ในหลายกรณี คุณอาจต้องสร้างฐานข้อมูล ใน Excel โชคดีที่ Excel มีการป้อนข้อมูล แบบฟอร์ม เพื่อให้งานดังกล่าวสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพแทนที่จะทำแบบเดิม ในเซสชั่นที่ให้ความรู้นี้ ฉันจะนำเสนอคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีการสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย แบบฟอร์ม รวมถึงสิ่งสำคัญบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับ แบบฟอร์ม .
แบบฟอร์มการป้อนข้อมูลใน Excel คืออะไร
โดยทั่วไป ผู้ใช้ใส่เซลล์ข้อมูลทีละเซลล์ใน Excel ขณะป้อนข้อมูลในลักษณะนี้ คุณอาจประสบปัญหาโดยเฉพาะหากคุณต้องการสร้างฐานข้อมูลขนาดใหญ่ขึ้น ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณอาจใช้การป้อนข้อมูล แบบฟอร์ม เพื่อจัดการกับข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงอินเทอร์เฟซของ Excel แบบฟอร์ม .
4 ขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลด้วยฟอร์มใน Excel
ตอนนี้ คุณจะได้สำรวจกระบวนการทีละขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย แบบฟอร์ม . อย่างไรก็ตาม ในส่วนนี้ ผมจะแสดงวิธีการใช้ แบบฟอร์ม ของ Excel จากชุดข้อมูลที่มีอยู่ และคุณจะเห็นขั้นตอนการเพิ่มระเบียนใหม่เนื่องจากไม่มีชุดข้อมูลในส่วนหลัง
ขั้นตอนที่ 01:แทรกชุดข้อมูลที่มีส่วนหัวของคอลัมน์
- ประการแรก คุณต้องดูชุดข้อมูลที่มีอยู่ว่าส่วนหัวของคอลัมน์ (เช่น ผลไม้ , รหัสผลิตภัณฑ์ , รัฐ , ราคาต่อหน่วย และ การขาย ) สามารถใช้ได้หรือไม่
หมายเหตุ: จำเป็นต้องพูด จำเป็นต้องเก็บส่วนหัวของคอลัมน์ในชุดข้อมูลเพื่อใช้ แบบฟอร์ม ของ Excel .
ขั้นตอนที่ 02:สร้างตาราง Excel
- ประการที่สอง เลือกชุดข้อมูลทั้งหมดรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ หรือวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือเซลล์ใดๆ ภายในชุดข้อมูล
- ถัดไป กด CTRL + ท เพื่อ สร้างตาราง Excel (หรือ คุณสามารถไปที่ แทรก tab> ตาราง )
- เมื่อคุณเห็น สร้างตาราง กล่องโต้ตอบ อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องก่อน ตารางของฉันมีส่วนหัว ตัวเลือก
หลังจากกด ตกลง คุณจะได้ตารางต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 03:เพิ่มแบบฟอร์มใน Ribbon หรือ QAT (แถบเครื่องมือด่วน)
เป็นไปได้มากว่าคุณจะไม่ได้รับ แบบฟอร์ม คำสั่งใน Ribbon ของ Excel เนื่องจากไม่ได้กำหนดไว้โดยค่าเริ่มต้น ดังนั้น คุณต้องเพิ่มคำสั่งนี้
- เริ่มต้น ไปที่ ไฟล์ แท็บ> ตัวเลือก หรือคลิกขวาบนพื้นที่ว่างของ Ribbon ของ Excel> เลือก กำหนดตัวเลือก Ribbon เอง .
- ใน ตัวเลือก Excel กล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ แท็บใหม่ ตัวเลือก. จากนั้นเลือก เปลี่ยนชื่อ ตัวเลือกหลังจากเลือก กลุ่มใหม่ (กำหนดเอง) ตัวเลือก
- ภายหลัง ให้ระบุ ชื่อที่แสดง เป็น แบบฟอร์ม และกด ตกลง .
