มีข้อดีมากมายในการใช้ Outlook เป็นไคลเอ็นต์อีเมลหลัก หนึ่งในนั้นคือความสามารถในการย้อนกลับอีเมล (Recall) ใน Outlook หากคุณส่งอีเมลให้ใครและตระหนักภายหลังว่าลืมใส่บางอย่าง คุณสามารถย้อนกลับมา เพิ่มเนื้อหาที่ต้องการ และส่งกลับไป
กระบวนการย้อนกลับอีเมลใน Outlook มีเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติ ส่วนใหญ่เกี่ยวกับฝั่งผู้รับ เพราะอีเมลจะถูกลบจากกล่องจดหมายของพวกเขา
เงื่อนไขในการย้อนกลับอีเมลใน Outlook
เพื่อดึงอีเมลที่ส่งแล้วกลับมา ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้:
- ทั้งผู้ส่งและผู้รับต้องใช้บัญชี Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange
- ทั้งสองฝ่ายต้องอยู่ในองค์กรเดียวกัน
- ผู้รับต้องยังไม่ได้เปิดอีเมลของคุณ
- อีเมลที่ส่งต้องไม่ได้เปิดใช้งานตัวกรองหรือกฎใน Outlook ของผู้รับ
- ผู้รับต้องใช้ Outlook ไม่ใช่ไคลเอ็นต์อีเมลอื่น
- ผู้รับต้องเปิด Outlook อยู่บนคอมพิวเตอร์เมื่อคุณย้อนกลับอีเมล
ยังมีข้อควรระวัง: Outlook จะแจ้งให้ผู้รับทราบว่าผู้ส่งได้ย้อนกลับอีเมลของพวกเขา
วิธีย้อนกลับอีเมลใน Outlook
เมื่อย้อนกลับอีเมลใน Outlook คุณสามารถลบสำเนาอีเมลออกจากกล่องจดหมายผู้รับ หรืออัปเดตสำเนาด้วยการเขียนอีเมลใหม่ ทั้งสองวิธีแสดงด้านล่าง
- เปิดแอป Outlook บนคอมพิวเตอร์
- เลือกบัญชีอีเมลของคุณ คลิกโฟลเดอร์ Sent Mail จะแสดงอีเมลทั้งหมดที่ส่งจาก Outlook
- หาอีเมลที่ต้องการย้อนกลับในแผงขวา ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดในหน้าต่างอิสระ
- คลิกแท็บ Messages ด้านบนเพื่อดูการดำเนินการที่ทำได้กับอีเมล
- ในส่วน Move คลิกไอคอนอีเมล เลือก Recall This Message
- จะมีพรอมป์ถามว่าต้องการย้อนกลับอย่างไร หากต้องการแค่ย้อนกลับ เลือก Delete unread copies of this message คลิก OK
- หากต้องการย้อนกลับและวางอีเมลเวอร์ชันใหม่ในกล่องจดหมายผู้รับ เลือก Delete unread copies and replace with a new message คลิก OK
- ติ๊ก Tell me if recall succeeds or fails for each recipient เพื่อทราบว่าการย้อนกลับสำเร็จหรือล้มเหลว
- หากเลือกตัวเลือกที่สอง (ส่งอีเมลอัปเดต) หน้าต่างเขียนอีเมลจะเปิดขึ้น
- แก้ไขเนื้อหาอีเมลตามต้องการ พร้อมแล้วคลิก Send
เกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณย้อนกลับอีเมลใน Outlook
เมื่อส่งคำขอย้อนกลับอีเมล สิ่งที่เกิดขึ้นขึ้นอยู่กับสถานการณ์ สถานการณ์ทั่วไปและผลลัพธ์มีดังนี้:
เมื่อผู้รับยังไม่ได้อ่านอีเมลต้นฉบับ
หากผู้รับยังไม่เปิดอีเมลต้นฉบับ อีเมลจะถูกลบจากกล่องจดหมาย Outlook จะแจ้งให้ทราบว่าผู้ส่งขอลบอีเมล
เมื่อผู้รับอ่านอีเมลต้นฉบับแล้ว
หากผู้รับอ่านอีเมลต้นฉบับก่อนคุณขอย้อนกลับ พวกเขาจะเห็นทั้งอีเมลเก่าและอีเมลใหม่ที่คุณส่ง
เมื่อผู้รับอ่านอีเมลที่ย้อนกลับก่อน
หากผู้รับอ่านอีเมลที่ย้อนกลับก่อน อีเมลต้นฉบับจะถูกลบจากกล่องจดหมาย Outlook จะแจ้งว่าคุณขอลบอีเมลต้นฉบับ
วิธีหลีกเลี่ยงการต้องย้อนกลับอีเมลใน Outlook
ไม่มีใครชอบย้อนกลับอีเมล แต่บางสถานการณ์บังคับ ตัวเลือกหนึ่งคือการหน่วงเวลาส่งอีเมล
Outlook ให้หน่วงเวลาส่งอีเมล และคุณระบุเวลาหน่วงเองได้ ทำให้เมื่อกด Send อีเมลจะรอตามเวลาที่กำหนดก่อนส่งจริง
ให้เวลาคุณคิดซ้ำก่อนอีเมลไปถึงกล่องจดหมายผู้รับ ตั้งค่าได้ดังนี้:
- เปิด Outlook คลิกแท็บ File ด้านบน
- เลือก Info ด้านซ้าย คลิก Manage Rules & Alerts ด้านขวา
- คลิกแท็บ Email Rules เลือก New Rule สร้างกฎใหม่
- เลือก Apply rules on messages I send กด Next
- ไม่ติ๊กอะไรเลย กด Next
- กด Yes ในพรอมป์
- ติ๊ก defer delivery by a number of minutes
- คลิก a number of เพื่อแก้ไขเวลาหน่วง
- ป้อนเวลา (นาที) ที่ต้องการหน่วง สูงสุด 120 นาที คลิก OK
- คลิก Next
- คลิก Next อีกครั้ง
- ตั้งชื่อกฎ ใช้ชื่อที่มีความหมาย ติ๊ก Turn on this rule คลิก Finish
- คลิก Apply ให้กฎมีผล
จำไว้ว่า Outlook ต้องเปิดอยู่เมื่อถึงเวลาส่งอีเมลจริง หากปิดอยู่ Outlook จะลองส่งใหม่เมื่อคุณเปิด
คุณเคยต้องย้อนกลับอีเมลใน Outlook หรือไม่? วิธีข้างต้นช่วยสำเร็จหรือไม่? แจ้งในความคิดเห็นด้านล่าง
