คุณเคยมีประสบการณ์ที่ต้องปฏิบัติตามหลายขั้นตอนซ้ำๆ ทุกครั้งที่ต้องการส่งต่ออีเมลสำคัญหรือไม่ Microsoft Outlook มีคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์ ขั้นตอนด่วน ที่ช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการหลายอย่างได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
ขั้นตอนด่วนมีประเภทใดบ้าง
คุณสามารถสร้างและบันทึกการกระทำที่กำหนดเองได้ด้วยวิธีใหม่ด้วยขั้นตอนด่วนใน Outlook และช่วยประหยัดเวลาด้วยการสร้างและกำหนดงานหลายขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้ด้วยคลิกเดียว รวมถึงการตอบกลับ และลบ ย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ สร้างอีเมลใหม่ไปยังกลุ่มที่ได้รับมอบหมาย และอื่นๆ ด้วยฟีเจอร์นี้ใน Outlook คุณสามารถสร้างลำดับของคำสั่งได้ (ส่งและเก็บถาวรเป็นเพียงตัวอย่างเดียว) และนำไปใช้กับรายการใดๆ ของ Outlook ได้ในคลิกเดียว
วิธีสร้างขั้นตอนด่วนใน Outlook
1] เปิด Outlook แล้วเลือกแท็บหน้าแรก จากนั้นคลิกที่ดรอปดาวน์ซึ่งแสดงสร้างงาน จากนั้นคลิกที่ New Quick-Step เรากำลังเลือกย้ายไปที่โฟลเดอร์
2] ตั้งชื่อขั้นตอนด่วน จากนั้นเลือกการดำเนินการ ที่นี่เราสามารถเลือกโฟลเดอร์และหากรายการถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว
3] คลิกที่ปุ่มตัวเลือก ในหน้าต่างเดียวกัน และคุณสามารถเพิ่มตัวเลือกอื่นๆ ได้อีกสองสามตัวเลือก แทนที่จะทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว คุณสามารถเลือกการทำงานอื่นหรือเพิ่มการดำเนินการอื่นๆ ได้ คุณยังกำหนดทางลัดและข้อความคำแนะนำเครื่องมือได้อีกด้วย
4] สุดท้าย บันทึกการเปลี่ยนแปลง หากต้องการบันทึก ให้เลือกอีเมลหนึ่งฉบับหรือหลายฉบับ คลิก ย้ายไปยังโฟลเดอร์ ซึ่งเราเพิ่งสร้างขึ้น หากไม่พบ ให้คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงแล้วเลือกจากที่นั่น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ชุดทางลัดที่ถูกต้องกับ Quicksteps แต่ละอัน Outlook รองรับแป้นพิมพ์ลัดสูงสุดเก้ารายการ
วิธีจัดการขั้นตอนด่วนใน Outlook
ในแท็บ หน้าแรกของ Outlook ให้คลิกที่ส่วน ขั้นตอนด่วน เลือกจัดการขั้นตอนด่วนจากเมนูดร็อปดาวน์ จากนั้นจะเปิดหน้าต่างการจัดการขั้นตอนด่วน เลือกรายการใดก็ได้ และคุณสามารถแก้ไข ทำซ้ำ หรือลบได้ คุณสามารถสร้างใหม่ได้จากที่นี่
บันทึกขั้นตอนด่วนของ Outlook ไว้ที่ใด
ขั้นตอนด่วนทั้งหมดจะถูกบันทึกลงในไฟล์ PST หรือที่เรียกว่า Mailbox หากคุณใช้ POP3 คุณสามารถนำขั้นตอนด่วนมาใช้ได้ แต่ถ้าคุณใช้ IMAP การย้ายข้อมูลไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่จะทำได้ยาก คุณจะสร้างขั้นตอนด่วนใหม่ด้วยตนเองอีกครั้ง ดังนั้นหากคุณต้องการส่งออกเสมอ สิ่งนั้นก็ยังไม่สามารถทำได้ใน Outlook
