วิธีจัดการตัวแบบข้อมูลใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

ต้องเรียนรู้ วิธีจัดการ โมเดลข้อมูล ใน Excel ? หากคุณกำลังมองหาลูกเล่นที่ไม่เหมือนใคร คุณมาถูกที่แล้ว บทความนี้จะกล่าวถึงทุกขั้นตอนในการจัดการตัวแบบข้อมูล ใน Excel เราจะนำคุณไปสู่แนวทางที่สมบูรณ์เพื่อเรียนรู้ทั้งหมดนี้

คุณสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊ก Excel ต่อไปนี้เพื่อทำความเข้าใจและฝึกฝนตนเองให้ดียิ่งขึ้น

ตัวแบบข้อมูลใน Excel คืออะไร

ตัวแบบข้อมูลของ Excel เป็นรูปแบบเฉพาะของตารางข้อมูลซึ่งตารางตั้งแต่สองตารางขึ้นไปมีความเกี่ยวข้องกันผ่านชุดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันตั้งแต่หนึ่งชุดขึ้นไป เราสร้างตารางเดียวที่สามารถเข้าถึงข้อมูลจากตารางทั้งหมดในตัวแบบข้อมูล . เราทำสิ่งนี้โดยการรวมตารางกับข้อมูลจากหลายแผ่นงานหรือแหล่งข้อมูล
ตามภาพประกอบ ตารางข้อมูลประกอบด้วยตารางของผลิตภัณฑ์ , ตัวแทนขาย และ การขาย . เราสามารถเชื่อมโยงชุดข้อมูลเหล่านี้เข้าด้วยกัน การใช้ Excel ตัวแบบข้อมูล เราสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพวกเขาได้

เหตุใดการสร้างแบบจำลองข้อมูลใน Excel จึงสำคัญ

การเข้าใจถึงความสำคัญของบางสิ่งบางอย่างช่วยในการทำความเข้าใจว่าทำไมคุณจึงควรใช้ ข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานไม่สามารถมีอยู่ในตารางข้อมูลเดียว มักเกิดขึ้นในหลาย ๆ สถานการณ์ ซึ่งเป็นสาเหตุที่ Excel ตัวแบบข้อมูล เป็นสิ่งจำเป็น
จากสถานการณ์ดังกล่าว ไม่น่าเป็นไปได้ที่รายงานเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ และ ตัวแทนขาย จะถูกเพิ่มใน บันทึกการขาย ฐานข้อมูล เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง ผลิตภัณฑ์ , ตัวแทนขาย และ การขาย ราคาของผลิตภัณฑ์และภูมิภาคของตัวแทนขายจะต้องดึงชื่อตารางเพื่อใช้ในฝ่ายขาย รายงาน

5 ขั้นตอนในการจัดการตัวแบบข้อมูลใน Excel

ในส่วนต่อไปนี้ เราจะใช้วิธีการที่มีประสิทธิภาพและยุ่งยากวิธีหนึ่งในการจัดการตัวแบบข้อมูล ใน Excel การสร้าง โมเดลข้อมูล ใน Excel เป็นขั้นตอนแรก จากนั้นคุณจะได้เรียนรู้วิธีการจัดการ ส่วนนี้ให้รายละเอียดมากมายเกี่ยวกับวิธีการนี้ คุณควรเรียนรู้และนำไปใช้เพื่อปรับปรุงความสามารถในการคิดและความรู้ Excel ของคุณ
ที่นี่เราใช้ Microsoft Excel 365 คุณสามารถใช้เวอร์ชันอื่นได้ตามสะดวก

ขั้นตอนที่ 01: เตรียมชุดข้อมูล

เพื่อสร้างแบบจำลองข้อมูล อันดับแรก เราต้องเตรียมชุดข้อมูลที่เข้ากันได้ สำหรับเรื่องนี้ก็ทำตามได้เลย

• ประการแรก เขียน รายการราคาของผลิตภัณฑ์ ในบางเซลล์ที่ผสานด้วยขนาดตัวอักษรที่ใหญ่ขึ้น ซึ่งจะทำให้ส่วนหัวน่าสนใจยิ่งขึ้น จากนั้นพิมพ์ช่องพาดหัวที่จำเป็นสำหรับข้อมูลของคุณ
• ตอนนี้ หลังจากเสร็จสิ้นส่วนหัวแล้ว คุณต้องป้อน ผลิตภัณฑ์ และ ราคา คอลัมน์
• ใน ผลิตภัณฑ์ เราจะใส่ชื่อสินค้า
• จากนั้น ใน ราคา เราต้องใส่ราคาที่เกี่ยวข้องของผลิตภัณฑ์เหล่านี้
• ดังนั้น ช่วงข้อมูลแรกควรมีลักษณะดังนี้