- ที่สำคัญกว่านั้น ในขณะที่ยังคงวางเคอร์เซอร์ไว้เหนือ แบบฟอร์ม (กำหนดเอง) . ที่สร้างขึ้น กลุ่ม เลือก คำสั่งทั้งหมด ตัวเลือกจากรายการแบบเลื่อนลงของ เลือกคำสั่งจาก .
- สุดท้าย เลือก แบบฟอร์ม คำสั่ง> เพิ่ม ปุ่ม> ตกลง ตามที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง
หรือคุณสามารถเก็บ แบบฟอร์ม . ไว้ คำสั่งใน แถบเครื่องมือด่วน (QAT) .
- เลือกไอคอนของ กำหนดแถบเครื่องมือด่วน ที่ด้านบนของริบบิ้น excel ของคุณ
- ดังนั้น เลือก คำสั่งเพิ่มเติม ตัวเลือก
- ภายหลัง เลือก แบบฟอร์ม คำสั่งในขณะที่เลือก คำสั่งทั้งหมด จากตัวเลือกภายใต้ เลือกคำสั่งจาก .
- สุดท้าย ให้กดปุ่ม เพิ่ม และ ตกลง ปุ่ม.
คุณจะได้ แบบฟอร์ม คำสั่งใน QAT ตามที่ปรากฎในภาพด้านล่าง
ขั้นตอนที่ 04:ป้อนข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์ม
ตอนนี้ คุณพร้อมที่จะใช้ แบบฟอร์ม . แล้ว สั่งเลย!
- ก่อนอื่น เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางและเลือก แบบฟอร์ม คำสั่งจาก แท็บใหม่ หรือ QAT .
ในที่สุด ตารางทั้งหมดของคุณจะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติใน แบบฟอร์มของ Excel . ตัวอย่างเช่น คุณกำลังสังเกตบันทึกแรก (1 จาก 8) นั่นคือ กล้วย ในรูปด้านล่าง
หมายเหตุ: ไม่ว่าคุณจะเลือกเซลล์ใด แบบฟอร์ม จะแสดงให้คุณเห็นบันทึกแรก สมมติว่า คุณเลือก B10 เซลล์ แล้วเปิด แบบฟอร์ม คำสั่ง คุณจะได้รับบันทึกที่มีกล้วย!
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างฐานข้อมูลอย่างง่ายใน Excel VBA
สิ่งสำคัญในขณะที่สร้างฐานข้อมูลด้วยแบบฟอร์ม
เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย แบบฟอร์ม คุณควรทราบเกี่ยวกับสิ่งพื้นฐานเหล่านี้ที่จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณอย่างแน่นอน
1. การเพิ่มระเบียนใหม่เพื่อสร้างฐานข้อมูลในรูปแบบ Excel
คุณลักษณะนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับคุณหากคุณต้องการเพิ่มระเบียนใหม่เป็นครั้งแรก นอกจากนี้ คุณสามารถเพิ่มระเบียนใหม่ไปยังชุดข้อมูลที่มีอยู่ได้หากจำเป็น
- ประการแรก คุณต้องแทรกส่วนหัวของคอลัมน์ (ดังที่แสดงในภาพด้านล่าง) และแปลงเป็น ตาราง Excel (กดเพียง CTRL + ท )
- จากนั้น เลือก แบบฟอร์ม คำสั่งขณะเลือกเซลล์ใดก็ได้ภายในตาราง
- จากนั้น แทรกข้อมูลด้วยตนเองสำหรับทุกฟิลด์ (เช่น Fruits:Bananas ) และคลิกที่ ใหม่ ปุ่ม.
