เชี่ยวชาญ Excel Autofill Form: บทเรียนทีละขั้นตอน

ใน Excel การแก้ไขหรือตรวจสอบชุดข้อมูลขนาดใหญ่ต้องใช้ความพยายามมาก ผู้ใช้จึงมักสร้าง Autofill Form ใน Excel เพื่อตรวจสอบ เพิ่ม หรือลบรายการได้อย่างรวดเร็ว Autofill Form เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับการป้อนข้อมูลในแผ่นงาน Excel

สมมติว่ามีชุดข้อมูลข้อมูลนักเรียน ประกอบด้วย รหัสนักเรียน, ชื่อ, ส่วนสูง, และ น้ำหนัก เราต้องการตรวจสอบรายการเหล่านี้และเพิ่มรายการใหม่โดยใช้ Autofill Form

บทความนี้จะสาธิตกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้าง Autofill Form ใน Excel

ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel

ฝึกฝนกับชุดข้อมูลต่อไปนี้

Autofill Form ใน Excel คืออะไร?

Autofill Form เป็นเครื่องมือสำหรับ ป้อนข้อมูล หรือตรวจสอบข้อมูล มีโครงสร้างเฉพาะที่รวมหัวคอลัมน์ทั้งหมดของข้อมูล Table ใส่เป็นกล่องป้อนข้อมูลของตัวเอง ข้อมูลที่มีอยู่ใน Table จะถูกดึงมาแสดงในกล่องป้อนข้อมูลของ (Autofill Form) ผู้ใช้สามารถเลื่อนดูข้อมูลได้โดยคลิกที่ Scroll bar นอกจากนี้ ยังสามารถเพิ่ม ลบ หรือค้นหารายการในชุดข้อมูลได้โดยใช้ปุ่มต่างๆ ที่มีให้

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel (ทีละขั้นตอน)

ขั้นตอนการสร้าง Autofill Form ใน Excel

การสร้าง Autofill Form เป็นเรื่องง่าย ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมข้อมูลเพื่อสร้าง Autofill Form

🔼 ก่อนสร้าง Autofill Form ผู้ใช้ต้องจัดข้อมูลเป็น Excel Table ก่อน ให้เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการ ไปที่แท็บ Insert > คลิก Table (ในส่วน Tables)

🔼 Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Create Table ให้ติ๊กถูก My table has headers แล้วคลิก OK

🔺 ในไม่ช้า Excel จะสร้าง Table ที่มีข้อมูลทั้งหมดที่เลือกไว้ ตามภาพด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มเครื่องมือ Data Entry Form ไปที่ Quick Access Toolbar

จริงๆ แล้วไม่มีคำสั่งหรือฟีเจอร์แบบนี้ใน Excel Ribbon ผู้ใช้ต้องเพิ่มผ่านตัวเลือก Customize Quick Access Toolbar

🔼 คลิกที่ไอคอน Customize Quick Access Toolbar ตามภาพด้านล่าง จากนั้นคลิก More Commands

🔼 หน้าต่าง Excel Options จะปรากฏขึ้น ในหน้าต่าง ให้คลิก Quick Access Toolbar > เลือก All Commands ภายใต้ Choose Commands from > คลิก Form > คลิก Add > สุดท้ายคลิก OK

🔺 หลังกลับมาที่แผ่นงาน จะเห็นเครื่องมือ Form ปรากฏในพื้นที่ Quick Access Toolbar

ตอนนี้พร้อมสำหรับการสร้าง Autofill Form ใน Excel แล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel VBA (ขั้นตอนง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 3: ส่วนประกอบของ Autofill Form

🔼 กล่องป้อนข้อมูลของ Autofill Form ขึ้นอยู่กับข้อมูล Table Autofill Form จะนำหัวคอลัมน์ทั้งหมดของ Table มาเป็นกล่องป้อนข้อมูล ส่วนประกอบหรือที่เรียกว่า Keys ของ Autofill Form เป็นคงที่ มีหลายปุ่ม ทำหน้าที่พื้นฐาน เช่น เพิ่มรายการใหม่ ลบ หรือเลื่อนดูรายการ ส่วนประกอบของ Autofill Form ประกอบด้วย

⏩ New: ผู้ใช้สามารถเพิ่มรายการใหม่ได้โดยคลิกปุ่มนี้ หลังแก้ไขรายการเดิมแล้ว ก็สามารถเพิ่มรายการใหม่ได้โดยแค่คลิกปุ่มนี้

