ต้องการเรียนรู้ วิธีจัดการ Data Model ใน Excel? หากมองหาวิธีพิเศษแบบนี้ คุณมาถูกที่แล้ว บทความนี้จะพูดถึงทุกขั้นตอนจัดการ Data Model ใน Excel นำคุณผ่านแนวทางสมบูรณ์เพื่อเรียนรู้ทั้งหมด
ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel ด้านล่างเพื่อเข้าใจดีขึ้นและฝึกเอง
Data Model ใน Excel คืออะไร?
Data Model ของ Excel เป็นรูปแบบตารางข้อมูลเฉพาะที่ตาราง 2 ตารางขึ้นไป เกี่ยวข้องกันผ่านชุดข้อมูลร่วม 1 ชุดขึ้นไป สร้างตารางเดียวที่เข้าถึงข้อมูลจากทุกตารางใน Data Model ได้ โดยรวมตารางข้อมูลจากหลายแผ่นหรือแหล่งต่างๆ ตัวอย่างเช่น ตารางข้อมูลมี Products, SalesReps, และ Sales สามารถเชื่อมโยงชุดข้อมูลเหล่านี้ ได้ ใช้ Excel Data Model สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Product, SalesReps, และ Sales
ทำไมการสร้าง Data Model ใน Excel จึงสำคัญ?
การเข้าใจความสำคัญช่วยเข้าใจว่าทำไมควรใช้ ข้อมูลที่ต้องการสร้างรายงาน ไม่อาจอยู่ในตารางเดียวได้ บ่อยครั้งกระจายหลายสถานการณ์ จึงจำเป็นต้องมี Excel Data Model
ในสถานการณ์ข้างต้น ไม่ค่อยเป็นไปได้ว่ารายงานเกี่ยวกับ Products และ SalesReps จะเพิ่มในฐานข้อมูล Sales Record เพื่อสร้างความสัมพันธ์ระหว่าง Product, SalesReps, และ Sales ต้องการราคาสินค้าและภูมิภาคของ Sales Reps เพื่อดึงชื่อตารางใช้ในรายงาน Sales
5 ขั้นตอนจัดการ Data Model ใน Excel
ส่วนต่อไปจะใช้วิธีมีประสิทธิภาพและฉลาดจัดการ Data Model ใน Excel การสร้าง Data Model เป็นขั้นแรก แล้วค่อยเรียนรู้จัดการ ส่วนนี้ให้รายละเอียดมาก ควรเรียนรู้และนำไปใช้เพื่อพัฒนาความคิดและความรู้ Excel
ใช้ Microsoft Excel 365 สามารถใช้เวอร์ชันอื่นตามสะดวก
ขั้นตอนที่ 01: เตรียมชุดข้อมูล
เพื่อ สร้าง Data Model ต้องเตรียมชุดข้อมูลที่เข้ากันได้ ทำตามนี้:
- เขียน Product's Price List ในเซลล์รวมบางเซลล์ ขนาดฟอนต์ใหญ่ จะทำหัวข้อดูน่าสนใจ แล้วพิมพ์หัวข้อฟิลด์ที่ต้องการ
- หลังเสร็จส่วนหัว ใส่คอลัมน์ Product และ Price
- ในคอลัมน์ Product ใส่ชื่อสินค้า
- ในคอลัมน์ Price ใส่ราคาที่ตรงกับสินค้าเหล่านั้น
- ช่วงข้อมูลแรกควรเห็นดังภาพ
- สร้างชุดข้อมูลที่ 2 Info of SalesReps ใช้คอลัมน์ SalesRep และ Region พร้อมข้อมูลจริง
- สร้างชุดข้อมูลสุดท้าย Monthly Sales Record ใช้คอลัมน์ Date, SalesRep, Product, และ Unit บันทึกยอดขาย
นี่คือชุดข้อมูลของเรา สร้าง 3 ช่วงข้อมูลใน 3 แผ่นต่างกันในสมุดงานเดียว
อ่านเพิ่มเติม: วิธีดึงข้อมูลจาก Data Model ใน Excel (2 วิธีง่าย)
ขั้นตอนที่ 02: แทรกตาราง (Insert Table)
ขั้นตอนที่ 2 แปลงช่วงข้อมูลธรรมดาเป็นตารางข้อมูล และตั้งชื่อต่างกัน ดูการทำงาน:
- เลือกเซลล์ B4 (หรือเซลล์ไหนในช่วง B4:C10)
- ไปแท็บ Insert
- เลือก Table ในกลุ่ม Tables
- กด CTRL+T แทรกตารางได้เช่นกัน
- กล่อง Create Table จะเปิด
- ติ๊ก My table has headers
- กด OK
- ได้ตารางแล้ว
- ไปแท็บ Table Design