ดังนั้นคุณสามารถเพิ่มบันทึกใหม่ได้อย่างง่ายดาย
2. การลบบันทึกจากฐานข้อมูลในรูปแบบ Excel
สมมติว่าคุณต้องการลบบันทึกเกี่ยวกับ บลูเบอร์รี่ (อยู่ที่ B10:F10 เซลล์)
- คุณต้องค้นหาบันทึกก่อน ดังนั้น ให้เลื่อนลงมาที่ไอคอนหลังจากเปิดใช้งาน แบบฟอร์ม คำสั่งดังแสดงในภาพหน้าจอต่อไปนี้
- ตอนนี้ คุณได้รับบันทึกที่ต้องการ (6 จาก 8) เพียงคลิกปุ่ม ลบ ปุ่ม.
- คุณจะได้รับข้อความต่อไปนี้ทันที จากนั้นกด ตกลง .
ดังนั้นผลลัพธ์ที่ไม่รวมบันทึกจะเป็นดังนี้
3. การอัปเดตหรือแก้ไขบันทึกในรูปแบบ Excel
บางครั้ง คุณอาจต้องอัปเดตหรือแก้ไขข้อมูลภายในบันทึก สมมติว่า คุณต้องการอัปเดต การขาย ใน F6 เซลล์เป็น $4000
- ก่อนอื่น ไปที่บันทึกที่สอง (2 จาก 7)
- จากนั้น พิมพ์ $4000 ใน Sales และกดปุ่ม ENTER ที่สำคัญ
หมายเหตุ: ในบางกรณี การคืนค่า ปุ่มไม่ทำงาน กดปุ่ม ENTER ในกรณีดังกล่าว
ดังนั้นผลลัพธ์ที่อัปเดตจะเป็นดังนี้
อ่านเพิ่มเติม:วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel
4. ค้นหาด้วยเกณฑ์ภายในฐานข้อมูลโดยใช้แบบฟอร์ม
หากคุณต้องการค้นหาระเบียนใดระเบียนหนึ่ง คุณสามารถทำได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบระเบียนที่มี State ของ โอไฮโอ .
- คลิกที่ เกณฑ์ ปุ่มเริ่มต้น
- ถัดไป พิมพ์ โอไฮโอ ในกล่องหลัง States และเลือกช่อง ค้นหาก่อนหน้า ปุ่มเพื่อค้นหาบันทึกก่อนหน้า
ในไม่ช้า คุณจะได้รับบันทึกที่ต้องการ (1 จาก 7)
แต่ถ้าคุณต้องการบันทึกถัดไป ให้เลือก ค้นหาถัดไป ปุ่ม.
ดังนั้น คุณจะได้รับบันทึก (4 จาก 7) ที่มี States เป็น โอไฮโอ .
5. การปิดแบบฟอร์ม Excel
ในการปิด ฟอร์ม Excel ของ Excel ให้เลือก ปิด ไอคอนอยู่ที่มุมขวาบนของอินเทอร์เฟซหรือกด ปิด ปุ่ม (แป้นพิมพ์ลัดคือ Esc คีย์)
6. แป้นพิมพ์ลัดเพื่อสร้างฐานข้อมูลในรูปแบบ Excel
สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้อาจมีประโยชน์ขณะทำงานใน แบบฟอร์มของ Excel .
ดังนั้นให้กด TAB คีย์เพื่อไปยังฟิลด์ถัดไปตามลำดับ
ไม่น่าจะเป็นไปได้ ให้ป้อน SHIFT + แท็บ ปุ่มสำหรับไปยังช่องก่อนหน้า
นอกจากนี้ กด ENTER คีย์เพื่อรับบันทึกถัดไปแทนที่จะเลื่อนลง
อ่านเพิ่มเติม:วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)
บทสรุป
นั่นคือจุดสิ้นสุดของเซสชั่นของวันนี้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วยฟอร์ม ฉันเชื่อมั่นว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมแบ่งปันความคิดของคุณ
บทความที่เกี่ยวข้อง
- วิธีการรักษาฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (วิธีง่ายๆ 3 วิธี)
- วิธีการสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)
- สร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เคล็ดลับง่ายๆ)
