ทางลัดสำหรับตัวกรอง Excel (3 การใช้งานด่วนพร้อมตัวอย่าง)

การประยุกต์ใช้ทางลัดตัวกรอง excel ใน Microsoft Excel เป็นวิธีที่สะดวกมากในการใช้ตัวเลือกการกรอง ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาของเราเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราอีกด้วย โดยทั่วไป เราใช้กระบวนการกรองเพื่อแสดงข้อมูลบางอย่างจากชุดข้อมูลภายใต้เงื่อนไขเฉพาะ

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดได้จากที่นี่

3 ตัวอย่างพร้อมแป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองข้อมูล Excel

เราจะสาธิต 3 วิธีในการใช้ทางลัดตัวกรอง excel เนื่องจากกระบวนการกรองมีความจำเป็นอย่างมากในขณะที่ทำงานกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่

1. ใช้ตัวเลือกทางลัดตัวกรองใต้แท็บข้อมูลเพื่อกรองข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ แท็บข้อมูล เพื่อกรองข้อมูลในแผ่นงาน Excel เพื่อแสดงวิธีการของทางลัดตัวกรอง excel นี้ เรามีชุดข้อมูลของยอดขายต่อไปนี้ซึ่งจัดประเภทตามนามสกุลของพนักงานขายและเมืองที่ทำงานของพวกเขา มาดูกันว่าเราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไรโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ:

ขั้นตอน:

• อันดับแรก เลือกเซลล์ใดก็ได้จากช่วงข้อมูล ตัวอย่างเช่น เราจะเลือกเซลล์ B4 .
• ถัดไป ไปที่ ข้อมูล .
• จากนั้น เลือกตัวเลือก “ตัวกรอง” จาก “จัดเรียงและกรอง” ส่วนใน ข้อมูล .

• สุดท้าย เราจะเห็นไอคอนการกรองแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของชุดข้อมูลของเรา

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการเพิ่มตัวกรองใน Excel

2. กรองข้อมูล Excel ด้วยตัวเลือก 'จัดเรียงและกรอง'

ในวิธีนี้ เราจะทำให้ไอคอนตัวกรองมองเห็นได้โดยใช้ “จัดเรียง &ตัวกรอง” ตัวเลือกจาก หน้าแรก แท็บ นอกจากนี้ เราจะดำเนินการกับชุดข้อมูลก่อนหน้าสำหรับวิธีนี้ด้วย มาดูขั้นตอนการดำเนินการนี้กัน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ หน้าแรก แท็บ

• ขั้นที่สอง เลือกตัวเลือก “จัดเรียงและกรอง” จาก “กำลังแก้ไข” ส่วนของ หน้าแรก .
• ประการที่สาม จากตัวเลือกที่มีในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก “ตัวกรอง” .

• สุดท้าย เราสามารถดูไอคอนการกรองแบบเลื่อนลงในส่วนหัวของช่วงข้อมูลของเรา

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการกรองค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel (8 วิธีง่ายๆ)
• กรองตาราง Pivot ของ Excel (8 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• วิธีการกรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)
• สร้างตัวกรองแบบกำหนดเองใน Excel (5 วิธี)

3. ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองข้อมูล Excel

ในขณะที่ใช้วิธีทางลัดแบบใดก็ตาม คำที่พบบ่อยที่สุดในความคิดของเราคือการใช้แป้นพิมพ์ลัด ในกรณีของการใช้ทางลัดตัวกรอง excel เราจะใช้แป้นพิมพ์ลัดด้วย ในส่วนนี้ เราจะพูดถึง 8 แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองข้อมูล excel

3.1 การเปิดหรือปิดตัวเลือกการกรองใน Excel

เราสามารถเปิดหรือปิดกระบวนการกรองข้อมูลสำหรับช่วงข้อมูลใด ๆ ได้โดยใช้วิธีแป้นพิมพ์ลัดอย่างง่าย เช่นเดียวกับตัวอย่างก่อนหน้านี้ เรามีชุดข้อมูลเดียวกันสำหรับตัวอย่างนี้ด้วย ในการดำเนินการนี้ เราต้องทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ให้เลือกเซลล์จากช่วงข้อมูล เรากำลังเลือกเซลล์ B4 ในตัวอย่างนี้
• ถัดไป กด Ctrl + Shift + L ในเวลาเดียวกัน
• ดังนั้นเราจึงได้รับไอคอนแบบเลื่อนลงการกรองในส่วนหัวของช่วงข้อมูลของเรา

