การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้กลายเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์การใช้งาน Microsoft Excel ซึ่งช่วยให้เราระบุค่าเฉพาะในกลุ่มข้อมูลแบบสุ่มหรือกลุ่มใหญ่ เราไม่เพียงแต่สามารถระบุค่าบางอย่างได้เท่านั้น แต่ยังสามารถระบุได้ว่าค่าใดอยู่ในช่วงที่กำหนดหรือไม่อยู่ในนั้น ค่าสตริง ค่าตัวเลข ข้อผิดพลาด ฯลฯ ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตามที่ชื่อแนะนำ Excel จะจัดรูปแบบเซลล์โดยพิจารณาจากเงื่อนไขว่าเป็นจริงหรือไม่ ในบทช่วยสอนนี้ เราจะพูดถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรใน Excel
วิดีโอสอนการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรใน Excel
ในวิดีโอบรรยายนี้:
- คุณจะได้เรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบเซลล์โดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขตามสูตร
- คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับฟังก์ชัน ISTEXT .
- และคุณจะได้เรียนรู้วิธีการใช้การอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ในสูตรอีกครั้ง
คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุคที่ใช้สำหรับการสาธิตได้จากลิงค์ดาวน์โหลดด้านล่าง
วิธีใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรใน Excel
ธีมหลักของการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรใน Excel นั้นค่อนข้างตรงไปตรงมา เราจำเป็นต้องเลือกคุณสมบัติการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จากนั้นแทนที่จะเลือกตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เราจำเป็นต้องเลือกกฎใหม่แล้วเลือกสูตรเพื่อป้อน
โปรดทราบว่าโดยสูตร เรามักจะป้อนเงื่อนไขที่นี่ในกล่องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข หากเงื่อนไขเป็นจริง จะใช้รูปแบบและในทางกลับกัน
นี่คือการสาธิตโดยละเอียดเกี่ยวกับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรใน Excel
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบด้วยสูตร
- ไปที่ หน้าแรก บนริบบิ้นของคุณ
- จากนั้นเลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- หลังจากนั้น เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ด้วยเหตุนี้ กฎการจัดรูปแบบใหม่ กล่องจะปรากฏขึ้น
- จากนั้น คุณสามารถป้อนสูตรในฟิลด์ภายใต้ จัดรูปแบบค่าที่สูตรนี้เป็นจริง:
- คุณยังสามารถเลือกรูปแบบรูปแบบได้โดยคลิกที่ รูปแบบ
- เมื่อคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดข้างต้นและรูปแบบการจัดรูปแบบเซลล์เสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง ในกล่องนี้
ตัวอย่างเช่น เราป้อนสูตรต่อไปนี้ที่แสดงในรูปหลังจากทำตามขั้นตอนเหล่านี้ทั้งหมด
ช่วงในสเปรดชีตคือ B3:B6 . ตอนนี้มันจะเป็นแบบนี้
ในที่นี้ เราป้อนเงื่อนไขว่าค่าของเซลล์มากกว่า 3 ดังนั้น ในการเลือกนี้ที่มีค่าที่มากกว่า 3 อยู่ รูปแบบจะถูกนำไปใช้
21 ตัวอย่างการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรใน Excel
ในส่วนนี้ เราจะสาธิตตัวอย่างต่างๆ ของการใช้สูตรในฟีเจอร์การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ความเป็นไปได้ในการใช้คุณลักษณะนี้และรวมคุณลักษณะแต่ละอย่างเข้าด้วยกันเป็นเรื่องใหญ่ ดังนั้นเราจึงพยายามครอบคลุมสูตรสำคัญบางสูตรที่เราคิดว่าคุณอาจพบว่ามีข้อมูล หากคุณต้องการเฉพาะรายการใดรายการหนึ่ง คุณสามารถค้นหาได้ในตารางด้านบน
1. จัดรูปแบบค่าข้อความ
อันดับแรก ให้พิจารณาชุดข้อมูลนี้ที่มีทั้งค่าตัวเลขและสตริง
ด้วยความช่วยเหลือของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตร เราสามารถแยกค่าสตริงใน Excel ออกได้อย่างง่ายดาย ในการทำเช่นนั้น เราจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชัน ISTEXT . ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราสามารถจัดรูปแบบโดยใช้ฟังก์ชันนี้ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=ISTEXT(B5)
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
คุณจะสังเกตเห็นว่า Excel จะจัดรูปแบบข้อความทั้งหมดในชุดข้อมูลหลังจากใช้สูตรนี้ในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
2. ไฮไลต์เซลล์ที่เท่ากับเซลล์อื่น
ตอนนี้เรามาดูตัวอย่างอื่นของค่าที่ตรงกันกัน
มีชุดข้อมูลจำนวนมากในชุดข้อมูลนี้ ตอนนี้เราจะจัดรูปแบบที่ตรงกับค่าเซลล์ของ E5 .
