บางครั้งจำเป็นต้องแสดงข้อมูลในรายงาน MIS . รายงานนี้ให้ความยืดหยุ่นมากมายแก่เราในการแสดงภาพรูปแบบที่เปลี่ยนแปลงไปของชุดข้อมูลของเรา ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี หากคุณสนใจที่จะทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดและติดตามเรา
ดาวน์โหลดสมุดแบบฝึกหัดเล่มนี้เพื่อฝึกฝนในขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้
รายงาน MIS คืออะไร
MIS ย่อมาจาก Management Information System MIS เป็นรายงานสรุปเพื่อแสดงข้อมูลที่กรองแล้วของชุดข้อมูลขนาดใหญ่ รายงานประเภทนี้ใช้กันอย่างแพร่หลายในชีวิตการทำงานปกติของเราในการให้ข้อมูลแก่หน่วยงานระดับสูง
การจำแนกประเภทของรายงาน MIS
ตามความต้องการของบุคคล รายงาน MIS สามารถจำแนกได้หลายประเภท:
- รายงานการขาย
- รายงาน MIS ในบัญชี
- รายงานงบประมาณ
- รายงานการผลิต
- รายงานงบกระแสเงินสด
- รายงานงบกองทุน
- รายงานกำไร
- รายงานงบกำไรขาดทุน
- รายงานการสูญเสียผิดปกติ
- รายงานต้นทุน
- รายงานทรัพยากรบุคคล
- รายงานสินค้าคงคลัง
- รายงานการตีพิมพ์เชิงสถิติ
- คำสั่งซื้อในมือรายงาน
- รายงานเกี่ยวกับเวลาที่เหมาะสม
- รายงานการใช้เครื่องจักร
- รายงานสรุป
- รายงานแนวโน้ม
- รายงานข้อยกเว้น
ข้อดี
รายงาน MIS ให้ประโยชน์มากมายในชีวิตประจำวันของเรา
- รายงาน MIS ช่วยในการจัดการข้อมูล
- กำหนดแนวโน้มข้อมูล
- ตั้งเป้าหมายขององค์กร
- การระบุปัญหา
- การเพิ่มและปรับปรุงประสิทธิภาพของบริษัท
- ลดต้นทุนการผลิตและข้อผิดพลาด
ขั้นตอนทีละขั้นตอนในการทำรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี
สำหรับการสร้างรายงาน MIS เราจะพิจารณาชุดข้อมูลของรายงานบัญชีของร้านเครื่องเขียนเป็นเวลาหนึ่งเดือน ในชุดข้อมูลของเรา เรานำรายการ 10 สินค้าเครื่องเขียนในคอลัมน์ B . ปริมาณอยู่ในคอลัมน์ C ยอดขายของเดือนนั้นอยู่ในคอลัมน์ D และสินค้าคงคลังที่เหลืออยู่ในคอลัมน์ E . ค่าใช้จ่ายของเจ้าของร้าน รายได้ และกำไรอยู่ในคอลัมน์ F,G และ ห ตามลำดับ ดังนั้น เราสามารถพูดได้ว่าชุดข้อมูลของเราอยู่ในช่วงของเซลล์ B5:H14 .
ขั้นตอนที่ 1:นำเข้าชุดข้อมูลของคุณ
ที่นี่ เราจะใส่ชุดข้อมูลของเราลงใน Microsoft Excel . นอกจากนั้น คุณสามารถนำเข้าจากไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นได้ ใช้ฟังก์ชัน SUM เพื่อหาผลรวมของ ต้นทุน รายได้ และ กำไร คอลัมน์
- เพื่อรวม กำไร เขียนสูตรต่อไปนี้ในเซลล์ H15 .
=SUM(H5:H14) - ตอนนี้ ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับ F15 และ G15 เพื่อให้ได้ผลรวมของ ค่าใช้จ่าย และ รายได้ .
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
ขั้นตอนที่ 2:สร้างตาราง Pivot
ในขั้นตอนนี้ เราจะสร้าง Pivot Table ของชุดข้อมูลของเรา เราต้องการรวม ปริมาณ การขาย และ สินค้าคงคลัง ในตารางเดือยของเรา
- ก่อนอื่น เลือกช่วงของเซลล์ทั้งหมด B4:E14 .
- จากนั้น ใน แทรก แท็บ เลือก PivotTable จาก ตาราง กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ กล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่เรียกว่า PivotTable จากตารางหรือช่วง จะปรากฏขึ้น
- อย่าลืมตรวจสอบ แผ่นงานใหม่ ตัวเลือกเพื่อรักษาชุดข้อมูลเดิมของคุณไว้
- สุดท้าย คลิก ตกลง .