• สุดท้าย ถ้าเรากด Ctrl + Shift + L อีกครั้ง ไอคอนการกรองแบบเลื่อนลงจะไม่สามารถใช้ได้ในส่วนหัวอีกต่อไป

3.2 ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อดูเมนูตัวกรองแบบเลื่อนลง

ดังที่เราทราบแล้วว่าเราสามารถเข้าถึงตัวเลือกการกรองได้โดยคลิกที่ไอคอนตัวกรอง จากวิธีนี้ เราจะมาทำความรู้จักกับวิธีการทำสิ่งเดียวกันโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด เรามีชุดข้อมูลของตัวอย่างก่อนหน้านี้ซึ่งมีไอคอนแบบเลื่อนลงสำหรับการกรอง ดังนั้น เพียงทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อดำเนินการนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ใดก็ได้จากส่วนหัว เราจะไปกับเซลล์ B4 .
• ประการที่สอง กด Alt + ลูกศรลง .
• สุดท้ายนี้ เราจะเห็นตัวเลือกที่ใช้ได้ในการกรอง “นามสกุล” .

3.3 เลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงโดยใช้แป้นพิมพ์

หลังจากเปิดตัวเลือกการกรองโดยใช้ Alt + ลูกศรลง ในตัวอย่างนี้ เราจะเลือกตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงการกรอง ดังนั้น เพียงทำตามคำแนะนำง่ายๆ เพื่อทำสิ่งนี้

ขั้นตอน:

• กด ขึ้น หรือ ลง ปุ่มลูกศรเพื่อเลือกคำสั่งจากความคิดเห็น
• หลังจากส่วนกด Enter เพื่อใช้คำสั่งนั้น

3.4 ใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อกรองข้อมูล Excel

เราสามารถใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อเข้าถึงแต่ละคำสั่งในเมนูแบบเลื่อนลง ดังนั้น ให้ดูที่ตารางต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจการใช้ตัวอักษรที่ขีดเส้นใต้เพื่อใช้ทางลัดตัวกรอง excel

นอกจากนี้ เรายังตรวจสอบ/ยกเลิกการเลือกรายการกรองได้โดยกด Space Bar .

3.5 กรองรายการพร้อมช่องค้นหาใน Excel

ในรายการแบบเลื่อนลงการกรอง เรามีช่องค้นหาอยู่เหนือรายการการกรอง เราสามารถใช้ช่องค้นหาเพื่อค้นหาเงื่อนไขการกรองของเราเมื่อมีรายการจำนวนมากในชุดข้อมูล มาดูกันว่าเราจะทำสิ่งนี้ได้อย่างไรโดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เปิดเมนูการกรองแบบเลื่อนลงในชุดข้อมูล ที่นี่ เราจะดำเนินการต่อด้วยชุดข้อมูลก่อนหน้าของเรา
• ประการที่สอง กด Alt + DownArrow + E . การดำเนินการนี้จะเปิดใช้งานช่องค้นหา
• ประการที่สาม ใส่ข้อความ “Sm” ในช่องค้นหา
• สุดท้าย เราจะเห็นเฉพาะรายการการกรองที่ขึ้นต้นด้วยข้อความ “Sm” .

3.6 ล้างตัวกรองจากคอลัมน์เฉพาะของช่วงข้อมูล

ในชุดข้อมูลต่อไปนี้ เรามีคอลัมน์ที่กรองแล้วสองคอลัมน์ สมมติว่าเราต้องการลบการกรองออกจากคอลัมน์เฉพาะ “เมือง” . ถ้าเรากด Ctrl + Shift + L การกรองทั้งหมดจากชุดข้อมูลของเราจะถูกลบออก แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ ดังนั้น หากต้องการล้างการกรองจากคอลัมน์ใดคอลัมน์หนึ่ง ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ส่วนหัว C4 .
• ถัดไป กด Alt + ลูกศรลง + C .
• สุดท้าย เราจะเห็นว่าไม่มีตัวกรองในคอลัมน์ “เมือง” . แต่ตัวเลือกการกรองในคอลัมน์ “นามสกุล” ยังคงไม่เปลี่ยนแปลง

3.7 กรองข้อมูล Excel ด้วยกล่องโต้ตอบตัวกรองแบบกำหนดเอง

ในวิธีนี้ เราจะใช้กล่องโต้ตอบตัวกรองแบบกำหนดเองเพื่อใช้ตัวกรองสำหรับช่วงข้อมูลเฉพาะ เราจะดำเนินการต่อด้วยชุดข้อมูลก่อนหน้าของเราสำหรับตัวอย่างนี้ เราจะกรองคอลัมน์ “เมือง” เฉพาะในเมือง “นิวยอร์ก” . มาทำตามขั้นตอนเพื่อดำเนินการนี้กัน