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=B5=$E$5
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
นี่คือวิธีที่เราสามารถเน้นเซลล์ที่เท่ากับเซลล์อื่นโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สูตรใน Excel
3. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ตามเซลล์อื่น
ตอนนี้ขอเปลี่ยนจากความเท่าเทียมกันเล็กน้อย ตอนนี้ เราจะจัดรูปแบบชุดข้อมูลโดยพิจารณาว่าชุดข้อมูลมีขนาดใหญ่หรือเล็กกว่าค่าของเซลล์อื่นในส่วนนี้ และเราจะเน้นพวกเขาโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้วิธีการสูตรใน Excel
เราจะดำเนินการนี้ในชุดข้อมูลต่อไปนี้
เราจะจัดรูปแบบช่วง C5:C9 ตามค่าของเซลล์ E5 .
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=C5>$E$5
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง . นี่จะเป็นชุดข้อมูลในขณะนี้
- ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนเดิมสำหรับค่าที่ต่ำกว่าและจบลงด้วยชุดข้อมูลแบบนี้
นี่คือวิธีที่เราใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรตามค่าของเซลล์อื่นใน Excel
4. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สูตร IF ใน Excel
ตอนนี้เราจะมาดูกันว่าเราจะใช้สูตรที่มี ฟังก์ชัน IF . ได้อย่างไร เป็นสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel เราไม่สามารถใช้ฟังก์ชันในกล่องการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขได้โดยตรง แต่เราสามารถใช้ฟังก์ชันเพื่อรับค่าที่เราสามารถใช้เพื่อจัดรูปแบบเซลล์เพิ่มเติมโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel
ลองใช้ชุดข้อมูลสำหรับตัวอย่างนี้ก่อน นี่คือสิ่งที่เรากำลังทำอยู่
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ E5 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=IF(D5>C5,"Profit","Loss")
- จากนั้นกด เข้าสู่ บนแป้นพิมพ์ของคุณ
- ตอนนี้ คลิกและลากไอคอนเติมแฮนเดิลที่ส่วนท้ายของคอลัมน์เพื่อจำลองสูตรสำหรับเซลล์ที่เหลือ
- ถัดไป เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูลยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=E5="Profit"
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
นี่จะเป็นชุดข้อมูลในขณะนี้
นี่คือวิธีที่เราสามารถใช้ IF ฟังก์ชันสำหรับสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel
5. เน้นเซลล์โดยใช้หลายเงื่อนไข
กลับไปที่ชุดข้อมูลแรกกัน
ตอนนี้เราจะเน้นเซลล์ทั้งหมดที่เป็น 5.6 หรือมีข้อความ "cat"
ในการทำเช่นนั้นในกล่องสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel เราจำเป็นต้องมี ฟังก์ชัน OR .
