สร้างฐานข้อมูล Excel ด้วยฟอร์มป้อนข้อมูล: คู่มือทีละขั้นตอน

ในหลายกรณี คุณอาจต้อง สร้างฐานข้อมูล ใน Excel โชคดีที่ Excel มี ฟอร์ม (Form) สำหรับป้อนข้อมูล เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะทำแบบดั้งเดิม ในบทความนี้ จะนำเสนอคู่มือทีละขั้นตอน วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย Form รวมถึงข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Form

ฟอร์มป้อนข้อมูลใน Excel คืออะไร?

โดยทั่วไป ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเซลล์ละเซลล์ใน Excel แต่การป้อนแบบนี้อาจก่อให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะหากต้องสร้างฐานข้อมูลขนาดใหญ่ ในสถานการณ์เช่นนี้ สามารถใช้ ฟอร์มป้อนข้อมูล จัดการข้อมูลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภาพด้านล่างแสดงอินเทอร์เฟซของ ฟอร์ม Excel

4 ขั้นตอนสร้างฐานข้อมูลด้วย Form ใน Excel

ตอนนี้จะมาเรียนรู้ขั้นตอนทีละขั้นในการสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย Form ในส่วนนี้จะแสดงการใช้ Form จากชุดข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ส่วนการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่เมื่อยังไม่มีข้อมูล จะแสดงในส่วนต่อไป

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มชุดข้อมูลพร้อมหัวคอลัมน์

• ตรวจสอบชุดข้อมูลว่ามีหัวคอลัมน์ (เช่น Fruits, Product ID, States, Unit Price, Sales) หรือไม่

หมายเหตุ: จำเป็นต้องมีหัวคอลัมน์ในชุดข้อมูลสำหรับใช้ ฟอร์ม Excel

ขั้นตอนที่ 2: สร้างตาราง Excel

• เลือกทั้งชุดข้อมูลรวมหัวคอลัมน์ หรือวางเคอร์เซอร์ที่เซลล์ใดก็ได้ภายในชุดข้อมูล
• กด CTRL + T เพื่อ สร้างตาราง Excel (หรือไปที่แท็บ Insert > Table)
• ในกล่องโต้ตอบ Create Table ให้ติ๊กถูก My table has headers

หลังกด OK จะได้ตารางดังภาพ

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มคำสั่ง Form ในริบบอนหรือ QAT (Quick Access Toolbar)

โดยปกติ คำสั่ง Form ไม่ได้อยู่ในริบบอน Excel เริ่มต้น จึงต้องเพิ่มเอง

• ไปที่แท็บ File > Options หรือคลิกขวาที่พื้นที่ว่างของริบบอน > เลือก Customize the Ribbon
• ในกล่อง Excel Options คลิก New Tab แล้วเลือก Rename หลังเลือก New Group (Custom)

• ตั้ง Display name เป็น Form แล้วกด OK

• วางเคอร์เซอร์ที่กลุ่ม Form (Custom) ที่สร้างขึ้น เลือก All Commands จากดรอปดาวน์ Choose commands from
• เลือกคำสั่ง Form > กด Add > OK

ทางเลือกอื่น: วางคำสั่ง Form ไว้ใน Quick Access Toolbar (QAT)

• คลิกไอคอน Customize Quick Access Toolbar มุมบนของริบบอน
• เลือก More Commands

• เลือกคำสั่ง Form ขณะเลือก All Commands จาก Choose commands from
• กด Add และ OK

คำสั่ง Form จะปรากฏใน QAT ตามภาพ

ขั้นตอนที่ 4: ป้อนข้อมูลด้วย Form

ตอนนี้พร้อมใช้คำสั่ง Form แล้ว!

• เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง แล้วเลือกคำสั่ง Form จาก New Tab หรือ QAT

ตารางทั้งหมดจะถูกเพิ่มเข้า ฟอร์ม Excel อัตโนมัติ เช่น เห็นเรคคอร์ดแรก (1 of 8) คือ Bananas

หมายเหตุ: ไม่ว่าจะเลือกเซลล์ไหน Form จะแสดงเรคคอร์ดแรกเสมอ เช่น เลือกเซลล์ B10 แล้วเปิด Form ก็จะได้เรคคอร์ด Bananas

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลง่ายใน Excel VBA

ข้อสำคัญขณะสร้างฐานข้อมูลด้วย Form

เมื่อสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย Form ควรทราบข้อความพื้นฐานเหล่านี้ จะช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น

1. เพิ่มเรคคอร์ดใหม่เพื่อสร้างฐานข้อมูลใน Excel Form

คุณสมบัตินี้มีประโยชน์หากต้องการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ครั้งแรก หรือเพิ่มเรคคอร์ดในชุดข้อมูลที่มีอยู่

• ใส่หัวคอลัมน์ (ตามภาพ) และแปลงเป็น ตาราง Excel (กด CTRL + T)

• เลือกคำสั่ง Form ขณะเลือกเซลล์ในตาราง
• ป้อนข้อมือทุกช่อง (เช่น Fruits: Bananas) แล้วคลิกปุ่ม New

เพิ่มเรคคอร์ดใหม่ได้ง่ายๆ

2. ลบเรคคอร์ดจากฐานข้อมูลใน Excel Form

สมมติต้องการลบเรคคอร์ด Blueberries (อยู่ที่เซลล์ B10:F10)

• หาเรคคอร์ดก่อน โดยเลื่อนไอคอนหลังเปิดใช้ Form

• ได้เรคคอร์ดที่ต้องการ (6 of 8) คลิกปุ่ม Delete

• จะมีข้อความยืนยัน กด OK

ผลลัพธ์โดยไม่มีเรคคอร์ดที่ลบ

3. อัปเดตหรือแก้ไขเรคคอร์ดใน Excel Form

บางครั้งต้องอัปเดตข้อมูลในเรคคอร์ด สมมติต้องการอัปเดต Sales ในเซลล์ F6 เป็น $4000

• ไปที่เรคคอร์ดที่ 2 (2 of 7)
• พิมพ์ $4000 ในช่อง Sales แล้วกด ENTER

หมายเหตุ: บางกรณีปุ่ม Restore ไม่ทำงาน ให้กด ENTER แทน

ผลลัพธ์หลังอัปเดต

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel

4. ค้นหาด้วยเกณฑ์ในฐานข้อมูลด้วย Form

หากต้องการค้นหาเรคคอร์ดเฉพาะ เช่น หาเรคคอร์ดที่ State เป็น Ohio

• คลิกปุ่ม Criteria ก่อน

• พิมพ์ Ohio ในช่องหลังฟิลด์ States แล้วเลือก Find Prev เพื่อหาเรคคอร์ดก่อนหน้า

จะได้เรคคอร์ดที่ต้องการ (1 of 7)

หากต้องการเรคคอร์ดถัดไป ให้เลือก Find Next

จะได้เรคคอร์ด (4 of 7) ที่ States เป็น Ohio

5. ปิด Excel Form

เพื่อปิด ฟอร์ม Excel ให้คลิกไอคอน Close มุมขวาบน หรือกดปุ่ม Close (ปุ่มลัดคือ Esc)

6. ปุ่มลัดแป้นพิมพ์สำหรับสร้างฐานข้อมูลใน Excel Form

ปุ่มลัดต่อไปนี้อาจช่วยได้ขณะทำงานใน Excel Form

• กด TAB เพื่อไปช่องถัดไปตามลำดับ

• กด SHIFT + TAB เพื่อกลับช่องก่อนหน้า

• กด ENTER เพื่อไปเรคคอร์ดถัดไป แทนการเลื่อน

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)

สรุป

จบบทความวันนี้แล้ว นี่คือวิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel ด้วย Form เชื่อว่าบทความนี้จะมีประโยชน์มาก อย่าลืมแบ่งปันความคิดเห็นนะครับ

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีจัดการฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
• สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel (3 วิธีง่าย)
• วิธีสร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่าย)
• สร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)