ซ่อนและแสดงข้อความใน Microsoft Word: คู่มือทีละขั้นตอน

Word มีฟีเจอร์ Hidden Text (ข้อความซ่อน) ให้ข้อความหายจากหน้าจอ แต่ยังอยู่ในเอกสาร ไม่ต้องลบถาวร

เมื่อไหร่ควรใช้? พิมพ์ 2 รุ่นจากไฟล์เดียว: รุ่นเต็ม และรุ่นตัดบางส่วน ซ่อนข้อความ > พิมพ์รุ่นตัด > แสดงข้อความ > พิมพ์รุ่นเต็ม

ซ่อนข้อความใน Word 2007, 2010, 2013+ (Mac เหมือนกัน)

1. บล็อกข้อความที่ต้องการซ่อน > คลิกขวา > Font

2. แท็บ Font > ส่วน Effects > ติ๊ก Hidden > OK

ข้อความหาย! เหลือแค่ย่อหน้าที่ไม่ได้ซ่อน

ถ้าพิมพ์ทับพื้นที่ที่ซ่อนไว้ จะเกิดอะไร? ข้อความซ่อนจะไม่ถูกลบ แต่ถูก "ผลัก" ลงไปด้านล่าง (ทดสอบแล้ว)

แสดงข้อความซ่อนกลับมา

1. Ctrl+A เลือกทั้งหมด > คลิกขวา > Font
2. จะเห็น Hidden เป็นสีเขียวเต็ม (บางส่วนซ่อน บางส่วนไม่) > คลิก 1 ครั้ง = ติ๊ก (ซ่อนทั้งหมด) > คลิกอีกครั้ง = ยกเลิกติ๊ก (แสดงทั้งหมด)

ข้อความซ่อนจะแสดง แต่ตำแหน่งอาจเปลี่ยน (อยู่ใต้ย่อหน้าที่ป้อนทับ) ใช้ปุ่ม Show/Hide ¶ (แท็บ Home) จะเห็นข้อความซ่อนมี เส้นจุดใต้ จัดตำแหน่งได้แม่นยำ

พิมพ์ข้อความซ่อน (Print Hidden Text)

1. File > Print > Page Setup (ด้านล่าง)

2. แท็บ Paper > Print Options

3. แท็บ Display > ติ๊ก Print hidden text (ใต้ Printing Options)

หรือไป File > Options > Display ตรงเดียวกัน ตั้งค่านี้เป็น Global ต้องยกเลิกเองหลังพิมพ์เสร็จ

ป้องกันไม่ให้แก้ไขข้อความซ่อน (Protect Document)

ไม่สามารถ "ซ่อนข้อความซ่อน" จากผู้อื่นได้ (ใครก็เปิดดูได้) แต่สามารถ ล็อกไม่ให้แก้ไข ได้:

1. แท็บ Review > Restrict Editing (หรือ Protect Document)

2. ติ๊ก Limit formatting to a selection of styles > Settings

3. ติ๊กอีกครั้ง > เลือก None (ห้ามเปลี่ยนรูปแบบใดๆ) > OK

4. จะมี Popup ถามว่าลบสไตล์ที่ไม่ได้รับอนุญาตไหม > กด NO (กด Yes จะทำให้ Hidden attribute หาย ข้อความจะมองเห็น!)

5. ติ๊ก Allow only this type of editing in the document > เลือก No changes (Read only)

6. Exceptions เลือกไม่ต้องติ๊ก > กด Yes, Start Enforcing Protection > ใส่รหัสผ่าน (>8 ตัวอักษรแนะนำ)

ตอนนี้ใครเปิดก็อ่านได้ แต่อ่านอย่างเดียว แก้ไขไม่ได้ หากต้องการซ่อนจริงๆ ต้องลบออกจากเอกสารเลยครับ!