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=OR(B5=5,B5=6,B5="cat")
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
คราวนี้มาดูชุดข้อมูล
นี่คือวิธีที่เราสามารถใช้ OR ฟังก์ชันในสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel สำหรับหลายเงื่อนไข
6. ไฮไลต์แถวที่ซ้ำกัน
ต่อไปเราจะเน้นเซลล์ในแถวทั้งหมดที่ตรงกับแถวอื่น มันค่อนข้างยุ่งยาก เราต้องการ COUNTIF และ ต่อกัน ทำหน้าที่นี้
นำชุดข้อมูลตัวอย่างมาสาธิตกัน
ที่นี่ เราจะเห็นแถวที่สามและแถวที่หกตรงกันทั้งหมด ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะใช้ฟังก์ชันเหล่านี้เพื่อเน้นค่าที่ซ้ำกันในคอลัมน์ใน Excel ได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก เลือกเซลล์ F5 แล้วเขียนสูตรต่อไปนี้
=CONCATENATE(B5,C5,D5,E5)
- จากนั้นกด Enter .
- เลือกเซลล์อีกครั้งแล้วคลิกและลากไอคอนเติมแฮนเดิลเพื่อเติมสูตรสำหรับการอ้างอิงในเซลล์ที่เหลือ
- มันดูเลอะเทอะไปหน่อย แต่ตอนนี้ไม่ต้องสนใจ ตอนนี้เลือกช่วง B5:B10 .
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=COUNTIF($F$5:$F$10,$F5)>1
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง . นี่จะเป็นชุดข้อมูลในขณะนี้
- ตอนนี้ ให้คลิกขวาที่ส่วนหัวคอลัมน์ของ F และเลือก ซ่อน จากเมนูบริบท
นี่จะเป็นมุมมองสเปรดชีตสุดท้ายหลังจากนั้น
7. เน้นค่าของเซลล์ที่มีสูตร
ตอนนี้เรามาดูชุดข้อมูลที่มีสูตรให้กรอกกัน
เราจะใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขโดยใช้สูตรเพื่อเน้นเซลล์เหล่านี้ ด้วยเหตุนี้ เราจึงต้องใช้ฟังก์ชัน ISFORMULA .
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=ISFORMULA(B5)
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
นี่จะเป็นชุดข้อมูลในขณะนี้
8. เน้นการขายจากภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง
ในตัวอย่างนี้ เราจะเน้นการขายจากชุดข้อมูลที่เป็นของภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง มาดูชุดข้อมูลต่อไปนี้กัน
สมมติว่าเราต้องเน้นสิ่งที่มาจากแอริโซนา โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=$D5="Arizona"
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
ตอนนี้ Excel จะทำเครื่องหมายยอดขายจากแอริโซนาอันเป็นผลมาจากขั้นตอนเหล่านี้
9. เน้นความแตกต่างของคอลัมน์
นอกจากนี้เรายังสามารถเน้นแถวที่มีคอลัมน์ที่แตกต่างจากแถวที่อยู่ติดกันได้ ตัวอย่างเช่น ลองมาดูตัวอย่างต่อไปนี้
หากต้องการเน้นโดยใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=$B5<>$C5
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
นี่จะเป็นผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายของขั้นตอนเหล่านี้
10. การใช้สูตรเพื่อเน้นค่าที่หายไป
ในส่วนนี้ เราจะใช้สูตรเพื่อเน้นค่าที่ขาดหายไปในการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Excel ยกตัวอย่างชุดข้อมูลต่อไปนี้
มีค่าที่ขาดหายไปในรายการ 2 ที่มีอยู่ในรายการที่ 1 เราจะเน้นให้ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูวิธีการ
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=COUNTIF($D$5:$D$10,$B5)=0
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
Excel จะเน้นเซลล์สำหรับสูตรการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนี้
11. การสร้างช่องค้นหาอย่างง่ายเพื่อเน้นเซลล์
คราวนี้มาลองเล่นกันสนุกๆ กับรูปแบบต่างๆ กัน นี่คือชุดข้อมูลสำหรับสิ่งนั้น
ที่นี่เราจะใส่ค่าในเซลล์ E4 และ Excel จะเน้นในช่วงก่อนหน้า ทั้งหมดนี้มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยวิธีสูตร เราต้องการการรวมกันของ ISNUMBER และ ค้นหา ฟังก์ชันสำหรับวิธีนี้
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ทั้งหมดในชุดข้อมูล ยกเว้นส่วนหัว
- จากนั้นไปที่ Home บนริบบิ้นของคุณ
- หลังจากนั้น เลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข จาก สไตล์ ส่วนกลุ่ม
- ถัดไป เลือก กฎใหม่ จากเมนูแบบเลื่อนลง
- ใน กฎการจัดรูปแบบ ขั้นแรก ให้เลือก ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ ตัวเลือกภายใต้ เลือกประเภทกฎ .
