ถ้าระบบมีความสามารถสร้างเทมเพลตพร้อมงานที่มีอยู่แล้ว (เหมือน Word/Excel) แทนที่จะสร้างแผนใหม่ทุกครั้งจากศูนย์ จะมีประโยชน์มาก นี่คือสิ่งที่ Microsoft Planner ออกแบบมา อนุญาตให้สร้างแผนใหม่และงานโดยตรงจากเทมเพลต ประหยัดเวลามาก มาดูวิธีสร้างแผนใน Microsoft Planner และเพิ่มงาน
สร้างแผนใน Microsoft Planner
Sign in เข้า Microsoft Planner ไปที่ tasks.office.com ล็อกอินด้วยบัญชี หลังนั้นเลือก 'Planner' บน Office 365 app launcher
เลือกแผนภายใต้ Favorite plans หรือ All plans หรือเริ่มแผนใหม่โดยเลือก 'New Plan' หากทำเช่นนั้น ให้ตั้งชื่อแผน เลือกผู้ที่สามารถมองเห็นได้ และกำหนดค่าตัวเลือกอื่นๆ
เพิ่มคำอธิบาย และเลือกว่าจะสมัครรับการแจ้งเตือนให้สมาชิกใหม่อัตโนมัติหรือไม่
สุดท้ายเลือก 'Create Plan'
หมายเหตุ: การสร้างแผนจะสร้าง Office 365 Group ใหม่โดยอัตโนมัติ ทำให้ร่วมมือได้ง่ายไม่แค่ใน Planner แต่แอป Microsoft อื่นๆ เช่น OneNote, Outlook, OneDrive และอื่นๆ
เพิ่ม Tasks ในแผน
หลังสร้างแผนเสร็จ ถึงเวลาเพิ่มงานในรายการ
พิมพ์ชื่องานในกล่องภายใต้ 'To do' แล้วเลือก Add task หากไม่เห็นกล่อง คลิกเครื่องหมาย plus sign (+) เพื่อแสดงกล่องและเพิ่มงาน
สามารถกรอกรายละเอียดต่างๆ ใน Planner ได้ เช่น กำหนดว่าจะรวมอะไรบ้าง ตั้งค่าตัวเลือกควบคุมการแสดงงานบน Board เช่น ติดป้ายกำกับงาน ตั้งรูปภาพตัวอย่าง ตั้งค่าและอัปเดตความคืบหน้างาน และอื่นๆ
แหล่งที่มา: Office.com
