ตั้งค่า Office 365 ให้บันทึกเอกสารลงคอมพิวเตอร์โดยค่าเริ่มต้น

โดยค่าเริ่มต้น หากคุณล็อกอินแอป Office ด้วยบัญชี Microsoft เอกสารจะถูกบันทึกใน OneDrive เพื่อให้เข้าถึงไฟล์ได้จากอุปกรณ์อื่นที่ซิงค์อยู่

แต่บางครั้งคุณอาจต้องการบันทึกไฟล์ Office ลงคอมพิวเตอร์แทน โชคดีที่แอป Office อนุญาตให้เปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นจาก OneDrive ไปเป็นคอมพิวเตอร์ ในคู่มือนี้ เราจะแสดงวิธีตั้งค่า Office 365 ให้บันทึกไฟล์ในเครื่อง (Locally)

บันทึกไฟล์ Microsoft Office ลงคอมพิวเตอร์ท้องถิ่นโดยค่าเริ่มต้น

กระบวนการเปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นเหมือนกันทุกแอป Office รวมถึง Word, Excel, PowerPoint หากคุณตั้งค่าแอป Office หนึ่งแอปให้บันทึกในเครื่อง แอปอื่นๆ จะเริ่มบันทึกในเครื่องอัตโนมัติ

วิธีทำใน Word (จะใช้กับแอป Office อื่นๆ อัตโนมัติ):

1. เปิด Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์
2. เลือก Options จากแถบด้านซ้าย หากอยู่หน้าจอแก้ไข Word ให้เลือก File > More > Options แทน

3. เลือก Save ในแถบด้านซ้ายของหน้าต่าง Word Options
4. เปิดใช้งาน Save to Computer by default ในส่วน Save documents ด้านขวา

5. บันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยเลือก OK 下部 หน้าต่าง

แอป Office จะบันทึกไฟล์ลงคอมพิวเตอร์แทน OneDrive ตั้งแต่ตอนนี้

เพื่อให้แอปบันทึกลง OneDrive อีกครั้ง ให้ยกเลิกติ๊ก Save to Computer by default ในหน้าต่าง Word Options

เปลี่ยนตำแหน่งบันทึกเริ่มต้นใน Microsoft Office

เมื่อเลือกคอมพิวเตอร์เป็นตำแหน่งบันทึกเริ่มต้น คุณอาจอยากเปลี่ยนโฟลเดอร์เริ่มต้นที่ไฟล์ถูกบันทึก เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารถูกบันทึกในโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ

ต่างจากวิธีข้างต้น คุณต้องระบุโฟลเดอร์บันทึกเริ่มต้นสำหรับแต่ละแอป Office ด้วยตนเอง

1. เปิดแอป Office ที่ต้องการเปลี่ยนโฟลเดอร์บันทึกเริ่มต้นในเครื่อง เราจะเปิด Word
2. เลือก Options จากแถบด้านซ้าย

3. เลือก Save จากแถบด้านซ้ายของหน้าต่าง Word Options
4. เลือก Browse ถัดจาก Default local file location ด้านขวา

5. ไปที่โฟลเดอร์ที่ต้องการเป็นโฟลเดอร์บันทึกเริ่มต้น และเลือกโฟลเดอร์นั้น
6. เลือก OK 下部 หน้าต่าง Word Options เพื่อบันทึกการตั้งค่า

แอป Office จะบันทึกเอกสารในโฟลเดอร์ที่ระบุโดยค่าเริ่มต้น ตั้งแต่ตอนนี้ คุณสามารถเปลี่ยนโฟลเดอร์เริ่มต้นได้ไม่จำกัดครั้ง

บันทึกเอกสาร Office 365 บางไฟล์ลงคอมพิวเตอร์เท่านั้น

หากต้องการบันทึกเอกสารบางส่วนลงเครื่อง ส่วนที่เหลือไปคลาวด์ แอป Office มีตัวเลือกสำหรับกรณีนี้ คุณเลือกตำแหน่งบันทึกสำหรับเอกสารแต่ละไฟล์ได้

ใน Word:

1. เปิดเอกสารด้วย Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์
2. เลือกแท็บ File ด้านบน

3. เลือก Save As จากแถบด้านซ้าย

4. เลือก Browse จากส่วน Other locations ด้านขวา
5. ตอนนี้คุณเลือกโฟลเดอร์ในเครื่องเพื่อจัดเก็บเอกสารได้

หากคุณบันทึกเอกสารบางไฟล์ลงเครื่องบ่อย แต่ไม่ถึงขนาดที่จะตั้งค่าเครื่องเป็นค่าเริ่มต้น คุณสามารถปักหมุดปุ่ม Save As ไว้ที่ Quick Access Toolbar เพื่อบันทึกเอกสารแต่ละไฟล์ลงพื้นที่จัดเก็บในเครื่องได้เร็ว

เพียงคลิกปุ่มเดียวบน Quick Access Toolbar ก็บันทึกไฟล์ในเครื่องได้ วิธีปักหมุด Save As ไว้ Toolbar ใน Word:

1. เลือกไอคอนลูกศรลงด้านบนของ Word เลือก More Commands

2. เลือก Save As จากรายการตัวเลือกด้านซ้าย แล้ว Add

3. บันทึกการเปลี่ยนแปลงโดยเลือก OK 下部 หน้าต่าง
4. ตัวเลือก Save As ถูกปักหมุดไว้ที่ Quick Access Toolbar แล้ว เลือกตัวเลือกนี้ทุกครั้งที่ต้องการบันทึกเอกสารในเครื่อง

ใช้หน้าต่าง "Save As" แบบดั้งเดิมเพื่อบันทึกเอกสาร Office ในเครื่อง

Office เวอร์ชันใหม่แสดงหน้าต่าง "Save As" แบบสมัยใหม่ หากคุณขาดหน้าต่าง "Save As" แบบ File Explorer แบบดั้งเดิม และอยากให้กลับมาในแอป Office สามารถทำได้ด้วยตัวเลือก

1. เปิดแอป Office บนคอมพิวเตอร์ เราจะใช้ Word
2. เลือก Options จากแถบด้านซ้าย

3. เลือก Save จากแถบด้านซ้ายของหน้าต่าง Word Options
4. เปิดใช้งาน Don't show the Backstage when opening or saving files with keyboard shortcuts

5. เลือก OK 下部 หน้าต่าง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง

ลองบันทึกเอกสาร จะเห็นหน้าต่าง "Save As" แบบดั้งเดิม ที่ให้เลือกโฟลเดอร์บันทึกไฟล์ได้

ทำให้ Office 365 บันทึกไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

การที่ Microsoft ทำให้ OneDrive เป็นพื้นที่จัดเก็บเริ่มต้นสำหรับเอกสาร Office ดีมาก แต่อาจไม่เหมาะกับทุกคน หากคุณชอบบันทึกเอกสารในเครื่อง (Offline) มีตัวเลือกในแต่ละแอป Office ตามที่แสดงข้างต้น

หวังว่าคู่มือนี้ช่วยให้คุณเก็บเอกสาร "ออฟไลน์" ของคุณอยู่ในโหมดออฟไลน์ได้