- จากนั้นแทรกสูตรต่อไปนี้ใน ค่ารูปแบบที่สูตรนี้เป็นจริง .
=ISNUMBER(SEARCH($E$4,B5))
- ถัดไป เลือกประเภทรูปแบบที่คุณต้องการ
- สุดท้าย คลิกที่ ตกลง .
ตอนนี้ดูที่ชุดข้อมูล ข้อความที่มีเกมคำศัพท์จะถูกทำเครื่องหมาย
ถ้าเราเปลี่ยนค่าในเซลล์ E4 เช่น “สุขภาพ” ไฮไลท์จะเปลี่ยนไป
12. เน้นค่าที่น้อยกว่าค่าเฉลี่ย
ตอนนี้เรามาทบทวนชุดข้อมูลก่อนหน้านี้กันอีกครั้ง
เราจะใช้แอปพลิเคชันพื้นฐานของการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับสูตรที่นี่ใน Excel เราจะเน้นค่าที่น้อยกว่าค่าเฉลี่ยในคอลัมน์ E . เราต้องการ ฟังก์ชัน AVERAGE เพื่อจุดประสงค์นี้
ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดูว่าเราจะทำได้อย่างไร
ขั้นตอน:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=E5<AVERAGE($E$5:$E$10)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
This will highlight the values that are less than average in the dataset.
13. Highlight Values That Are Greater Than Average
Similar, to the previous one, we are going to highlight the values that are greater than average in this section using the formula method of conditional formatting in Excel. We will have to use the AVERAGE function for this task too. The dataset will be the same.
Follow these steps to see the formula and how you can use it.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=E5>AVERAGE($E$5:$E$10)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
Thus Excel will highlight all the values that are higher than average in column E .
14. Find Nearest Value Including Exact Match
Now let’s take another unique example that is practical in data cleaning and analysis. We are going to find the nearest value to a number in a random set of data.
This is the dataset of this example.
As you can see from the figure, we are going to find the value that is closest to the one in cell C13 . If there is the same value in the dataset, it will highlight that cell instead of the closest value. For this purpose, we will utilize the MIN , ABS , and OR functions.
Follow these steps to see how you can do that.
Steps:
- First, we need to perform some calculations. We need to find the smallest difference from this value in that set of data. For that select cell C14 and write down the following formula.
=MIN(ABS(B5:D11-(C13)))
- Then press Enter .
- Now select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=OR(B5=$C$13-$C$14,B5=$C$13+$C$14)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
This will highlight the value that is closest to the value of 1, with conditional formatting formula in Excel.
15. Find Top 3 Values
Let’s go back to the random set of data.
This time we are going to find the top 3 values here using conditional formatting with a formula in Excel. The formula consists of the LARGE function .
Follow these steps to see how we can do that.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=B5>=LARGE($B$5:$D$11,3)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
As you can see Excel will thus mark the top 3 values from the range using conditional formatting formula.
16. Find Bottom 3 Values
Again, we will use the same dataset as before. But this time we will use that to highlight the bottom 3 values from the dataset. Just like before we are gonna need the SMALL function for the formula. To see how we can do that, follow these steps.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=B5<=SMALL($B$5:$D$11,3)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
This time, Excel will mark the bottom 3 values because of the conditional formatting formula.
17. Show Temperature with Color Scale
In this next example, let’s try another interesting usage of formula and conditional formatting in Excel. Here is the dataset for that.
We have taken two columns because we will use a formula to change the color based on the input in cell E5 . Also, there is a blank row at the start of the dataset. We will need that to utilize the formula we are going to use. The formula consists of IF and AND ฟังก์ชั่น. To see how you can change the color scheme of these temperatures based on the current temperature, follow these steps.
Steps:
- First, select cell C6 and write down the following formula in it.