- คุณจะเห็นแผ่นงานใหม่สร้างชื่อ ชีต ใน แถบชื่อแผ่นงาน .
- ในแผ่นงานนั้น คุณจะเห็นหน้าต่างด้านข้างชื่อ Pivot Table Field . คุณจะเห็นชื่อคอลัมน์ที่นี่ด้วย
- ตอนนี้ ลากชื่อฟิลด์ไปที่ 4 กล่องด้านล่างชื่อ ลากฟิลด์ระหว่างพื้นที่ด้านล่าง ตามความต้องการของคุณ เราเก็บ ไอเทม ใน แถว และอีก สาม คอลัมน์ใน ค่า .
- คุณจะเห็นว่าเมื่อคุณเริ่มป้อนชื่อฟิลด์ลงใน สี่ กล่องจะแทรกลงในตารางเดือยทีละรายการ
- สุดท้าย ให้คลิกปุ่ม ปิด ปุ่มที่มุมขวา ของหน้าต่างด้านข้างนั้นให้ปิด
อ่านเพิ่มเติม: วิธีการทำให้รายงาน Excel เป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้มาโคร (3 วิธีง่ายๆ)
การอ่านที่คล้ายกัน
- วิธีการสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงานในรูปแบบ PDF โดยใช้ Excel VBA (3 เคล็ดลับง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 ตัวแปรทั่วไป)
- จัดทำรายงานกิจกรรมประจำวันใน Excel (ตัวอย่างง่ายๆ 5 ตัวอย่าง)
- วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
ขั้นตอนที่ 3:แทรกแผนภูมิสำหรับฟิลด์ Pivot
ในขั้นตอนนี้ เราจะแทรก สี่ แผนภูมิประเภทต่างๆ เพื่อแสดงรูปแบบข้อมูลของเรา ในหมู่พวกเขา สอง จะเป็น คอลัมน์ ชาร์ต หนึ่ง จะเป็น บาร์ แผนภูมิ และ อันสุดท้าย จะเป็น พาย แผนภูมิ
- ขั้นแรก ให้เลือกช่วงของเซลล์ทั้งหมด A3:D14 .
- ตอนนี้ เลือกลูกศรแบบเลื่อนลงของ แผนภูมิคอลัมน์หรือแท่ง จาก แผนภูมิ กลุ่ม
- จากนั้น เลือก คอลัมน์ที่จัดกลุ่ม ตัวเลือกจาก คอลัมน์ 2 มิติ ส่วน.
- แผนภูมิจะปรากฏขึ้นตรงหน้าคุณ หลังจากนั้น คลิกที่ องค์ประกอบแผนภูมิ ไอคอนและตรวจสอบองค์ประกอบที่คุณต้องการเก็บไว้ ในกรณีนี้ เราตรวจสอบเฉพาะ แกน และ ตารางข้อมูล เพื่อความสะดวกของเรา
- คุณยังสามารถแก้ไขรูปแบบแผนภูมิและข้อความจาก การออกแบบ และ รูปแบบ แท็บ
- เราเลือก สไตล์ 8 สำหรับแผนภูมิของเรา สำหรับสิ่งนั้น ให้เลือก รูปแบบ 8 ตัวเลือกจาก รูปแบบแผนภูมิ กลุ่ม
- จากนั้น ใช้ ปรับขนาด ไอคอนที่ขอบของแผนภูมิเพื่อให้เห็นภาพได้ดีขึ้น
- ตอนนี้ เลือกตารางเดือยทั้งหมดอีกครั้งและจาก แผนภูมิ กลุ่ม แทรก คอลัมน์แบบเรียงซ้อน 100% จากลูกศรแบบเลื่อนลงของ แผนภูมิคอลัมน์หรือแท่ง
- ถัดไป คลิกที่ องค์ประกอบแผนภูมิ ไอคอนและเก็บ แกน และ ตำนาน ในแผนภูมินี้ นอกจากนั้น เรายังคงรูปแบบแผนภูมิเดียวกันกับแผนภูมิก่อนหน้า
- ในทำนองเดียวกัน สำหรับ บาร์ แผนภูมิ ทำตามขั้นตอนเดียวกัน และในลูกศรแบบเลื่อนลงของ แผนภูมิคอลัมน์หรือแผนภูมิแท่ง ให้เลือก แถบคลัสเตอร์ ตัวเลือกจาก แถบ 2 มิติ ส่วน.
