบ สร้างแผนภูมิ คำนวณงบประมาณ วางแผนค่าใช้จ่าย ฯล฿ เพื่อนำเสนอรายงานวิเคราะห์ที่สร้างจาก Excel เราหลักใช้ Microsoft PowerPoint เพื่อทำงานนำเสนอที่มืออาชีพ
ทั้ง Excel Sheets และ PowerPoint Slides ใช้ร่วมกัน และ เรักลอกตารางและแผนภูมิจาก Excel และวางใน PowerPoint Slide เพื่อทำ Slideshow Presentation แต่ เรามักอัปเดตตาราง Excel ด้วยข้อมูลใหม่เป็นประจำ และในกรณีเช่นนี้ ไม่สะดวกที่จะเปลี่ยนตารางทั้งหมดใน PowerPoint Slides อุปสรรคในการอัปเดตการเปลี่ยนแปลงที่ทำใน Excel Sheet ไป PowerPoint Slide สามารถหลีกเลี่ยงได้โดยการ Link ข้อมูล Excel กับ PowerPoint
แปลง Excel เป็น PowerPoint
โชคดีที่ Microsoft อนุญาตให้คุณใช้เทคนิค Object Linking and Embedding หรือ OLE เพื่อ Link ข้อมูลจาก Excel Spreadsheet ไป PowerPoint Slides ซึ่งจะอัปเดต PowerPoint Presentations อัตโนมัติทุกครั้งที่คุณทำการเปลี่ยนแปลงใน Excel Worksheet ในกรณีนี้ Excel Sheet คือ Source File และข้อมูลจาก Excel Object ถูก Link ไปยัง PowerPoint นั่นคือ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ใน Source File จะสะท้อนโดยตรงไปยัง Linked Objects ใน PowerPoint ในบทความนี้ เราอธิบายวิธิ Copy ข้อมูลจาก Excel Worksheet และวางใน PowerPoint Presentation พร้อมควบคุมรวม
Copy และ Paste ข้อมูล Excel ใน PowerPoint
คุณสามารถ Copy ตารางข้อมูลจาก Excel Spreadsheet และ Paste ลงใน PowerPoint Presentation ของคุณ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลใน PowerPoint จะไม่ได้รับการอัปเดตอัตโนมัติ เมื่อข้อมูล Spreadsheet ถูกเปลี่ยนแปลงหรืออัปเดต
เปิดไฟล์ Excel ที่คุณต้องการ Copy และเลือกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ที่ต้องการ Copy โดยลากเลือกพื้นที่ข้อมูลที่คุณต้องการ
ไปที่แท็บ Home และคลิก Copy
ตอนนี้เปิด Microsoft PowerPoint และเปิด Slide Presentation ที่คุณต้องการ Paste ข้อมูล Spreadsheet
คลิกขวาบน Slide และเลือกตัวเลือก Paste จากเมนูแบบเลื่อนลง
คุณสามารถเปลี่ยนตัวเลือกการนำเสนอได้โดยคลิกที่ไอคอน Clipboard
เมื่อเสร็จ คลิก Save เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
Link เอกสาร Excel Worksheet กับ PowerPoint
การ Link Excel Spreadsheet กับ PowerPoint จะแทรกเนื้อหาทั้งหมดของไฟล์เป็น Object ลงใน PowerPoint Presentation ของคุณ
เปิด Microsoft PowerPoint และไปที่แท็บ Insert
คลิก Object ภายใต้ส่วน Text
กล่องโต้ตอบ Insert Object จะปรากฏ คลิกที่ Radio Button ที่มีตัวเลือก Create from file
คลิกปุ่ม Browse และเลือก Excel Spreadsheet ที่คุณต้องการ Link ไป PowerPoint
เลือกกล่อง Link และคลิก OK
ปรับขนาด Snapshot ของ Spreadsheet ใน Slide และดับเบิลคลิกที่ Spreadsheet เพื่อเปิดไฟล์ใน Microsoft Excel
Link ส่วนของข้อมูลใน Excel ไป PowerPoint
เปิด Microsoft Excel และเปิด Spreadsheet ที่คุณต้องการ Link ไป PowerPoint
เลือกข้อมูลที่คุณต้องการแทรกใน PowerPoint Slide โดยลากเลือกพื้นที่ข้อมูล
ไปที่แท็บ Home และคลิก Copy
เปิด PowerPoint และเปิด PowerPoint Slide ที่คุณต้องการแทรกข้อมูล
ไปที่แท็บ Home และคลิกที่ลูกศรข้างๆ ตัวเลือก Paste
เลือก Paste Special
ในกล่องโต้ตอบ Paste Special คลิกที่ Radio Button ที่มีตัวเลือก Paste Link และภายใต้ Paste Link As เลือก Microsoft Excel Worksheet Object และคลิก OK
คุ้มค่าที่จะกล่าวว่า เทคนิค OLE ข้างต้นจะไม่ทำงาน หากไฟล์ต้นทาง Excel ถูกเปลี่ยนชื่อ หรือหากคุณย้ายไฟล์ต้นทางจากตำแหน่งเดิม เนื่องจาก Link จะไม่สามารถค้นหาไฟล์ได้
นั่นคือทั้งหมด