=IF(B6=$E$5,"",IF(AND(B6<$E$5,$E$5<B5),"",B6))
- Then press Enter .
- Now select the cell again and click and drag the fill handle icon to replicate the formula for the rest of the cells in the column.
- Next, go to Conditional Formatting from the Styles group of the Home
- Then hover your mouse over the Color Scales .
- After that, select your preferred color scale.
- The temperature scale for conditional formatting based on the formula for current temperature will now be complete.
- If we change the value of the current temperature in cell E5 , the temperature scale will change accordingly.
This is how we can show the temperature with color scale utilizing formula and conditional formatting in Excel.
18. Highlight Alternate Rows with Conditional Formatting
Now let’s go back to one of the previous datasets of random numbers.
With this dataset, we will highlight alternate rows with a color using the conditional formatting formula in Excel. For the formula, we will need the INT and MOD functions.
The steps to do that are below.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=INT(MOD(ROW(),2))
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
This will highlight the alternate rows using the conditional formatting formula in Excel.
19. Highlight Cells with Error
Next up, we will be using the conditional formatting formula in Excel to highlight cells with errors. This is particularly helpful with a large number of data in a sheet and where finding errors manually is tiresome. For demonstration, let’s take a look at the following dataset.
There contains two errors in the dataset. We are going to use the ISERROR function in the conditional formatting formula to detect them. The formula used below will help us identify them using conditional formatting in Excel.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=ISERROR(B5)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
Excel will thus highlight all the errors as a result of using the conditional formatting formula.
20. Create Checklist with Conditional Formatting
Now let’s try another fun application of conditional formatting with a formula in Excel. This time we will make a checklist beside a set of data. With the options checked, the original data will change its format. We will use the following dataset.
This is a standard to-do list. Once we check a checkbox in the status column, the task beside it will change the format, let’s say a strikethrough. The basic idea is to use the boolean value of the checkbox to format in column B . Also, we will need the Developer tab to insert checkboxes. If you don’t have one in your ribbon, click here to display the Developer tab on your ribbon .
Follow these steps to see how we can use the Excel conditional formatting formula to create a checklist in detail.
Steps:
- First, go to the Developer tab on your ribbon.
- Then select Insert from the Controls group section.
- After that, select the Check box (Form Control) from the drop-down menu.
- Then place the box in its appropriate place.
- Next, right-click on the box and select Format Control from the context menu.
- Now go to the Control tab on the box and select cell C5 as its linked cell.
- Then click on OK .
- Now let’s remove the alt text and place it in the middle of the cell to make it look good.
- Now repeat the process for all of the tasks.
- Once checked, there will be a TRUE/FALSE value on the cells depending on it.
- So let’s use a white font color to make them invisible.
- Now select the task range you want to format.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=C5=TRUE
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
Now once we check a check box beside a task, it will format the task beside it. We did all of that using the help of the conditional formatting formula in Excel.
21. Highlight Weekends in a Week
Let’s try another example where we will use a formula to highlight weekends in calender week in Excel. We will use the OR and WEEKDAY functions to create this formula. As for the dataset, we will use the following.
Now follow these steps to see how we can highlight weekends in Excel using conditional formatting using the formula.
Steps:
- First, select all the cells in the dataset excluding headers.
- Then go to the Home tab on your ribbon.
- After that, select Conditional Formatting from the Styles group section.
- Next, select New Rule from the drop-down menu.
- In the Formatting Rule box, first, select the Use a formula to determine which cells to format option under Select a Rule Type .
- Then insert the following formula in the Format values where this formula is true .
=OR(WEEKDAY($B5)=1,WEEKDAY($B5)=7)
- Next, select your preferred format type.
- Finally, click on OK .
Thus it will highlight the weekends from the calender week, all with the help of conditional formatting in Excel.
บทสรุป
So these were the methods and different examples of using a formula for conditional formatting in Excel. I hope you have grasped the idea of the usage of the feature and can now use it accordingly. Hopefully, you have found this guide helpful and informative. If you have any questions or suggestions let us know in the comments below.
For more guides like this, visit Exceldemy.com .