⏩ Delete: คลิกปุ่มนี้เพื่อลบรายการที่โหลดอยู่ในฟอร์ม

⏩ Restore: ขณะแก้ไขรายการเดิม ผู้ใช้สามารถกู้คืนข้อมูลเดิมในฟอร์มได้โดยแค่คลิกปุ่มนี้ ต้องแน่ใจว่าไม่ได้กด New หรือกด Enter

⏩ Find Prev: คลิกเพื่อไปยังรายการก่อนหน้า

⏩ Find Next: ปุ่มนี้ค้นหารายการถัดไป

⏩ Criteria: ใช้ค้นหารายการหรือเรคคอร์ดเฉพาะ

⏩ Close: ปิด Autofill Form

⏩ Scroll Bar: เลื่อนขึ้นลงแถวข้อมูลได้โดยลาก Scroll bar หรือคลิกลูกศร Up หรือ Down

ขั้นตอนที่ 4: สร้าง Autofill Form

หลังจากตั้งค่าข้อมูลเสร็จและเข้าใจส่วนประกอบของ Autofill Form แล้ว ผู้ใช้สามารถสร้าง Autofill Form ได้ทันที

🔼 วางเคอร์เซอร์ที่เซลล์ใดก็ได้ แล้วคลิกเครื่องมือ Form ที่เพิ่มไว้ใน Quick Access Toolbar

🔼 Excel จะแสดง Autofill Form พร้อมรายการที่เลือก ทันทีนี้ ผู้ใช้สามารถเลื่อนดู แก้ไข หรือเพิ่มรายการใหม่ได้โดยใช้ Autofill Form

บทความที่เกี่ยวข้อง

• ป้อนข้อมูลลง Excel จาก Web Form
• สร้าง Data Log ใน Excel (2 วิธี)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูลพร้อม Drop Down List ใน Excel (2 วิธี)
• สร้าง Fillable Form ใน Excel (5 ตัวอย่าง)

⧭ ข้อดีของการใช้หรือสร้าง Autofill Form ใน Excel

การป้อนข้อมูล (Data Entry) ใช้เวลามาก นอกจากนี้ยังเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และต้องใช้ความตั้งใจมาก Autofill Form จึงเป็นทางเลือกที่ง่ายกว่าสำหรับ Data Entry Autofill Form ให้ประโยชน์หลายประการแก่ผู้ใช้ในการจัดการข้อมูลใน Excel

เลื่อนดูรายการต่างๆ

Autofill Form เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเลื่อนขึ้นลงภายในข้อมูล ผู้ใช้สามารถไปยังรายการถัดไปหรือรายการใดก็ได้ทันทีโดยแค่คลิก Next หรือลาก Scroll bar

เพิ่มเรคคอร์ดใหม่หรือแก้ไขรายการเดิม

การแก้ไขเรคคอร์ดเดิมหรือเพิ่มเรคคอร์ดใหม่เข้าไปใน Table ไม่เคยง่ายขนาดนี้ ถ้าไม่มี Autofill Form แค่คลิกปุ่ม New ก็เพิ่มรายการใหม่ได้

ค้นหารายการหรือเรคคอร์ด

Autofill Form ยังช่วยได้เมื่อผู้ใช้ต้องการค้นหารายการเฉพาะโดยใช้ฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง

🔼 คลิกปุ่ม Criteria

🔼 พิมพ์รายการที่ต้องการค้นหา

🔼 กด Enter ทันที Form จะดึงฟิลด์ทั้งหมดของรายการที่ตรงกันมาแสดง ทำให้เข้าถึงหรือตรวจสอบฟิลด์แต่ละรายการได้รวดเร็ว

สรุป

ในบทความนี้ สาธิตการสร้าง Autofill Form ใน Excel ทีละขั้นตอน อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ต้องจัดข้อมูลเป็น Excel Table ก่อนสร้าง Autofill Form หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้เข้าใจและสร้าง Autofill Form ใน Excel ได้ หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ สามารถ留言ได้เลย

บทความที่เกี่ยวข้อง

• แทรก Timestamp อัตโนมัติใน Excel (5 วิธี)
• สร้างฟอร์มป้อนข้อมูล Excel โดยไม่ใช้ UserForm
• ทำให้การป้อนข้อมูลใน Excel เป็นอัตโนมัติ (2 วิธีที่มีประสิทธิภาพ)
• จำกัดการป้อนข้อมูลในเซลล์ Excel (2 วิธีง่ายๆ)