• หลังจากนั้น ให้สร้างชุดข้อมูลอื่นของ ข้อมูลของ SalesReps โดยใช้ ตัวแทนขาย และ ภูมิภาค คอลัมน์พร้อมกับรายการที่สมจริง

• สุดท้าย สร้างชุดข้อมูลสุดท้ายของ บันทึกการขายรายเดือน . ในที่นี้ เราใช้ วันที่ , ตัวแทนขาย , ผลิตภัณฑ์ และ หน่วย คอลัมน์เพื่อบันทึกยอดขาย

นี่คือชุดข้อมูลของเรา เราสร้าง 3 . เหล่านี้ ช่วงข้อมูลในสามแผ่นงานที่แตกต่างกันในสมุดงานเดียว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีรับข้อมูลจากตัวแบบข้อมูลใน Excel (2 วิธีง่ายๆ)

ขั้นตอนที่ 02: แทรกตาราง

ในขั้นตอนที่สอง เราจะแปลงช่วงข้อมูลอย่างง่ายเหล่านี้เป็นตารางข้อมูลและตั้งชื่อให้แตกต่างกัน ไปดูกันได้เลย

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ B4 . ดังนั้น คุณสามารถเลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลนี้ (เช่น เซลล์ใดๆ ใน B4:C10 ช่วง)
• ประการที่สอง ไปที่ แทรก แท็บ
• จากนั้น เลือก ตาราง ตัวเลือกใน ตาราง กลุ่ม
• หรืออีกวิธีหนึ่ง ให้กด CTRL+T เพื่อแทรกตาราง

• ทันที สร้างตาราง ช่องป้อนข้อมูลเปิดขึ้น
• หลังจากนั้น อย่าลืมทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง ตารางของฉันมีส่วนหัว .
• ถัดไป คลิกตกลง .

• ดังนั้นเราจึงได้โต๊ะ
• ตอนนี้ ย้ายไปที่ การออกแบบตาราง แท็บ
• จากนั้น คลิกที่ ตัวเลือกสไตล์ตาราง เมนูแบบเลื่อนลงของกลุ่ม
• ภายหลัง ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง ปุ่มตัวกรอง .

• ในขณะนี้ ให้เลือกกล่อง ชื่อตาราง ภายใต้ คุณสมบัติ กลุ่ม. และแก้ไขชื่อ ในกรณีนี้ เราเขียนชื่อตารางเป็น ผลิตภัณฑ์ .

• ตอนนี้ ตารางแรกของเราพร้อมแล้วเหมือนด้านล่าง

• ในทำนองเดียวกัน แทรกอีกสองตาราง SalesRep และ การขาย จากชุดข้อมูล

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ตัวแบบข้อมูลใน Excel (3 ตัวอย่าง)

ขั้นตอนที่ 03: เพิ่มไปยังโมเดลข้อมูล

ในขั้นตอนนี้ เราจะเพิ่มตารางเหล่านี้ลงในตัวแบบข้อมูล . มาดูรายละเอียดขั้นตอนกันเลย

• ในขั้นต้น เลือกเซลล์ใดก็ได้ในตาราง ที่นี่เราเลือกเซลล์ B4 .
• จากนั้นข้ามไปที่ Power Pivot แท็บ
• หลังจากนั้น เลือก เพิ่มไปยังโมเดลข้อมูล บน ตาราง กลุ่ม

• หลังจากนั้นไม่นาน Power Pivot สำหรับ Excel หน้าต่างจะเปิดขึ้น
• ดังนั้น เราจะเห็นตารางเพิ่มในชีตที่ตั้งชื่อตามตาราง

• ในทำนองเดียวกัน เพิ่มอีกสองตารางใน Power Pivot .

ขั้นตอนที่ 04: จัดการโมเดลข้อมูล

ในขณะนี้ เราจะจัดการโมเดลข้อมูล . ดังนั้นอย่ารอช้า มาดำดิ่งกัน

• ขั้นแรก เลือก มุมมองไดอะแกรม บน มุมมอง กลุ่ม

• ในกรณีนี้ ให้คลิกที่ผลิตภัณฑ์ ใน ผลิตภัณฑ์ ตารางแล้วลากเมาส์ไปที่ ผลิตภัณฑ์ ใน การขาย ตาราง.

