สร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี: คู่มือทีละขั้นที่รวดเร็ว

บางครั้งเราจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลในรูปแบบ รายงาน MIS รายงานนี้ให้ความยืดหยุ่นสูงในการแสดงรูปแบบการเปลี่ยนแปลงของชุดข้อมูล ในบทความนี้ จะแนะนำวิธีสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับงานบัญชี หากสนใจ ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดและติดตามอ่านต่อไป

ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดนี้เพื่อฝึกปฏิบัติขณะอ่านบทความ

รายงาน MIS คืออะไร?

MIS ย่อมาจาก Management Information System (ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ) MIS เป็นรายงานสรุปเพื่อแสดงข้อมูลที่กรองแล้วจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ประเภทรายงานนี้ใช้กันอย่างกว้างขวางในชีวิตวิชาชีพประจำวัน เพื่อนำเสนอข้อมูลให้ผู้บริหารระดับสูง

การจัดประเภทรายงาน MIS

ตามความต้องการของแต่ละคน รายงาน MIS สามารถจัดประเภทได้หลายประเภท:

• รายงานยอดขาย (Sales Report)
• รายงาน MIS ด้านบัญชี (MIS Report in Accounts)
• รายงานงบประมาณ (Budget Report)
• รายงานการผลิต (Production Report)
• รายงานกระแสเงินสด (Cash Flow Statement Report)
• รายงานแหล่งเงินทุน (Funds Statement Report)
• รายงานกำไร (Profit Report)
• รายงานงบกำไรขาดทุน (Income Statement Report)
• รายงานความสูญเสียผิดปกติ (Abnormal Losses Report)
• รายงานต้นทุน (Costing Report)
• รายงานทรัพยากรบุคคล (HR Report)
• รายงานสินค้าคงคลัง (Inventory Report)
• รายงานสถิติ (Statistical Publication Report)
• รายงานคำสั่งซื้อค้าง (Orders in Hand Report)
• รายงานเวลาว่าง (Report on Ideal Time)
• รายงานการใช้งานเครื่องจักร (Machine Utilisation Report)
• รายงานสรุป (Summary Report)
• รายงานแนวโน้ม (Trend Report)
• รายงานข้อยกเว้น (Exception Report)

ข้อดี

รายงาน MIS ให้ข้อได้เปรียบอย่างมากในชีวิตวิชาชีพประจำวัน:

• ช่วยในการจัดการข้อมูล
• กำหนดแนวโน้มของข้อมูล
• ตั้งเป้าหมายองค์กร
• ระบุปัญหา
• เพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงองค์กร
• ลดต้นทุนการผลิตและข้อผิดพลาด

ขั้นตอนการสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับบัญชี

สำหรับการสร้างรายงาน MIS เราพิจารณาชุดข้อมูลรายงานบัญชีของร้านขายอุปกรณ์เขียนหนังสือเป็นเวลาหนึ่งเดือน ในชุดข้อมูล มีรายการ 10 สินค้าอุปกรณ์เขียนหนังสือในคอลัมน์ B จำนวนในคอลัมน์ C ยอดขายของเดือนนั้นในคอลัมน์ D และสินค้าคงเหลือในคอลัมน์ E ต้นทุนของเจ้าของร้าน รายได้ และกำไร อยู่ในคอลัมน์ F, G, และ H ตามลำดับ ดังนั้นชุดข้อมูลอยู่ในช่วง B5:H14

ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าชุดข้อมูล (Import Your Dataset)

ที่นี่เราจะนำชุดข้อมูลเข้า Microsoft Excel นอกจากนี้ คุณสามารถนำเข้าจากไฟล์ข้อมูลประเภทอื่นได้ ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อหาผลรวมของคอลัมน์ Cost, Income, และ Profit

• เพื่อหาผลรวม Profit พิมพ์สูตรในเซลล์ H15: =SUM(H5:H14)
• ทำซ้ำสำหรับ F15 และ G15 เพื่อหาผลรวม Cost และ Income

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานรายเดือนใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Pivot Table

ในขั้นตอนนี้ จะสร้าง Pivot Table ของชุดข้อมูล ต้องการรวมคอลัมน์ Quantity, Sales, และ Inventory ใน Pivot Table

• เลือกช่วงเซลล์ทั้งหมด B4:E14
• ในแท็บ Insert เลือก PivotTable จากกลุ่ม Tables
• กล่องโต้ตอบ PivotTable from table or range จะปรากฏ ติ๊ก New Worksheet เพื่อรักษาชุดข้อมูลต้นฉบับ แล้วกด OK
• จะมีชีตใหม่ชื่อ Sheet ปรากฏใน Sheet Name Bar
• ในชีตนั้น จะมีหน้าต่างข้างเคียงชื่อ Pivot Table Field แสดงชื่อคอลัมน์
• ลากชื่อฟิลด์ไปใส่ใน 4 กล่อง ใต้หัวข้อ Drag fields between areas below ตามต้องการ เราวาง Item ใน Rows และ 3 คอลัมน์อื่นๆ ใน Values
• เมื่อเริ่มลากฟิลด์เข้าไปใน 4 กล่อง ข้อมูลจะถูกแทรกใน Pivot Table ทีละรายการ
• กดปุ่ม Close มุมขวาบนของหน้าต่างข้างเคียงเพื่อปิด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีทำให้รายงาน Excel อัตโนมัติด้วย Macro (3 วิธีง่ายๆ)

บทความคล้ายกัน

• วิธีสร้างรายงานค่าใช้จ่ายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
• สร้างรายงานในรูปแบบ PDF ด้วย Excel VBA (3 เทคนิคเร็ว)
• วิธีสร้างรายงานการผลิตใน Excel (2 รูปแบบทั่วไป)
• สร้างรายงานกิจกรรมรายวันใน Excel (5 ตัวอย่างง่าย)
• วิธีสร้างรายงานการผลิตรายวันใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)

ขั้นตอนที่ 3: แทรกแผนภูมิสำหรับ Pivot Fields

ในขั้นตอนนี้ จะแทรก 4 ประเภทแผนภูมิที่แตกต่างกัน เพื่อแสดงรูปแบบข้อมูล ระหว่นั้น 2 แผนภูมิคอลัมน์ (Column Charts) 1 แผนภูมิแท่ง (Bar Chart) และ 1 แผนภูมิพาย (Pie Chart)

• เลือกช่วงเซลล์ทั้งหมด A3:D14
• เลือกลูกศรดรอปดาวน์ของ Column or Bar Chart จากกลุ่ม Charts
• เลือก Clustered Column จากส่วน 2-D Column

• แผนภูมิจะปรากฏ คลิกไอคอน Chart Element ติ๊กเฉพาะองค์ประกอบที่ต้องการ ที่นี่ติ๊กแค่ Axes และ Data Table
• สามารถปรับสไตล์และข้อความแผนภูมิจากแท็บ Design และ Format เราเลือก Style 8 จากกลุ่ม Chart Styles ใช้ไอคอน Resize ที่ขอบแผนภูมิเพื่อการมองเห็นที่ดีกว่า

• เลือก Pivot Table ทั้งหมดอีกครั้ง จากกลุ่ม Charts แทรก 100% Stacked Column จากลูกศรดรอปดาวน์ของ Column or Bar Chart
• คลิกไอคอน Chart Element คงไว้ Axes และ Legend ใช้สไตล์แผนภูมิเดียวกับแผนภูมิก่อนหน้า

• สำหรับ Bar Chart ทำกระบวนการเดียวกัน ในลูกศรดรอปดาวน์ของ Columns or Bar Chart เลือก Clustered Bar จากส่วน 2-D Bar
• ปรับจำนวนองค์ประกอบและสไตล์แผนภูมิตามต้องการ เราเลือก Style 3 และคงไว้แค่ Axes

