วิธีเรียกคืนอีเมลใน Outlook

มีข้อดีหลายประการในการใช้ Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลหลักของคุณ หนึ่งในนั้นคือความสามารถในการเรียกคืนอีเมลใน Outlook หากคุณส่งอีเมลถึงใครซักคนและรู้ว่าคุณลืมใส่บางอย่างในภายหลัง คุณสามารถเรียกคืน เพิ่มเนื้อหาที่จำเป็น และส่งกลับได้

กระบวนการเรียกคืนอีเมลใน Outlook นี้มีเงื่อนไขบางประการที่คุณต้องปฏิบัติตาม โดยส่วนใหญ่ เงื่อนไขเหล่านี้มีไว้สำหรับผู้รับเนื่องจากเป็นกล่องจดหมายที่ระบบจะนำอีเมลออก

การเรียกคืนอีเมลใน Outlook มีเงื่อนไขอย่างไร

หากต้องการนำอีเมลที่ส่งกลับมา คุณต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดต่อไปนี้สำหรับการเรียกคืนอีเมลใน Outlook

• ทั้งคุณและผู้รับต้องใช้บัญชีอีเมล Microsoft 365 หรือ Microsoft Exchange
• คุณทั้งคู่ต้องอยู่ในองค์กรเดียวกัน
• ผู้รับต้องไม่ได้เปิดอีเมลของคุณ
• อีเมลที่คุณส่งจะต้องไม่ได้เปิดใช้งานตัวกรองหรือกฎเกณฑ์ใดๆ ใน Outlook ของผู้รับ
• ผู้รับต้องใช้ Outlook ไม่ใช่โปรแกรมรับส่งเมลอื่น
• ผู้รับจะต้องเปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์เมื่อคุณจำอีเมลได้

นอกจากนี้ โปรดทราบว่า Outlook จะแจ้งให้ผู้รับทราบว่าผู้ส่งจำอีเมลของตนได้

วิธีการเรียกคืนอีเมลใน Outlook

เมื่อคุณเรียกคืนอีเมลใน Outlook คุณสามารถลบสำเนาอีเมลของคุณออกจากกล่องจดหมายของผู้รับ หรือคุณสามารถอัปเดตสำเนาโดยเขียนอีเมลใหม่ คุณจะเห็นวิธีทำทั้งสองอย่างด้านล่าง

1. เปิดตัว Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

2. เลือกบัญชีอีเมลของคุณและคลิกที่โฟลเดอร์ที่ระบุว่า ส่งจดหมายแล้ว . โดยจะแสดงรายชื่ออีเมลทั้งหมดที่คุณส่งจาก Outlook

3. ค้นหาอีเมลที่คุณต้องการเรียกคืนในบานหน้าต่างด้านขวามือ ดับเบิลคลิกที่อีเมลเพื่อเปิดในหน้าต่างอิสระ
4. คลิกที่ ข้อความ ที่ด้านบนเพื่อดูการดำเนินการที่คุณดำเนินการในอีเมลได้

5. ในหน้าจอต่อไปนี้ ภายใต้ ย้าย ให้คลิกที่ไอคอนอีเมลและเลือกตัวเลือกที่ระบุว่า เรียกคืนข้อความนี้ .

6. คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าคุณต้องการเรียกคืนอีเมลนี้อย่างไร หากคุณเพียงต้องการจำอีเมล ให้เลือกตัวเลือกที่ระบุว่า ลบสำเนาข้อความนี้ที่ยังไม่ได้อ่าน และคลิก ตกลง ที่ด้านล่าง

7. ถ้าคุณต้องการจำอีเมลของคุณและวางเวอร์ชันที่อัปเดตของอีเมลในกล่องจดหมายของผู้รับ ให้เลือก ลบสำเนาที่ยังไม่ได้อ่านและแทนที่ด้วยข้อความใหม่ ตัวเลือกและคลิกที่ ตกลง .