• ดังนั้นจึงสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อกลุ่ม ระหว่างสองตารางนี้

• พอๆ กัน , สร้างความสัมพันธ์อื่นระหว่างตาราง ตัวแทนขาย และ การขาย .

• ณ จุดนี้ ให้เลือก มุมมองข้อมูล บน มุมมอง กลุ่มเพื่อกลับสู่ เงื่อนไขการดูก่อนหน้า .

• ต่อจากนี้ ให้เพิ่มคอลัมน์ใหม่ ยอดขาย ในตาราง ยอดขาย ที่ด้านขวาของ หน่วย คอลัมน์
• บอกตามตรงว่าจะมียอดขายเท่ากับการคูณราคาต่อหน่วยที่มีขาย

• จากนั้น เลือกเซลล์แรกภายใต้ ยอดขาย คอลัมน์
• หลังจากนั้น ให้จดสูตรต่อไปนี้ใน แถบสูตร .

=RELATED('Product'[Price])*Sales[Unit]

• ต่อมา กด ENTER ที่สำคัญ

• ในทางกลับกัน ให้เลือกเซลล์ตามที่แสดงในภาพด้านล่าง
• นอกจากนี้ ให้วางสูตรด้านล่าง

Total Amount:=SUM(Sales[Amount])

• ตามนั้น กด ENTER .

อ่านเพิ่มเติม: [แก้ไขแล้ว!] ความสัมพันธ์ของแบบจำลองข้อมูล Excel ไม่ทำงาน (6 โซลูชัน)

ขั้นตอนที่ 05: สร้าง PivotTable

เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำงานของเรา ที่นี่ เราจะสร้างรายงานโดยใช้โมเดลข้อมูล . มาดูขั้นตอนกันเลย

• ก่อนอื่น ให้คลิกที่ PivotTable กลุ่ม

• ทันที จะเปิด สร้าง PivotTable ช่องใส่ของ
• จากนั้น ตรวจสอบวงกลมข้าง แผ่นงานที่มีอยู่ .
• ถัดไป เลือก ตำแหน่ง เป็นเซลล์ G4 ใน การขาย ใบงาน
• จากนั้น คลิก ตกลง .

• ทันที PivotTable พื้นที่ปรากฏบนแผ่นงานที่ใช้งานอยู่

• จากนั้น คลิกที่ใดก็ได้บน PivotTable พื้นที่. ดังนั้น จะเป็นการเปิดฟิลด์ PivotTable บานหน้าต่างงาน
• หลังจากนั้น ให้ลาก ผลิตภัณฑ์ ไปที่ แถว พื้นที่และ fx ยอดรวม ไปที่ ค่า พื้นที่เช่นเดียวกับในภาพด้านล่าง

• ดังนั้นจึงสร้างรายงานยอดขายตามผลิตภัณฑ์

• อีกครั้ง ไปที่ ฟิลด์ PivotTable บานหน้าต่างงาน
• ต่อมา จากตาราง SalesRep ลาก ภูมิภาค ไปที่ แถว พื้นที่

• ดังนั้นจึงสร้างรายงานยอดขายตามผลิตภัณฑ์ตามภูมิภาค นอกจากนี้ เราสามารถกำหนด ผลรวมทั้งหมด จาก PivotTable .

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ ให้กับรายงานที่คุณต้องการได้ ตัวอย่างเช่น คุณยังสร้างรายงานยอดขายตามตัวแทนขายได้อีกด้วย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้างช่องที่คำนวณในรูปแบบข้อมูลตาราง Pivot

บทสรุป

บทความนี้นำเสนอวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายและสั้นในการจัดการตัวแบบข้อมูล ใน Excel อย่าลืมดาวน์โหลด แบบฝึกหัด ไฟล์. ขอบคุณที่อ่านบทความนี้ เราหวังว่าข้อมูลนี้จะเป็นประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นหากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ กรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเรา Exceldemy เพื่อสำรวจเพิ่มเติม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• วิธีลบตารางออกจากตัวแบบข้อมูลใน Excel (2 เคล็ดลับง่ายๆ)
• ลบโมเดลข้อมูลออกจาก Pivot Table ใน Excel (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)