• สุดท้าย สำหรับ Pie Chart เลือกช่วง A3:D14 เลือกลูกศรดรอปดาวน์ของ Insert Pie or Doughnut Chart
• เลือก 3-D Pie
• ปรับสไตล์แผนภูมิ เราเลือก Style 8 และลบองค์ประกอบแผนภูมิทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานจากข้อมูล Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 4: แทรก Slicer

ที่นี่จะแทรก Slicer ลงในสเปรดชีต Excel Slicer ให้ความยืดหยุ่นมากขณะกรองข้อมูล

• ไปที่แท็บ Pivot Chart Analyze
• เลือก Insert Slicer จากกลุ่ม Filter

• กล่องโต้ตอบ Insert Slicer จะปรากฏ ติ๊กฟิลด์ที่ต้องการใน Slicer สำหรับชุดข้อมูลนี้ เลือกแค่ Item
• กด OK ปิดกล่องโต้ตอบ

• จะได้ Slicer ชื่อ Item ประกอบด้วยค่าทั้งหมดของคอลัมน์ Item
• ใช้ไอคอน Resize ที่ขอบ Slicer เพื่อแสดงค่าทั้งหมด

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างรายงานยอดขายรายวันใน Excel (พร้อมขั้นตอนเร็ว)

ขั้นตอนที่ 5: สร้างรายงาน MIS (Generate MIS Report)

ตอนนี้จะนำเสนอแผนภูมิในชีตแยกต่างหากเป็น รายงาน หากดูชีตนี้ แผนภูมิทุกตัวซ้อนทับกัน ไม่สามารถมองเห็นได้ชัดเจน

• สร้างชีตใหม่ ตั้งชื่อชีต วางชื่อว่า Report
• เลือกแผนภูมิ แล้วจากแท็บ PivotChart Analyze เลือก Move Chart จากกลุ่ม Action

• กล่องโต้ตอบ Move Chart จะปรากฏ ติ๊ก Object in และจากลูกศรดรอปดาวน์เลือกชีต Report
• กด OK แผนภูมิจะถูกย้ายไปชีตนั้น

• นอกจากนี้ สามารถเลือกแผนภูมิ กด 'Ctrl+C' คัดลอก แล้วไปที่ชีต Report กด 'Ctrl+V' วาง จะได้สำเนาแผนภูมิ
• ทำซ้ำกับองค์ประกอบที่เหลือ
• จัดเรียงใหม่ในชีต เพื่อการมองเห็นที่สมบูรณ์ของแผนภูมิทั้งหมดและ Item Slicer

สุดท้าย รายงาน MIS ของเราพร้อมใช้งานแล้ว

สรุป

จบบทความนี้แล้ว หวังว่าจะเป็นประโยชน์และคุณจะสามารถสร้างรายงาน MIS ใน Excel สำหรับงานบัญชีได้ โปรดแชร์คำถามหรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติมในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง

อย่าลืมเยี่ยมชมเว็บไซต์ ExcelDemy สำหรับปัญหาและวิธีแก้ไขเกี่ยวกับ Excel หลากหลาย เรียนรู้วิธีใหม่ๆ และพัฒนาตัวเองต่อไป!

บทความเกี่ยวข้อง

• วิธีสร้างบัตรรายงานใน Excel (ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรี)
• สร้างรายงานแสดงยอดขายรายไตรมาสใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
• วิธีสร้างรายงานอายุสินค้าคงคลังใน Excel (แนวทางทีละขั้นตอน)
• สร้างรายงาน PDF จากข้อมูล Excel (4 วิธีง่ายๆ)
• วิธีสร้างรายงานยอดขายใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
• สร้างรายงานที่แสดงยอดขายรายไตรมาสตามพื้นที่
• วิธีสร้างรายงานยอดขายรายเดือนใน Excel (ขั้นตอนง่ายๆ)