8. กาเครื่องหมายที่ช่องที่ระบุว่า บอกฉันว่าการเรียกคืนสำเร็จหรือล้มเหลวสำหรับผู้รับแต่ละรายหรือไม่ . วิธีนี้จะทำให้คุณรู้ว่าคำขอเรียกคืนของคุณสำเร็จหรือไม่
9. หากคุณเลือกตัวเลือกที่สองที่ให้คุณส่งอีเมลที่อัปเดตไปยังผู้รับ หน้าต่างเขียนอีเมลจะเปิดขึ้นบนหน้าจอของคุณ
10. แก้ไขเนื้อหาของอีเมลของคุณตามที่คุณต้องการ เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ ส่ง ปุ่มเพื่อส่งอีเมลของคุณ

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณจำอีเมลใน Outlook

เมื่อคุณส่งคำขอเรียกคืนอีเมล หลายสิ่งสามารถเกิดขึ้นได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของคุณ ต่อไปนี้คือสถานการณ์ทั่วไปบางส่วนและจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคุณเรียกคืนอีเมลใน Outlook

เมื่อผู้รับไม่ได้อ่านอีเมลต้นฉบับของคุณ

หากผู้รับของคุณไม่ได้เปิดอีเมลต้นฉบับของคุณ อีเมลนั้นจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของพวกเขา Outlook จะแจ้งให้ทราบว่าผู้ส่งอีเมลขอให้ลบอีเมล

เมื่อผู้รับอ่านอีเมลต้นฉบับแล้ว

หากผู้รับได้อ่านอีเมลต้นฉบับของคุณก่อนที่คุณจะส่งคำขอเรียกคืน พวกเขาจะสามารถดูทั้งอีเมลเก่าของคุณและอีเมลที่อัปเดตที่คุณส่งไป

เมื่อผู้รับได้อ่านอีเมลที่เรียกคืนก่อน

หากผู้รับของคุณอ่านอีเมลที่เรียกคืนก่อน อีเมลเดิมของคุณจะถูกลบออกจากกล่องจดหมายของพวกเขา Outlook จะแจ้งให้ทราบว่าคุณร้องขอให้ลบอีเมลต้นฉบับ

วิธีหลีกเลี่ยงการจำอีเมลใน Outlook

ไม่มีใครชอบจำอีเมลของพวกเขา แต่บางสถานการณ์ต้องการให้คุณทำ มีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น และหนึ่งในนั้นคือทำให้อีเมลของคุณล่าช้า

Outlook ช่วยให้คุณชะลอการส่งอีเมล และคุณสามารถระบุเวลาหน่วงได้ด้วยตนเอง ด้วยวิธีนี้ เมื่อคุณกด ส่ง ปุ่ม อีเมลของคุณจะรอเวลาล่าช้าที่กำหนดไว้ก่อนที่จะส่งออกจริง

ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเวลาคิดทบทวนเกี่ยวกับอีเมลของคุณก่อนที่จะมาถึงกล่องจดหมายของผู้รับ คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ดังนี้ใน Outlook

1. เปิดตัว Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณและคลิกที่ ไฟล์ ที่ด้านบนสุด
2. เลือก ข้อมูล จากแถบด้านข้างทางซ้าย และคลิก จัดการกฎและการแจ้งเตือน บนบานหน้าต่างด้านขวามือ

3. คลิกที่ กฎของอีเมล ที่ด้านบนและเลือก กฎใหม่ เพื่อสร้างกฎใหม่สำหรับอีเมลของคุณ

4. เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง และกด ถัดไป .

5. อย่าทำเครื่องหมายอะไรแล้วกด ถัดไป .

6. ตี ใช่ ในข้อความแจ้งบนหน้าจอของคุณ

7. ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกที่ระบุว่า เลื่อนการจัดส่งเป็นจำนวนนาที .

8. คลิกที่ จำนวน เพื่อแก้ไขเวลาหน่วง

9. ป้อนเวลา (เป็นนาที) ที่คุณต้องการให้อีเมลของคุณล่าช้า คุณได้รับอนุญาตสูงสุด 120 นาที จากนั้นคลิกที่ ตกลง .

10. คลิกที่ ถัดไป .
11. คลิกที่ ถัดไป อีกครั้ง

12. ป้อนชื่อกฎของคุณ เราขอแนะนำให้คุณใช้ชื่อที่สื่อความหมาย เพื่อให้คุณทราบว่ากฎมีไว้เพื่ออะไรในภายหลัง
    
    กาเครื่องหมายที่ช่อง เปิดกฎนี้ .
    
    จากนั้นคลิกที่ เสร็จสิ้น ที่ด้านล่าง

13. คลิกที่ สมัคร เพื่อให้กฎของคุณมีผลบังคับใช้

โปรดทราบว่าต้องเปิด Outlook เมื่อถึงเวลาที่อีเมลของคุณจะถูกส่งจริง หากปิดอยู่ Outlook จะลองส่งอีเมลอีกครั้งเมื่อคุณเปิดอีเมล

คุณเคยต้องจำอีเมลใน Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือไม่? วิธีการข้างต้นช่วยให้คุณนำอีเมลที่ส่งกลับมาได้สำเร็จหรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง