วิธีใช้ตัวกรองข้อความใน Excel (5 ตัวอย่าง)

กรองใน Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้ในเวิร์กชีตขนาดใหญ่เพื่อค้นหาข้อมูลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์ของตัวกรอง อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สามารถใช้ตัวกรองกับทั้งเวิร์กชีต หรือคอลัมน์เดียวหรือหลายคอลัมน์ คุณสามารถใช้ตัวกรองโดยเลือกจากรายการที่ Excel จะจัดเตรียมให้คุณในขณะที่ใช้ตัวกรอง หรือคุณสามารถสร้างตัวกรองที่กำหนดเองเพื่อให้ตรงกับความต้องการของคุณ การใช้ตัวกรองข้อความ Excel คุณสามารถค้นหาข้อความโดยใช้ ค้นหา ในกล่องตัวกรองหรือใช้ ตัวกรองข้อความ ตัวเลือก

ดาวน์โหลดหนังสือฝึกหัดเล่มนี้เพื่อฝึกปฏิบัติในขณะที่คุณกำลังอ่านบทความนี้

5 ตัวอย่างตัวกรองข้อความที่เหมาะสมใน Excel

สมมติว่าเรามีเวิร์กชีต Excel ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่บริษัทขายให้กับลูกค้า แผ่นงาน Excel มี ผลิตภัณฑ์ ชื่อผลิตภัณฑ์ หมวดหมู่ , พนักงานขาย ที่ขายสินค้า และ การจัดส่งสินค้า ที่อยู่ในการจัดส่งสินค้า. ตอนนี้เราจะใช้ตัวกรองข้อความในเวิร์กชีต Excel นี้เพื่อกรองค่าข้อความ

1. ใช้ตัวกรอง Excel เพื่อกรองข้อความเฉพาะจากเวิร์กชีต

คุณสามารถกรองข้อความเฉพาะจากคอลัมน์ของเวิร์กชีตได้ ตัวอย่างเช่น เราจะใช้ ตัวกรองข้อความ ของ Excel เพื่อกรอง จอภาพ LED . ทั้งหมด จาก ผลิตภัณฑ์ คอลัมน์

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจะเลือกเซลล์ในช่วงข้อมูล จากนั้นไปที่ ข้อมูล . ต่อไป เราจะเลือก ตัวกรอง ตัวเลือกจาก จัดเรียงและกรอง ส่วน.

• หลังจากคลิกตัวกรอง ตัวเลือก เราจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เราจะคลิก ลูกศรชี้ลง ใน ผลิตภัณฑ์ คอลัมน์. หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองข้อมูลในผลิตภัณฑ์ คอลัมน์

• คุณจะเห็นตัวเลือกชื่อ ตัวกรองข้อความ . ภายใต้ ตัวกรองข้อความ ตัวเลือก ชื่อผลิตภัณฑ์ที่ไม่ซ้ำทั้งหมดใน ผลิตภัณฑ์ อยู่ในรายการและแต่ละคอลัมน์มีกล่องเลือก ข้างพวกเขา เราจะยกเลิกการเลือก เลือกทั้งหมด . จากนั้นเราจะเลือกเฉพาะ LED Monitor ตัวเลือก
• จากนั้นจะคลิก ตกลง .

• ตอนนี้เราจะเห็นว่าแผ่นงานมีเฉพาะแถวที่มี LED Monitor เป็นผลิตภัณฑ์ .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีการกรองค่าที่ไม่ซ้ำใน Excel

2. ใช้ตัวกรองข้อความเพื่อค้นหาค่าที่เท่ากับข้อความที่ระบุ

นอกจากนี้เรายังสามารถใช้ตัวกรองข้อความของ Excel เพื่อค้นหาค่าที่เท่ากับหรือตรงกับสตริงอักขระที่ระบุ ในตัวอย่างนี้ เราจะกรองแถวทั้งหมดที่มีหน่วยความจำเป็นผลิตภัณฑ์ หมวดหมู่ โดยใช้เท่ากับ ตัวเลือกตัวกรองข้อความ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจะใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ในเวิร์กชีตของเรา เราจะไปที่ ข้อมูล แท็บและคลิกที่ตัวกรอง ตัวเลือกจากที่นั่น

• หลังจากคลิกตัวกรอง ตัวเลือก เราจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เราจะคลิก ลูกศรชี้ลง ใน หมวดหมู่ . หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองข้อมูลใน หมวดหมู่ คอลัมน์

• เราจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกในหน้าต่างนั้น เมื่อคลิกที่ตัวเลือกนั้น เราจะเห็นหน้าต่างอื่นที่มีตัวกรองข้อความประเภทต่างๆ เราจะคลิกที่ เท่ากับ .