- ตอนนี้ แก้ไขจำนวนองค์ประกอบและรูปแบบแผนภูมิตามที่คุณต้องการ เราเลือก สไตล์ 3 และเฉพาะ ขวาน องค์ประกอบในแผนภูมินี้
- สุดท้าย สำหรับ พาย แผนภูมิ เลือกช่วงเซลล์ทั้งหมด A3:D14 และเลือกลูกศรแบบเลื่อนลงของ แทรกแผนภูมิวงกลมหรือโดนัท ตัวเลือก
- ตอนนี้ เลือก พายสามมิติ ตัวเลือก
- จากนั้น ปรับรูปแบบแผนภูมิ เราเลือก สไตล์ 8 สำหรับแผนภูมิของเราและกำจัดองค์ประกอบแผนภูมิทั้งหมด
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)
ขั้นตอนที่ 4:ใส่ตัวแบ่งส่วนข้อมูล
ที่นี่ เราจะแทรก ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ลงในสเปรดชีต Excel ของเรา ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ทำให้เรามีความยืดหยุ่นมากในขณะที่เรากรองข้อมูลของเรา
- การแทรก ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ไปที่ การวิเคราะห์ Pivot Chart แท็บ
- ตอนนี้ เลือก ตัวแบ่งส่วนข้อมูลส่วนแทรก ตัวเลือกจาก ตัวกรอง กลุ่ม
- กล่องโต้ตอบขนาดเล็กที่ชื่อว่า แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล จะปรากฏขึ้น
- จากนั้น ตรวจสอบฟิลด์ที่คุณต้องการใน ตัวแบ่งส่วนข้อมูล . สำหรับชุดข้อมูลของเรา เราเลือกเฉพาะ รายการ ฟิลด์.
- คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
- คุณจะได้รับ ตัวแบ่งส่วนข้อมูล ชื่อว่า รายการ และมีค่าทั้งหมดของ รายการ คอลัมน์
- หลังจากนั้น ใช้ ปรับขนาด ไอคอนที่ขอบของตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อแสดงค่าทั้งหมด
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างรายงานการขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนด่วน)
ขั้นตอนที่ 5:สร้างรายงาน MIS
ตอนนี้ เราจะแสดงแผนภูมิของเราในชีตแยกต่างหากเป็นรายงาน . หากคุณดูแผ่นงานนี้ แผนภูมิทั้งหมดจะถูกวางเรียงต่อกัน และเราไม่สามารถมองเห็นได้
- ในการสร้างรายงาน ให้สร้างแผ่นงานใหม่และตั้งชื่อแผ่นงานนั้น เราตั้งชื่อชีตเป็น รายงาน .
- ตอนนี้ เลือกแผนภูมิและจาก การวิเคราะห์ PivotChart แท็บ เลือก ย้ายแผนภูมิ ตัวเลือกจาก การดำเนินการ กลุ่ม
- ด้วยเหตุนี้ Move Chart กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้นต่อหน้าคุณ
- จากนั้น ตรวจสอบ วัตถุใน และจากลูกศรแบบเลื่อนลงของช่องนั้น ให้เลือกรายงาน แผ่น.
- สุดท้าย คลิก ตกลง และคุณจะพบว่าแผนภูมิถูกย้ายไปยังแผ่นงานนั้น
- นอกจากนั้น คุณสามารถเลือกแผนภูมิแล้วกด ‘Ctrl+C’ เพื่อคัดลอกแผนภูมิ
- จากนั้นไปที่ รายงาน แผ่นงานแล้วกด ‘Ctrl+V’ เพื่อวาง มันจะทำสำเนาแผนภูมิของคุณ
- ตอนนี้ ทำตามขั้นตอนเดียวกันสำหรับองค์ประกอบที่เหลือ
- หลังจากนั้น ให้จัดเรียงใหม่ในชีตเพื่อให้ได้ภาพที่สมบูรณ์ของแผนภูมิทั้งหมดและตัวแบ่งส่วนข้อมูลรายการ .
- คุณจะได้รับรายงาน MIS ของคุณพร้อมใช้
สุดท้าย เราสามารถพูดได้ว่าขั้นตอนการทำงานของเราทำงานได้อย่างสมบูรณ์ และเราสามารถสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชีได้
บทสรุป
นั่นคือจุดสิ้นสุดของบทความนี้ ฉันหวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณ และคุณจะสามารถสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชีได้ โปรดแบ่งปันข้อสงสัยหรือคำแนะนำเพิ่มเติมกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่างหากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเพิ่มเติม
อย่าลืมตรวจสอบเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy สำหรับปัญหาและแนวทางแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับ Excel หลายประการ เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และเติบโตต่อไป!
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการสร้างการ์ดรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
- สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (คำแนะนำทีละขั้นตอน)
- สร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
- วิธีการสร้างรายงานการขายใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามเขตแดน
- วิธีการสร้างรายงานการขายรายเดือนใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
