บางครั้ง สิ่งที่ดูจริงจังอาจทำให้อึ้งอั่น สมมติคุณเขียนเอกสารใน Microsoft Word สมมติคุณใช้หัวข้อ (title, headings 1, headings 2 ฯลฯ) และต้องการสร้างสารบัญ ด้วย แต่แล้วคุณตระหนักว่าคุณไม่ได้หมายเลขหัวข้อของคุณจริงๆ คุณอยากทำ retrospectively และตระหนักว่ามันไม่ใช่งานง่าย
ในคู่มือนี้ ผมอยากแสดงวิธีสร้างรายการหลายระดับ (multilevel lists) ที่ฉลาดและยืดหยุ่น พร้อมหมายเลขและสัญลักษณ์ เพื่อให้คุณจัดสไตล์หัวข้อเอกสารด้วยความแม่นยำ นี่จะช่วยให้คุณสร้างเอกสารมืออาชีพมากขึ้น และสารบัญของคุณจะดูดีขึ้นด้วย มาทำกัน
แก้ไขสไตล์ (Modify Styles)
สร้างเอกสาร เขียนข้อความเยอะ จัดสไตล์องค์ประกอบต่างๆ ตัวอย่างเช่น หน้าตัวอย่างง่ายๆ แต่มีวิทยาของผม มาพร้อม 6 บรรทัดข้อความ รวมถึง title, 3 ระดับของ headings และย่อหน้าปกติ
มีหลายวิธีที่คุณจะพยายามหมายเลขหัวข้อ ใน ribbon interface ภายใต้ Home ในส่วน Paragraph คุณมี dropdown options 3 ตัว รวมถึง bullets, numbers และ lists ตัวสุดท้ายนี้คือสิ่งที่ให้คุณจัดสไตล์หัวข้อ ตัวเลือก automatic มาพร้อมเทมเพลตหลายตัว แตจะไม่ทำงานหลังจากข้อเท็จจริง - มิฉะนั้นคุณจะไม่อ่านบทความนี้ แทนที่จะ เราจะลองสิ่งอื่น
ถ้า Styles sidebar เต็มไม่ได้เปิด ขยายมันโดยคลิกที่มุมขวาล่างของส่วน Styles ในแท็บ Home ใน ribbon จากนั้น สำหรับแต่ละสไตล์ที่เกี่ยวข้อง คลิกขวา > Modify หน้าต่างจะเปิด คลิกปุ่ม Format dropdown ที่มุมขวาล่าง และเลือก Numbering...
คุณจะมีเทมเพลตหลายตัวพร้อมใช้ แตไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ แตเราต้องการตัวใหม่ custom คลิก Define New Number Format...
เมื่อหน้าต่างใหม่เปิด กำหนดรูปแบบหมายเลข สไตล์ และฟอนต์ ถ้าเป็น top level heading คุณไม่ต้องระบุ separator ถ้าเป็น heading 3 หรือ heading 4 คุณจะต้องกำหนดว่า Word ควรตีความลำดับชั้นการหมายเลขอย่างไร คุณสามารถใช้ separator non-numerical ใดๆ ได้
คุณต้องทำซ้ำสำหรับแต่ละหัวข้อ แล้วคุณอาจสังเกตว่าตัวเลข indent ต่างจากค่าเริ่มต้น คุณอาจอยากเปลี่ยน แตอีกครั้ง เราต้อง modify ทุกสไตล์ที่เกี่ยวข้อง ครั้งนี้เราต้องการ Format > Paragraph โดยเฉพาะ เราต้องเปลี่ยน indentation before text และ Special: Hanging value ตัวอย่าง ถ้าอยากให้ทุกอย่างชิดซ้าย ใช้ค่า 0
นี่จะทำงานได้ดี แตแล้วหลายคนอาจสังเกตว่าไม่มี auto-restart ของการหมายเลขเมื่อขึ้นไปหนึ่งระดับ กล่าวคือ อาจเห็น 1.1, 1.2, 1.3, 2.4 ถ้าทำงานดี คุณพร้อมแล้ว งานเสร็จ ถ้าไม่ เราต้องทำอย่างอื่น
สร้างรายการหลายระดับใหม่ (Create New Multilevel List)
ใน ribbon interface คลิกที่ปุ่ม list แล้วเลือก Define New Multilevel List...
จะเปิด wizard ที่ซับซ้อนนิดหน่อย สำหรับแต่ละ level ที่เลือก คุณต้องคลิกหมายเลขทางซ้าย แล้วคุณต้อง link level to style ตัวอย่าง 2 to Heading 2 มีการจัดรูปแบบปกติ ต่อไป คุณสามารถกำหนดว่า list เริ่มที่หมายเลขอะไร (ส่วนใหญ่ 1) แตสำคัญกว่านั้น คุณควร tick กล่องที่อ่านว่า Restart list after: และเลือก level หนึ่งระดับขึ้นไป โดยทั่วไป Word จะ auto-select hierarchy level หนึ่งขึ้นไป ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเรื่องนี้ สุดท้าย เรามี indent และ alignment คุณสามารถตั้งค่าทั้งหมดเป็นศูนย์ ถ้าชอบ
และเราเสร็จแล้ว! ทุกอย่างดีแล้ว Happy days
สรุป
บางครั้ง ชุดออฟฟิศและวิร์ดโปรเซสเซอร์อาจยาก และสิ่งที่ทำให้ intimidating มากขึ้นคือ พวกมันกลายเป็น programmatic ไม่แตกต่างจาก markup languages ในเรื่องนั้น คุณอาจใช้ HTML หรือ LaTeX ได้เลย แตการเขียนเอกสารที่ดีไม่ใช่สิ่งง่าย และถ้าอยากได้รูปแบบที่สอดคล้อง คุณต้องทำงานหนักกับสไตล์
หวังว่าบทช่วยสอนนี้มีประโยชน์ การหมายเลขหัวข้อไม่ได้ตรงไปตรงมาเสมอไป ดังนั้นข้อเสนอของผมคือ กำหนดสิ่งที่คุณต้องการล่วงหน้า นี่จะประหยัดเวลาแก้ไขภายหลัง แตคุณสามารถกำหนด multilevel list ได้ตลอดเวลา และมีตัวเลือกเยอะมาก และนี่คือบทเรียนจบสำหรับวันนี้ ว่าแล้ว Happy writing เจอกันใหม่
ขอให้สนุกกับการทำงาน!