- คลิกดรอปดาวน์กลุ่ม Table Style Options
- เอาติ๊ก Filter Button ออก
- เลือกกล่อง Table Name ใต้กลุ่ม Properties แก้ไขชื่อ ที่นี่ตั้งชื่อ Product
- ตอนนี้ตารางแรกพร้อมแล้ว
- เช่นเดียวกัน แทรกตารางอีก 2 ตาราง SalesRep และ Sales จากชุดข้อมูล
อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ Data Model ใน Excel (3 ตัวอย่าง)
ขั้นตอนที่ 03: เพิ่มใน Data Model (Add to Data Model)
ขั้นตอนนี้ เพิ่มตารางเหล่านี้ใน Data Model ดูกระบวนการละเอียด:
- เลือกเซลล์ในตาราง ที่นี่เลือก B4
- ไปแท็บ Power Pivot
- เลือก Add to Data Model ในกลุ่ม Tables
- หน้าต่าง Power Pivot for Excel จะเปิด
- เห็นตารางเพิ่มในแผ่นชื่อตามตาราง
- เช่นเดียวกัน เพิ่มอีก 2 ตารางใน Power Pivot
ขั้นตอนที่ 04: จัดการ Data Model (Manage Data Model)
ขณะนี้ จะจัดการ Data Model เริ่มเลยดีกว่า
- เลือก Diagram View ในกลุ่ม View
- คลิก Product บนตาราง Product ลากเมาส์ไป Product บนตาราง Sales
- สร้าง one-to-many relationship ระหว่าง 2 ตารางนี้
- เช่นเดียวกัน สร้างความสัมพันธ์ระหว่าง SalesRep และ Sales
- เลือก Data View ในกลุ่ม View กลับสู่ สภาพการมองก่อนหน้า
- เพิ่มคอลัมน์ใหม่ Sales Amount ในตาราง Sales ขวาของ Unit
- คอลัมน์นี้เก็บยอดขาย = ราคาต่อหน่วย × จำนวนหน่วยที่ขาย
- เลือกเซลล์แรกใต้ Sales Amount
- เขียนสูตรใน Formula Bar:
=RELATED('Product'[Price])*Sales[Unit]
- กด ENTER
- เลือกเซลล์ตามภาพ
- วางสูตรด้านล่าง:
Total Amount:=SUM(Sales[Amount])
- กด ENTER
อ่านเพิ่มเติม: [Fixed!] Excel Data Model Relationships Not Working (6 Solutions)
ขั้นตอนที่ 05: สร้าง PivotTable
ขั้นตอนสุดท้าย สร้างรายงานด้วย Data Model นี้ ไปขั้นตอนกัน:
- คลิกกลุ่ม PivotTable
- กล่อง Create PivotTable เปิด
- ติ๊กวงกลม Existing Worksheet
- เลือก Location เป็นเซลล์ G4 ในแผ่น Sales
- กด Ok
- พื้นที่ PivotTable ปรากฏในแผ่นที่ใช้งาน
- คลิกที่พื้นที่ PivotTable จะเปิด PivotTable Fields task pane
- ลาก Product ไป Rows และ fx Total Amount ไป Values
- ได้รายงานยอดขายตามสินค้า
- ไป PivotTable Fields task pane อีกครั้ง
- จากตาราง SalesRep ลาก Region ไป Rows
- ได้รายงานยอดขายตามสินค้า แยกตามภูมิภาค และหา Grand Total จาก PivotTable ได้
เพิ่มองค์ประกอบในรายงานได้ตามต้องการ เช่น สร้างรายงานยอดขายตาม Sales Rep
อ่านเพิ่มเติม: วิธีสร้าง Calculated Field ใน Pivot Table Data Model
สรุป
บทความนี้ให้วิธีง่ายและกระชับจัดการ Data Model ใน Excel อย่าลืมดาวน์โหลดไฟล์ Practice ขอบคุณที่อ่าน หวังว่าจะเป็นประโยชน์ แจ้งในความคิดเห็นหากมีคำถามหรือข้อเสนอแนะ เยี่ยมชมเว็บ Exceldemy เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
บทความเกี่ยวข้อง
- วิธีลบตารางจาก Data Model ใน Excel (2 เทคนิคเร็ว)
- ลบ Data Model จาก Pivot Table ใน Excel (ขั้นตอนง่าย)
