การสร้างกราฟใน Excel ปัจจุบันง่ายและอัตโนมัติมากขึ้น เพียงไม่กี่คลิกก็สามารถเปลี่ยนข้อมูลตารางเป็นกราฟพื้นที่ แท่ง เส้น หรือวงกลมได้ และเมื่อแก้ไขข้อมูล กราฟจะอัปเดตอัตโนมัติ
การจัดวางข้อมูลให้ถูกต้อง
เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด ควรจัดข้อมูลให้แต่ละแถวแทนเรคอร์ด (Record) และแต่ละคอลัมน์แทนคุณสมบัติของเรคอร์ดนั้นๆ
ตัวอย่าง: คอลัมน์แรกคือรายชื่อเครื่องพิมพ์ แถวที่ 1 เป็นหัวคอลัมน์ แถวต่อไปแต่ละแถวคือข้อมูลเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่อง คอลัมน์ B, C, D คือข้อมูลความเร็วพิมพ์ต่างๆ
รูปแบบมาตรฐานนี้ช่วยให้การสร้างกราฟง่ายขึ้น ไม่ว่าข้อมูลจะซับซ้อนแค่ไหน
ส่วนประกอบของกราฟ Excel
กราฟทั่วไปประกอบด้วย: ชื่อกราฟ (Chart Title), แกน X และ Y, ตัวอธิบาย (Legend), ป้ายกำกับข้อมูล (Data Labels), พื้นที่วาดกราฟ (Plot Area) เป็นต้น
ขั้นตอนการสร้างกราฟ
วิธีที่ 1: สร้างกราฟจากข้อมูลบางส่วน (ALT+F1)
- เลือกข้อมูลที่ต้องการ รวมทั้งหัวคอลัมน์และแถวป้ายกำกับ
- กด ALT+F1 - Excel จะสร้างกราฟอัตโนมัติ
วิธีที่ 2: สร้างกราฟจากข้อมูลทั้งแผ่นงาน
- เลือกเฉพาะเซลล์ที่มีข้อมูล (อย่าเลือกทั้งแผ่นงาน)
- กด ALT+F1
การเปลี่ยนประเภทกราฟ
- คลิกเลือกกราฟ
- ไปที่แท็บ Chart Design
- คลิก Change Chart Type
- เลือกประเภทกราฟที่ต้องการจากกล่องโต้ตอบ (มีหลายรูปแบบ: แท่ง, เส้น, วงกลม, 3D, เป็นต้น)
ยังสามารถเปลี่ยนธีมสี เลย์เอาต์ และใช้ Chart Styles สำเร็จรูปได้
เพิ่ม/ลบองค์ประกอบกราฟ
คลิกเครื่องหมาย + ด้านขวาของกราฟ (Chart Elements) เพื่อเพิ่ม/ลบ: ชื่อกราฟ, ตัวอธิบาย, แกน, กริดไลน์, ตัวเลขข้อมูล, แถบข้อผิดพลาด (Error Bars), ความน่าจะเป็น (Trendline)
ปรับแต่งลักษณะกราฟขั้นสูง
- Chart Styles (ไอคอนแปรง): ใช้สไตล์สีและเอฟเฟกต์สำเร็จรูป
- Chart Filters (ไอคอนกรอง): แสดง/ซ่อนชุดข้อมูลเฉพาะ
- Format Chart Area: ปรับรายละเอียดทุกอย่าง - สีพื้นหลัง, กรอบ, เงา, 3D, ไล่สี, ข้อความ, เป็นต้น
หลักการออกแบบกราฟที่ดี
แม้มีเครื่องมือมากมาย แต่ไม่ควรใช้มากเกินไป จุดประสงค์คือสื่อสารข้อมูลให้ชัดเจน ไม่ใช่โชว์ความสามารถด้านดีไซน์
- หลีกเลี่ยงฟอนต์ตกแต่งที่อ่านยาก
- ไม่ควรใช้เอฟเฟกต์เยอะเกินจนข้อมูล 읽ยาก
- เน้นที่ "สื่อสารอะไร" มากกว่า "สื่อสารอย่างไร"
กราฟที่ดีคือกราฟที่ทำให้ข้อมูลเข้าใจง่าย เร็ว และถูกต้อง
