ในบทความนี้ เราจะแนะนำวิธี สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel โดยทั่วไป ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใช้สำหรับติดตามสินค้า ผู้ค้าปลีกรหรือผู้ขายทุกคนต้องมีฐานข้อมูลนี้เพื่อบันทึกรายการสินค้า เราสามารถสร้างได้ง่ายใน Excel โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์อื่น วันนี้เราจะสาธิต 3 วิธี ที่ง่ายต่อการทำตาม เริ่มกันเลยดีกว่า
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัด
ดาวน์โหลดไฟล์ฝึกหัดได้ที่นี่
ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังคืออะไร?
ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังคือรายการที่บันทึกสินค้าและติดตามการหมุนเวียน เป็นส่วนสำคัญของธุรกิจทุกประเภท การจัดทำฐานข้อมูลนี้ช่วยประหยัดเวลาและทำให้กระบวนการง่ายขึ้น สามารถทำการคาดการณ์ได้แม่นยำมากขึ้น ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์เฉพาะทางสำหรับงานนี้ แต่คุณก็สามารถสร้างเองใน Excel ได้เพียงไม่กี่ขั้นตอน
3 วิธีสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel
1. ใช้เทมเพลต Excel สำเร็จรูป
คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังได้จากเทมเพลตใน Excel กระบวนการตรงไปตรงมา วิธีนี้เราจะสร้างฐานข้อมูลสำหรับสินค้าบางชนิด โดยบันทึกรหัสสินค้า รายละเอียด ราคาต่อหน่วย และข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็น ตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เปิดโปรแกรม Microsoft Excel
- ไปที่แท็บ File
- เลือก New
- ในช่อง Search bar พิมพ์ Inventory Lists
- กด Enter หรือคลิกไอคอน Search
- จะแสดงเทมเพลตที่มีอยู่ ให้เลือกเทมเพลตที่ต้องการ
- กล่องข้อความจะปรากฏขึ้น ให้เลือก Create
- เทมเพลตที่เลือกจะปรากฏบนเวิร์กชีททันที
- ลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็นออก
- กรอกข้อมูลสินค้าลงในฐานข้อมูล
- สุดท้าย บันทึกฐานข้อมูลจากแท็บ File
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลง่ายๆ ใน Excel VBA
2. ออกแบบฐานข้อมูลสินค้าคงคลังด้วยตนเอง
เรายังสามารถออกแบบฐานข้อมูลสินค้าคงคลังด้วยตนเองใน Excel ได้ ในกรณีนี้ ต้องสร้างตั้งแต่ ศูนย์ (Scratch) เป็นวิธีที่ง่ายแต่ใช้เวลามากกว่า ที่นี่เราจะสร้างฐานข้อมูลสำหรับสินค้าอีกครั้ง ตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- สร้างหัวตาราง (Headers) ก่อน ในตัวอย่างเราพิมพ์หัวตารางที่ แถว 4 พร้อมตัวหนาและขอบเส้น
- เติมสีพื้นหลังหัวตารางเพื่อเน้นย้ำ โดยเลือกหัวตารางและเลือกสีจากตัวเลือก Fill Color ในแท็บ Home
- เริ่มพิมพ์ข้อมูลลงในฐานข้อมูล
- หลังเสร็จสิ้น ใส่ขอบเส้นให้เซลล์ สามารถเลือกประเภทขอบเส้นได้ในส่วน Font ของแท็บ Home
- เพื่อใช้ตัวกรอง (Filter) ไปที่แท็บ Home เลือก 'Sort & Filter' จะมีเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก Filter
- ตอนนี้ฐานข้อมูลสินค้าคงคลังของคุณพร้อมใช้งานแล้ว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลที่อัปเดตอัตโนมัติใน Excel
3. สร้างฐานข้อมูลสินค้าเข้า-ออก (IN และ OUT) ใน Excel
ในวิธีสุดท้าย เราจะสร้างฐานข้อมูลสินค้าเข้า-ออกแบบง่าย จากรายการสินค้าที่มีอยู่ รายการสินค้ามีข้อมูลรหัส ชื่อ รายละเอียด และราคาต่อหน่วย ตามขั้นตอนด้านล่าง
ขั้นตอน:
- เลือกช่วง B5:E12 และตั้งชื่อเป็น 'List' (เป็นส่วนของข้อมูลรายการสินค้า)
- สร้างโครงสร้างฐานข้อมูล 'IN และ OUT' ตามภาพตัวอย่าง
- เลือก เซลล์ J5 และพิมพ์สูตร:
=VLOOKUP(I5,List,2,FALSE) - กด Enter จะแสดงข้อผิดพลาดก่อน ไม่ต้องกังวล
- สูตร VLOOKUP ใช้ค้นหารายการในอาร์เรย์ชื่อ List ค้นหารหัสใน เซลล์ I5 คอลัมน์ที่ 2 ของอาร์เรย์ ใช้ FALSE เพื่อค้นหาที่ตรงกันทุกประการ
- เลือก เซลล์ K5 พิมพ์สูตร:
=VLOOKUP(I5,List,3,FALSE)(คอลัมน์ที่ 3) - เลือก เซลล์ L5 พิมพ์สูตร:
=VLOOKUP(I5,List,4,FALSE)(คอลัมน์ที่ 4) - เลือก เซลล์ J5, K5 และ L5 ลาก Fill Handle ลงเพื่อคัดลอกสูตร
- หลังคัดลอกสูตร จะเห็นผลลัพธ์ ตอนนี้ลองใส่ รหัสสินค้า (IDs) ข้อมูลจะอัปเดตอัตโนมัติ
- สามารถทำกระบวนการเดียวกันเพื่อสร้างฐานข้อมูลบันทึกการขายได้อีกเช่นกัน
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างฐานข้อมูลใน Excel (8 ขั้นตอนง่ายๆ)
ข้อควรจำ
- บันทึกเทมเพลตก่อนปิดโปรแกรม เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่
- ใช้ดัชนีคอลัมน์ที่ถูกต้องในสูตร VLOOKUP
- ถ้าต้องการประหยัดเวลา ใช้ วิธีที่ 1
สรุป
ในบทความนี้ เราได้สาธิต 3 วิธี ง่ายๆ ในการ สร้างฐานข้อมูลสินค้าคงคลังใน Excel ใช้ชุดข้อมูลจริงในการอธิบาย หวังว่าจะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกขึ้น ไฟล์ฝึกหัดพร้อมดาวน์โหลดที่ต้นบทความ หากมีข้อเสนอแนะหรือคำถาม สามารถถามได้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีดูแลฐานข้อมูลลูกค้าใน Excel
- สร้างฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ใน Excel (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)
- วิธีสร้างฐานข้อมูลพร้อมฟอร์มใน Excel
- สร้างฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)
- วิธีใช้ฟังก์ชันฐานข้อมูลใน Excel (พร้อมตัวอย่าง)