• หลังจากคลิก เท่ากับ ตัวเลือก เราจะเห็นหน้าต่างชื่อ Custom AutoFilter . หน้าต่างนี้มีเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ เท่ากับ ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกเริ่มต้นคือ เท่ากับ . เราจะปล่อยให้มันเป็นอย่างนั้นไปก่อน

• มีช่องป้อนข้อมูลอยู่ข้างเมนูแบบเลื่อนลง เราจะเข้าสู่ หน่วยความจำ ในช่องป้อนข้อมูลนั้นเนื่องจากเราต้องการให้แถวทั้งหมดที่เท่ากันหรือตรงกับหน่วยความจำ เป็นหมวดหมู่
• จากนั้นเราจะคลิกที่ ตกลง .
• ตอนนี้เราจะเห็นว่าแผ่นงานมีเฉพาะแถวที่มี หน่วยความจำ เป็น หมวดหมู่ .

• เรายังสามารถเปลี่ยนเกณฑ์สำหรับ เท่ากับ ตัวกรองข้อความ นอกจากนี้ยังมีสองตัวเลือกชื่อ และ &หรือ ด้านล่างเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับตัวกรองข้อความ ใต้ตัวเลือกเหล่านั้น คุณจะพบเมนูแบบเลื่อนลงอีกเมนูหนึ่งเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ เท่ากับ another อื่น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกที่เลือกจากเมนูดรอปดาวน์ทั้งสองนี้จะให้ผลลัพธ์ที่กรองต่างกัน แต่ผลลัพธ์จะขึ้นอยู่กับ ตัวเลือก เราเลือกจากและ &หรือ .

• ตัวอย่างเช่น เราได้ออกจากตัวเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงรายการแรก (เท่ากับ ) ไม่เปลี่ยนแปลง
• จากนั้นเราได้เลือกหรือ .
• จากเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง เราได้เลือกเท่ากับ .อีกครั้ง .
• จากนั้นเราจะคลิกที่ ตกลง .

• ตอนนี้เราจะเห็นว่าแผ่นงานมีเฉพาะแถวที่มี หน่วยความจำ หรือ ฮาร์ดแวร์ เป็นผลิตภัณฑ์ หมวดหมู่ .

การอ่านที่คล้ายกัน

• วิธีการกรอง Excel Pivot Table (8 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• กรองหลายคอลัมน์ใน Excel อย่างอิสระ
• วิธีการกรองหลายแถวใน Excel (11 วิธีที่เหมาะสม)
• ทางลัดสำหรับตัวกรอง Excel (3 การใช้งานอย่างรวดเร็วพร้อมตัวอย่าง)

3. ใช้ตัวกรองข้อความเพื่อค้นหาข้อความที่ขึ้นต้นด้วยอักขระเฉพาะ

มีตัวกรองข้อความอีกประเภทหนึ่งที่เราสามารถใช้กรองแถวที่มีข้อความซึ่งขึ้นต้นด้วยอักขระเฉพาะหรือชุดอักขระ ตัวอย่างเช่น เราจะกรองแถวทั้งหมดที่มี ที่อยู่สำหรับจัดส่ง ที่ขึ้นต้นด้วย ใหม่ . ดังนั้น เราจะหาแถวทั้งหมดที่ที่อยู่สำหรับจัดส่ง เป็น ใหม่ ยอร์คหรือใหม่ นิวแฮมป์เชียร์

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจะใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ในเวิร์กชีตของเรา เราจะไปที่ ข้อมูล แท็บและคลิกที่ตัวกรอง ตัวเลือกจากที่นั่น

• หลังจากคลิกตัวกรอง ตัวเลือก เราจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เราจะคลิก ลูกศรชี้ลง ใน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองข้อมูลใน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง คอลัมน์
• เราจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกในหน้าต่างนั้น เมื่อคลิกที่ตัวเลือกนั้น เราจะเห็นหน้าต่างอื่นที่มีตัวกรองข้อความประเภทต่างๆ เราจะคลิกที่เริ่มต้นด้วย .

