เคยมีประสบการณ์ที่คุณต้องทำตามหลายขั้นตอนซ้ำๆ ทุกครั้งที่ต้องส่งต่ออีเมลสำคัญ? Microsoft Outlook มีฟีเจอร์ที่ช่วยได้ คือ Quick Steps ที่ช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการหลายอย่างได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
Quick Steps มีกี่ประเภท?
คุณสามารถสร้างและบันทึกการดำเนินการกำหนดเองได้อย่างใหม่ด้วย Quick Steps ใน Outlook และประหยัดเวลาโดยการสร้างและกำหนดงานหลายขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้ด้วยคลิกเดียว รวมถึงตอบกลับและลบ ย้ายไปโฟลเดอร์เฉพาะ สร้างอีเมลใหม่ให้กลุ่มที่กำหนด และอื่นๆ ด้วยฟีเจอร์นี้ใน Outlook คุณสามารถสร้างลำดับคำสั่ง (Send & Archive เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่ง) และนำไปใช้กับรายการ Outlook ใดๆ ด้วยคลิกเดียว
วิธีสร้าง Quick Steps ใน Outlook
1. เปิด Outlook แล้วเลือกแท็บ Home จากนั้นคลิกที่ Dropdown ที่แสดง Create a Task แล้วคลิก New Quick-Step ที่นี่เราเลือก Move to Folder
2. ตั้งชื่อ Quick-Step แล้วเลือกการดำเนินการ ที่นี่เราสามารถเลือกโฟลเดอร์และว่ารายการจะถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วหรือไม่
3. คลิกที่ปุ่ม Options บนหน้าต่างเดียวกัน และคุณสามารถเพิ่มตัวเลือกเพิ่มเติมได้ แทนที่จะเป็น Mark as read คุณสามารถเลือกการดำเนินการอื่นหรือเพิ่มการดำเนินการมากขึ้น คุณยังสามารถกำหนด Shortcut และ Tooltip text ได้
4. สุดท้าย บันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อบันทึก ให้เลือกอีเมลหนึ่งหรือหลายรายการ คลิกที่ Move to Folder ที่เราสร้างไว้ หากไม่พบ ให้คลิกที่ Dropdown แล้วเลือกจากที่นั่น
อย่าลืมกำหนดชุด Shortcut ให้ถูกต้องสำหรับแต่ละ Quick Steps Outlook รองรับสูงสุด 9 Shortcuts
วิธีจัดการ Quick Steps ใน Outlook?
ในแท็บ Home ของ Outlook คลิกที่ส่วน Quick Steps เลือก Manage Quick Steps จาก Dropdown จะเปิดหน้าต่างจัดการ Quick Steps เลือกตัวใดตัวหนึ่ง และคุณสามารถแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบได้ คุณยังสามารถสร้างใหม่จากที่นี่ได้
Quick Steps ของ Outlook บันทึกอยู่ที่ไหน?
Quick Steps ทั้งหมดถูกบันทึกไว้ในไฟล์ PST หรือ Mailbox หากคุณใช้ POP3 คุณสามารถนำ Quick Steps ไปด้วย แต่หากใช้ IMAP การย้ายไปคอมพิวเตอร์ใหม่ยาก คุณจะต้องสร้าง Quick Steps ใหม่ด้วยตนเอง ดังนั้น หากคุณต้องการส่งออก (export) นั่นยังไม่เป็นไปได้กับ Outlook
