เรามักต้อง แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์ บทความนี้จะแสดง 2 วิธีรวดเร็ว สำหรับ แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์ ใช้ชุดข้อมูลตัวอย่างรถของพนักงาน 3 คอลัมน์: "Name", "Model", "Company"
2 วิธีแชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์
1. ใช้ Ribbon แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์
ใช้ฟีเจอร์ Share จาก Ribbon
ขั้นตอน:
- เลือก Share จาก Ribbon (หรือ File >>> Share)
- กล่องโต้ตอบ Share เปิด → เลือก OneDrive (หรือเลือก "Apply a copy instead" เพื่อส่งอีเมลโดยตรง)
- ล็อกอินถ้ายังไม่ได้ → กล่องโต้ตอบใหม่ → เลือกแชร์กับ ทุกคนที่มีลิงก์ หรือ คนเฉพาะเจาะจง
- ตั้ง แก้ไขได้ หรือ ดูอย่างเดียว → กด Copy
- กล่องแจ้ง "ลิงก์ถูกคัดลอก" → คลิก "Anyone with the link can edit >" เพื่อเพิ่มตัวเลือก
- เพิ่ม รหัสผ่าน และ วันหมดอายุ → Apply
ถ้าไม่ระบุคนเฉพาะ แชร์ลิงก์ผ่านโซเชียล/อีเมลได้เลย → แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์สำเร็จ
อ่านเพิ่ม: วิธีเปิดใช้งาน Share Workbook ใน Excel
2. แชร์ผ่าน Cloud Drive + เปิดใช้ Track Changes
วิธีนี้ใช้ Google Drive ร่วมกับ Legacy Features เพื่อเปิด Track Changes
ขั้นตอน:
ปรับแต่ง Ribbon ก่อน:
- กด ALT, F, O เปิด Excel Options
- ที่ Customize Ribbon → ใต้แท็บ Review เลือก New Group
- คลิกขวา กลุ่มใหม่ → Rename เป็น "Track(Legacy)" → OK
เพิ่ม Commands เข้าไป:
- เลือก "Track (Legacy) (Custom)"
- ใน "Choose commands from:" เลือก All Commands
- หา "Compare and Merge Workbooks…" → Add
- เพิ่มอีก 3 คำสั่ง: Protect Sharing (Legacy), Share Workbook (Legacy), Track Changes (Legacy) → OK
เปิดใช้ Track Changes:
- แท็บ Review → Track Changes (Legacy) → Highlight Changes…
- กล่องโต้ตอบ → เลือก "Track changes while editing. This also shares your workbook."
- ใน "Highlight which changes" ตั้ง: When: All, Who: Everyone → OK
เพิ่มการป้องกันข้อมูล:
- Review → Protect Shared Workbook (Legacy)
- เลือก Sharing with track changes → OK (เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลง)
พร้อมแล้ว → แชร์ผ่าน Google Drive:
- เข้าเว็บ Google Drive → ลากไฟล์ไปที่ต้องการ
- คลิกขวา ไฟล์ → Share
- เพิ่มคนผ่าน Email หรือแชร์กับทุกคนที่มีลิงก์ → Done
ลิงก์จะเปิดใน Google Sheets ต้องดาวน์โหลดมาแก้ใน Excel ไม่งั้นฟีเจอร์บางอย่างจะหายไป → แนะนำใช้ OneDrive แทน
อ่านเพิ่ม: วิธีดูว่าใครอยู่ในไฟล์ Excel แชร์ (ขั้นตอนเร็ว)
ข้อควรจำ
- ถ้า Workbook มี Tables แล้ว Track Changes จะไม่ทำงาน → ต้องแปลง Tables เป็น Range ก่อน
- อัปโหลด Google Drive → คนรับต้องดาวน์โหลดมาแก้ใน Excel ไม่งั้นจะสูญเสียฟีเจอร์
- ใช้ Office 365 เวอร์ชันอื่นอาจไม่มีบางตัวเลือก
- ไม่สามารถ Track Changes และ Co-Authoring พร้อมกันได้
สรุป
แสดง 2 วิธีง่าย แชร์ไฟล์ Excel ออนไลน์ หากมีปัญหา คอมเมนต์ได้ ขอบคุณที่อ่าน จงเก่งขึ้นไปเรื่อยๆ!
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีใช้ Macro ส่งอีเมลจาก Excel พร้อมไฟล์แนบ
- วิธีส่งอีเมลจำนวนมากจาก Outlook ด้วย Excel (3 วิธี)
- Excel Macro ส่งอีเมลอัตโนมัติ (3 ตัวอย่าง)
- ส่งอีเมลเตือนอัตโนมัติจาก Worksheet Excel ด้วย VBA
- วิธีส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อเงื่อนไขใน Excel ถูกต้อง
- วิธีส่งไฟล์ Excel ไปอีเมลอัตโนมัติ (3 วิธี)