• หลังจากคลิกที่ เริ่มต้นด้วย ตัวเลือก เราจะเห็นหน้าต่างชื่อ Custom AutoFilter หน้าต่างนี้มีเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ เริ่มต้นด้วย ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกเริ่มต้นคือ เริ่มต้นด้วย . เราจะปล่อยให้มันเป็นอย่างนั้นไปก่อน
• มีช่องป้อนข้อมูลอยู่ข้างเมนูแบบเลื่อนลง เราจะเข้าสู่ ใหม่ ในช่องป้อนข้อมูลนั้นเนื่องจากเราต้องการให้แถวทั้งหมดที่มีที่อยู่สำหรับจัดส่ง เริ่มต้นด้วยใหม่ .
• จากนั้นเราจะคลิกที่ ตกลง .

• ตอนนี้ เราจะเห็นว่าแผ่นงานมีเฉพาะแถวที่มีที่อยู่สำหรับจัดส่งขึ้นต้นด้วยใหม่ .

• เหมือนที่เราเห็นในเท่ากับ ตัวกรองข้อความ เรายังสามารถเปลี่ยนเกณฑ์สำหรับ เริ่มต้นด้วย ตัวกรองข้อความ นอกจากนี้ยังมีสองตัวเลือกชื่อ และ &หรือ ด้านล่างเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับตัวกรองข้อความ ใต้ตัวเลือกเหล่านั้น คุณจะพบเมนูแบบเลื่อนลงอื่นเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ เริ่มต้นด้วย อื่น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกที่เลือกจากเมนูดรอปดาวน์ทั้งสองนี้จะให้ผลลัพธ์ที่กรองต่างกัน แต่ผลลัพธ์จะขึ้นอยู่กับ ตัวเลือก เราเลือกจากและ &หรือ .

4. ดำเนินการกรองข้อความเพื่อค้นหาข้อความที่มีชุดอักขระเฉพาะ

เราสามารถใช้ตัวกรองข้อความเพื่อกรองแถวทั้งหมดที่มีอักขระเฉพาะหรือชุดอักขระ ตัวอย่างเช่น เราจะกรองแถวทั้งหมดที่ พนักงานขาย ชื่อมี O เป็น อักขระตัวที่สอง ของชื่อ

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจะใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ในเวิร์กชีตของเรา เราจะไปที่ ข้อมูล แท็บและคลิกที่ตัวกรอง ตัวเลือกจากที่นั่น

• หลังจากคลิกตัวกรอง ตัวเลือก เราจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เราจะคลิก ลูกศรชี้ลง ใน พนักงานขาย หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองข้อมูลใน พนักงานขาย คอลัมน์
• เราจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกในหน้าต่างนั้น เมื่อคลิกที่ตัวเลือกนั้น เราจะเห็นหน้าต่างอื่นที่มีตัวกรองข้อความประเภทต่างๆ เราจะคลิกที่ ประกอบด้วย

• หลังจากคลิก มี ตัวเลือก เราจะเห็นหน้าต่างชื่อ Custom AutoFilter หน้าต่างนี้มีเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ ประกอบด้วย ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกเริ่มต้นคือ ประกอบด้วย . เราจะปล่อยให้มันเป็นอย่างนั้นไปก่อน
• มีช่องป้อนข้อมูลอยู่ข้างเมนูแบบเลื่อนลง เราจะป้อน “?o*” ในกล่องขาเข้านั้น เครื่องหมายคำถาม (?) ก่อน o จะจับคู่เพียงหนึ่งอักขระก่อนหน้า o . และเครื่องหมายดอกจัน (*) เครื่องหมายจะจับคู่ชุดอักขระหรือศูนย์ . ซึ่งหมายความว่าตัวกรองข้อความจะค้นหาเซลล์เหล่านั้นใน พนักงานขาย คอลัมน์ที่มีชื่อ o เป็น อักขระตัวที่สอง และ เพียงตัวเดียวเท่านั้นที่อยู่ข้างหน้ามัน . สามารถมีชุดอักขระหลัง o . ได้ .
• จากนั้นเราจะคลิก ตกลง .

• สุดท้าย เราจะเห็นแผ่นงานมีเฉพาะแถวที่มีชื่อพนักงานขาย o เป็น อักขระตัวที่สอง .

5. บทนำสู่ตัวกรองข้อความแบบกำหนดเองใน Excel

มีตัวเลือกอื่นชื่อตัวกรองที่กำหนดเอง ในตัวกรองข้อความ . คุณสามารถใช้เพื่อปรับแต่งตัวกรองข้อความด้านบน โดยใช้ ตัวกรองที่กำหนดเอง คุณสามารถเลือกตัวเลือกต่างๆ ได้จากเมนูแบบเลื่อนลงตัวกรองข้อความ เราจะใช้ ตัวกรองที่กำหนดเอง เพื่อค้นหาที่อยู่สำหรับจัดส่งที่ขึ้นต้นด้วย Ca.

  ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เราจะใช้ตัวกรองกับคอลัมน์ในเวิร์กชีตของเรา เราจะไปที่ ข้อมูล แท็บและคลิกที่ตัวกรอง ตัวเลือกจากที่นั่น

• หลังจากคลิกตัวกรอง ตัวเลือก เราจะเห็นลูกศรชี้ลงเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของส่วนหัวแต่ละคอลัมน์ เราจะคลิก ลูกศรชี้ลง ใน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง หน้าต่างจะปรากฏขึ้นพร้อมตัวเลือกที่คุณสามารถใช้เพื่อกรองข้อมูลใน ที่อยู่สำหรับจัดส่ง คอลัมน์
• เราจะเห็น ตัวกรองข้อความ ตัวเลือกในหน้าต่างนั้น เมื่อคลิกที่ตัวเลือกนั้น เราจะเห็นหน้าต่างอื่นที่มีตัวกรองข้อความประเภทต่างๆ เราจะคลิกที่ตัวกรองที่กำหนดเอง .

• หลังจากคลิก ตัวกรองที่กำหนดเอง ตัวเลือก เราจะเห็นหน้าต่างชื่อ Custom AutoFilter หน้าต่างนี้มีเมนูแบบเลื่อนลงสองเมนูดังที่เราเคยเห็นมาก่อนเพื่อกำหนดเกณฑ์สำหรับ ตัวกรองที่กำหนดเอง . เราจะเลือก เท่ากับ สำหรับอันแรกแล้วเขียน C* ในกล่องอินพุตข้างๆ เราจะเลือก ไม่เท่ากัน สำหรับอันที่สองและป้อน “?h*” ในกล่องอินพุตข้างๆ นอกจากนี้เรายังจะเลือก และ ตัวเลือก
• ดังนั้น เท่ากับ ในเมนูแบบเลื่อนลงเมนูแรกจะพบที่อยู่สำหรับจัดส่ง ที่ขึ้นต้นด้วย C .
• และ ไม่เท่ากัน ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สองจะไม่รวม ที่อยู่สำหรับจัดส่ง . ทั้งหมด ที่มี “h” เป็นอักขระตัวที่สอง
• เรามีที่อยู่สำหรับจัดส่งที่แตกต่างกัน 3 แห่ง ที่เริ่ม ด้วยตัวอักษร C . นั่นคือ แคโรไลนา , เมืองชิคาโก และ แคลิฟอร์เนีย .
• ชิคาโกมี “h” เป็น อักขระตัวที่สอง . ดังนั้น ไม่เท่ากัน ในเมนูแบบเลื่อนลงที่สองจะกรองออก
• จากนั้นเราจะคลิก ตกลง .

• สุดท้าย เราจะเห็นว่าแผ่นงานมีเพียงแถวที่มีที่อยู่สำหรับจัดส่งเป็น แคโรไลนา หรือ แคลิฟอร์เนีย .

สิ่งที่ควรจำ

• คุณยังสามารถใช้ ไม่เท่ากัน , ลงท้ายด้วย , ไม่มี ตัวกรองข้อความ
• ไม่เท่ากัน เป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกับเท่ากับ ตัวกรองข้อความ มันจะแยกหรือกรองค่าที่เท่ากับหรือตรงกับข้อความที่เราจะให้เป็นอินพุต
• ลงท้ายด้วย ด้วยการแสดงค่าที่ลงท้ายด้วยอักขระหรือชุดอักขระ เราให้ตัวกรองเป็นอินพุต
• ไม่มี จะแสดงค่าที่ไม่มีอักขระหรือชุดอักขระ จะยกเว้น ค่าที่มีอักขระหรือชุดอักขระที่เราให้ตัวกรองเป็นอินพุต

บทสรุป

ในบทความนี้ เราได้เรียนรู้การใช้ตัวกรองข้อความ Excel เพื่อกรองค่าข้อความด้วยวิธีต่างๆ ฉันหวังว่าจากนี้ไปคุณสามารถใช้ ตัวกรองข้อความ Excel กรองค่าข้อความในเวิร์กชีตได้อย่างง่ายดาย อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคำถามหรือคำแนะนำเกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็นด้านล่าง ขอให้เป็นวันที่ดี!!!

อ่านเพิ่มเติม

• วิธีการเพิ่มตัวกรองใน Excel (4 วิธี)
• กรองตามสีใน Excel (2 ตัวอย่าง)
• วิธีการกรองตามวันที่ใน Excel (4 วิธีด่วน)
• ค้นหาหลายรายการในตัวกรอง Excel (2 วิธี)