ทุกอีเมลเป็นการเบี่ยงเบนได้ คุณสามารถจัดการอีเมลโดยใช้กฎ (rules) ธง優先级 (priority flags) และหมวดหมู่สี (color categories) เวิร์กโฟลว์อัตโนมัตินี้จะช่วยให้กล่องจดหมายเข้า Outlook ของคุณสะอาด และใจของคุณว่างเปล่าจากความรุมระบาย
พิจารณาการจัดรูปแบบกล่องจดหมายเข้าอัตโนมัติแบบมีเงื่อนไข (Conditional Inbox Formatting) เพื่อนำประสิทธิภาพของคุณไปสู่อีกระดับ ข้อความแต่ละฉบับสามารถจัดประเภทและกรองได้ทันทีที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้า บทความนี้มุ่งเป้าไปที่ผู้ใช้ Outlook ทุกคน แต่อาจมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้บัญชี IMAP บัญชี IMAP ไม่ได้อนุญาตให้ใช้หมวดหมู่สีอย่างกว้างขวางอย่างผู้ใช้ POP3
Conditional Inbox Formatting คืออะไร?
Conditional Inbox Formatting เป็นวิธีอัตโนมัติในการทำสีข้อความเมื่อเข้ามาในกล่องจดหมายเข้า เราสามารถกำหนดช่วงสี ฟอนต์ และสไตล์ที่แตกต่างกันให้แต่ละข้อความ ตามเงื่อนไขที่หลากหลาย หากเงื่อนไขถูกปฏิบัติตาม ข้อความจะได้รับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนั้น ทำให้เด่นชัด และทำให้เวิร์กโฟลว์ง่ายขึ้น
ตอนนี้ฉันจะแสดงตัวอย่างเร็วๆ เพื่อให้กล่องจดหมายเข้าของคุณเคลื่อนไหว
ตั้งค่า Conditional Inbox Formatting
การตั้งค่ากฎ Conditional Inbox Formatting หลายกฎ ทำได้ง่ายมาก และสามารถทำความแตกต่างมากต่อเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ไปที่แท็บ View ภายใต้ Current View เลือก View Settings จะเปิดแผง Advanced View Settings เลือก Conditional Formatting จะแสดงรายการตัวเลือก conditional formatting เริ่มต้น บางอย่างอาจใช้งานอยู่แล้ว
กด Add ใส่ชื่อสำหรับกฎแรกของคุณ ฉันจะแน่ใจว่าฉันไม่พลาดจดหมายข่าวโรงเรียน ดังนั้นกฎจึงตั้งชื่อว่า "School Newsletter" ตอนนี้ เลือก Font คุณมีฟอนต์ Windows ทั้งหมดพร้อมใช้งาน หมายถึง Comic Sans, Chiller, และ Wingdings อยู่ในมือคุณ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเราพยายามรักษาเวิร์กโฟลว์กล่องจดหมายเข้า ฉันขอแนะนำให้คงอยู่กับสิ่งที่สมเหตุสมผล ที่ไม่ทำให้คุณหลุดโฟกัส!