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้เซลล์เซลล์ส่วนหัว C4 .
• ถัดไป กด Alt + Down ลูกศร เพื่อดูเมนูการกรองแบบเลื่อนลง
• จากนั้นให้กดปุ่ม F และ อี .
• ดังนั้น กล่องโต้ตอบใหม่ที่ชื่อว่า “ตัวกรองอัตโนมัติที่กำหนดเอง” จะเปิดขึ้น
• หลังจากนั้น ป้อนพารามิเตอร์ “เท่ากับ” &“นิวยอร์ก” ในช่องป้อนข้อมูลชื่อ เลือกตัวเลือกและ .
• ตอนนี้ กดตกลง .

• สุดท้าย เราเห็นแต่ค่าของเมือง “นิวยอร์ก” .

3.8 ใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อกรองเซลล์ว่างหรือไม่ว่าง

บางครั้งชุดข้อมูลของเราจะมี ว่าง เซลล์. เรากรองได้ทั้ง ว่าง เซลล์และไม่ว่างเปล่า เซลล์โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด ชุดข้อมูลต่อไปนี้ประกอบด้วย ธนาคาร เซลล์. เราจะกรองทั้ง ว่าง และ ไม่ว่างเปล่า เซลล์เป็นรายบุคคล มาดูขั้นตอนในการทำเช่นนี้กัน

ขั้นตอน:

• ในตอนเริ่มต้น ให้เลือกเซลล์ส่วนหัว B4 . กด Alt + Down .
• ถัดไป กด F และ อี ตามลำดับเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองที่กำหนดเอง
• จากนั้น ป้อนค่าแบบเลื่อนลงของ นามสกุล ส่วน “เท่ากับ” .
• หลังจากนั้น ให้เก็บช่องป้อนข้อมูลที่สองไว้ ว่าง .
• ตอนนี้ กด ตกลง .

• ดังนั้น เราจะเห็นเซลล์ว่างที่ถูกกรองของคอลัมน์ “นามสกุล” .

อีกครั้ง หากเราต้องการกรอง Non-Blank เซลล์สำหรับคอลัมน์ “นามสกุล” เพียงทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ส่วนหัว B4 . กด Alt + Down .
• ประการที่สอง กด F และ ไม่มี ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบตัวกรองที่กำหนดเอง
• ประการที่สาม ใส่ค่าแบบเลื่อนลงของ นามสกุล ส่วน “เท่ากับ” .
• ถัดไป เก็บช่องป้อนข้อมูลที่สองไว้ ว่าง .
• ตอนนี้ กด ตกลง .

• สุดท้าย เราสามารถดูได้เฉพาะ Non-Blank เซลล์สำหรับคอลัมน์ “นามสกุล” .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลบตัวกรองใน Excel

สิ่งที่ควรจำ

1. หากต้องการใช้การกรองในช่วงข้อมูลมากกว่าหนึ่งช่วงในแผ่นงานเดียว เราจำเป็นต้องใช้ คุณลักษณะตาราง Excel .
2. เราสามารถใช้ตัวเลือกการกรองได้ครั้งละหนึ่งตัวเลือกในคอลัมน์หนึ่งๆ ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถใช้ ตัวกรองข้อความ และ ฟิลเตอร์สี พร้อมกันในคอลัมน์
3. หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลประเภทต่างๆ ในคอลัมน์เดียวกัน

บทสรุป

ในตอนท้าย บทความนี้จะแนะนำให้คุณเข้าใจวิธีใช้ทางลัดตัวกรอง excel เราได้แสดงวิธีการต่างๆ ตลอดทั้งบทความนี้เพื่อให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นสำหรับคุณ มีสมุดแบบฝึกหัดเพิ่มในบทความนี้ ดังนั้นดาวน์โหลดสมุดงานและฝึกฝนตัวเอง หากคุณรู้สึกสับสนเพียงแสดงความคิดเห็นในช่องด้านล่าง เราจะพยายามตอบคุณโดยเร็วที่สุด

อ่านเพิ่มเติม

• วิธีการกรองหลายคอลัมน์ใน Excel อย่างอิสระ
• ค้นหาหลายรายการในตัวกรอง Excel (2 วิธี)
• วิธีการกรองเซลล์ด้วยสูตรใน Excel (2 วิธี)
• กรองตามสีใน Excel (2 ตัวอย่าง)