เมื่อคุณเลือกฟอนต์แล้ว เลือกสี และเพิ่มขนาดฟอนต์เป็น big (ด้วยเหตุผลบางอย่าง ระบบนี้ไม่ใช้พอยต์ฟอนต์ปกติ อาจเพื่อไม่ให้เราเลือกขนาดใหญ่ผิดปกติ ซึ่งจะทำลายแผงกล่องจดหมายเข้า Outlook) เมื่อพร้อมแล้ว กด OK
ตอนนี้ เลือก Condition ฉันเพิ่มที่อยู่อีเมลเดียวในกฎนี้ ในกล่อง From หากคุณรู้ที่อยู่อีเมลเดียว ใส่ที่เหมาะสม หากคุณเพิ่มรายการยาว หรือแม้แค่หลายที่อยู่ การกด From จะเปิดสมุดที่อยู่ Outlook เมื่อคุณเพิ่มที่อยู่ที่จำเป็นแล้ว กด OK และกลับไปที่กล่องจดหมายเข้า กฎจะใช้ได้จากอีเมลถัดไปที่คุณรับ
เพิ่มหมวดหมู่สี (Color Categories)
ตอนนี้เรารู้วิธีสร้าง conditional format สำหรับเมลเข้า เราสามารถเริ่มเฉพาะเจาะจงกฎของเราได้ แผง Conditions มี 3 แท็บ: Messages, More Choices, และ Advanced เราสามารถใช้แต่ละแท็บเพื่อปรับปรุงกล่องจดหมายเข้า
Messages
ใช้แท็บ Messages เพื่อสร้างการค้นหาคำเฉพาะสำหรับแต่ละอีเมลเมื่อมาถึง แยกคำหลัก วลี หรือวลีที่เข้ามาในกล่องจดหมายเข้าซ้ำๆ และหากสำคัญ ให้ใช้ตัวกรอง
เรายังสามารถใช้การจัดรูปแบบกับอีเมลของเรา ตามตัวกรองเวลาหลากหลาย รวมถึงเวลาที่ Received, Sent, Created, Modified และเมื่ออีเมลตกในกล่องจดหมายเข้า เช่น Anytime, Yesterday, In the last 7 days, หรือ Last week
More Choices
แท็บ More Choices เป็นที่ที่คุณจะพบหมวดหมู่สี (color categories) รวมถึงตัวเลือกสำหรับการจับคู่รายการที่ยังไม่อ่านหรืออ่านแล้ว มีไฟล์แนบหลายไฟล์ มีระดับความสำคัญต่างกัน หรือถูก flag โดยผู้ใช้โดยอิสระ
ตัวกรองการจัดรูปแบบหมวดหมู่สี เหมือนกับที่คุณตั้งไว้แล้ว แต่มันทำให้ง่ายขึ้นในการสร้างต่อยอดจากกฎสีที่คุณใช้อยู่แล้ว วิธีนี้ คุณสามารถทำให้สีของคุณอัตโนมัติได้!
Advanced
แท็บ Advanced ให้เราสร้างเกณฑ์ conditional formatting แบบเฉพาะเจาะจง เพื่อกรองและใช้กับกล่องจดหมายเข้า การคลิกปุ่ม Field จะให้คุณเข้าถึงรายการเกณฑ์ตัวกรองที่น่าท่วมท้นบ้าง ซึ่งคุณสามารถเลือกหลายตัวเลือก เพื่อสร้าง "filter tree"
มีตัวเลือกเยอะมากที่นี่ แต่อย่าทำให้คุณน้อยใจไปสร้างรายการของตัวเอง ใช้เวลาและสแกนผ่านแต่ละรายการ จำนวนมากของตัวเลือกจะไม่ได้ใช้กับกล่องจดหมายเข้าของคุณ ดังนั้นในทฤษฎีแล้วควรทำให้ช่วงการค้นหาแคบลง
คุณกำลัง Conditionally Formatting อยู่แล้ว
ตอนนี้คุณควรสามารถตั้งค่ากฎ conditional formatting หลายกฎสำหรับกล่องจดหมายเข้าของคุณได้ ไม่ว่าคุณจะกรองทุกอย่างเข้าโฟลเดอร์เฉพาะหรือไม่ แม้อีเมลที่กำลังเข้าสู่โฟลเดอร์เฉพาะเหล่านั้น ก็สามารถนำการจัดรูปแบบไปด้วย ทำให้คุณมีความหลากหลายในการใช้สีเฉพาะ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะไฮไลท์ชื่อเฉพาะ ลองทำสีและกรองธีมเฉพาะ หรือคำหลัก
Conditional formatting ตั้งค่าได้ง่ายมาก และเมื่อคุณเริ่มใช้งานแล้ว มันจะเก็บกล่องจดหมายเข้า — และหวังว่าจิตใจของคุณ — ให้สะอาดจากความรุมระบายดิจิทัล
คุณใช้ conditional inbox formatting ไหม? มีเคล็ดลับหรือเทคนิคสำหรับผู้อ่านของเราไหม? บอกเราได้ด้านล่าง!
